VOORSTELLING Algemene vergadering lop 4 JUNI 2013 EISENCAHIER CAR5 VOORSTELLING Algemene vergadering lop 4 JUNI 2013

Een grondige evaluatie was noodzakelijk! Ervaringen car4 CAR4 was een strijd! extra werk meer planlast frustraties en nog zoveel meer ... Een grondige evaluatie was noodzakelijk!

Problemen met betrekking tot… Technische aanmelding Systeemtechnisch/ onduidelijkheid en foutieve input Juistheid van de gegevens Transparante en duidelijke communicatie Tijdige communicatie Expertise van de medewerkers Bepalen relatieve aanwezigheid EVALUATIE

Problematiek met betrekking tot de technische aanmelding VASTSTELLINGEN Vastlopen van het systeem of error 500; Probleem bij aanmelden bij intermediaire aanmelders; In de aanvangsperiode was de website niet beschikbaar; Blokkerende accounts van school en medewerkers tijdens aanmeldingsdagen; Blokkerende databanken vanaf het moment dat je aan de schoolkeuze of broers en zussen kwam; Scholen konden verschillende dagen na elkaar niemand aanmelden; Systeem wordt opengezet om 10u, dit zou ten laatste om 8u moeten zijn; Inschrijvingen mislukken, nadien zijn ouders te laat.

besluit Alle problemen m.b.t. technische aanmelding moeten opgelost zijn in CAR5 zodat een kwaliteitsvol technisch systeem de ganse procedure ondersteunt. Het systeem moet onvoorwaardelijk beschikbaar zijn op de vastgestelde periodes.

Systeemtechnische problematiek/ onduidelijkheid en foutieve input VASTSTELLINGEN Enkel gebruik van één soort browser (chrome) was mogelijk; Systeem moet doen wat het moet doen, m.a.w. naar behoren werken; Techniek en software kunnen het niet aan; Scholen die dubbele capaciteit hanteren, moeten ook via het systeem gebruik kunnen maken van inschrijvingsregisters; Link tussen gegevens van DISCIMUS en CAR5? Systeem is NIET gebruiksvriendelijk, NIET overzichtelijk, NIET duidelijk en te complex en vraagt heel wat studiewerk en administratie; Wijzigen na weigering kan niet; Het is zo technisch, dat de zwakste doelgroep dit niet aankan; Exceldocument voor capaciteit en de gegevens van de school: Staat vol programmeerfouten foute gegevens zeer slechte handleiding/ zeer onduidelijk.

Garanties naar haalbaarheid en mogelijkheid. besluit Wij erkennen de complexiteit van het inschrijvingsdecreet en de problemen die dat met zich meebrengt, maar wij eisen een gebruiksvriendelijk, duidelijk en overzichtelijk systeem voor alle doelgroepen. Garanties naar haalbaarheid en mogelijkheid. Wij vragen onderzoek naar de mogelijkheid om scholen die opteren voor dubbele capaciteit gebruik te laten maken van de inschrijvingsregisters.

Juistheid van de gegevens VASTSTELLINGEN Het Excel document voor capaciteit en gegevens van de school: Stond vol programmeerfouten foute gegevens zeer slechte handleiding/ zeer onduidelijk stond niet op punt; regelmatige wijzigingen De schoolgegevens werden genegeerd vanuit dat bewuste Excel bestand; Niet alle scholen staan correct op de lijst (zowel in brochure als op webapplicatie); Het ontvangen overzicht met kinderen die we mogen inschrijven staat niet op dezelfde volgorde als de lijst op de PC.

Wij eisen een duidelijke handleiding om het document in te vullen. besluit Wij eisen een correct, duidelijk ingavedocument van waaruit alle gegevens correct overgenomen worden. Wij eisen een duidelijke handleiding om het document in te vullen.

Transparante en duidelijke communicatie VASTSTELLINGEN Een overvloed aan nieuwsbrieven met om de haverklap wijzigingen… Er is nood aan één stappenplan – klaar en duidelijk en volledig correct vanaf dag één! Meer communicatie met de basis, met mensen uit het onderwijsveld (directeurs, technische werkgroep, ...); nu werd er eigengereid gewerkt waaruit duidelijk bleek dat de onderwijswereld onvoldoende gekend was; Onderaan het bestand met de vrije en toegewezen plaatsen, staat in héél kleine lettertjes dat het systeem niet aansprakelijk is voor fouten. De scholen draaien voor die fouten op? In CAR5 moet voorzien worden dat er een bericht gestuurd wordt naar de school waar een ingeschreven kind verdwijnt van de lijst omdat het is ingeschreven in een school met een hogere prioriteit van de ouders; Anderstalige ouders hebben problemen met uitleg en instructies; Het CAR bevat teveel ondoorzichtige kantjes. CAR5 moet transparant zijn.

besluit CAR5 moet transparant zijn en uitgerold in een allesomvattend stappenplan. Ouders en scholen krijgen duidelijke en correcte informatie over de procedures.   Er moet een minimale toetsing gebeuren door de technische werkgroep van de communicatie naar de ouders.

Tijdige communicatie VASTSTELLINGEN 1 uur voor de start van de aanmeldingsprocedure verkregen directies hun inlogcode; Nieuw model moet vroegtijdig voorgesteld en bekend worden aan directies zodat zij dit grondig kunnen bekijken en anticiperen alvorens goed te keuren; Bevestigingsmails naar ouders werd niet of laattijdig verzonden; Info en lijsten stonden veel te laat op mail.

besluit Communicatie moet tijdig gebeuren. Elke partner moet zich grondig kunnen voorbereiden op eender welk proces in het CAR. Ook de communicatie na het draaien van de ROM moet, ten aanzien van alle doelgroepen, degelijk en correct gebeuren. De data van het CAR moeten ten laatste tijdens de algemene vergadering van het LOP in juni bekend gemaakt worden voor het volgende schooljaar en ongewijzigd blijven.

Expertise van de medewerkers VASTSTELLINGEN Nieuwe ploeg maakt te weinig gebruik van knowhow van Studiewijzer; Helpdesk moeilijk bereikbaar en gebrekkige informatie; Nieuwe ploeg “meld je aan” kan meestal geen juiste info geven; De telefonische ondersteuning was niet duidelijk: met welk probleem moet je aankloppen bij welke helpdesk? Duidelijk minder ondersteuning vanuit het AOB dan vorige jaren; De helpdesk bevolken met personen die de nodige knowhow bezitten (kwaliteit primeert op kwantiteit; als de kwaliteit er is, zal er ook niet zo vaak beroep gedaan moeten worden op de helpdesk).

Duidelijke, door iedereen gekende, taakverdeling binnen de helpdesk. besluit Duidelijke, door iedereen gekende, taakverdeling binnen de helpdesk. Helpdesk moet bemand zijn met experten die binnen de afgesproken uren bereikbaar zijn. De aanmelders op de aanmeldpunten moeten een degelijke opleiding krijgen zodat zij de aanmelding kunnen uitvoeren en ouders kunnen begeleiden bij de aanmelding van hun kind.

Bepalen relatieve aanwezigheid VASTSTELLINGEN De wijze van bepaling van relatieve aanwezigheid zoals het dit jaar gebruikt werd, cfr postcodes, geeft geen correct beeld. Aftoetsen van ‘theoretische’ modellen aan de praktijk met deskundigen uit het werkveld. Waar is de koppeling van theorie en praktijk?

Werken met statistische sectoren van 500 of 800 m rond de school. besluit Werken met statistische sectoren van 500 of 800 m rond de school. Voor het bepalen van de RA in de instapklas (of 1ste leerjaar voor autonome lagere scholen), werken met het gemiddelde van de gehele kleuterschool (of lagere school).

Samengevat: Problematiek betreffende Technische eisen - software Communicatie - meldjeaan CAR5 moet transparant zijn en uitgerold in een allesomvattend stappenplan. Ouders en scholen krijgen duidelijke en correcte informatie over de procedures. Er moet een minimale toetsing gebeuren door de technische werkgroep van de communicatie naar de ouders. Communicatie moet tijdig gebeuren. Elke partner moet zich grondig kunnen voorbereiden op eender welk proces in het CAR.  Ook de communicatie na het draaien van de ROM moet, ten aanzien van alle doelgroepen, degelijk en correct gebeuren.  De data van het CAR moeten ten laatste tijdens de algemene vergadering van het LOP in juni bekend gemaakt worden voor het volgende schooljaar en ongewijzigd blijven. Duidelijke, door iedereen gekende, taakverdeling binnen de helpdesk. Helpdesk moet bemand zijn met experten die binnen de afgesproken uren bereikbaar zijn.  De aanmelders op de aanmeldpunten moeten een degelijke opleiding krijgen zodat zij de aanmelding kunnen uitvoeren en ouders kunnen begeleiden bij de aanmelding van hun kind. Werken met statistische sectoren van 500 of 800 m rond de school. Voor het bepalen van de RA in de instapklas (of 1ste leerjaar voor autonome lagere scholen), werken met het gemiddelde van de gehele kleuterschool (of lagere school). Alle problemen m.b.t. technische aanmelding moeten opgelost zijn in CAR5 zodat een kwaliteitsvol technisch systeem de ganse procedure ondersteunt. Het systeem moet onvoorwaardelijk beschikbaar zijn op de vastgestelde periodes. Wij erkennen de complexiteit van het inschrijvingsdecreet en de problemen die dat met zich meebrengt, maar wij eisen een gebruiksvriendelijk, duidelijk en overzichtelijk systeem voor alle doelgroepen. Garanties naar haalbaarheid en mogelijkheid. Wij vragen onderzoek naar de mogelijkheid om scholen die opteren voor dubbele capaciteit gebruik te laten maken van de inschrijvingsregisters. Wij eisen een correct, duidelijk ingavedocument van waaruit alle gegevens correct overgenomen worden. Wij eisen een duidelijke handleiding om het document in te vullen.