Aansluiting AJW op dienstencentrum Personeelsadministratie 7 december 2017

Hoe zouden jullie DCPA samenvatten in vijf trefwoorden?

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Klantencontact vanaf 1 januari 3 Aansluiting AJW concreet 4

Beslissingen van de Vlaamse regering – een overzicht Juni 2015: Referentiekader voor drie dienstencentra April 2014: Gemeenschappelijk personeelssysteem Mei 2016: Modernisering van ons personeelssysteem Vlimpers Maart 2015: Gemeenschappelijke dienstencentra

Waarom een gemeenschappelijke dienstverlening en systeem?

AgO – een globale visie en missie Gangmaker van de HR-groep van de Vlaamse overheid Ontwikkelen van het HR-beleid voor de Vlaamse overheid Aanbieden van HR- dienstverlening aan de entiteiten van de Vlaamse overheid zodat de entiteiten zich kunnen toeleggen op hun maatschappelijke opdrachten en kernactiviteiten

AgO – een duidelijke opdracht

AgO – de organisatie vanaf 1/1/2018 Team HR-programma’s Dienst Diversiteits-beleid Team Coördinatie en strategie Team onder-steuning topkader Team Coördinatie HR-klant Team Communicatie & Informatie Dienstencentrum Personeelsadmin. Dienstencentrum Talent Dienstencentrum Welzijn Juridisch Kenniscentrum HR Technologie en Data

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Klantencontact vanaf 1 januari 3 Aansluiting AJW concreet 4

Structuur AgO meer uitgewerkt

Organisatie dienstverlening Georganiseerd rond interne processen per thema bv. afwezigheden, instroom, welzijn, .. Volgens processen die aangepast zijn op basis van de afspraken gemaakt op de werksessies rond alle dienstverleningsprocessen met de nieuwe aansluitende entiteiten Dienstverlening op basis van de waterlijn en klantenafspraken

Processen binnen de entiteit Uniforme en gestroomlijnde dienstverlening voor personeelsadministratie Klantengesprekken Processen binnen de entiteit Alles boven de waterlijn: dienstverlening wordt verzekerd door het DC PA. Dit gebeurt zoveel mogelijk volgens een gestandariseerd proces Alles onder de waterlijn: diensten worden verzekerd binnen de entiteit Jullie merken dat de afbeelding nog geen volledig vlakke waterlijn toont, nog wat golven vertoont en opspattend water. We gebruiken dit als een beeld voor het feit dat momenteel nog niet alles volledig duidelijk is voor elke entiteit. Niet alle diensten boven de waterlijn zullen door het DC PA worden aangeboden aan alle entiteiten. Indien de huidige MOD/ personeelsdienst momenteel voor deze dienstverlening zorgt, dan zal de dienstverlening door het DC worden overgenomen vanaf 1/1/2016. Indien de entiteit dit zelf doet (bv prikklok, vorming,…): dan kunnen er naar de toekomst wel afspraken gemaakt worden om dit laten over te nemen door het DC PA maar voorlopig bij de entiteit Hoe gaan we ervoor zorgen dat de “waterlijn” vlakker kan worden? Via klantengesprekken tijdens de volgende weken waarin eventuele afwijkingen door functionele noodzakelijkheden kunnen afgesproken worden. Over deze gesprekken later meer in de presentatie Kris

Advies over tucht en bij juridische betwistingen Boven de waterlijn Arbeids-geneeskunde Looncontrole en -verwerking Generieke Rapportering (overgangs-periode) Arbeidsplaatsbeheer: Beheer masterdata en security AgO PLOEG-administratie Sociaal-juridisch advies Planning Administratief afhandelen verloven Personeels-administratie PLOEG – administratie: WVG gebruikt Vlimpers, voor vier entiteiten zullen zij dit op papier doen. Verwerking en opvolging zit boven de waterlijn, maar de input moet wel nog steeds van de entiteiten komen Beheer masterdata en security: Arbeidsplaatsbeheer: opzetten personeelsplan, koppelen functieprofielen en evaluatielijnen. Beheren security, rollen, werkstromen en toegangen in Vlimpers en cognos Voorzien van standaardrapportering: Personeelsrapportering (management en operationeel), prognoses en simulaties coördineren, testen en centraal aanbieden.  Generieke rapportering, i.e. rapportering die door meerdere entiteiten gebruikt kan worden, staat wel degelijk boven de waterlijn. Maar hier geldt een overgangsperiode van anderhalf jaar, waarbij continuïteit van de huidige rapportering wordt verzekerd. Controle- en opvolgingsrapporten vanuit AgO (overdracht Lieven Meuleman), andere vanuit DWVG (Kurt Cooreman niet overgedragen). Afwezigheidscontainers (binnen WVG specifiek voor Jongerenwelzijn) vanaf deze zomer vanuit AgO. (zie bijlage voor verslag overleg met WVG-entiteiten daarover van vrijdag) Arbeidsplaatsbeheer: zit volledig bij AgO Contracten en besluiten ivm personeel aanmaken Regelgeving bewaken Eedaflegging ondersteunen en algemeen onthaal Beheer prikkloksysteem Afhandelen werkplanning Administratief afhandelen vormingsaanvragen (bij team Vorming) Administratieve ondersteuning eretekens Arbeidsongevallen administratief afhandelen Opmaken dossier stoffelijke schade + aanvraag expertise Opvolgen welzijnscontracten

AJW Onder de waterlijn PLOEG: evaluaties Aanleveren basisinfo personeel AJW Aanvragen en goedkeuren verloven Aanleveren info organisatie HR-beleid Entiteit-specifiek onthaal Ondertekenen documenten Tucht- en juridische procedures opvolgen Goedkeuren en betalen facturen Kris Hierbij alvast een niet-limitatieve opsomming van processen/ diensten die zich onder de waterlijn bevinden en waar het personeelslid, de leidinggevende, de HR-BP of HR-specialist verantwoordelijk is. Vragen kunnen in de interactieve sessie van later Uittekenen en uitvoeren van een HR- en welzijnsbeleid. (voorzien vertrouwenspersoon, functieprofielen uitwerken Ondertekenen documenten (besluiten, contracten, …) bij zowel in- uit- als doorstroom Basisgegevens personeelslid aanleveren (wie komt in dienst, wie vraagt pensioen aan, bepalen en doorgeven werkervaring… ) Aanleveren info organisatie: Wijziging doorgeven personeelsplan, organisatiestructuur, werkstromen, rollen, … Goedkeuren aanvragen Betalen facturen Aanvragen en goedkeuren verloven: (ziekte)verloven aanvragen/goedkeuren in selfservice, melden arbeidsongeval, ziektecontrole aanvragen Entiteit-specifiek onthaal Registraties en invoer van afwezigheden in de prikklok / Invoer werkplanning (Harmony). Beheer van de planning zit bij de klant (tool harmony). De vergoedingen die verbonden zijn aan de tool wordt door AgO beheerd. Opvolging van personeelsbetwisting en tuchtprocedures (aanstellen advocaat, …) Uitvoeren evaluaties/opmaak planning (PLOEG): WVG gebruikt vlimpers en voor 4 entiteiten zullen zij het op papier doen Verwerking en opvolging zit boven de waterlijn maar input moet nog van de entiteiten komen Eretekens uitreiken Bij uitstroom: terugvragen van materiaal (ziekte)verloven aanvragen/goedkeuren in selfservice, melden arbeidsongeval, ziektecontrole aanvragen Uitvoeren adviezen arbeidsgeneeskunde Uitvoeren van standaardrapporten (Cognos), definiëren rapporteringsvragen of vragen naar prognoses Entiteit specifieke rapporten en prognoses maken (als er geen rapporteur naar HR T&D mee kwam)

Teamsamenstelling – overzicht Bij de opstart is de continuïteit in de dienstverlening onze grootste prioriteit om de kwaliteit maximaal te behouden. Huidige medewerkers WVG volgen hun klanten en blijven voor hen werken, ook bij AgO; ze volgen bovendien hun taak en blijven deze uitvoeren, ook bij AgO. Hierdoor garanderen we dat de kennis over specifieke situaties bewaard blijft (vb. justitiehuizen) Vanuit continuïteit start AgO (stapsgewijs) met de verdere alignering van de dienstverlening

verdubbelt in omvang (nou ja, bijna) Teamsamenstelling vanaf 1/1/2018 – overzicht Team 3 Team 6 Team 9 DCPA verdubbelt in omvang (nou ja, bijna) DEWI, VLAIO, PMEIS, ANB, (EV)INBO, OV AM, VREG, SAR Minaraad, VEA Overheid breed team WVG VLM Team 1 Team 4 Team 7 OV, CJM, Syntra, DWSE FB, IV, LV, VLABEL Team e-dossier SV Team 2 Team 5 Team 8 Omgeving, VMM, Onroerend erfgoed, Wonen VL KB MOW DVW

Expert/ Coördinerend Dossier behandelaars Teamsamenstelling – Team 9 Team leider Steven Portael Expert/ Coördinerend Dossier behandelaars Mieke Wullems Peter Janssens Lieven Meuleman

Teamsamenstelling – Team 9 Dossier behandelaars Baert Sarah Vandenbussche Wim Vanwittenbergh Lisa De Groote Stefanie Vandenbauw Inne Hulsbosch Tina Weyenberg Annelies Vercouter Ann Cloet Annelies VanderbrugghenArne Smets Ann Verreydt Lies

Teamsamenstelling – Overheidsbreed team Dossier behandelaars De Backer Yves De Weghe Nancy Meert Rita Van Den Berghe Wendy Het team werkt voor de dossiers van alle klantentiteiten En heeft 2 thematische behandelgroepen Team leider Dirk van stichel nog toevoegen Dirk Van Stichel Arbeidsgeneeskunde – Arbeidsongevallen Woon-werkverkeer Eretekens

Deze personeelsleden gaan eveneens werken bij AgO Vanessa Raveydts : kennis- en informatiebeheerder/ontwikkeling website DCPA Patricia Uyttersprot: dienstencentrum Talent/Vorming Maarten Van de Sande: - Ondersteuning doorstart overheidsbreed team en team personeelsadministratie - Gedeeltelijke inzet DC Talent en project PersoneelPunt Philippe Samoise Kristien Van Essche Eva Vermeylen Diana De Leye Langdurig zieken 1)      Vanessa Raveydts: kennis- en informatiebeheer/ontwikkeling website DCPA 2)      Patricia Uyttersprot: dienstentencentrum Talent/Vorming 3)      Maarten Van De Sande: ·         Ondersteuning doorstart overheidsbreed team en team Personeelsadministratie ·         Gedeeltelijke inzet DC Talent en project PersoneelPunt 4)      Langdurig zieken: a.       Philippe Samoise b.      Kristien Van Essche c.       Eva Vermeylen d.      Diana De Leye

Vormingsadministratie

Teams juristen, dienstverleners incl Teams juristen, dienstverleners incl. setup & security, rapporteurs, applicatiebeheerders en project PersoneelPunt

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Klantencontact vanaf 1 januari 3 Aansluiting AJW concreet 4

Klantencontact vanaf 1 januari – focus op bereikbaarheid Vragen van personeelslid (persoonlijk dossier, gebruik van Vlimpers) Vragen van leidend ambtenaar/HR/ afdelingshoofd (dossier personeelslid, overkoepelende thema’s, organisatievragen bv. Fusie, Rapportering) Eén centraal opvolgingssysteem Telefonisch contact met dossierbehandelaar of teamleider via infolijn: 02 55 36 000 Contactformulier in Vlimpers voor klanten, en één generiek e-mailadres voor externe partijen. Contactdagen Persoonlijk contact na afspraak Selfservice: het Vlimpersportaal als dé plaats om zelf informatie en antwoorden te vinden. Wordt verder uitgelegd bij het deel over Vlimpers Klachten van klant Individuele klacht via Vlimpers contactformulier – procedure via klachtencoördinator van AgO + Geaggregeerd te behandelen in klantengesprekken met HRBP

http://intranet.vonet.be/dienstencentrum-personeelsadministratie

Vlimpers als portaal

Vlimpers – Self Service Voor personeelsleden: Afwezigheden aanvragen Overzicht en tellers van afwezigheden raadplegen Loopbaan- en anciënniteitoverzicht raadplegen Persoonsgegevens beheren Abonnementen aanvragen Mobiliteitsgegevens registreren Functiegegevens consulteren Elektronische loonfiches, fiscale fiches raadplegen Salarisgegevens en overzicht van de maaltijdcheques raadplegen Vergoedingen aanvragen (fietsvergoeding) Documenten opvragen (ziekteattest, aanvraag loopbaanonderbreking, vakantieattest) Voor leidinggevenden: Afwezigheden beheren Functie- en persoonsgegevens van personeelsleden opvragen Overzicht loopbaan en anciënniteit personeelsleden raadplegen Maandkalender aan/afwezigheden personeelsleden raadplegen

Online contactformulier in Vlimpers Er worden nog infosessies en opleidingen voorzien voor de overkomende medewerkers en de eindgebruikers.

Online contactformulier in Vlimpers – Detail

Agenda Agentschap Overheidspersoneel 1 Dienstverlening Personeelsadministratie 2 Klantencontact vanaf 1 januari 3 Aansluiting AJW concreet 4

Aansluiting op de dienstverlening – verder bouwen vanuit continuïteit! Klantenafspraken Analyse AS IS Afspraken TO BE Transitie HR en onthaal verder bouwen vanuit continuïteit Communicatie en opleiding

Klantenafspraken Nu: opmaak klantenfiches tussen AgO en elke klantentiteit Tijdelijke afspraken in kader van continuïteit Entiteitspecifieke afspraken Werkinstrument voor dossierbehandelaars en HR in de entiteit Gevalideerd door de leidend ambtenaren van AgO en de betrokken entiteit Vanaf 1 januari: klantengesprekken tussen teamleider AgO en HR klantentiteit Bespreken van lopende en komende vragen Indien nodig: bijsturen van de klantenfiches

HR en onthaal nieuwe medewerkers Actieplan 4/12 Kennismaking met de nieuwe werkplek en collega’s Kick-off HR-principes Toewijzing aan functie en team 2/1 Nieuwsjaarsreceptie Bevraging talenten 3-4/1 Onthaaldag Bezoekdagen Infosessies en kijkstages Loopbaangesprekken en screening Apr ‘17 Jun ‘17 Jul ‘17 Jan ‘18 Jan ‘17 Feb ‘17 Maa ‘17 Mei ‘17 Aug ‘17 Sep ‘17 Okt ‘17 Nov ‘17 Dec ‘17 Feb ‘18 Onthaal en kennismaking: Bezoekdagen: per personeelsdienst – meekijken op de werkvloer, vraag en antwoordsessie 4 december: Welkomstdag – kennis maken met AgO, de nieuwe collega’s en de werkplek 3-4 januari: Praktische opstart (materiaal en toegangen)

Communicatie en opleiding Actieplan principes voor aansluitingen, FAQ, onthaaltraject high level praktische afspraken eerste werkdagen Toewijzing Opleidingskalender Onthaaldagen PL: welkom, HR- en onthaaltraject, profielen in PEP Q&A Kennismaking Infosessies en kijkstages Opleidingstraject Nov ‘16 Dec ‘16 Apr ‘17 Jun ‘17 Jul ‘17 Jan ‘18 Jan ‘17 Feb ‘17 Maa ‘17 Mei ‘17 Aug ‘17 Sep ‘17 Okt ‘17 Nov ‘17 Dec ‘17 Feb ‘18 Mrt’18 Apr‘18 Mei ‘18 Juni ‘18 Communicatiecampagne Klantengesprekken HR: principes voor aansluitingen, HR-organisatie in de entiteit Klanten: wat verandert op 1 januari? Klanten: welkom bij het DCPA Infosessies voor management en HR Kick-off voor AH MOD’s en HR Nieuwe collega’s: Zeker Weten transitienieuws Opleidingstraject vanaf medio december Nieuwe klanten: AgO voorziet communicatie- en opleidingsmateriaal Infosessies voor management en HR / personeel (op vraag) 11/12: mail vanuit MOD WVG naar alle klanten om overgang naar AgO aan te kondigen 2/01: Welkomstmail

Opleiding – een overzicht Processen basiskader Module: Processen algemeen + CRM Processen per topic Module: Afwezig-heden Module: Instroom Module: Doorstroom Module: Uitstroom Module: Loon (financieel) Module: Welzijn Module: Set up en security Module: Rapportering Module: P&T Module: Prestatie Systeem Module: Release December Module: Vlimpers Basis Module: CRM Schakel Basis Module: Skype for Business

Opleiding December 2017 – Januari 2018 Processen basiskader Module: Processen algemeen Processen per topic Module: Afwezig-heden Module: Prestatie December 2017 Systeem Module: Release December Systeem Module: CRM Schakel Basis Module: Skype for Business Januari 2018

Vragen? Meer informatie: Overheid.vlaanderen.be/personeel Overheid.vlaanderen.be/vlimpers