Conversie en data-op-orde Doorontwikkelen BRON vo

Migratie – BRON VO Uitleg over de conversie van BRON naar nieuwe registers Uitleg over het data-op-orde traject dat nodig is voor de conversie Geesje Elting (DUO)

Onderwerpen Toelichting conversie algemeen Deel 1 - Strategische keuzes Deel 2 - Data-op-orde Deel 5 - Testen en Proefconversies Deel 6 - Definitieve conversie

Conversie BRON naar Registers December 2018 – Conversie BRON naar Registers Daar is voor nodig: Dat betekent: Opstellen Strategie en Plan - Vaststellen door PG Data-analyse en Data-op-orde - door school + DUO Bouwen conversie + controles - door DUO Zorgen dat de keten blijft werken - door DUO Controle & Verantwoording, Testen 8 proefconversies en audit door ADR - door DUO Ketentest met geconverteerde data - door school + DUO Finale proefconversie - data moet op orde zijn: school + DUO Uitvoeren van de conversie - door DUO, impact school

Finale Proefconversie (8) December 2018 – Conversie BRON naar Registers Audit Audit aanpak Toetsing Proefconv Audit conversie sep Proefconversie (6) t.b.v. KAT mrt - mei 2. Data op orde Categorie A juni – okt 2. Data op orde Categorie B nov Finale Proefconversie (8) Data moet op orde zijn 8 dec BRON dicht 6. Conversie okt – dec 1. Strategie 1. Plan van Aanpak jan– nov 3. Bouwen conversie 4. Keten synchroon 5. Proefconversies (8)

Deel 1 – Strategie Inschrijvingen Alle in BRON aanwezige VO inschrijvingen en inschrijfperiodes worden geconverteerd naar het nieuwe register Een inschrijving van een leerling bij een school is uniek d.m.v. het inschrijvingsvolgnummer. Scholen die dit nummer al hebben behouden dit Scholen die dit nummer nog niet hebben: wordt afgeleid De nieuwe gegevens in RIO spelen nog geen rol. RIO Onderwijsaanbieder en onderwijslocatie blijven leeg

Deel 1 – Strategie Resultaten Alle in BRON aanwezige VO examens (resultaten) worden geconverteerd naar het nieuwe register Een resultaat van een leerling bij een school is straks uniek middels resultaatvolgnummer. Dit nummer wordt afgeleid Examenregime voor het resultaat Vullen met examenjaar als examen is afgesloten Vullen met examenjaar als examen nog open is & niet in toekomst ligt. Vullen met huidige examenregime (2019) als examen nog open is & examenjaar ligt in toekomst.

Deel 1 – Strategie Algemeen Alle gegevens gaan langs de controles van het nieuwe register.

Deel 2 – Data op Orde Inschrijvingen Aantal te converteren : 3,9 miljoen inschrijvingen Aantal controles : 34 Aantal meldingen : 1.190 Categorie A : 1.117 Categorie B : 0 Categorie C : 73 Meldingen per categorie Categorie A: Analyse en aanpassing vereist door scholen Categorie B: Conversie kan deel oplossen, rest analyse en aanpassing door scholen Categorie C: Conversie kan het volledig oplossen, geen actie scholen vereist

Deel 2 – Data op Orde Resultaten Aantal te converteren : 2,4 miljoen resultaten Aantal controles : 50 Aantal meldingen : 644.851 Categorie A : 17.587 Categorie B : 198.742 Categorie C : 428.522

Deel 2 – Data op Orde Het proces

Deel 2 – Data op Orde Het proces Contactpersoon krijgt bericht. Staat er niets op Mijn DUO, dan geen meldingen voor uw school Wanneer welke meldingen wegwerken Deel A – mrt t/m mei (de meldingen komen per keer voorbij) Deel B – vanaf juni (conversie lost namelijk ook deel op) Draaiboek en Aparte mailbox conversie_bron@duo.nl Team ter ondersteuning De bijzondere situaties in geval: Gegevens reeds op een waardedocument staan Gegevens niet meer gewijzigd kunnen worden in het LAS

Deel 2 – Data op Orde Voorbeelden van meldingen A - Inschrijvingen Nr. Controle Aantal instellingen Aantal meldingen Toelichting 5 De vestigingserkenning moet op begindatum inschrijving(periode) behoren bij de BRIN van de inschrijving 12 786 Een persoon mag bij één BRIN niet meerdere VO-inschrijvingen hebben die elkaar (deels) overlappen. 20 39 soms 1 dag overlap, soms maand overlap, soms volledig overlap 15 Het leerjaar van de inschrijvingsperiode moet bestaan bij de (aanvullende) opleiding 8 187 Veelal leerjaar 3 bij onderbouw 25 Ontwikkelperspectief mag niet aangeleverd worden bij opleiding praktijkonderwijs 7 21 De OPP start in periode met praktijkonderwijs

Deel 2 – Data op Orde Voorbeelden van meldingen C - Inschrijvingen Nr. Controle Aantal instellingen Aantal meldingen Conversie doet: 22 Als einddatum van ontwikkelingsperspectief gevuld is, dan moet deze op of na de begindatum van het Ontwikkelingsperspectief liggen en voor of op datum Uitschrijving (mits gevuld). 1 Datum einde OPP gelijk maken aan datum uitschrijving 23 Als datum uitschrijving gevuld is, dan moet datumeind van Ontwikkelingsperspectief gevuld zijn. 72

Deel 2 – Data op Orde Voorbeelden van meldingen A - Resultaten Nr. Controle Aantal instellingen Aantal meldingen Toelichting 49 Vak moet geldig zijn in de vakkentabel op datum uitslag 18 1.075 Veelal grafische techniek 51 Een vak mag maar 1 keer aangeleverd worden in een examenresultaat. 3 46 Veelal in 1 examen alle vakken dubbel 52 Het eindcijfer moet correct berekend zijn 250 1337 76 Er mag alleen een certificaat worden afgegeven voor een resultaat waarvoor een voldoende is behaald. 4 7

Deel 2 – Data op Orde Voorbeelden van meldingen B - Resultaten Nr. Controle Aantal instellingen Aantal meldingen Toelichting 53 Bij HAVO/VWO moet cijfer werkstuk gevuld zijn, Beoordeling mag niet gevuld zijn. 33 403 Indien beoordeling en cijfer is geleverd: dan zet conversie de juiste Indien alleen beoordeling of niets geleverd: actie school

Deel 2 – Data op Orde Voorbeelden van meldingen C - Resultaten Nr. Controle Aantal instellingen Aantal meldingen Toelichting 73 Examendeel moet gevuld zijn als het gaat om een vak voor opleiding voor HAVO, VWO, VMBO-BB, -KB of -GL. 112 221.356

Deel 5 – Proefconversie Specifieke zaken m.b.t. het testen Keten Acceptatie Test Op geconverteerde data D.m.v. Proefconversie 6 – september Essentieel: allemaal gelijke datastand gebruiken voor deze test Finale proefconversie Proefconversie 8 – eind november Alle data moet voor deze proefconversie op orde zijn

Deel 6 – Definitieve Conversie Definitieve conversie start 8 december 6 december : laatste aanlevering huidige werkwijze 6-7 december : laatste verwerking in BRON 8 december : laatste foto BRON naar scholen 8 december : BRON gaat dicht voor VO 8–21 december : migratie (conversie, verrijking, uitval verwerking) Impact: Geen aanleveringen in periode 8 dec -> moment van aansluiting Deze mutaties bewaren en via berichten later aanleveren aan Gevolgen voor eigen processen richting leerling

Einde Conversie en Data op orde Draaiboek beschikbaar op Bron-vo.nl Apart emailadres: conversie_bron@duo.nl Ondersteuningsteam: Marijke Dijk, Henry Zuidinga, Marga Schriemer, Gerrie Huigen, Corina Meijer