Digitale HR Canon Business Solutions

Agenda Introductie GDPR GDPR ondersteunende technologieën HR - medewerkerscyclus Recruitment & selectie Onboarding nieuwe medewerker Management / Doorstroom Personeelsbeoordeling Loopbaan ontwikkeling Tijd, verzuim en ziekte registratie Offboarding / Uitstroom AGENDA OVERLOPEN

GDPR, AVG, RGDP… GDPR: General Data Protection Regulation AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming Goedgekeurd EU Parlement op April 2016, aanvangsdatum: 25 Mei 2018 (Dus blijkbaar maandag 28 Mei 2018  ) GRAPTJE

GDPR ondersteunende techNologieËn CAPTEER en CLASSIFIEER: start-to-digitize! Centraliseer uw HR informatie op een centraal gestuctureerd platform voor betere controle te krijgen over uw digitale documenten. Beveiliging: Maak gebruik van een duidelijke gebruikers toegangspolicy waarin de verschillende toegangsmogelijkheden worden in omschreven. (rollenverdeling) OCR: Maak gebruik van de bestaande techologieën en zorg ervoor dat je uw informatie opslaat in een doorzoekbaar file format. Het opzoeken later van uw info wordt eenvoudiger. Werkprocess : Maak zoveel mogelijk gebruik van geautomatiseerde processen om uw werk te vereenvoudigen en manuele errors te voorkomen. De vooropgestelde rechten die een natuurlijk persoon worden toegekend binnen de GDPR zijn hoog. Een binnenkomende vraag dient binnen de maand opgenomen en beantwoord te worden. (3 x verlengbaar met een extra maand). Een geautomatiseerd process kan u hierbij extra tijdswinst, overzicht en betere controle geven. Audit tools: Audit rapporten maken het u eenvoudig wie toegang heeft tot welke informatie. (hulpmiddel – register) Document Retentie: Wanneer dienen we de info, documenten te vernietigen ? Een geautomatiseerd document retentie policy kan u hierover informeren CAPTEER CLASSIFIEER VERIFY VERWERK REPORT

GDPR ondersteunende techNologieËn Gebruikers authenticatie: Maak gebruik van identificatie oplossingen zodat gebruikers zich eerst dienen te identificeren vooraleer ze een document kunnen printen of inscannen. HD data encryptie: Zorg ervoor dat uw opgeslagen documenten geencrypteerd worden op uw harde schijven. Dit geld ook voor documenten die opgeslagen kunnen worden op uw MFP’s HD data erase: Zorg ervoor dat als je informatie verwijdert eens geprint, dat deze ook effectief verwijdert zijn van het toestel of harde schijf om te voorkomen dat er sporen van informatie achter blijven Removable HD: Maakt het mogelijk om de HDD fysisch te verwijderen van het MFP apparat. Track and audit tools: Volg wie wat heeft kopieert / scant bepaalde specifieke informatie Andere MFP settings: netwerk security settings, watermarks, passwoord beschermde documenten, Digital User of Device handtekening,….

Digital HR Canon Business Solutions DEZE TECNHOLOGIEËN SAMEN MET ONS EIGEN INFORMATIE BEHEER SYSTEEM KAN U DUS HELPEN OM UW INTERNE WERKING EFFICIENTER TE LATEN LOPEN, REKENING HOUDEND MET DE GDPR

Medewerkerscyclus en documentworkflows Werving en selectie Indiensttreding van nieuwe medewerkers Personeels-administratie Uitdiensttreding van medewerkers Cv-beheer Selectie Nieuwe vacature- aanvraag Verzamelen van alle benodigde HR-documenten Gegevens invoeren voor salaris- administratie Aanmelden medewerker bij pensioenfonds e.d. Beheer van contracten Dossierbeheer Prestaties van medewerkers Analyse van het personeelsbestand Reiskosten Vakantiedagen Evaluaties Salarisadministratie Onkosten Met pensioen gaan Pensioen Verwijderen gegevens? Uitdiensttredings-taken opstarten Doelstelling centralisatie van uw informatie op een platform = > elk proces dat je kan linken aan éénzelfde systeem helpt u verder Ongeacht de bron vanwaar het document komt kan dit ingebracht worden in een gedefinieerde document stroom Bekijk dit platform als een hulpmiddel binnen uw midoffice omgeving OVER WELKE TAKEN GAAT DIT DAN ? WERVING - CV BEHEER UITLEGGEN PERSONEELSADMINISTRATIE _ EVALUATIES

Medewerkerscyclus en documentworkflows Processen die de meeste tijd en geld kosten: Welke processen nemen de meeste tijd/resources in beslag? Respondenten werd gevraagd een classificatie te geven van hoog naar laag. Meeste tijd/geld = 4, minste tijd/geld = 1 1. Training 3,1 2,8 2. Afwezigheidsbeheer 2,5 1,6 3. Salarisadministratie Indiensttreding van nieuwe medewerkers Uitdienst-treding van medewerkers 4. Werving en selectie Personeels-administratie Werving en selectie Meeste tijd/geld Minste tijd/geld Bron: Canon/Breaking Blue, 2016 ONDERZOEK WIJST UIT DAT ER 4 GROTE TIJDROVENDE ACTIVITEITEN ZIJN GEDECTEERD DE PROCESSEN DIE HET MEEST TIJD ROVEND ZIJN TRAINING AFWEZIGHEIDSBEHEER ETC…. WIJ MET CANON KUNNEN U HELPEN OM DEZE TAKEN EFFICIENTER UIT TE VOEREN

Werving en selectie van nieuwe medewerkers Recruiting Onboarding Management Offboarding Vacature- beheer Samenwerking en formulierbeheer. Digitaal beheer van vacatures. Distributie van vacature(materiaal) via diverse kanalen. Kandidaat- gegevens Automatisch vastleggen en classificeren. Digitaal doorsturen van cv's enz. Rapportage en dashboard. Zoeken naar talent. In batches importeren/ scannen. Verwerking van sollicitatie- gesprekken Digitale workflow om voortgang van sollicitatiegesprekken van kandidaat te beheren. Beheer van sollicitaties. Documentatie over sollicitatiegesprekken vastleggen en synchroniseren. Correspondentie over de beslissing Standaard sjabloon voor aanbod baan en contract maken en beheren. Contract en formulieren e-handtekening kandidaat. Digitale workflow voor beheer van referenties met automatische herinneringen.

Indiensttreding van nieuwe medewerkers Recruiting Onboarding Management Offboarding Documenten verzamelen Automatisch verzamelen/ classificeren Volgen en weergeven van meldingen voor ontbrekende documenten Dossier aanmaken voor medewerker E-opslag van medewerkersdossiers Kandidaat- informatie Indexering pers. gegevens Integratie met HR-systemen & invoer gegevens in syst. Digitale workflow om ondersteunende teams (IT, salarisadministratie) te herinneren aan configuratie van systemen en processen Automatische herinneringen einde proeftijd/ beoordeling periode Inwerken van werknemer Eerste werkdag - kopie van identiteitsbewijs en andere formulieren gedigitaliseerd en gekoppeld aan medewerkersdossier Digitaal welkomstpakket voor nieuwe medewerker Volgen van inwerkprogramma Met welke processen kunnen we jullie bijv helpen?

Personeelsadministratie Recruiting Onboarding Management Offboarding Personeels- dossiers bijhouden Eén e-opslaglocatie voor alle documenten van via dossierbeheer Optionele beveiligings- en toegangsrechten Portal voor externe toegang en toegang van medewerkers Eenvoudig zoeken van documenten met behulp van indexen Prestatie-beoordeling Prestatiebeoordelings- proces beheren met tracking, waarschuwingen en meldingen Eén opslaglocatie voor alle documenten over prestatiebeoordelingen van medewerkers Opslag van promotiebrieven en andere belangrijke documenten Registratie van werktijd van medewerkers Digitale workflow voor afwezigheidsbeheer Ziekmeldingen bijhouden met gekoppelde formulieren en gerelateerde documentatie Afwezigheid bijhouden Urenstaten werknemers vastleggen en automatisch koppelen aan medewerkersdossier HR-rapportage en -analyse Aanpasbare rapporten/ dashboards die een overzicht geven van de medewerkers en de bijbehorende HR-processen Rapportage en KPI-analyse met prestatiegerelateerde dashboards

Uitdiensttreding van medewerkers Recruiting Onboarding Management Offboarding Ontslag Vastleggen van ontslagbrief en uitdiensttredingsproces in gang zetten Stappenplan volgen met digitale workflow en waarschuwingen Sjabloonformulieren en documenten maken en toegankelijk maken voor uitdiensttreding Exitgesprek Proces voor exitgesprek beheren met digitale workflow Rapportages over exit-KPI's Documentatie over exitgesprek koppelen aan digitaal medewerkersdossier Systemen afsluiten Digitale workflow met herinneringen en waarschuwingen om belanghebbenden te informeren over afsluiten van systemen (IT, salarisadministratie, enz.) Documentbehoudsregels toepassen op medewerkersdossiers (onmiddellijk verwijderen, gedurende bepaalde tijd opslaan, enz.)

Information Management als digitale HR-ondersteuning HR-analyse en -rapportage Canon-oplossingen voor HR - basisfuncties HR digitale workflow en samenwerking HR-e-archivering en digitaal dossierbeheer Uw HR-systeem [casebeheer > dossierbeheer