Startsessie Oproep Doorstroom SW/BW Karel Vanderpoorten & Jelle Debaenst

Agenda Projectverloop Verloop doorstroomtraject Administratieve verplichtingen bij de start MLP-registratie Registratieverplichtingen Stage Rapportering: 1x Publicitaire verplichtingen Overheidsopdrachten Ondersteuning door ESF

Projectverloop Looptijd projecten: Einddatum 31/12/2018 Start mogelijk na goedkeuring MC ESF Slechts één rapportperiode na einde project Coachingsbezoeken Thematische werking

Verloop doorstroomtraject Enkel vrijwilligers die vrijwillig willen doorstromen. Doelgroepmedewerker minimaal tot NA afloop stage in dienst => Belangrijk voor stage (TBS kan enkel voor werknemers). Indien bedrijf gegund is in deze oproep mag men eigen medewerkers begeleiden Minimaal net voor stage: gesprek VDAB, Bedrijf en medewerker. Mag uiteraard uitgebreid worden.

Verloop doorstroomtraject Bij vroegere stopzetting traject : => Werknemer blijft bij bedrijf => Steeds afhankelijk van evaluatie VDAB = scheidsrechter. => Een traject kan niet starten zonder fiat VDAB.

Administratieve verplichtingen bij de start Formele partnerschapsovereenkomsten tussen kosten makende partners. Sjabloon beschikbaar Toelichting financiële stromen Opladen in de ESF-applicatie Verduidelijken financiële consequenties in geval van kortingen. Verduidelijken archiveren (wie zal wat bijhouden). Projectovereenkomst ondertekenen (via ESF applicatie). Verduidelijken van eventuele opmerkingen bij goedkeuring

MLP-registratie Hoe kan je starten met de registratie? Organisatie- en vestigingsnummer opleveren aan ESF van de promotor en de partners die zullen registreren. Op basis hiervan krijg je een financieringsnummer toegewezen. Registratie gebeurt via XML lijst, die maandelijk naar ESF wordt verstuurd met update. Geen aanmaak van MLP-lijnen door trajectbegeleider. Geen fase registreren (  LDE 366). Wel opladen actieplan in MLP dossier door begeleider Inzagerecht verkrijgen. Belangrijk dat gegevens in XML-bestand correct zijn: -> Resultaatscode -> begin-einddatum.

MLP-registratie Opladen eindverslag (POP) onder ‘Documenten’, vertrouwelijk luik klantendossier (zie MLP voor sjabloon) MLP-fiche (= handleiding MLP registratie) publicatie op de VDAB-website Overzicht van alle te ondernemen stappen bij de registratie van de begeleidingen. MLP-monitoring Tabellen met een overzicht van de deelnemersgegevens aangevuld met de Indicatoren aanvullen.

Verloop traject De opstart van een traject gebeurt als volgt: De promotor is een BW of SW en stelt zelf een doelgroepmedewerker voor tot evaluatie bij VDAB. De promotor werft bij SW’s BW’s potentiële kandidaten. Bij gunstig doorstroom advies vanuit VDAB kan de promotor dan: zelf de begeleiding op zich nemen (indien deze zelf gegund is of actief is in een gegund partnerschap in deze oproep (eveneens na akkoord van VDAB) of kan een andere promotor de begeleiding opstarten.

Hoe acties registreren (POP)? Promotor heeft eigen methodiek naar voor gebracht in projectvoorstel. Subsidiabele acties vallen steeds onder één van de volgende drie activiteitenclusters: Persoonlijke begeleiding Groepssessies Ondersteunende activiteiten ifv job-matching/hunting Bij controle van de dossiers zal gekeken worden of men binnen deze activiteitenclusters blijft. Men kan de pop’s zeker naar eigen methodiek bijwerken; bijvoorbeeld fases integreren. Indirecte activiteiten, zoals administratie en dienstverplaatsingen, worden niet aanvaard.

Hoe acties registreren (POP)? Binnen deze oproep kunnen volgende activiteiten niet gesubsidieerd worden: - lerende netwerken - uitwerken, testen, opzetten, dissemineren, etc. van methodieken. - alle andere activiteiten die niet kunnen ondergebracht worden onder de drie genoemde activiteitenclusters.

Acties per fase kunnen in de POP geïntegreerd worden (mag bewerkt worden)

Hoe uren registreren (Tijdsregistratie / deelnemerslijst)? Bij rapportering wordt nagegaan of de vooropgestelde begeleiders de geplande activiteiten realiseerden aan de hand van: 1) De cliëntendossiers (POP + individuele contactenlijst). 2) Tijdsregistratie personeelsleden (trajectbegeleiders / jobcoaches). Opgelet: Het ESF zal tussentijds kunnen nagaan of de engagementen en verbintenissen die werden aangegaan worden opgevolgd tijdens de uitvoering van het project. Ook op aangeven van VDAB kan tussentijds bekeken worden of de uitgevoerde trajecten kwalitatief van aard zijn. Indien blijkt dat de acties onvoldoende reflecteren aan de in het projectvoorstel vooropgestelde methodiek kan beslist worden dat het project wordt bijgestuurd of stopgezet.

Stages Men is wel ten allen tijde verplicht om een stage te laten plaatsvinden in het bedrijf waarnaar men de doelgroepmedewerker wenst te laten doorstromen en nazorg te voorzien. Via terbeschikkingstelling van werknemers (art. 32) Per werknemer moet een aanvraag bij sociale inspectie (zie sjabloon aanvraagformulier) gebeuren. Stagebedrijf stelt geschrift op met daarin: Duur terbeschikkingstelling Voorwaarden terbeschikkingstelling Identiteit werknemer, werkgever, gebruiker Akkoord vakbondsafvaardiging Zie sjabloon stageovereenkomst. -> Ondertekend door zowel bedrijf, werknemer als stagebedrijf

Derde fase: Stage Werknemer blijft op payroll staan SW/BW. Werknemer heeft recht op zelfde loon als gelijkaardige werknemer in stagebedrijf SW/BW betaalt ook dit verschil Mag wel tewerkstelling factureren aan stagebedrijf  Opgelet: Facturatie deel loon werknemer vergoed door VO, kan niet gefactureerd worden!

Rapportering - Kosten Op basis van loonschalen versus tijdsregistratie. Pure inputvergoeding (geen trajectvergoeding). Beperkte mogelijkheid tot inbreng directe kosten (zie sjabloon  limitatieve lijst). 20% forfait indirect op loonkost + direct (overhead). Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering - Kosten Geen resultaatsfinanciering. Projectvoorstel versus resultaat. Interne doorstroom is geen resultaat. Kwaliteitsmonitoring. Vrijwillig karakter is dus groot! Resultaat = tewerkstelling van minimum drie maanden in REC Opgelet: -> Interim geen geldig resultaat -> Vroegtijdige doorstroom wordt meegeteld

Rapportering – bewijsvoering Bewijsstukken opladen in de ESF-archiefruimte. ESF geeft Rapporteringseminarie vooraf. De promotor krijgt toegang tot de archiefruimte via een login (op organisatieniveau). Bij het indienen van eindrapportering moeten de bewijsstukken opgeladen zijn in de archiefruimte.

Rapportering - bewijsvoering Inhoudelijke rapportage Financiële rapportage Bewijsstukken tijdsbesteding. Pop’s Resultaatsbewijs: contract tewerkstelling. Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering – mappenstructuur ESF-archief: 3 Bewijsstukken niveau intern personeel 4 Bewijsstukken tijdstregistratie 5 MLP-tabel 6 Bewijsstukken deelnemersdossiers 7 Bewijsstukken resultaat 8 Overheidsopdrachten 9 Overige marktraadpleging 10 Overige documenten projectuitvoering Check hiervoor document overzicht kosten en financiering Oproepen OP 2014-2020

Rapportering – beoordeling door ESF STAP 1: Controle van de bewijsstukken om kosten goed te keuren. STAP 2: Voor de goedgekeurde kosten controleren we de financiering. Subsidiepercentages toepassen (%ESF, %VCF); Nominale bedragen (maximaal goedgekeurd bedrag ESF); Additionaliteit ESF = ESF middelen kunnen pas berekend worden na vastlegging van andere financieringsbronnen.

Publicitaire Verplichtingen Vermelding van volgende items op alle relevante projectdocumenten & homepage: Het embleem van de Europese Unie, volgens de normen zoals zij worden vermeld in de regelgeving van de Europese Unie, alsook het logo van de Vlaamse Overheid. Een verwijzing naar het betrokken fonds, namelijk het ‘Europees Sociaal Fonds’, en de Vlaamse Overheid. De vermelding ‘ESF investeert in jouw toekomst.’ Meer info: http://esf-vlaanderen.be/nl/publicitaire-verplichtingen-2014-2020

Wetgeving overheidsopdrachten Nagaan of je de wetgeving overheidsopdrachten moet toepassen? Indien ja, voldoen aan de procedures bij aankopen en bij het gunnen van opdrachten afhankelijk van grootte bedrage en type aankoop.

Ondersteuning ESF Inhoudelijke en financiële ondersteuning karel.vanderpoorten@wse.vlaanderen.be jelle.debaenst@wse.vlaanderen.be Technische ondersteuning ESF Applicatie esfsupport@vlaanderen.be