Reduceren werkdruk Jac Christis November 2016

Zeuren docenten? Uitkomsten stress onderzoek Drie soorten stressoren: Dagelijkse irritaties (‘daily hassles’) Ingrijpende gebeurtenissen (‘life events’) Traumatische gebeurtenissen (‘traumatic events’) Opeenstapeling van dagelijkse irritaties is riskanter dan enkele ingrijpende gebeurtenis Risicogroep: gecontroleerde autonomie, dwz veel zelfstandigheid, maar niets te zeggen over de voorwaarden waaronder je werkt 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

De grootste boosdoeners Gefragmenteerde en voortdurend veranderende taaklast tabel Wijze van taaktoedeling: in kleine eenheden Gefragmenteerd curriculum: veel kleine onderwijseenheden Volledig ingepland: geen capaciteitsbuffers Instabiel curriculum: wijzigt voortdurend Daarnaast: overregulering onderwijs (administratieve lasten plus verstoringen in afhandeling) 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

Twee opleidingen: de blokken Twee vakken plus IP Zes vakken plus IP Waar is werkdruk hoger en kwaliteit onderwijs lager? Vak A (5) Vak B (5) Integratie Project (5) IP OK SCM JM FEM BVE BVS 3 2 1

Gefragmenteerde taaklast tabel Gevolgen voor de docenten: Veel kleine taken: altijd te weinig uren Veel verschillende studenten: geen intensieve contacten Veel verschillende docenten, coördinatoren en ondersteuners: complex netwerk en dus veel verstoringen Complexe coördinatie: veel vergaderen, weinig beslissen Elk jaar veel andere taken: geen continue verbeteren Hoge werkdruk, veel informeel regelen en moeilijk om samen te werken aan continue verbetering onderwijs 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

De oplossing Ervoor zorgen dat docenten (1) meer met hun studenten en (2) meer met elkaar te maken krijgen en (3) meer regelruimte krijgen (‘collectieve professionele ruimte’) Stabiele docenten teams Cursus team Blok, semester, jaar enzovoort teams Stabiel curriculum met grote onderwijseenheden Experimenten regelarm onderwijs Herorganiseren staf: cross-functionele groepen 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

Twee soorten teams Functionele teams: dezelfde specialisten bij elkaar, dus gerelateerd aan potentieel alle orders (klanten, cliënten, patiënten, studenten met onderwijsvraag) Cross-functionele teams: verschillende specialisten bij elkaar die zich specialiseren (!) op beperkt aantal soortgelijke orders (studenten) Dus ook: het verschil tussen functioneel leren en cross-functioneel leren (‘T shaped professional’) Draaiteam versus verspanend team Neuroloog versus migraine kliniek Leerstoelgroep versus semesterteam 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

Slim organiseren Kantelen van functionele naar crossfunctionele eenheden: de school in de school In de uitvoering In de ondersteuning Capaciteitsbuffers: niet op volledige capaciteit inplannen Voorwaarde voor continue verbeteren 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

Voorbeelden slim organiseren Buurtzorg Nederland Laat teamleden ook eenvoudige taken doen (taakintegratie) Mogen 40% indirect schrijven Dat is duur en toch levert BN betere zorg tegen lagere kosten. Rara hoe kan dat? Toyota: cellen plus 70% capaciteitsbenutting Scania: cellen plus 8 fte extra voor continue verbeteren Svenska Handelsbanken: afschaffen budgetteren en vervangen door beperkt aantal prestatie indicatoren en radicaal gedecentraliseerde organisatie Enzovoort: in alle sectoren, oud en nieuw, groot en klein 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

Gaming (informeel regelen) Always negotiate the lowest targets and the highest rewards Always make the bonus, whatever it takes Never put customer care above sales targets Never share knowledge or resources with other teams – they are the enemy Always ask for more resources than you need, expecting to be cut back to what you actually need Always spend what is in the budget Always have the ability to explain adverse variances Never provide accurate forecasts Always meet the numbers, never beat them Never take risks 28-11-2013 Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Twee contrasterende principes Resource efficiency: capaciteitsbuffers zijn belangrijkste verspilling Reduceren door functionele en hiërarchische specialisatie Gericht op bereiken schaalvoordelen (‘economies of scale’) Dus tijdbuffers: lange doorlooptijden Flow efficiency: tijdbuffers zijn belangrijkste verspilling Reduceren door cross-functionele units en functies Gericht op flow voordelen (‘economies of flow’) Dus capaciteitsbuffers: onbenutte capaciteiten Slim organiseren, de organisatie van de organisatie 28-11-2013

Samenvatting (Suri) Cost-based Time-based (schaalvoordelen) (flow voordelen) Organization: Functional Cellular (cross functional) Management: Top-down Team control ownership Team members: Narrow, Cross- specialized trained QRMindset: Efficiency and Relentless focus utilization goals on MCT reduction 16 april 2015 Quick Response Manufacturing, Jac Christis

Onderwijs, organisatie en personeel Onderwijsbeleid: je profiel Beroepsprofiel Mate van integreren in thema’s en projecten Mate van individualiseren/flexibiliseren curriculum Aard competenties (kennis-, toepassings- en reflectiecompetenties) Arbeidsorganisatie: mobiliseren menselijke bronnen Verdelen: functionele versus crossfunctionele groepen Coördineren: gecentraliseerde versus gedecentraliseerde besturing Personeel: managen van menselijke bronnen (Bron: schoolontwikkelingsmodellen van Marx, Caluwé en Petri)

Kantelen in het onderwijs 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

De gekantelde school 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

Bachelor bedrijfskunde: functioneel Decaan Faculteit Examen commissie Onderwijs commissie Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Leerstoelgroepen Bachelor coördinator Onderwijsbureau

Organisatiebeleid: functionele teams Lid van leerstoelgroep (functioneel team): docenten die soortgelijke vakken geven zitten bij elkaar Geen inzicht in samenhang van het onderwijs (dus extra coördinatie voorzieningen die niet werken) Dus ook geen integrale bedrijfskunde Optimaliseren eigen functionele doelen (bijvoorbeeld maximeren uren in onderwijs) Zorgen voor oorlog bij curriculum wijziging Kortom: ‘de opleiding, dat is de leerstoelgroep’ Centraal: de curriculum commissie en decentraal: de algemene docentenvergadering

Crossfunctionele teams Ondermeer afhankelijk van de omvang Blokteams Semesterteams Jaarteams Teams voor afstudeerrichtingen Dit (en niet individuele functies en/of vakken) zijn de bouwstenen van je organisatie Die vereisen een aanpassing van de voorbereiding, ondersteuning en besturing Je stuurt teams aan

HBO Engineering Network Analysis, Jac Christis 30 June - 2 July 2014

Organisatiebeleid: crossfunctionele teams Lid van semesterteam: docenten die verschillende vakken geven aan beperkt aantal soortgelijke studenten zitten bij elkaar Dus inzicht in de samenhang van het onderwijs op semesterniveau Verantwoordelijk voor integratie van vakken Verantwoordelijk voor de integrale regeling van het semesteronderwijs op operationeel niveau Optimaliseren het (semester) onderwijs Zijn je bondgenoten bij onderwijsvernieuwing Kortom: ‘de opleiding, dat is het semesterteam’ School binnen de school

Een semester: badkuipmodel Introductie semester thema Vier inhoudelijke cursussen Een methode cursus (onderzoek of interventie) Integratievak: opdrachten van de cursussen Integratieproject 2.1 2.2 1 5 5 2.3 2.4 3 4

Besturingsmodel Decaan Problemen Doelen/kaders Oplossingen Problemen Doelen/kaders Oplossingen Experimenten Decaan Bachelor coördinator: maandelijks overleg met semester coördinatoren Team Team Team Team Team 30 June - 2 July 2014 Network Analysis, Jac Christis

Besturingsstructuur Teams: integraal verantwoordelijk onderwijs hun blok, semester, enzovoort De command-control as: doelen en kaders zo globaal mogelijk De leer-as: problemen en oplossingen zo gedetailleerd mogelijk (learning by monitoring) De experimenteer-as: afwijkingen als experiment Zonder deze structuur heb je geen lerende organisatie en geen conditioneel autonome teams

Bedankt voor uw aandacht! www.hanze.nl

Matrix structuur Quick Response Manufacturing, Jac Christis 16 april 2015

De twee analyse niveaus Functieniveau: kwaliteit arbeid. Taken en regelproblemen Regelmogelijkheden Organisatieniveau: kwaliteit organisatie. Kans op verstoringen: complexiteit productiestructuur Kans op absorberen: (de)centralisatie besturingsstructuur Slim organiseren: vereenvoudigen van productiestructuur als voorwaarde voor het vereenvoudigen en decentraliseren besturingsstructuur Hoe groter arbeidsdeling (specialisatie) des te groter complexiteit netwerk en dus Grotere kans op verstoringen Gecentraliseerde besturing en dus geen lokale regelmogelijkheden

Team-based bachelor Dean Problemen Doelen/kaders Oplossingen Problemen Doelen/kaders Oplossingen Experimenteerrechten Dean Teamleider: maandelijks overleg met blok coördinatoren Blokteams: regelmatig overleg over voortgang onderwijs 11-03-2014 Slim organiseren, de organisatie van de organisatie