Presentatie NL-Alert voor veiligheidsregio’s NL-Alert applicatie November 2018

Inleiding Deze presentatie is voor intern gebruik door veiligheidsregio’s en geeft informatie over het werken met de NL-Alert applicatie op de meldkamer. Daarnaast is er een presentatie met algemene informatie over NL-Alert en het inzetten van NL-Alert bij rampen en crises. In de besloten online toolkit, op http://www.crisis.nl/nl-alert-toolkit, zijn daarnaast de volgende producten te vinden: Communicatietoolkit Inzet- en Beleidskader NL-Alert Richtlijnen voor gebruikers Gebruikershandleiding NL-Alert applicatie Procesbeschrijving accountbeheer Online trainingsomgeving Deze middelen samen vormen de informatie die veiligheidsregio’s kunnen gebruiken voor het opleiden, trainen, oefenen en inzetten van NL-Alert.

Inhoudsopgave Opstarten Aanmelden Gebruikersaccounts Menu Bediening Aanmaken van een bericht Navigeren op de kaart Bepalen uitzendgebied Aanpassen van een bericht Verzenden van een bericht Resultatenscherm Stoppen van een bericht Vervolgbericht Opvragen van een oud bericht Afsluiten van de applicatie Trainingsomgeving Contactgegevens MDC

Opstarten van de applicatie Bij het eerste gebruik, of na een update van de NL-Alert applicatie zal deze worden gedownload. De applicatie kan vervolgens opgestart worden op verschillende manieren, afhankelijk van de lokale inrichting. De meest veilige en betrouwbare manier is via het invoeren van de URL in de webbrowser. U haalt op die manier de meest recente versie van de applicatie binnen. De andere manier is door gebruik te maken van een klein bestandje dat gedownload wordt op het moment dat de URL gebruikt wordt. Dit bestand heeft de extensie JNLP. Dit bestand, een Java bestand, zorgt ervoor dat de eerder gedownloade browserapplicatie wordt geopend.

Opstarten van de applicatie Omdat het een Java applictie betreft kan er een pop-up scherm worden getoond waarin u wordt gewezen op eventuele risico’s. Om verder te gaan dient u hier voor de optie “Run” te kiezen. Vervolgens wordt de applicatie gestart en krijgt u een disclaimer te zien. Voor u verder kunt gaan dient u de disclaimer te accepteren.

Aanmelden bij de applicatie U kunt inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Daarna zal de applicatie opstarten en komt u in het NL-Alert bedienscherm. Dit scherm toont u onder andere het kaartmateriaal dat bij de rechten van het aan u toegekend account hoort. Indien u meer dan vier keer een verkeerd wachtwoord invoert zal het account worden geblokkeerd. U kunt het account laten deblokkeren door contact op te nemen met de beheerder. Dit kan via het Management en Monitoring Centrum (MMC) van het Meldkamer Diensten Centrum (MDC). Zij zijn 24/7 bereikbaar via telefoonnummer 088-6620300. U kunt via dit telefoonnummer tevens incidenten aanmelden. Voor het aanvragen en wijzigen van gebruikersaccounts kunt u contact opnemen met het MDC via mdc.slm@politie.nl

Gebruikersaccounts (1/2) Er zijn verschillende typen NL-Alert gebruikersaccounts. Persoonsgebonden accounts, met rechten om uit te zenden in de eigen Veiligheidsregio. Bovenregionale accounts, met rechten om uit te zenden in de eigen Veiligheidsregio én in alle aangrenzende regio’s. Landelijk account, bijvoorbeeld voor het uitzenden van de NL-Alert controleberichten

Gebruikersaccounts (2/2) In onderstaand voorbeeld is de gebruiker alleen gerechtigd om berichten uit te zenden in het gebied van de Veiligheidsregio Utrecht. Dit gebied is herkenbaar omdat het omkaderd en donkerder van kleur is.

Menu Het menu van de applicatie kent 3 opties: Bestand: deze optie is functioneel van toepassing voor de gebruiker van de applicatie. Adresboek: deze optie bevat geen informatie. Help: deze optie bevat alleen informatie over het versienummer van de applicatie. De optie “Bestand” kent 3 opties: Open crisis: hiermee is het mogelijk om een eerder aangemaakte crisis te selecteren en te bekijken. Sluiten crisis: hiermee is het mogelijk om een door u geopende crisis af te sluiten in uw scherm. Afsluiten: hiermee sluit u de NL-Alert applicatie af.

Bediening (1/2) In het NL-Alert gebruikersscherm wordt gebruikgemaakt van verschillende knoppen. Zoeken: opent een pop-up scherm waarmee u plaatsen kunt opzoeken op zowel plaatsnaam als postcode (5 tekens, bijvoorbeeld 1011A) Home: hiermee gaat u terug naar het standaard kaartscherm dat u ook bij het opstarten ziet. Polygoon: hiermee kunt u een selectiegebied in de vorm van een polygoon tekenen (maximaal 50 hoekpunten zijn toegestaan). Ovaal: hiermee kunt u een selectiegebied in de vorm van een ovaal tekenen.

Bediening (2/2) Hiermee kunt u het links van de knop gelegen informatievak vergroten/origineel format geven. Hiermee opent u een pop-up venster waarin de vooraf ingevoerde standaardberichten geselecteerd kunnen worden (berichtenbibliotheek). Hiermee kunt u een ingevoerd bericht resetten en gaat u terug naar de status na inlog (voor verzending). Hiermee kunt u in-/uitzoomen op het getoonde kaartmateriaal. Hiermee kunt u het ingevoerde bericht verzenden.

Aanmaken van een NL-Alert bericht (1/2) Het aanmaken van een NL-Alert kan op twee manieren Vrije tekst Bericht uit de berichtenbibliotheek. Let op: bericht moet voor verzending worden aangepast aan het specifieke incident. Een bericht moet kort en bondig zijn (bij voorkeur maximaal 164 karakters) en de volgende elementen bevatten NL-Alert [automatisch] Datum en tijd [automatisch] Risico wat is er gebeurd/wat is hiervan het gevaar Locatie wat is de geografische bron)locatie watis het effectgebied Handelingsperspectief Wat moeten mensen doen/laten Optioneel: Informatie Waar vinden mensen meer informatie

Aanmaken van een NL-Alert bericht (2/2) • Vrije tekst • Berichtenbibliotheek

Navigeren op de kaart (1/2) De centralist kan snel naar de plaats van het incident op de kaart navigeren. Klik op “zoeken” Door het invoeren van de postcode (4 cijfers + 1e letter) wordt de gewenste locatie gepresenteerd. Door vervolgens te klikken op de knop “tonen” zoomt de kaart direct in waarbij de locatie in het midden van de kaart is gecentreerd.

Navigeren op de kaart (2/2) Naast de mogelijkheid om via postcode direct naar de plaats van het incident te gaan, zijn er binnen de applicatie verschillende opties om in de kaart te navigeren: SCHUIVEN – de gebruiker kan zonder zoomen de kaart verschuiven. ZOOM – Met de + en – knop links op de kaart of door te scrollen kunt u in-/uitzoomen. HOME – zet de kaart terug op het eerste gebied voor die gebruiker.

Bepalen van het uitzendgebied Hoe bepaal je de omvang van een NL-Alert uitzendgebied? 1. bepaal plaats van incident 2. bepaal (verwacht) effectgebied van incident 3. selecteer (verwacht) effectgebied van incident als uitzendgebied. Het geselecteerde uitzendgebied is het gebied waar een NL-Alert ten minste wordt uitgezonden. Het kan voorkomen dat mensen die zich buiten het geselecteerde uitzendgebied bevinden, toch een NL-Alert ontvangen. Voor het uitzenden van een NL-Alert worden alle zendmasten geselecteerd die (deels) dekking bieden in het geselecteerde uitzendgebied. Daardoor kan het gebeuren dat mensen buiten het uitzendgebied een NL-Alert ontvangen. Zie ook de Factsheet NL-Alert: Richtlijn gebiedsselectie.

Selecteren van een geldig uitzendgebied Indien een gebied getekend wordt waarbij er gedeelten buiten de rechten van de gebruiker vallen zal het systeem zelf de selectie aanpassen naar de grenzen van het gebied. De centralist kan ook een gebied tekenen dat voor de applicatie niet geldig is. Dit heeft te maken met het kunnen verwerken van de coördinaten. Deze situatie kan optreden bij het tekenen van zowel een polygoon als een ovaal. • Indien de centralist een niet geldig gebied tekent zal het gebied rood kleuren en verschijnt er een melding over het aantal geselecteerde (coördinaat-)punten. De centralist zal het gebied aan moeten passen zodat het geldig wordt. Er zijn 50 punten (coördinaat paren) toegestaan.

Aanpassen van een bericht (1/2) Hieronder staat een voorbeeld van een aangemaakt bericht. In dit bericht kunt u zien dat het uitzenden van het bericht beperkt is tot de regio waarvoor de centralist geautoriseerd is. In onderstaand voorbeeld heeft de centralist een bericht aangemaakt en al één keer op de knop “verzenden” gedrukt. Door het gebruik van de knop “annuleren” kan het bericht en/of het gebied nog worden aangepast.

Aanpassen van een bericht (2/2) • Bij het aanpassen van het bericht zijn er twee zaken die aangepast kunnen worden: De tekst; deze kan worden aangepast in het berichtvak. Het geselecteerde gebied. Het geselecteerde uitzendgebied is aanpasbaar op het moment dat de (hoek-)punten witte blokjes hebben. Het geselecteerde gebied kan op twee manieren worden aagepast: Verplaatsen van de selectie (schuiven). Veranderen van de selectie in vorm en/of punten.

Verzenden van een bericht Zodra het uitzendgebied is geselecteerd en het uit te zenden bericht is ingevoerd kan deze worden uitgezonden. Het daardwerkelijk uitzenden gebeurt, uit voorzorg in twee stappen. Als er voor de eerste keer wordt geklikt verschijnt er een waarschuwingsvenster. Op dat moment wordt het bericht nog niet uitgezonden. Het is op dat moment dan ook nog mogelijk om de tekst van het bericht of het uitzendgebied aan te passen door op “annuleren” te klikken. Op het moment dat de centralist voor de tweede keer op verzenden klikt, zal het bericht aangeboden worden bij alle netwerkoperators die het bericht vervolgens uitzenden. Ook wordt het bericht aangeboden aan de andere kanalen waaronder op de schermen voor reizigersinofrmatie bij haltes voor bus, tram en metro. Afhankelijk van de verbinding kan de centralist een voortgangsbalk zien als het bericht wordt aangeboden bij de netwerkoperators.

Resultatenscherm (1/3) Gedurende de looptijd van het bericht wordt de centralist geïnformeerd over de realisatie van de uitzending bij de netwerkoperators. Deze informatie wordt iedere 3 minuten bijgewerkt. Start Tijdstip waarop het bericht ter verzending is aangeboden Duur De looptijd van het bericht op dat moment Kanaal Altijd kanaal 4371 Totaal Dit is het totaal van het aantal geselecteerde cellen bij de netwerkoperators Voltooid Dit is het totaal van geselecteerde cellen die uitzenden Onbekend Dit is het totaal van cellen dat niet aan het uitzenden is Procent Dit is de verhouding tussen totaal en voltooid in procenten

Resultatenscherm (2/3) Binnen het informatievenster wordt de centralist in het tabblad van de operators geïnformeerd over de status van de verzending. Verzendresultaat De verschillende kleuren in de tabbladen van de operators geven een verzendindicatie na versturen van het bericht. Groen: Meer dan 95% van de geselecteerde cellen zendt het bericht uit. Oranje: percentage cellen dat heeft uitgezonden is lager dan 95% maar nog acceptabel. Rood: percentage cellen dat heeft uitgezonden is onacceptabel, of de provider heeft uberhaupt niet uitgezonden. Indien 1 of meerdere indicatoren rood kleuren, kunt u dit aan de beheerder melden. Nu een rode kleur aangeeft dat de betreffende operator ver onder de norm heeft uitgezonden, is het raadzaam dit ook binnen het crisisteam te bespreken en daarbij te bespreken of er nog andere middelen moeten worden ingezet om de bevolking te alarmeren.

Resultatenscherm (3/3) Er zijn een viertal statussen mogelijk. F = Failed, de meest waarschijnlijke oorzaak is dat de verbinding met de provider verbroken is. A = Active, zolang de A er staat wordt het bericht uitgezonden. De standaard uitzendduur is 60 minuten. K = Kill, deze zal slechts kortstondig worden getoond op het moment dat de centralist ervoor kiest het uitzenden te stoppen. S = Stopped, het uitzenden van het bericht is gestopt. De S wordt getoond na het handmatig stoppen van de crisis maar ook als het bericht automatisch stopt na 60 minuten.

Stoppen van een bericht Een NL-Alert wordt standaard 60 minuten lang uitgezonden. Daarna stopt het uitzenden automatisch. Het is ook mogelijk om het uitzenden eerder handmatig af te breken. Onderaan het informatievenster is als het bericht wordt uitgezonden de knop “stop uitzenden” zichtbaar en is het mogelijk het uitzenden te beëindigen. Op het moment dat de centralist op “stop uitzenden” klikt, krijgt deze een pop-up venster waarin om bevestiging gevraagd wordt om het uitzenden van het bericht te stoppen. In de kop van het pop-up venster staat het numnmer van het bericht wat de centralist wil stoppen. Indien er meerdere berichten actief zijn kan het gebruikt worden om te controleren dat het daadwerkelijk bedoelde bericht gestopt wordt. Ook op de andere kanalen (zoals NL-Alert op schermen voor reizigersinformatie bij haltes van bus, tram en metro) wordt het uitzenden gestopt.

Vervolgbericht Het kan voorkomen dat er na het uitzenden van een eerste NL-Alert er extra informatie verstuurd dient te worden. Indien het eerste bericht nog actief is (status “active”), zal zowel de knop “stop uitzenden” als “nieuw alert” worden getoond. Klik op “stop uitzenden” en voer een nieuw bericht in. Als de maximale looptijd van een bericht overschreden is en de status “Stopped” is, kan de knop “Stop uitzenden” niet meer gebruikt worden. Omdat mensen gedurende het uitzenden van het bericht kunnen verplaatsen, is het belangrijk dat ieder bericht zelfstandig leesbaar is.

Opvragen van een eerder uitgezonden bericht De centralist heeft de mogelijkheid om het eerder uitgezonden bericht op te vragen, bijvoorbeeld voor evaluatie. Dit wordt gedaan door het menu “bestand” te openen en te kiezen voor de optie “open crisis”. Er verschijnt nu een pop-up venster met een overzicht van verzonden NL-Alert berichten. Indien een bericht geselecteerd wordt dat ouder is dan 24 uur, zal een pop-up verschijnen met de melding dat de crisis verlopen is. Het is technisch niet mogelijk om de aangemaakte crisis te hergebruiken voor een volgende inzet van NL-Alert. Door op “ok” te klikken, wordt het pop-up venster gesloten. Het bericht is dan wel nog zichtbaar.

Afsluiten van een bericht Zodra een crisis voorbij is dient het NL-Alert bericht afgesloten te worden in het systeem. Dit doet de centralist door in het menu op de optie “Bestand” te klikken en vervolgens te kiezen voor de onderliggende menu optie “Sluiten crisis”.

Afsluiten van de applicatie De applicatie kan worden afgesloten door in het menu op de optie “Bestand” te klikken en vervolgens te kiezen voor de onderliggende optie “Afsluiten”.

Trainingsomgeving Naast de operationele NL-Alert omgeving is er een NL-Alert trainingsomgeving beschikbaar. Deze trainingsomgeving is benaderbaar via https://training.nl-alert.centriconline.nl/nlalertclient Hierin kunnen alle functionaliteiten van de applicatie wordne gebruikt. Er zal echter géén echt NL-Alert worden uitgezonden. Deze trainingsomgeving kan gebruiktworden door veiligheidsregio’s en meldkamers om te oefenen met de inzet van NL-Alert tijdens bijvoorbeeld oefeningen.

Contact MDC Het MDC heeft twee ingangspunten voor de veiligheidsregio’s: Het MMC (088-6620300 en 24x7) voor: Aanmelden incidenten Deblokkeren gebruikersaccounts Accountmanagement (mdc.slm@politie.nl en 5x8) voor: Aanvragen en wijzigingen gebruikersaccounts