Project Mgmt in jullie dagelijks werk Presented by: Micha Albertijn, PMP CSM MSP Version (consolidated document): v1.0, November 2016

Context van deze sessie: Welke project mgmt elementen kunnen jullie helpen in jullie dagelijks werk? (want alles is een project tegenwoordig )

Waar gaat het eigenlijk over? Managing Expectations Vastleggen (verstaan we allemaal hetzelfde?) Opvolgen (doet de realisatie wat werd afgesproken?) Bewaken (gewijzigde verwachtingen onderweg?)

A funny view on projects…

Het volledige PM spectrum

The Need for Project Mgmt SPOC team Challenger Stay in control Quality Guard SPOC stakeholders One version of the truth Who will consider risks?

Even praktisch graag…

Werkterrein 1 - VASTLEGGEN Begrijpen wat de “klant” wil = scope bepalen Is en blijft actie numero uno! Resultaat 1: inhoudelijk begrijpen we elkaar Resultaat 2: referentiekader voor het project team Hoe kan de scope best vastgeklikt worden? Scope statement opmaken Werk opsplitsen in bouwstenen die toelaten te organiseren, toe te wijzen, ownership af te dwingen = Work Breakdown Structure (WBS)

Project Scope Statement Eerste hulpmiddel om duidelijkheid te scheppen Relevante paragrafen: Product Deliverables Wat gaan we opleveren Wat gaan we NIET opleveren Welke veronderstellingen maken we (assumptions) Welke beperkingen moeten we meenemen (constraints) Objectieven

WBS voorbeeld: boek uitgeven Mijn Boek Uitgevers-contract Opmaak Validatie Inhoud ToC Hoofd-stukken H1 Schrijven H2 schrijven … Oplevering Peer Review Uitgevers-review Formatting

Werkterrein 1 - VASTLEGGEN Wanneer kunnen we opleveren? Onrealistische tijdslijnen zijn altijd en overal stof ter discussie (en conflict) Oplossing: DENK NA over de timing… Resultaat 1: onderbouwde tijdslijn Resultaat 2: referentiekader voor het project team en de “klant” Hoe kan de tijdslijn best vastgeklikt worden? Logische relaties tussen activiteiten (~ dependencies) Visualiseer uw werk (~ netwerk diagramma)

Optimisme <> Realisme Agilità Management Consulting (2013) - All Rights Reserved

Scheduling Proces Define Activities Sequence Activities Activity List Network Diagram Estimate Activity Resources Estimate Activity Durations RBS Res Requirements Duration Estimates Develop Schedule Schedule Baseline Project Schedule Agilità Management Consulting (2013) - All Rights Reserved

Visualisatie van werk Start Einde Maak afhankelijkheden tussen activiteiten (en dus tussen collega’s) zichtbaar

Werkterrein 2 - OPVOLGEN Zijn we aan het doen wat we verondersteld worden te doen? Zichtbaar opvolgen heeft (positief) effect! Recurrent opvolgen heeft (positief) effect! Volgens een vast stramien opvolgen heeft (positief) effect! Een doeltreffende status meeting omvat: Voortgang van toegewezen werk RIAD opvolging (Opgevangen wijzigingsaanvragen)

Voortgangsrapportering Gerealiseerd Wat werd afgewerkt? Voorbeeld: “Aan welke 3 items heb je afgelopen periode gewerkt?” Vooruitblik Wat staat er op het menu? Voorbeeld: “Aan welke 3 items plan je de komende periode te werken?” Opgelet: de PM kan deze prioriteiten omgooien! Resterend werk Hoe haalbaar is de deadline? (~ manage the expectation)

Voortgangsrapportering / Alg. Opvolging Als je vergadert (face2face of virtueel), doe het dan volgens de regels van de kunst… Agenda Afsluitende samenvatting  iedereen zelfde conclusie?  wie neemt welk actiepunt (met deadline) Maak PV Integreer in project tools

Centrale opvolging via tools 4 zaken verdienen onze aandacht Risico’s Issues Actions Decisions (beslissinge) We houden deze bij in 1 centrale lijst Veelal kijken we enkel naar issues Dus naar ‘t verleden… We willen echter het project success verzekeren en moeten dus leren anticiperen

Issues & Actions Oplijsting, maar meer dan statistiek alleen… de issue & actie lijst moet een actief (project) mgmt tool zijn Good to know: Registreer zsm / realtime  vermijd “work Alzheimer” Onderscheid tussen Owner  responsible to guarantee and accept outcome Resolver  resource that should act or clarify at a certain point in time Prioriteit Due Dates Update tijdens status meetings Ownership van ganse team (geen project secretariaat!)

Beslissingen (decisions) Waarom is het van belang om beslissingen te registreren?

Bedankt voor uw aandacht… … op naar deel 2!