Module Archiefinnovatie no. 5 - 30 mei 2017 Informatiebeheer en kwaliteitssystemen Module Archiefinnovatie no. 5 - 30 mei 2017

Waarom architectuur en kwaliteitssysteem? “De vraag naar open en toegankelijke informatie groeit. Archiefinstellingen werken daartoe steeds nauwer samen met archiefvormers en andere erfgoedinstellingen. Een goede aansluiting van processen, systemen en infrastructuur is dan onontbeerlijk.” Archiefvormer = organisatie of privépersoon (overheid, bedrijven, verenigingen, stichtingen, families, …) Iedere archiefvormer heeft zijn eigen processen, systemen en infrastructuur Titel van presentatie

De gemeente als archiefvormer Wat doet een gemeente eigenlijk? Paspoort uitgeven Evementenvergunning verlenen Subsidie verstrekken Groenvoorziening Aanleg en onderhoud van wegen, fietspaden, bruggen, kademuren… Bestemmingsplan maken Bouwtoezicht houden Handhaven Bijstandsuitkering verstrekken Thuis- en jeugdzorg regelen Schuldhulpverlening …. 700 werkprocessen ….. Titel van presentatie

Archiefvorming in een gemeente Wat produceert een gemeente? Papieren en digitale documenten (digitaal geboren of gescand), geordend in (zaak)dossiers of in series/reeksen (bv. vergaderverslagen) Databases (meetgegevens van sensoren, financiële gegevens, etc.) Video’s (notulen van raadsvergaderingen) CAD-tekeningen (bij bouwvergunningen) Website(s), tweets en andere social media- uitingen voor communicatie met de burger …. Titel van presentatie

Hoe slaat een gemeente dit allemaal op? Wat je ziet is een ordeningsstructuur op basis van (onderwerps)mappen op een server. Waarom zou dit wel/niet werken? Toegankelijkheid is een probleem: ordening (en autorisatie) is op basis van afdeling, niet op basis van processen; iedereen kan eigen mapje maken met voor anderen onbegrijpelijke metadata Formeel en informeel staat door elkaar heen Kan niet goed beheerd worden: medewerkers kunnen per ongeluk mappen weggooien; niemand let op leesbaarheid van bestandsformaten Titel van presentatie

Hoe slaat een gemeente dit allemaal op? (2) Na opslag moet digitale informatie actief beheerd worden Titel van presentatie

Wat is informatiebeheer? Informatiebeheer is de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Informatiebeheer moet op drie niveaus worden geregeld: Strategisch: beleid en planvorming Tactisch: Organisatie en operationele inrichting Operationeel: Processen, procedures en activiteiten Titel van presentatie

Waarom is informatiebeheer belangrijk? Goed informatiebeheer resulteert in een betere bedrijfsvoering doordat benodigde informatie in werkprocessen op een efficiënte manier wordt opgeslagen en sneller kan worden gevonden en gebruikt; draagt bij aan een goede (betere) dienstverlening aan burgers en bedrijven; draagt bij aan een open en transparante overheid; maakt reconstructie van overheidshandelen en historisch onderzoek mogelijk, ook op de langere termijn; zorgt dat een overheidsorganisatie voldoet aan de wettelijke verplichtingen (rechtmatigheid). Titel van presentatie

Kwaliteitssysteem informatiebeheer Archiefregeling, artikel 16 -> archiefbeheer -> kwaliteitssysteem -> toetsbare eisen De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Titel van presentatie

Wat is een kwaliteitssysteem? Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg (ISO) anders geformuleerd: Een kwaliteitssysteem is het geheel aan maatregelen in een organisatie om de product- en proceskwaliteit gericht te beïnvloeden Titel van presentatie

Toetsbare eisen Titel van presentatie

Hoe werkt een kwaliteitssysteem? Act Plan Do Check Titel van presentatie

Metadata In het kwaliteitssysteem doe je op twee niveaus iets met metadata: 2. Tactisch niveau: - ontwerpen en vaststellen van een metagegevensschema (KIDO 5.1.3) 3. Operationeel niveau: Registreren van beschrijvende metagegevens (KIDO 6.3) Registreren van technische en administratieve metagegevens (KIDO 6.4) Metagegevensbeheer – beschrijvend (KIDO 7.1) Metagegevensbeheer – technisch (KIDO 7.2) Titel van presentatie