AMIF-ISF Praktische Informatie inzake uitvoering van projecten 16/11/2018 AMIF-ISF Praktische Informatie inzake uitvoering van projecten Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Inhoud: Kader Financieel Rapportage Controle Aandachtspunten Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

16/11/2018 KADER Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Algemeen kader beheersinstantie Verantwoordelijke Autoriteit (VA) : FOD Binnenlandse Zaken, Cel Europese fondsen > Staat in voor controle, begeleiding, rapportage, …. Stuurgroep (op kabinetsniveau) > Staat in voor de selectie van projecten Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Het Ministerieel Besluit Voor elk project dat geselecteerd werd => Ministerieel Besluit Dit is bindend en alles dient daarop gebaseerd te zijn! LEES DIT AANDACHTIG!   MB (+bijlagen!) Projectfiche Budgetfiche Subsidiabiliteitsregels Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

3: Kader van het project en de uitvoering (MB) Subsidie (1) Financiering (2) Budget (3) Uitbetalingsmodaliteiten (6) Financieel Uitvoeringsmodaliteiten (4) Rapportage (5) Registratie uitgaven (7) Rapportage Controles (8) Publiciteit (9) Belangenconflicten (10) Overmacht (11) Beëindiging (12) Privacy (13) Looptijd (14) Controle   Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Wijzigingen Het project moet exact worden uitgevoerd zoals beschreven staat in de projectfiche en de budgetfiche (doelgroep, activiteiten, budgetverdeling,…) Elk aspect (inhoudelijk, financieel) van de projectuitvoering die afwijkt van hetgeen in uw projectfiche of budgetfiche staat, is een wijziging Elke wijziging betekent een aanpassing van het MB (dus in concreto een NIEUW MB) => aanzienlijke administratieve last => zoveel mogelijk te vermijden! Elke wijziging moet aangevraagd worden via wijzigingsfiche (format op de site amif-isf.be) (behalve: zie voorwaarden financieel). De wijziging moet vergezeld worden van een nieuwe projectfiche en een nieuwe budgetfiche (word/Excel + getekende pdf). De wijziging mag pas doorgevoerd worden nadat de wijzigingsfiche werd goedgekeurd door de VA   Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

16/11/2018 FINANCIEEL Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Financieel - Wijzigingen Art. 3 §2: budgettaire wijzigingen Wijzigingen waarvoor GEEN goedkeuring van de Verantwoordelijke Autoriteit (VA) vereist is: §2 Binnen het geraamde budget kunnen tijdens de uitvoering van het project overdrachten tussen de categorieën van subsidiabele kosten gedaan worden door de eindbegunstigde zelf zonder voorafgaandelijke toestemming van de Verantwoordelijke Autoriteit, onder de volgende voorwaarden: 1. deze aanpassing staat de uitvoering van het project niet in de weg, en 2. de verhoging overschrijdt het geraamde budget van de categorie die verhoogd wordt met maximaal 10% of is lager dan 5.000 EUR (inclusief BTW). Alle andere: wijzigingsfiche noodzakelijk (inclusief nieuwe aangepaste en ondertekende budgetfiche)! + Wijziging moet VOORAFGAANDELIJK gevraagd worden Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Financieel Art. 6: uitbetalingsmodaliteiten Basisprincipe: Betalingen op basis van lineaire verdeling budget over hele looptijd van het project. Het laatste jaar is afwijkend want dan 50% van de lineaire verdeling VOORBEELD: project 2 jaar (01/01/2018-31/12/2019), budget € 200.000 Betaling 1 in 2018: € 100.000 Betaling 2 in 2019: € 50.000 Saldo in 2020: € 50.000 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Financieel Bijkomende voorwaarden voor betalingen: Voor alle betalingen: Er is voldoende budget beschikbaar bij de VA! ! Elke betaling zal vermoedelijk +- 2 maand in beslag nemen! VOORBEELD Betaling 1 in 2018: € 100.000 (geen bijkomende voorwaarden) Betaling 2 in 2019: € 50.000 (minstens 60% van eerdere betalingen zijn effectief besteed (aangetoond door tussentijds rapport of bijkomend rapport), een 2de storting is gevraagd, er zijn geen problemen vastgesteld door de VA) Saldo in 2020: € 50.000 (betaling na controle door de VA, dit kan ook een terugvordering zijn!) Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

16/11/2018 RAPPORTAGE Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Overzicht WAT INDIENEN BETREFT PERIODE VORM Tussentijdse Rapporten Narratief rapport Telkens op 31 december jaar N 16/10/N-1 -15/10/N Excel en Word Financieel rapport Vanaf START project tot 15/10 (cumulatief dus) Finale Rapportage - Narratief rapport - Financieel rapport Maximum exact 3 maanden na afloop van het project complete projectperiode Ondertekende en ingescande PDF’s + Excel en Word versie ervan * Formats op de website – steeds nakijken op de site en de laatste versie erbij nemen! * Indien deadline niet haalbaar, gemotiveerd uitstel via mail aanvragen vóor deze datum * Elektronisch indienen op AMIF.ISF@ibz.eu * GEEN bewijsstukken opsturen (wel zelf bijhouden) Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Inhoudelijk rapport ALGEMEEN Het juiste formulier gebruiken (meest recente versie steeds op website www.amif-isf.be), álle vragen beantwoorden. Referentie project geven (25-xx) Niet te lange, duidelijke antwoorden geven. Blijf concreet, bondig, gestructureerd. De kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren niet door elkaar halen. De eerste 3 kolommen moeten letterlijk gekopieerd worden uit oorspronkelijke projectfiche. (Tekst niet wijzigen of uitvinden). Kwantitatieve indicator= cijfer! Opgelet met publiciteitsregels (publicaties, seminaries…) De wetgeving respecteren inzake overheidsopdrachten. 16/11/2018

Financieel rapport Het juiste formulier gebruiken (meest recente versie steeds op website www.amif-isf.be), álle kolommen invullen. Geen formules wijzigen of wissen! De referenties niet vergeten bij ieder stuk te plaatsen (n° salarisfiche, time-sheets, factuurnummers, …). Een kost plaatsen onder een categorie waar er voorheen niets was gebudgetteerd: te vermijden! Uitgaven steeds onder de juiste categorie plaatsen. De datums plaatsen bij iedere uitgave, zelfs als die niet expliciet wordt gevraagd (datum van evenement, reis, verblijf, maand van uitbetaling, datum van factuur indien mogelijk,…) Steeds de link kunnen aantonen tussen de uitgave en het project Een aparte map (papier of elektronisch) bijhouden voor het project met ALLE bewijsstukken (statuut, aanwezigheidslijst, ticketten rapporten…) + betalingsbewijzen (factuur+bewijs van betaling) erin. Er moet een duidelijke structuur zijn in de klassering van uw bewijsstukken (helder, onderverdeeld in hoofdstukken, genummerd…) De regels van toepassing op de eindbegunstigde-organisatie zijn ook van toepassing op de partnerorganisatie van die organisatie. Indien twijfel over de subsidiabiliteit van een kost, verifieer de regelgeving (MB en website) of contacteer ons! 16/11/2018

Bewijsstukken (algemeen) => Eender welke schriftelijke documentatie bijhouden: elke factuur, betalingsbewijs, ticket, verslag, aanwezigheidslijst, uitnodiging, salarisfiche, folder, timesheets… => Ons advies: scannen van documenten = veiligst! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Bewijsstukken (salarissen) Bewijsstukken voor staff costs : 1. Affectatiebesluit: een voorbeeldformat is te vinden op de website AMIF/ISF. Het belangrijkste hierbij is dat dit opgemaakt dient te zijn ten laatste op de dag van de start van de tewerkstelling op het project! 2. Arbeidscontract/benoemingsbesluit 3. Functiebeschrijving (deze moet een duidelijke link met het project bevatten) 4. Salarisfiches of gelijkaardig (attesten, uittreksels uit elektronisch beheer…) => Vakantiegeld en Eindejaarspremies moeten specifiek worden vermeld en berekend 5. Timesheets: indien een personeelslid niet 100% werkt op het project is het bijhouden van timesheets verplicht (voorbeeldformats zie op de website AMIF/ISF). Indien iemand 100% werkt op het project is dit niet verplicht, maar kan het in sommige gevallen wel aan te raden zijn (bv indien er met een doelgroep wordt gewerkt, om aan te tonen voor hoeveel procent van de tijd men effectief met die doelgroep bezig was). De omschrijving van de taken moet ook duidelijk gelinkt zijn met het project. De formats voor de timesheets werden aangepast zodanig dat er nu ook steeds een jaartotaal (procentueel en exact) automatisch berekend wordt. Wij vragen met aandrang deze nieuwe formats vanaf nu te gebruiken, dit schept veel duidelijkheid bij controle achteraf! -> Vermelding van de specifieke projectactiviteit en AMIF= belangrijk! 16/11/2018

Bewijsstukken (doelgroep) Asiel, C1, bewijsstukken : 1. Bewijs van statuut van de persoon: Asielzoeker: een recente annex 26 (maximum 6 maanden oud bij de start van deelname aan het project); indien ouder dan moet ze vergezeld zijn van extra documenten die het legale verblijf van de persoon aantonen, zoals het immatriculatieattest geldig op het moment van begin deelname aan het project (dit betekent: tijdens het eerste persoonlijke contact met de organisatie) Erkend vluchteling: beslissing van erkenning van het vluchtelingenstatuut of attest van statuut vluchteling of verblijfsvergunning die geldig is bij begin deelname aan het project (recto-verso) Subsidiaire bescherming: beslissing van toekenning van statuut van subsidiaire bescherming EN verblijfsvergunning die geldig is bij de start van de deelname aan het project! Het statuut moet geldig zijn tijdens de duur van het project ( wanneer de persoon instapt in het project + eenmaal per jaar vanaf dan) 2. Bewijs van deelname aan de activiteit: getekende aanwezigheidslijsten, database + getekende documenten !!! Proportionele verwerping van kosten indien geen bewijs geleverd! Asiel, C3 , bewijsstukken : Ondertekende aanwezigheidslijsten, getekend door begunstigde + door vorming-gever. Logo+zinnetje AMIF moeten op de lijst staan. !!! Een persoon telt maar éénmaal zelfs al heeft die persoon verschillende malen deelgenomen aan vormingen of zelfs al werd die persoon meerdere malen begeleid binnen het project! 16/11/2018

16/11/2018 CONTROLE Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Controle-organen VASTE CONTROLE - > Verantwoordelijke Autoriteit: FOD Binnenlandse Zaken, Cel Europese fondsen -> Audit Autoriteit SPORADISCH -> Europese Commissie (zelf of via externe auditors) -> European Court of Auditors Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

1. Controle van tussentijdse rapporten De VA geeft u steeds feedback in verband met het ingediende rapport. Gelieve hier rekening mee te houden bij de uitvoering van uw project. De VA kan u ook vragen om uw rapport te herwerken. Mogelijks worden er vragen gesteld door de VA of een bezoek ter plaatse geregeld Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

2. Controle van finaal rapport De VA zal ofwel via steekproeven, ofwel voor 100% het narratief en financieel eindrapport controleren De VA zal de problematische punten communiceren U heeft recht op antwoord en aanvulling van stukken De VA beslist definitief over het aanvaarde eindsaldo Uw eindsaldo wordt uitbetaald of een bedrag wordt teruggevorderd Deze procedure kan geruime tijd in beslag nemen Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Controle ter plaatse Elk project zal door de VA minstens 1 maal bezocht worden Dit bezoek betreft eerder een inhoudelijke inzage in het verloop van het project Mogelijks wordt een steekproef gedaan bij de boekhouding U mag de VA steeds uitnodigen voor activiteiten van het project, wij hebben interesse in wat u doet! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

16/11/2018 AANDACHTSPUNTEN

Publicatie/Communicatie !!! Europese vlag + zinnetje AMIF op ALLE documenten gelinkt met het project die naar primaire of secundaire doelgroep gaan of naar de buitenwereld. Er moet aangetoond kunnen worden dat de doelgroep geïnformeerd werd van de financiering van AMIF (affiches op de muur, vermelding op de documenten, … ). De affiches zijn ter beschikking bij de VA. --) mogelijke verwerping van kosten als deze vermeldingen er niet (of niet correct) op staan! Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Onderaanneming (overheidsopdrachten) Steeds de nationale procedures volgen (van toepassing op final beneficiary en op partner!) ALLE documenten van de complete procedure moeten aanwezig zijn in het dossier. Indien publieke instantie: advies IF=onontbeerlijk. ! Opgelet met marktprocedure in geval van kleine bedragen --) 3 offertes zoeken/ 3 leveranciers contacteren en vergelijken (een spoor van uw opzoekingen registreren!) 16/11/2018

Aandachtspunt: anti-fraude Projectuitvoerders en hun partners dragen een belangrijke verantwoordelijkheid in het voorkomen van fraude. => transparantie in de boekhouding is belangrijk (wordt gecontroleerd) => 4-ogen principe wordt aanbevolen => vermijd belangenconflicten => pas de wet op overheidsopdrachten correct toe Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16/11/2018

Questions? Vragen? --) Magdalena Irzycka 02/500 24 36 magdalena.irzycka@ibz.fgov.be --) Annelieke Carlier 02/500 23 07 annelieke.carlier@ibz.fgov.be --) Cellule Fonds européens/Cel Europese fondsen amif.isf@ibz.eu --) website https://amif-isf.be/fr https://amif-isf.be/nl 16/11/2018