Klein vademecum voor vergaderingen door Pieter Lanser 2016 Een kleine gids voor beter vergaderen

Ik stel mij voor… Mijn naam is Pieter Lanser: geboren 1958, algemeen civiel- ingenieur. optimist; twee duimen omhoog. sportief; ik doe mijn leven lang aan wedstrijdzeilsport. ik weet wat winnen en verliezen is. ik kan lezen, schrijven, praten èn luisteren; in vier moderne talen. ik heb ongeveer 10.000 uur vergaderd in mijn leven.

Vergaderingen ….. zijn bijeenkomsten van meerdere mensen die met elkaar spreken en afspraken maken over een gemeenschappelijke toekomst. Bron: Wikipedia Toevoegingen Het zijn fysieke bijeenkomsten van meerdere mensen. Er is interactie tussen mensen. Er worden afspraken gemaakt.

Toepassen, begrijpen en leren Als u de eenvoudige hoofdregels, zoals beschreven in deze presentatie netjes toepast, kan er eigenlijk al niet veel meer verkeerd gaan. Kent u, begrijpt u en past u de regels toe, dan gaat het bijna altijd goed. Voor het goede begrip van de regels is er het klein vademecum voor vergaderingen. Als het onverhoopt niet goed gaat, is er maatwerk. Als u met dit alles goed weet om te gaan bent u een professional. Hoofdregels Regels Maatwerk Competenties

Inhoudsopgave Nut en noodzaak Voorbereidingen Informatie verzamelen Interactie Besluitvorming Borging Bijstelling

Nut en noodzaak Het inbrengen, uitwisselen en delen van informatie in een groep. Het peilen, vormen en eventueel wijzigen van meningen en voorkeuren. Het nemen van (gedragen) besluiten. Het instellen van (een groep van) mensen die toeziet op de uitvoering van besluiten en acties. Persoonlijke doelen ….

Nut en noodzaak (2) Nut en noodzaak moeten vooraf worden bepaald omdat vergaderingen (veel) tijd en geld kosten. Vergaderingen zonder interactie zijn geen vergaderingen, maar (opgelegd) eenrichtingsverkeer. Vergaderingen die geen opvolging krijgen zijn evenmin vergaderingen, want er zijn geen afspraken gemaakt. Er zijn soms goede alternatieven voor vergaderingen, zoals: zakenlunches golfpartijtjes achterkamertjesoverleg In veel gevallen zal de ambiance stukken aangenamer zijn. Of het resultaat beter is hangt er maar vanaf.

Voorbereidingen Bedenk welke informatie u wilt delen, waarover u de meningen wilt peilen en waarover u wilt besluiten (agenda). Maak een planning voor de uit te voeren taken. Stel vast wie welke taken, belangen en bevoegdheden heeft. Denk goed na over de toepasselijke interactievormen. Simpel toch? Of niet?

Voorbereidingen (2) Zorg voor een agenda en bijlagen. Niet te weinig, maar zeker ook niet te veel. Zorg voor een ruime planning. Vergeet niet wie er verantwoordelijkheid draagt voor een besluit: de hele vergadering, de baas alleen of de baas na consultatie van de vergadering. Er zijn geen alternatieven voor een goede voorbereiding.

Informatie verzamelen Gebeurt vooral voorafgaande aan een vergadering. Categoriseer de informatie: hard/zacht, ruw/bewerkt, feitelijk/geïnterpreteerd, gewogen/beoordeeld. Maak een toegankelijke presentatie Beoordeling van de informatie vindt in de vergadering plaats. Logisch toch? Of niet?

Informatie verzamelen (2) Oefening Kijk door deze bril eens naar vergaderingen van de Tweede Kamer. Kennis is macht. Kennis delen vindt alleen plaats in een sfeer van respect en vertrouwen. Vergaderingen zijn dus niets anders dan een vorm van informatiemanagement, waarbij de randvoorwaarden gekoesterd moeten worden; wederzijds respect en vertrouwen.

Interactie Is het wezenskenmerk van vergaderingen. Kies tevoren enkele interactievormen uit. Wissel af. Betrek iedereen bij de vergadering. Luister! Vat samen! Stel het (ver)oordelen uit! Was het maar zo eenvoudig …

Interactie (2) Inter-actie is per definitie tweerichtingsverkeer. Inter-actie betekent dat de ene persoon reageert op en iets doet met de boodschappen van de ander. Inter-actie kan betrekking hebben op zichtbaar gedrag, maar ook op (onzichtbare) gedachten en gevoelens. Oefening Ga na of en wanneer er in uw vergadering sprake is van interacties.

Besluitvorming Neem de tijd om het vraagstuk goed te omschrijven. Definieer de alternatieven. Bepaal het draagvlak, de effectiviteit en de uitvoerbaarheid van het besluit. Bepaal de rijpheid van de voorstellen. Borg de uitvoering. Besluiten nemen is een project op zichzelf.

Besluitvorming (2) Remember! Besluiten zijn mijlpalen. Sommige mensen zijn bang voor mijlpalen en lopen er voor weg, anderen zijn er helemaal op gefocust. Het nemen van besluiten is sterk persoons-, organisatie- en cultuurbepaald. Oefening Ga na of uw voorzitter alle aanbevelingen, conclusies, besluiten en acties goed heeft “gevangen”.

Borging Maak scherp onderscheid tussen een actielijst, verslag en notulen. Het zelfde geldt voor aanbevelingen, acties, besluiten en conclusies. Vergeet niet om concrete taken en bevoegdheden toe wijzen aan de doelgroepen c.q. uitvoerders van de acties, besluiten en conclusies. Houd de bal tussen in beweging!

Borging (2) Is een even ondankbare als belangrijke taak. Is soms een oefening in slecht nieuws gesprekken Kan aanleiding zijn om de formules bij te stellen. Oefening Ga na hoeveel tijd u (met elkaar) besteedt in de vergadering, voorafgaande aan de vergadering en na afloop van de vergadering.

Bijstelling Het inbrengen, uitwisselen en delen van informatie in een groep. Het peilen, vormen en eventueel wijzigen van opvattingen en voorkeuren. Het nemen van gedragen besluiten. Het instellen van een groep mensen die toeziet op de uitvoering van besluiten en acties.

Bijstelling (2) Bepaal de aanleiding bijstellingen te plegen. Bepaal het juiste moment en de omvang van de bijstelling. Bepaal de alternatieve werkvormen, samenstellingen en taakverdeling. Evalueer de bijstelling. Oefening Beantwoord de vraag waarom doen we het eigenlijk zoals we het doen in deze vergadering?

contractvormen

Contractvormen Ik ben beschikbaar voor advies, training, coaching, spiegeling en uitbesteding van alle werkzaamheden die met vergaderen en ‘events’ te maken hebben; voorzitter, spreker, discussieleider secretaris of formuleontwikkelaar. Ik ben in voor elke contractvorm: vast, flexibel, tijdelijk, voltijds, deeltijds, op urenbasis. Ik ben senior, met alle voordelen van dien. Ik ben de spreekwoordelijke flexibele schil. Maak er gebruik van! 0622-204334 Pieter Lanser De Box 6 5251 DL VLIJMEN p.lanser@wxs.nl

Ervaring en referenties In het afgelopen decennium heb ik met en voor een baaierd aan professionele organisaties gewerkt. Voor of namens: Betonplatform, Cement&BetonCentrum, NVTB, NEN. Met SBRCURnet, NEN, CEN, Betonvereniging, Ministerie van Economische Zaken, MVO Nederland, CEMBUREAU, NVTB en vele andere. Weten hoe dat hen beviel? Bekijk de aanbevelingen op LinkedIn en vraag gerust om referenties.

Lerende mensen maken het verschil. Ik geloof in de kracht van mensen Lerende mensen maken het verschil. Ik geloof in de kracht van mensen. Ik geloof in de kracht van samen- werkende mensen. Ik kan bruggen bouwen. Nee, niet in beton of staal, maar wel tussen mensen met verschillende belangen en een primaire wil om samen te werken. Ik weet wat ik kan. Ik weet wat ik wil. U ook?