Implementatie- en actiekalender BV2013 Oktober 2013

Overzicht implementatiemanagers   Aanleiding: In december 2012 is voor het implementatiemanagement een BV2013 opleverkalender opgesteld. Deze kalender werd positief ontvangen, met dien verstande dat uit die kalender niet duidelijk genoeg werd wat er op welk moment van de implementatiemanagers (= de directeuren bedrijfsvoering) van de organisatieonderdelen wordt verwacht. In die behoefte voorziet het bijgevoegde overzicht. Nadere toelichting: De BV2013 opleverkalender van december is als basis genomen. Voor elke deliverable die daarin wordt genoemd is bepaald welke actie het programma- en verandermanagement van het implementatiemanagement verlangt. Standaard verlangen het programma- en verandermanagement dat het implementatiemanagement zich laat informeren en zo op de hoogte blijft van wat er wordt opgeleverd. Daar waar aanvullende actie nodig is, wordt dit aangegeven met de termen: communiceren, consulteren, valideren of organiseren (zie de volgende slide).

Wat verwachten we van de implementatiemanager? Programma Lijn Directeuren organisatie-onderdelen Programma-manager Bedrijfsverander- manager Wat verwachten we van de implementatiemanager? Projectleider Verandermanager Veranderteam Implementatie managers Ontwerp en realisatie Coördinatie en draagvlak verandering Implementatie verandering 4 soorten acties: Communiceren In de eigen organisatie uitdragen van bepaalde communicatieboodschappen Consulteren Geïnformeerde feedback geven aan het projectteam op door projectteam voorbereid voorstel Valideren Na overleg instemmen met en/of steun geven aan met nieuwe processen en werkwijzen Organiseren Randvoorwaarden invullen voor succesvolle implementatie: capaciteit (laten) vrijmaken zodat projecten kunnen worden uitgevoerd; eventueel processen en taken herorganiseren

Juli Augustus ICT&BPI O&O M&C HR&O MSI CS 27 28 29 30 31 32 33 34 Start gefaseerde uitrol nieuwe werkplek @wEURk over hele campus Ontmoetingsruimten wireless (incl. restauratieve voorzieningen) SAP Vervolg realisatie fase (bouw) Organiseren: verdere uitwerking van het veranderplan, verdelen activiteiten in team Medewerkers en studenten gaan gefaseerd over op nieuwe EUR-werkplek Communiceren: planning en verwachtingen implementatieteams Organiseren: capaciteit vrijmaken voor opleiden O&O RIS Valideren: programma van eisen SIS Go-live ondersteuning Aangeven welke issues bestaan Start opbouw Research Support Office o.l.v. nieuwe projectleider SIS cyclus 1 Consulteren: terugblik op project en verbeterpunten vaststellen SIS cyclus 2 Voorbereiding en ontwerp M&C Training leadmanagement M&C medewerkers Pre-academic programme / summercourse Studiekeuzecentrum Opleidingen&Event Database gereed HR&O MSI Communiceren: resultaten rapportages Onderzoek Communiceren: resultaten rapportages Financiën CS Start implementatie beleid en processen Veilige Campus (t/m 2016, vanuit lijn EFB) MT SSC’s OFB 11 29

September Oktober ICT&BPI O&O M&C HR&O MSI CS 35 36 37 38 39 40 41 42 43 ICT&BPI A-gebouw wireless SAP Start realisatie fase (testen) Communiceren en organiseren: voortgang implementatieteam nagaan, communicatie activiteiten uit veranderplan (bv. rondje langs vakgroepen/penningmeesters) Apparatuur verhuisd van oude naar nieuwe datacenters Afronding realisatie fase (testen) Communiceren: testen zijn afgerond, opleiding komt er aan, inloopsessies komen er aan, eventueel aanvullende communicatieactiviteiten uit veranderplan Consulteren: nagaan of organisatie klaar is voor go-live O&O Opleiding BO Leermiddelenbank gereed voor gebruik SIS cyclus 2 Consulteren: scope en planning cyclus 2 Valideren: scope en planning cyclus 2 M&C Studiekeuzecentrum gereed Workshop Internationale Marketing Training leadmanagement M&C medewerkers HR&O Alle producten Internationalisering geïmplementeerd Advies en/of implementatie HR-organisatie internationalisering Besluit BV2013 Board plek Trainings-en Opleidingsfaciliteit Leiderschapsprogramma MT OBP van start Valideren: HR-organisatie internationalisering Valideren: plek Trainings- en Opleidingsfaciliteit MSI Communiceren: resultaten rapportages overige indicatoren CS Collegezalen in T18 ingericht Besluitvorming uitrol AV Programma van wensen/eisen uitbreiding studieplekken gereed MT SSC’s 16 21 OFB 19 21

November December ICT&BPI O&O M&C HR&O MSI CS 44 45 46 47 48 49 50 51 52 ICT&BPI H-gebouw (H1,H2) wireless SAP Start van laatste voorbereidingen Communiceren: deelname e-learning ondersteunen, belangrijkste openstaande aandachtspunten Organiseren: meeting met eigen implementatieteam ter voorbereiding van de go-live SAP Finance gereed SAP HR gereed (1 januari 2014 ‘live’) Hele campus wireless (exclusief delen die in overleg met EFB in 2014 gepland staan) Vervolg laatste voorbereidingen Communiceren: go-live planning eigen organisatieonderdeel Organiseren: capaciteit vanuit secretariaat/office managers beschikbaar stellen op go-live datum O&O Key users worden opgeleid in Osiris 6 SIS cyclus 2 Communiceren: Kerngroep Studievolg werkt aan ontwerp Testen Osiris 6 Verwerving RIS afgerond M&C Redesign web gereed Drukwerkmanagement-systeem & Nieuws- en evenementendatabase in de lucht Digital Asset managementsysteem in gebruik EUR werkt met formats voor Internationale Marketing Workshop Internationale Marketing Testcase internationale marketinginstrumenten en advies Training leadmanagement M&C medewerkers Brandtoolbox merk EUR beschikbaar HR&O Evaluatie pilot PE puntenmethodiek Communiceren: website T&O-aanbod Consulteren en valideren: verdere uitrol PE puntenmethodiek MSI Valideren: competence center en plan voor verdere ontwikkeling MI Competence center ingericht Plan voor verdere ontwikkeling Managementinformatie CS Security awareness programma gereed Foodcourt en supermarkt open Mediasupportcenter in bedrijf MT SSC’s 25 16 OFB 14 12

Doorloop in 2014 ICT&BPI O&O M&C HR&O MSI CS 1 januari 2014: go-live SAP Wireless campus Identity & Access management VPN optimalisatie O&O Het nieuwe SIS (Osiris) krijgt een nieuwe look & feel en gaat live op 3 april Toelaten + gaat in werking voor studiejaar 2014 1 januari 2015: Studievolg via Osiris Opbouw Research Support Office Implementatie RIS Systeem digitaal roosteren in de lucht M&C HR&O Trainings-&Opleidingsfaciliteit in de lucht Integraal Talent Management MSI CS Pilot EFB/SMC Veilige campus Overdracht computerzalen en kleine onderwijszalen van ESE, RSM en FSW naar EFB