Startsessie ESF-Oproep 405 “Begeleiding van maatschappelijk kwetsbare groepen in Vlaanderen & Brussel” Anneleen Dewitte Tine Stryckers Jelle Debaenst

Agenda Korte voorstelling projecten Projectverloop Administratieve verplichtingen bij de start MLP-registratie Rapportering Kosten Bewijsvoering Beoordeling door ESF Publicitaire verplichtingen Overheidsopdrachten Ondersteuning door ESF

Voorstelling projecten Organisatie en eventuele partners Werkingsgebied Doelgroep aantallen Minimaal aangeboden projectactiviteiten Beoogde resultaten

Projectverloop Looptijd projecten: maximaal 27 maanden Start 01/10/2017 – Einde 31/12/2019 (tenzij anders aangegeven) Twee rapportperiodes Coachingsbezoeken Thematische werking - Doorsturen inschrijvingslink

Administratieve verplichtingen bij de start Verduidelijken van eventuele opmerkingen bij goedkeuring Formele partnerschapsovereenkomsten Sjabloon beschikbaar in ESF-applicatie Toelichting financiële stromen Looptijd Opladen in de ESF-applicatie Slechts mits ondertekening mogen partners kosten maken Na opladen partnerschapsovereenkomst, opmaak projectovereenkomst Voorschot VCF Sjabloon uitgebreid – andere mag

MLP-registratie Hoe kan je starten met de registratie? Op basis van organisatie- en vestigingsnummers zal VDAB uw organisatie financieringsnummer toewijzen. (Zie ook link google drive) De projectmedewerkers die zullen registreren moeten een MLP-opleiding volgen indien nieuwe gebruiker. Meer info omtrent de toegangsprocedure op: https://partners.vdab.be/cvs/cvs_systoegang.shtml.

MLP-registratie Hoe kan je begeleidingen registreren? Je vraagt eerst inzagerecht aan voor de deelnemer aan de hand van het formulier ‘aanvraag inzagerecht op klantendossier’ (http://partners.vdab.be/cvs/index.shtml). Je registreert een ‘begeleiding ikv ESF’. Je noteert er het financieringsnummer specifiek voor uw organisatie opgemaakt voor deze begeleiding in het kader van deze ESF-oproep. Graag korte inhoud algemeen project in samenvatting Overlopen fiche! Nieuwigheid: lopende actie bij inzagerecht? Contact opnemen!! + Einde begeleiding = opladen voerzicht voor warme overdracht.

MLP-registratie MLP-fiche: publicatie op de VDAB-website Overzicht van alle te ondernemen stappen bij de registratie van de begeleidingen. Up-to-date houden van klantendossier: update CV indien relevant, scoren competenties, randvoorwaarden, ...

MLP-registratie Vermijden overlap met lopende of aflopende acties MLP-monitoring Tabellen met een overzicht van de deelnemersgegevens Controleren of alle deelnemers correct geregistreerd zijn Indicatoren aanvullen Belangrijk want het aantal deelnemers in MLP zal tellen voor de controle van het aantal begeleidingen.

Rapportering - Kosten Welke kosten kan je inbrengen in dit project? Kostenrubriek standaardkosten (SUT) Tijdsinzet voor 1. outreachend werken 2. begeleidingsactiviteiten Kostenrubriek forfaitaire percentages = 40% forfait voor alle andere kosten Facturen, werkingskosten, indirecte projectactiviteiten, administratieve omkadering, coördinatie, etc. Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Standaardkosten – tijdsinzet: subsidiabele activiteiten Outreachend werken, bijvoorbeeld: Toeleidingsactiviteiten tussen (potentiële) deelnemer en begeleider; Vindplaatsgericht en dicht bij de werkzoekende contact leggen; Onderzoek hulpvraag, doorverwijzen naar passende dienstverlening; …

Standaardkosten – tijdsinzet: subsidiabele activiteiten Trajectbegeleiding Volgende activiteiten: effectieve begeleiding, voorbereiden van de begeleiding, verslaggeving voor het deelnemersdossier, de registratie in MLP en activiteiten die de kwaliteit van de begeleidingen verhogen zoals deelname aan korte opleidingen/trainingen en intervisie over begeleidingen Activiteiten die in functie staan van de bredere organisatie Fulltime technische opleiding

Rapportering – bewijsvoering Bewijsstukken opladen in de ESF-archiefruimte De promotor krijgt toegang tot de archiefruimte via een login (op organisatieniveau). Bij het indienen van elke rapportering (de tussentijdse en de eindrapportering) moeten de bewijsstukken opgeladen zijn in de archiefruimte.

Rapportering - bewijsvoering 01_Bewijsstukken niveau intern personeel Diploma of functieprofiel 02_Bewijsstukken standaarduurtarief -> Loonfiche van januari of loonfiche van eerste volledige maand van tewerkstelling. 03_Bewijsstukken tijdsregistratie intern personeel Getekend en tegengetekend + xls (sjabloon ESF) 04_MLP-tabel Saldobijlage bij de eerste tussentijdse rapportering (TR1) en de eindrapportering (ER). 05_Cofinancieringsattesten persoonsgebonden 06_Cofinancieringsattesten niet-persoonsgebonden Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering - bewijsvoering 07_Bewijsstukken ontvangsten 08_Overheidsopdrachten en overige marktraadpleging 09_Deelnemersdossiers Op basis van steekproef: Overzicht van de ondernomen acties (globaal) – achterliggend nog een papieren of digitale dossier in de organisatie 10_Overige documenten projectuitvoering Verslagen van stuurgroepen, aanwezigheidslijsten van stuurgroepen, inhoudelijke documenten, etc. Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering – beoordeling door ESF STAP 1: Controle van de bewijsstukken om kosten goed te keuren. STAP 2: Voor de goedgekeurde kosten controleren we de financiering. Subsidiepercentages toepassen (%ESF, % VCF, % cofinanciering); Nominale bedragen (maximaal goedgekeurd bedrag ESF); Additionaliteit ESF = ESF middelen kunnen pas berekend worden na vastlegging van andere financieringsbronnen.

Publicitaire Verplichtingen Bij alle door de promotor genomen voorlichtings- en communicatiemaatregelen wordt duidelijk gemaakt dat voor de concrete actie steun is verleend uit het Europees Sociaal Fonds: door weergave van het embleem van de Europese Unie volgens de normen vanuit de Europese regelgeving, alsook het embleem van de Vlaamse Overheid.  door vermelding van het Europees Sociaal Fonds waaruit steun voor de concrete actie wordt verleend. Website en affiche Meer info: http://esf-vlaanderen.be/nl/publicitaire-verplichtingen-2014-2020

Wetgeving overheidsopdrachten Nagaan of je de wetgeving overheidsopdrachten moet toepassen? Indien ja, voldoen aan de procedures bij aankopen en bij het gunnen van opdrachten afhankelijk van grootte bedrag en type aankoop.

Ondersteuning ESF Inhoudelijke en financiële ondersteuning tine.stryckers@wse.vlaanderen.be jelle.debaenst@wse.vlaanderen.be anneleen.dewitte@wse.vlaanderen.be Technische ondersteuning ESF Applicatie esfsupport@vlaanderen.be

Overzichten projecten West- en Oost-Vlaanderen PROJECTNUMMER PROJECTNAAM ORGANISATIE Projectbeheerder   7070 Brugge(n) voor jongeren werkt! Administratie Anneleen Dewitte anneleen.dewitte@wse.vlaanderen.be 7094 Vlucht Vooruit Jongerenatelier Kortrijk vzw 7339 Buurthuis 1601 - reach out, work out GROEP INTRO VZW Pieter Van Sande pieter.vansande@wse.vlaanderen.be 7143 Lokaal activeringstraject regio Oostende OCMW Gistel 7165 Oostende2Work ECONOMISCH HUIS OOSTENDE vzw Hewa Mikaeli hewa.mikaeli@wse.vlaanderen.be 7247 Learning Inside Out (LIO) Vlaams Ondersteuningscentrum voor de Basiseducatie Tine Stryckers tine.stryckers@wse.vlaanderen.be 7254 Voortraject voor jongeren: Com.Pact Welzijnshuis - OCMW Sint-Niklaas 7285 Talent.com 7290 OpStap richting werk in Ronse Grijkoort - Begeleid Werk Jelle Debaenst jelle.debaenst@wse.vlaanderen.be 7298 RSL4WORK Stad Roeselare 7300 Mantelzorgers aan het werk JOBCENTRUM WEST-VLAANDEREN 7302 't Werkt2 Stadhuis Kortrijk 7303 Welzijnsgerichte activering OCMW Geraardsbergen Eveline Vernest eveline.vernest@wse.vlaanderen.be 7305 begeleiding kwetsbare doelgroepen Ieper Argos, Centrum voor Vormings- en Activeringsprojecten

Overzichten projecten Limburg

Overzichten projecten Brussel

Overzichten projecten Antwerpen & Vlaams-Brabant