Module 5: Functiefamilies als instrument voor geïntegreerd P&O-beleid Spreker: Simon Ondersteuningstraject functieclassificatie en personeelsplan met functieclassificatie

Agenda Timing Activiteit 09u30-09u35 Inleiding Context Doel van het modulair traject Voorstelling module 5 09u35-09u45 Vragenkwartiertje en vooruitgang sinds module 4 09u45-11.15u Gewikt & gewogen: wat nu? Het geheel bekijken Een geïntegreerd HR beleid Communicatie 11u15-11u30 Koffiepauze 11u30-12u10 Praktijkgetuigenissen 12u10-12u30 Digitalisering 12u30-12u40 Afsluiting Spreker: Simon

Inleiding Spreker: Simon

Context Centraal ondersteuningstraject (AgO x KPMG) Nieuw functieclassificatiesysteem en bijhorende functiematrix Alle functies zijn toegewezen aan een functiefamilie en een functieklasse tegen 31/12/2017 Vertaling naar personeelsplan (PEP) uitgedrukt in functiefamilies en klassen: 1 april 2018 C. Maatwerk A. Modulair traject B. Intervisiesessies Centraal ondersteuningstraject (AgO x KPMG) Spreker: Simon Extra aandacht naar de intervisiesessies die worden georganiseerd Hier kunnen entiteiten de wegingen van hun entiteit kaderen in de bredere overheidscontext en toetsen aan de wegingen van soortgelijke functies in andere entiteiten. AgO zal deze info capteren en gebruiken bij het opstellen in een handleiding. Waardoor de interpretatieruimte van de indelingscriteria kleiner worden en uniformiteit over de entiteiten groter. Maatwerk vermelden: nog steeds een optie voor zij die willen

Doel van het modulair traject Steeds combinatie van inhoudelijk kader + voorbeelden + praktijk Dat het stappenplan van de VO volgt Rekening houdend met een divers publiek met uiteenlopende noden Rekening houdend met feedback uit eerdere modules ≠ Intervisiesessie ≠ Maatwerk Spreker: Simon Er zijn enkele mensen die nog niet aanwezig waren op een van de modules, nog eens benadrukken wat doelstelling en werkwijze is om verwachtingen scherp te stellen.

Voorstelling Module 5: Functiefamilies als instrument voor geïntegreerd P&O-beleid Doel van deze stap in het stappenplan Verwacht resultaat Geïntegreerd P&O-beleid, op basis van een kwalitatieve en dynamische personeelsplan Maatregelen i.k.v. HR-beleid, vb. werving & selectie, leren & ontwikkelen, prestatiemanagement, loopbaanbeleid Organisatie – (her)ontwerp Onze focus voor de rest van de sessie Spreker: Simon Doel van deze stap: Functieweging finaliseren opmaken van personeelsplan in functieclassificatie Verwacht resultaat – opgenomen in het VPS

Praktische richtlijnen opmaak PEP in functiefamilies en functieklassen Personeelsplan <-> Personeelsbezetting: het PEP bevat de functies (stoelen) die een organisatie nodig heeft, los van wie op de stoel zit Langdurig afwezige personeelsleden worden bij terugkeer aan een lege stoel toegewezen Aan hen moet dus nog geen functiebeschrijving, fufa en klasse gecommuniceerd worden PEP wordt opgemaakt in fufa’s en klassen en niet langer in graden Personeelsbezetting is een lijst van de personeelsleden die in dienst zijn met hun graad, fufa en klasse Voor langdurig afwezigen alleen hun graad Het PEP bevat alle contractuele, statutaire en mandaatfuncties binnen een entiteit maar dat betekent niet noodzakelijk dat in het PEP ook zichtbaar moet zijn welke functies contractuele, statutaire of mandaatfuncties zijn

Vragenkwartiertje en getuigenis Spreker: Simon/Kato/Ronny

Jullie vragen? Spreker: Simon/Kato – 15 min

Getuigenis: vooruitgang sinds module 4

Wonen-Vlaanderen

Timing functie-classificatie 30/11/2017

Timing en rolverdeling finale uitrol functieclassificatie Stand van zaken: Functiebeschrijvingen in opmaak (afrondingsfase) Incl. toewijzing aan functiefamilie Proefwegingen door HR, organisatieadviseur, in afstemming met betrokken LG

DC 5/12: eerste bespreking indeling functies: Vervolg: DC 5/12: eerste bespreking indeling functies: Functiefamilie Functieklasse DC 19/12: informele validatie indeling functies Midden januari ‘18: start overlegperiode Bezorgen functiebeschrijving, functiefamilie en functieklasse aan functiehouders Periode van 30 kalenderdagen overleg: individueel en/of in groep DC 27/03/’18: formele validatie fube’s, fufa en klasse Begin april ‘18: formele communicatie wegingsresultaat aan functiehouders Start beroepstermijnen

Communicatie Na EOC (29/11) bovenstaande uitrol (op grote lijnen) communiceren Communicatie (januari) agentschapsbrede communicatie (via nieuwsbrief) Geïndividualiseerde mail, incl fube, fufa en functieklasse Communicatie formele validatie + beroepsprocedure Via nieuwsbrief (op proces) Individueel conform VPS

Gewikt & gewogen: wat nu?

Gewikt & gewogen: wat nu? 1. Het geheel bekijken 2. Een geïntegreerd HR beleid 3. Communicatie

Het geheel bekijken: in de functieniveaumatrix

Het geheel bekijken: simulatie Wanneer alles gewogen is: check via simulatie, op basis van werkelijke wegingen Momenteel 774 observaties uit 3 entiteiten Koppelen wegingsresultaten aan de salarisgegevens van elk individu Simuleren kostprijs integratie (T = moment invoering) volgens huidige hypothesen en parameters (voorlopig: 0,95%) Simuleren kostprijs T + x jaar Anoniem Analyse interne en externe billijkheid Rapportering aan de entiteit T + x jaar = T = de nog niet gekende datum van invoering van het nieuw LBB (kost wordt momenteel gesimuleerd) T + x = de kostprijs wordt gesimuleerd op een moment x na de invoering (x = een nog te bepalen aantal jaren na die uitvoering) Caveat: betreft niet-gevalideerde parameters. Voor meer info: contacteer Ronny Verstraete

Het geheel bekijken: simulatie Wat vertelt een simulatie? Geeft informatie over waar er onbillijkheden zitten in de organisatie, d.w.z. wanverhouding tussen zwaarte van de functie versus loon  Comparatio: huidige salaris versus gesimuleerde salaris volgens toekomstige beloningsbeleid Waarom zou ik dit doen? Het oplossen van onbillijkheden is de bestaansreden van het functieclassficatiesysteem  focus voor HR-beleid i.k.v. toekomstig nieuw loonbeleid Comparatio > 112%: persoon wordt te veel betaald in verhouding tot de zwaarte van de functie Persoon kan op een zwaardere functie worden gezet Persoon kan naar een functie overgaan in lijn met salaris Waarom zou iemand dit doen? Geen verdere groeikansen indien in te lichte functie Indien > 120%: bevriezing loon Comparatio < 80%: persoon wordt te weinig betaald in verhouding tot de zwaarte van de functie Additionele financiële bronnen worden voorzien

Het geheel bekijken: simulatie Billijkheid? Loon staat in verhouding tot de zwaarte van de functie en de gekozen marktpositionering

Het geheel bekijken: simulatie Billijkheid? Loon niet in verhouding tot zwaarte van functie en de gekozen marktpositionering

Het geheel bekijken: simulatie Comparatio > 112% Comparatio < 80% Medewerker wordt te veel betaald in verhouding tot de zwaarte van de functie en de gekozen marktpositionering Medewerker kan op een zwaardere functie worden gezet Medewerker kan naar een functie overgaan in lijn met salaris Medewerker wordt te weinig betaald in verhouding tot de zwaarte van de functie en de gekozen marktpositionering Additionele financiële bronnen worden voorzien Waarom zou iemand dit doen? Geen verdere groeikansen indien in te lichte functie Indien > 112% voor functies tot en met klasse 17 en > 108% voor de andere functies  bevriezing loon (onderhandelingsmaterie)  Geen bijkomende onbillijkheden bij creëren. Zoveel mogelijk onbillijkheden blootleggen en oplossen vóór implementatie loonbeleid.

Een geïntegreerd HR beleid? Personeelsplanning en functieclassificatie als trigger van HR processen Aantrekken van talent Rekrutering & Selectie Strategische noden? Organisatie-doelstellingen & strategie, en PESTE-analyse Implicaties op vlak van HR Een geïntegreerd HR beleid Ontwikkelen van talent Leren & Ontwikkelen Prestatiemanagement Loopbaanbeheer/interne mobiliteit Risico’s? Inzetten van talent: juiste persoon, op juiste plek, op juiste moment Personeelsplanning Beloningsbeleid Successieplanning Terugblikken op afgelopen modules: altijd vertrokken vanuit waar de organisatie in de toekomst naartoe gaat. Lijn wordt hier doorgetrokken. Is typisch voor (strategische)personeelsplanning: zal altijd bepaalde HR processen gaan triggeren.

Een geïntegreerd HR beleid Aantrekken van talent Een geïntegreerd HR beleid Rekrutering & Selectie Vacante posities? Geen instroom als zinvolle doorstroom mogelijk is

Een geïntegreerd HR beleid Aantrekken van talent Een geïntegreerd HR beleid Ontwikkelen van talent Rekrutering & Selectie Vacante posities? Geen instroom als zinvolle doorstroom mogelijk is Leren & Ontwikkelen Middel voor verruimen inzetbaarheid Welke kennis en vaardigheden moeten ontwikkeld worden bij medewerkers? L&O strategie uitwerken: Wat voor type L&O? Vb. coaching, “klassieke” opleidingen, “een dag in het leven van…”, workshops, etc. Door wie? Voor welke populatie? Vb. groepen van functiefamilies? Link met loopbaanbegeleidingsinitiatieven? Wat is haalbaar: budget, infrastructuur, cultuur? Vertaling naar concreet curriculum en implementatieplan

Een geïntegreerd HR beleid Ontwikkelen van talent Een geïntegreerd HR beleid Prestatiemanagement Van beoordelingsinstrument naar ontwikkelinstrument Legt situaties van onderprestatie bloot  aanleiding tot integratie in/afstemming met andere HR processen, oa. personeelsplanning Bestaand evaluatieproces updaten/actualiseren/aanvullen met nieuwe info, bvb. Criteria voor evaluatie moeten helder zijn, zo concreet mogelijk: Vb: Organisatie ondersteunend in klasse 14-15-16: wat is het verschil? Welke competenties moeten bijkomend ontwikkeld worden om van 14 naar 15 te gaan etc.? Vraagt tevens om heldere communicatie en transparantie Formele evaluatie niet haaks op frequentie feedback een kwalitatieve dialoog over loopbaan, coaching, focus op versterken positieve kanten van een individu… Van toepassing op iedereen Verantwoordelijkheid van leidinggevenden in correcte en consequente toepassing

Een geïntegreerd HR beleid Ontwikkelen van talent Een geïntegreerd HR beleid Loopbaanbeheer/interne mobiliteit Logische loopbaanpaden identificeren: hoe kan een carrière er bij de Vlaamse overheid en bij entiteit X uitzien? Integreren met L&O proces: creëren van heldere ontwikkel- en carrièremogelijkheden  prestatie verbeteren EN motiveren van teams & individuen Hoe? Bestaande loopbaanpaden bekijken en typische loopbaanbewegingen analyseren Richtlijnen opmaken: vereisten/criteria voor mobiliteit naar verschillende niveaus binnen een bepaald loopbaanpad maar ook overheen loopbaanpaden Uitwerken van concrete loopbaanpaden volgens richtlijnen Afstemmen met betrokkenen, verfijnen o.b.v. feedback Afstemming met andere HR processen: aligneren met vb. R&S, quid behouden van medewerkers kritische vaardigheden (successieplanning)

Een geïntegreerd HR beleid Ontwikkelen van talent Een geïntegreerd HR beleid Loopbaanbeheer/interne mobiliteit (vervolg) Horizontale, verticale en diagonale loopbaanbewegingen mogelijk Verticale beweging binnen een klasse, vb. andere positie of andere graad van bedrevenheid. Horizontale beweging binnen een klasse, vb. verandering naar gelijkaardige positie/rol binnen dezelfde functiefamilie Verticale beweging met wijziging in klasse Horizontale beweging met wijziging in vb. functiefamilie

Een geïntegreerd HR beleid Ontwikkelen van talent Een geïntegreerd HR beleid Loopbaanbeheer/interne mobiliteit (vervolg) Sprongen in de functiematrix Sprong Impact 4 klassen  wereld van verschil gevaarlijke promotie (af te raden) 3 klassen  groot verschil  significante promotie (coaching nodig) 2 klassen  duidelijk verschil  promotie 1 klassen  verschil  functie wordt ruimer < 1 klasse  Zelfde waarde  vergelijkbare functie (logische stappen tussen fufa’s volgen nog)

Een geïntegreerd HR beleid Ontwikkelen van talent Een geïntegreerd HR beleid Loopbaanbeheer/interne mobiliteit (vervolg) Definiëren van development processen zodat loopbaanmobiliteit kan opgevolgd worden. Denk aan vragen zoals: Hoe begrijpen wat de ambities zijn van een individu? Discussie tussen leidinggevende en medewerkers Quid “aanduiding” van een medewerker voor specifiek loopbaanpad Wordt aan de kwaliteitscriteria om in een bepaalde loopbaan te komen voldaan? Cross-check met HR Heeft de medewerker de nodige vaardigheden om de nieuwe functie in het loopbaanpad op te nemen? Persoonlijk ontwikkelplan, andere initiatieven,… Zal de status van de medewerker veranderen in het nieuwe loopbaanpad? Nieuwe positie, verloning, premies etc.

Een geïntegreerd HR beleid Inzetten van talent: juiste persoon, op juiste plek, op juiste moment Een geïntegreerd HR beleid Successieplanning Successieplanning: Welke bevorderingen worden verwacht? Wie zijn toekomstige leiders? Voeren van talentbesprekingen Leeftijd linken aan functiefamilies: uitstroom van kritische competenties? Personeelsplanning Continu opvolgen van kloof tussen noden en wat er is Aanduiden van prioriteiten Nadenken over alternatieven invulling van kloof: Begeleide heroriëntering Tijdelijke mobiliteit via talent pools Jobcrafting: het individu zoekt zelf een invulling van de bestaande job die energie geeft (zinvol werk, werkbaar werk) Begeleide heroriëntering: in geval van het verdwijnen van de functie, het niet langer kunnen uitoefenen van de functie om medische redenen, het niet kunnen terugkeren naar de functie na een afwezigheid van minstens 6 maanden (muv zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof). In deze gevallen van gedwongen mobiliteit wordt de inzetbaarheid van de betrokken personeelsleden verhoogd door intensieve begeleiding en zo nodig herscholing. Talent pools: bevatten zowel medewerkers die zich vrijwillig aanmelden als personeelsleden in begeleide heroriëntering. Vacatures voor tijdelijke personeelsbehoeften moeten in de eerste plaats voorgelegd worden aan deze talent pools (zie blauwdruk: toekomstgericht)

COMMUNICATIE Wanneer – Wat – Hoe – Door Wie – Tips & tricks

Totale doorlooptijd fase 1 – fase 2: ±3,5 maand Wanneer Te respecteren termijnen ikv interne beroepsprocedure: https://overheid.vlaanderen.be/nieuws/impact-van-advies-begeleidingscommissie-en-wijzigingen-vps-op-functieclassificatie Totale doorlooptijd fase 1 – fase 2: ±3,5 maand Recht op overleg met lijnmanager Gelijktijdige ontvangst fube voor functiehouders binnen entiteit met identieke functie  gelijktijdige opstart beroepsprocedure vanaf de inwerkingtreding van de personeelsplannen uitgedrukt in functieclassificatie …bij formele, vacature gebonden personeelsbewegingen vanaf die datum zal bijgevolg geen beroep kunnen aangetekend worden tegen het wegingsresultaat.”

Wat Formeel mee te delen elementen: Fube met functiefamilie en functieklasse Mogelijkheid om feedback te vragen over de functieweging Eventueel: Gehanteerde indelingscriteria W.b.t. motivatie van indelingscriteria= initieel niet meedelen maar wel beschikbaar houden en overmaken bij vragen/problemen of meteen meesturen Organisatie interne/externe beroepsprocedure Wie zetelt in validatiecomité

Wat Elementen die het bredere geheel omkaderen - afhankelijk van de manier waarop de communicatie gebeurt, afhankelijk van wat het publiek wel/niet heeft vernomen, afhankelijk van de mate waarin functiehouders tijdens de oefening betrokken waren, vb.: Het wat uitleggen In welk project kader dit? Wat is functieclassificatie eigenlijk? Het waarom verduidelijken: Waarom gebeurt deze oefening? Wat zijn de beoogde voordelen? Het proces verduidelijken Hoe is de weging tot stand gekomen? Wie heeft er allemaal aan meegewerkt? Vertaling naar wat dit concreet voor de medewerker in kwestie betekent: What’s in it for me? Rekening houdend met verschillende perspectieven: voordelen kunnen anders zijn per doelgroep, vb. leidinggevenden vs. medewerkers Wat zijn de volgende stappen? …

Hoe Ga niet uit van veronderstellingen op basis van eigen perceptie, vb. “ze hebben het al eens gehoord”, “er is toch een mail verstuurd”…  herhaling, herhaling, herhaling Documentatie ≠ communicatie Consistent verhaal, transparant, eerlijk, negatieve aspecten niet “toedekken”/verbergen Anticipeer op vragen: Wat via de officiële kanalen, wat opgevangen via de wandelgangen..? Hoe vragen nadien nog beantwoorden Ondersteun ook diegenen die de communicatie moet brengen: Denk na over wie welke boodschap best geeft en welke ondersteuning daarbij nodig kan zijn: lijnmanager, quid afdelingshoofd, andere? Zijn zij zich zelf bewust van wat er te gebeuren staat? Zien zij hiervan zelf de noodzaak in? Zijn ze zelf gemotiveerd voor dit verhaal? Hebben ze de juiste kennis & vaardigheden om te doen wat van hen gevraagd wordt? Kunnen zij dit effectief toepassen in de praktijk?

Hoe Hou ermee rekening dat de oefening emoties kan meebrengen. Shock & ontkenning: op zoek gaan naar bewijs dat het niet waar is Frustratie: herkenning dat dingen anders zijn, soms boosheid Depressie: negatieve stemming, weinig energie, hulpeloosheid Onderhandelen: uitreiken naar anderen, betekenis zoeken, verhaal delen met anderen Acceptatie: opties onderzoeken, nieuwe plannen maken Kübler-Ross curve

Hoe we denken dat het gaat Hou ermee rekening dat de oefening emoties kan meebrengen De sequentie, duur, intensiteit verloopt bovendien voor iedereen anders,; sommigen doorlopen de cyclus in 1 gesprek, anderen doen er veel langer over, sommigen gaan heen & weer…  er is geen 1 standaard aanpak. Hoe we denken dat het gaat Hoe het werkelijk gaat

Hoe Bereid je voor op (individuele) gesprekken Vooraf Identificeer mogelijke scenario’s: welke reacties worden geanticipeerd en waarom? Verduidelijken nog openstaande vragen, vb. Welke beslissingen moeten nog genomen worden? Welk ondersteunend materiaal hebben we ter beschikking, en zouden we willen/nodig hebben? (vb. script of draaiboek voor een gesprek dat minstens de structuur al vastlegt) Handvaten over hoe zulke gesprekken gevoerd moeten worden, eventueel organisatie training/werksessie hierrond Eventueel: de ganse ploeg/team/afdeling informeren (de gesprekken starten) Verduidelijken wie welke rol te spelen zal hebben in het proces Voelt men zich in staat deze rol op te nemen? Indien niet, wat kan hen daarin helpen? Is het DT werkelijk “mee” met het verhaal rond functieclassificatie? Indien niet, waar zitten nog barrières? Wat moet nog verder verhelderd worden?  klaar zijn voor eventuele escalatie! Zorg voor gunstige situatie – agenda geblokkeerd, mentaal rustig Zorg voor geschikte plaats – discreet, rustig, water, gsm / pc uit

Hoe Bereid je voor op (individuele) gesprekken Tijdens Zich positioneren in zijn rol als leidinggevende Verduidelijken ieders rol in het proces Gefocust blijven op het doel van het gesprek, de boodschap, de persoon Aanvaarden dat de medewerker een emotie tot uiting brengt: luister vooral. Niet alles behoeft onmiddellijke (tegen)reactie Eigen emoties onder controle houden, ademhalen Niet bang zijn voor stiltes Tijd beheren Over het algemeen te vermijden: in discussie gaan, onderhandelen, zelf emotioneel reageren, ingaan op persoonlijke vergelijkingen, ontkenning van een potentieel negatieve situatie, persoonlijke emoties van iemand proberen te ontkennen of tegen te gaan, erom heen draaien…

Neem tijd voor jezelf, een luisterend oor, sport, ontspanning, … Hoe Bereid je voor op (individuele) gesprekken Na Het volledige team op de hoogte brengen: aankondigen dat alle geplande mededelingen hebben plaatsgevonden, tijd voorzien om de volgende stappen voor de organisatie voor te bereiden Zich beschikbaar en nabij opstellen voor de medewerkers Aangeven waar men terecht kan voor vragen Neem tijd voor jezelf, een luisterend oor, sport, ontspanning, …

Hoe Zorg dat de rol van de leidinggevenden (lijnmanager, teamverantwoordelijken, afdelingshoofden helder is Voorbeeld In individuele gesprekken: Communiceer transparant de persoonlijke impact van de herstructurering op de medewerker Maar ook nadien, blijf beschikbaar voor vragen & bedenkingen van medewerkers Communicatie Feedback/bedenkingen deel je met je HRBP/ manager (niet met je medewerkers) Biedt morele steun aan medewerkers d.m.v. empathie; motiveer en stimuleer eigenschrao Ondersteuning

Praktijkgetuigenis Max 45 minuten Spreker: Bart Timperman van HFB 2e spreker wordt gezocht

Getuigenis 1: Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO)

Getuigenis 2: Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO)

Functieclassificatie Aanpak d.d. december 2017

Plan van aanpak

Timing

Projectstructuur

Communicatie

Algemene uitgangspunten project Inschakeling externe consultant Betrokkenheid van personeelsleden en draagvlak 20-tal generieke functiebeschrijvingen Rollen en taken toevoegen in PLOEG – pragmatisch gebruik van PLOEG Link met loopbaanpaden – billijkheid Focus op PEP AS IS en PEP TO BE Focus op competenties en ontwikkeling

Strategische oefening Leidende principes bepalen voor PEP to be VLAIO 2.0 (fusie agentschap en hervormingstrajecten) Verankering waarden VO Vertrekpunt beleidsnota en –brief Klantgerichtheid centraal en efficiënte / homogene klantenbeleving Objectivering en transparantie van de noden van de organisatie en de individuele medewerker Evenwicht tussen inhoudelijke expertise, operationele know how en businesscase gericht denken op entiteitsniveau (T-profielen) Binnen alle processen van de organisatie streven we naar maximale betrokkenheid en gelijke waardering voor zowel beleid, productie en ondersteuning

Strategische oefening HR-prioriteiten bepalen Vb: inzetten op talent en samenwerking (project ‘Talent in Beweging’) Vb: inzetten op loopbaanbegeleiding en –paden Vb: inzetten op welzijn in transitieprojecten Vb: inzetten op transparantie processen / doelstellingen / wie doet wat

Werkgroepen

Werkgroepen

Digitalisering Spreker: Simon

Functieclassificatie & PersoneelPunt (profielbeheer) Max 30 minuten Spreker: ?

Vlimpers -> PersoneelPunt PersoneelPunt = een gemeenschappelijk en performant HR-systeem voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid, op basis van gestroomlijnde processen van het hele HR-domein, ondersteund door actuele technologie. Dit HR-systeem bestaat uit de drie grote functionele componenten (kern HR, loonverwerking en talent) aangevuld met een aantal dienstverleningstoepassingen en interfaces. https://overheid.vlaanderen.be/programma-personeelpunt PersoneelPunt HR-Dienstencentra Andere HR-projecten Centraal In 1 entiteit Vb. FuCla. Personeelssysteem Vlimpers => komende jaren vernieuwd via het programma PersoneelPunt Vernieuwing Kern: techn upgrade, functionaliteiten – zelfde systeem: Oracle Peoplesoft Loon: mogelijk ander product Talent: zeker ander product – namelijk een SaaS-oplossing, mogelijk wel Oracle maar mogelijk ook een andere PersoneelPunt wordt geïmpacteerd door/heeft impact op/houdt rekening met… HR-beleid Vlaamse overheid Samen in 1 personeelssysteem Verschil in timing met andere projecten HR-processen aligneren Aansluiting bij het Dienstencentrum

In aanbestedingsfase, gunning 1/1/2018 Gemeenschappelijk HR-systeem Gemeenschappelijk(e) processen, gebruik, lay-out, procedures, werkinstructies, afspraken, … HR-systeem: kern, loonverwerking, talent-modules Talent Loonverwerking Kern In aanbestedingsfase, gunning 1/1/2018 Gemeenschappelijk HR-systeem

Talent-modules: Profielbeheer Rekrutering & Selectie Opleiding Prestatie-management Talent-bespreking Talentpools & Interne mobiliteit Wave 1 1 feb 2019 Kind&Gezin 1 dec 2019 Wave 0 1 sept 2018 Uitrolplanning met voor elke entiteit de specifieke data zijn op 13 juli gestuurd aan de leidend ambtenaar en HRBP Profielbeheer is Bron van Aansturing Daarom PB voor iedereen als 1e Kind&Gezin: 1 dec 19

Excel-bestand Documentering gewogen en gevalideerde functiebeschrijvingen 2 bestanden: met/zonder standaard-voorbeeldactiviteiten Instructies gebruik Excel conform richtlijnen Functieclassificatie Generiek obv sjablonen Generiek voor meerdere personen Vrije opties (niet nodig voor PersoneelPunt) Mailmerge met blanco Functiebeschrijving-sjabloon (Word) informatie mbt weging => Wegingstool is aangepast Timing Deadline: aanleveren 3 maanden voor go-live profielbeheer Vb. departement WVG: go-live module Profielbeheer op 1/9/2018 => ingevulde Excel voor 1/6/2018 Huidig aanbod na vorige infosessie Nieuwe versie Opgelet niet alle kolommen Context => opvangen in module vb Evaluatie Plaats functie in organogram (rapporteert aan en rapporterenden aan deze functie) zal zichtbaar zijn (org structuur) en niet opnieuw overnemen in functiebeschrijving daarom Ivm complexiteit budget : niet relevant om weer te geven in fucntie, maar : “indien belangrijke argumentatie: noteer in wegingstool of houd bij in excel?” geen eigen/custom resultaatsgebieden toevoegen – reden: link leggen met bv opleidingen vertrekt vanuit resultaatsgebieden (bv project mgt resultaatsgebied: prince II). Kunnen minder efficiëntievoordelen realiseren.

Samenwerking Entiteit AgO Documenteert gevalideerde FuBe’s en stuurt Excel door (+/- 3mnd voor eigen Go-live) Voert info uit Excel in Profielbeheer in Controleert na Go-live de invoer en doet kleine aanpassing (opleiding, leren kennen) Doet grote aanpassingen bij foute invoer Zorgt voor training & instructies voor HR-medewerkers Onderhoudt de FuBe’s (wijzigen, toevoegen, verwijderen, …) Ondersteunt gebruik via helpdeskwerking

Stand van zaken Sylvie De Roo HR-technologie en Data Arbeidsplaatsbeheer Stand van zaken Sylvie De Roo HR-technologie en Data 30 november 2017

Traject Strategische Stuurgroep Vlimpers van 28/06: Vraag om vanuit concept & visie WVG te vertrekken Toetsing aan voorliggende vragen/vereisten voor VO Strategische Stuurgroep Vlimpers van 08/11: Werkwijze van WVG volgen

Arbeidsplaatsbeheer – SSV 8/11 Werkwijze WVG 1 op 1 Gebruik statussen Voorlopig tijdelijke contracten (minder dan 1 jaar) ook in APB ~ploeg document (op te lossen via talent Saas?) Grootste impact op rapportering

Arbeidsplaatsbeheer – vervolg  geen blokkerende issues m.u.v. link naar vacaturemarkt status ‘lopend’ stroomt niet door naar vacaturemarkt Foutmelding Wordt opgelost  andere aandachtspunten zoals vacaturemarkt Registratiewijze rapportering

Arbeidsplaatsbeheer - aanpak Verdere aanpak 2017 Sjablonen en instructies ontwikkelen/verfijnen Handleidingen ontwikkelen/verfijnen Uitklaren definities rapportering + verdere ontwikkelen Verdere aanpak 2018 voorjaar Grove opkuis module Overzetten van meer naar 1 naar 1 op 1 Pilootproject opstarten Opleidingen organiseren Sensibiliseren entiteiten instappen in module (= gratis) Voorlopig geen afhankelijkheid van project Talent Saas Verdere mogelijkheden binnen het project nog verder te onderzoeken

Afsluiting Spreker: Simon

Vragen?

Nu is het aan jullie… Succes!