Info-sessie VAC Gent 17.09.07 Agentschap voor Facilitair Management

Programma van eisen - Functioneel Timing Agenda Doelstelling Locatie onderzoek Behoeftenanalyse Anders werken Programma van eisen - Functioneel Timing Vraagstukken huisvestingsbudget Vragen & Antwoorden 16-9-2018

Doelstelling Stand van zaken en informatie verstrekken over vorderingen in het VAC project Op regelmatige basis te organiseren Antwoord op uw vragen Onzekerheden wegwerken Betrokkenheid en medewerking van de departementen en agentschappen Bepalen te ondernemen acties 16-9-2018

Doelstelling VAC - Zowel in Gent als in Brugge en Leuven Functioneel gebouw Herkenbaar Concentratie van de diensten in de provincie Ecologische en duurzame huisvesting Snelle realisatie ESR-95 neutrale wijze Voordelig - Zowel in Gent als in Brugge en Leuven Hoofdoel is dat Vlaams overheid de beste huisvesting krijgt maar tevens dat dit wordt gecombineerd met de best mogelijke investering voor PMV en haar aandeelhouder (VG) 16-9-2018

Locatie onderzoek Formele selectie van 1 locatie* Geen terreinen VG Info-sessie VAC Leuven 27.06.07 Locatie onderzoek Formele selectie van 1 locatie* Kandidaat: NMBS-Holding Project: “Stationsomgeving Gent Sint-Pieters” – Koningin Fabiolalaan op grond van de NMBS-Holding (zone A en deel zone B) Geen terreinen VG Privé Overheid * Onderhandelingsprocedure met bekendmaking 16-9-2018

Locatie onderzoek Gent centrum VAC 16-9-2018

Eigenaar zone A en deel zone B Oppervlakte Locatie onderzoek -“Stationsomgeving Gent Sint-Pieters” -K. Fabiolalaan Locatie Koningin Fabiolaan Eigenaar zone A en deel zone B NMBS Holding Ontwikkeling door Eurostation Oppervlakte Ca. 115.000 m² BBVO* voor wonen (min 30%), kantoren (ca. 60.000 m²) en commercieel-recreatief (ca. 10.000 m²) 410 parkeerplaatsen voor projectontw. Stand project Grup stationsomgeving Gent Sint-Pieters def. vastgesteld op 15.12.06 Constructie ondergrondse parking in 2007 - 2008 Timing Ingebruikname - voorjaar 2011 haalbaar * BBVO = Bruto Bovengrondse Vloeroppervlakte 16-9-2018

Locatie onderzoek Voorstel PPS Gebiedsontwikkeling voor een gezamenlijke realisatie tussen NMBS (Eurostation) en PMV van de site gelegen langs de Fabiolalaan, op zone A en deel zone B. 16-9-2018

Investeringsvoorstel Locatie onderzoek Beoordeling VAC: 3 hoofdcriteria met technische adviescommissies Adviescommissies : PMV, AFM, Vlaamse Bouwmeester en externen Prijscriterium 50 % 30 % Totale gebruikerskost (Life Cycle Cost) 20% Huurprijs Kwaliteitscriterium 45 % 15% Energiezuinig- en duurzaamheid 15% Functionaliteit 15% Architecturaal en ruimtelijk kw. Investeringsvoorstel 5 % Jury : kabinet van Min. Bourgeois & Min. Van Mechelen, AFM, PMV => voorstel van volledig uitgewerkt business plan voorgelegd aan de VR. De VR brengt haar advies uit. De jury neemt beslissing op basis van dit globaal advies. PMV en AFM voeren beslissing uit. 16-9-2018

Behoeftenanalyse - Integratie van 31 departementen en agentschappen Ag. Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) Departement Landbouw & Visserij Ag. Facilitair Management Agentschap L&V JOBPUNT Vlaanderen Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Flanders Investment Trade (FIT) Agentschap Natuur en Bos Vlaams Agentschap voor Ondernemen (VLAO) Vlaams Energieagentschap AHOVo – afd. studietoelagen Vlaams Milieu Maatschappij (VMM) Gemeenschapsonderwijs Vlaamse Land Maatschappij (VLM) Ag. Inspectie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Dep. Mobiliteit en Openbare Werken Ag. Jongerenwelzijn Ag. Infrastructuur Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Dep. RO, WoonBeleid en OE Kind & Gezin Ag. Ruimtelijke Ordening en Onroerend Erfgoed Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap Agentschap Wonen Departement Werk en Sociale Economie Ag. Inspectie RO, WB en OE Vlaams Subsidieagentschap WSE Vlaams Instituut Onroerend Erfgoed (VIOE) Syntra Vlaanderen Vlaamse Maatschappij Sociaal Wonen (VMSW) VDAB Het Agentschap Binnenlands Bestuur wordt voorlopig niet geïntegreerd in het VAC (verder onderzoek). 16-9-2018

Behoeftenanalyse - Verdeling 1177 personen 16-9-2018

Behoeftenanalyse financiële resultaten Bevestigd ( dep. & agentsch.) Aantal personeel (hoofd) 1.177 Huur (economisch) nu (jaar) ca. 3.9 mio € Huur in VAC (jaar) - verwacht ca. 5.3 mio € Oppervlakte BBVO nu ca. 34.300 m² Oppervlakte BBVO VAC ca. 34.900 m² Potentieel valorisatie eigendom Nog niet in kaart gebracht 16-9-2018

Anders Werken - toelichting Basisprincipes Bruto kantoor Werkplekken voor 80 % van personeel (personen) 23 m²/per werkplek. Definitie van bruto kantoor landschapskantoor, circulatie, cockpits, teamcockpits, levend archief, kitchenette, sanitair, liftkokers-trappen-noodtrappen, technische ruimtes Parking 1/10 personeelsleden + 1 per dienstwagen Fietsenstalling 1/5 personeelsleden Semi-statisch archief (ondergronds) 10 lopende meter/persoon (6 lopende meter/m²) Opgeven werkelijke noden en motiveren 16-9-2018

Anders Werken - toelichting Afwijkingen zijn mogelijk mits grondige motivatie én validatie door IF (of begrotingsakkoord) Opgeven specifieke behoeften door gebruikers O.a. extra nood aan archiefruimte Validatie door IF !!! Beslissing 02.09.05 Strategische doelstelling op lange termijn – huisvesting van de Vlaamse administratie 16-9-2018

Anders werken Naast kantoorruimte wordt ook ruimte voorzien in het VAC voor: Catering Reeds gekende specifieke behoeften v/d departementen en agentschappen Gemeenschappelijke vergaderzalen Gebouwgebonden behoeften (verzending, laad- en loskade, EHBO, …) Generieke behoeften (Auditorium, Kinderopvang/polyvalente zaal, VIP ruimte) Archief (op de werkvloer) Semi-statisch archief (ondergronds) Parking Fietsenstalling 16-9-2018

Huidig gekende behoeften: ca 35.000 m² BBVO Anders werken – verdeling volgens behoeftenraming Huidig gekende behoeften: ca 35.000 m² BBVO 16-9-2018

Programma van Eisen – Functionele behoeften Noodzaak Opmaak handboek met gedetailleerde eisen uitgewerkt per departement of agentschap die toelaat gedetailleerde afspraken te maken met de kandidaat eigenaars/promotoren over ruimte (bestek) en budget (offerte) Eisen onderbouwen met het oog op goedkeuring door IF Verdeling gebeurt per beleidsdomein Inventarisatie functionele noden Via bilaterale gesprekken tussen de departementen, agentschappen en de verantwoordelijken van de provincie tijdens september 2007 16-9-2018

Vraagstukken huisvestingsbudget (onderdeel van globaal businessplan voor de VR) Ingebruikname nieuw VAC: voorjaar 2011 Lopende huurovereenkomsten Planning opstellen en afspraken met eigenaars schriftelijk vastleggen m.b.t. einde huur, opzeg, flexibele huurverlenging, ev. huurschade Beheerd door AFM AFM neemt contact op met eigenaars in samenspraak met het agentschap of departement Niet beheerd door AFM Agentschap onderneemt zelf actie, AFM wordt geïnformeerd over stand van zaken Toekomstige huisvestingsbudgetten: Voldoende budget wordt voorzien voor het VAC – beslissing Vlaamse Regering. Nog geen praktische regeling kostenverdeling Allocatie per departement/agentschap van budget voor huur, inrichting en meubilair Allocatie van huurlasten, onderhoud, belastingen, catering, schoonmaak, gemeenschappelijke voorzieningen, privatieve lasten, etc. 16-9-2018

procedure met bekenkmaking: Timing 2007 – locatie onderzoek maand.jaar 07.06 08.06 09.06 10.06 11.06 12.06 01.07 02.07 03.07 04.07 05.07 06.07 07.07 08.07 09.07 10.07 11.07 12.07 Nota 16.06.06 VAC’s goedgekeurd door Vlaamse Regering Onderhandelings procedure met bekenkmaking: Kandidatuurstelling Selectie kandidaten Voorbereidende gesprekken PPS Kadernota – PPS-Charter Opstart PPS Timing 2007 – Behoeftenraming Info-sessie 3 VAC’s Tussen.res. behoeften analyse Verfijning behoeften analyse Inventarisatie functionele noden PvE IF – validatie 16-9-2018

Vragen & Antwoorden 16-9-2018