SharePoint Versiebeheer In de Private en Public cloud

Even voorstellen Geert de Kooter Presentator Suzy Moons Moderator

Spelregels Tijdens de presentatie staat uw micro af, ik kan u dus niet horen Tijdens de presentatie kunt u vragen stellen via de Q&A aan de moderator, deze worden live beantwoord De opname van deze webinar en de presentatie worden gepubliceerd op werkplek.vlaanderen.be

Programma Wat is versiebeheer Primaire versies beheren Versies bekijken, vergelijken en herstellen Primaire en secundaire versies beheren Inchecken en uitchecken van bestanden Historische versies verwijderen

Wat is Versiebeheer

Een leven zonder versiebeheer Gebruiken we heel veel “Opslaan als…” niet vergeten Hebben we een ongecontroleerde naamgeving V1, v91, 20160602, gdk, definitief Is een koppeling naar een bestand maar beperkt houdbaar In een mail of in recente documenten Durft niemand oude versies te verwijderen wat is belangrijk? Is het soms lastig de laatste versie te vinden

Wat is versiebeheer SharePoint bewaart de historische versies van een document Historische versies zijn niet zichtbaar in de bibliotheek Versiebeheer is een bibliotheekinstelling

Voordelen van Versiebeheer De laatste versie van een document is makkelijk gevonden Fouten kunnen makkelijk worden hersteld Koppelingen naar een bestand blijven werken

Twee typen versiebeheer Primaire nummering Voorbeelden 1.0, 2.0, 9.0, 28.0 … Eerste versie 1.0 Voordeel Eenvoudig te begrijpen Nadeel Moeilijk te beheren Lastig een specifieke versies terug te vinden Primaire en secundaire nummering Voorbeelden 0.1, 0.2, 2.53, 3.0 … Eerste versie 0.1 Voordeel Duidelijk onderscheid tussen belangrijke en “tussen” versies “Tussen” versies eenvoudig verwijderen Commentaar toevoegen aan versies Nadeel Lastiger om te begrijpen Meer werk

Primaire versies beheren

Primair versiebeheer activeren BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies

Versies maken Een versie wordt aangemaakt wanneer een document wordt Geopend, Bewerkt, Bewaard EN Gesloten Openen Bewerken Bewaren Sluiten

Versies bekijken, vergelijken en herstellen

Versies bekijken In de browser Selecteer het bestand BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Klik op de te bekijken versie In de Microsoft Office Open het bestand in Ms Office Bestand/ Info Klik op de te bekijken versie

Versie vergelijken in Word Open de huidige versie in Word Kies Controleren/ Vergelijken/ Bepaalde versie … En selecteer de versie waartegen u de huidige wenst te vergelijken

Versie herstellen In de Browser Selecteer het bestand BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Open het menu van de betreffende versie Kies Herstellen In de applicatie Open een historische versie een waarschuwing verschijnt: Dit is niet de laatste versie Klik op Herstellen of kies Bestand/ Info/ Versies beheren

Primaire en secundaire versies beheren

Primair en secundair versiebeheer instellen BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies

Documenten Publiceren Iedere nieuwe versie is per definitie een secundaire versie Publiceren Maak van secundaire versie een primaire versie Selecteer het te publiceren bestand BESTANDEN/ Publiceren

Weergave beperken Laat secundaire versies enkel zichtbaar zijn voor personen die documenten mogen aanpassen BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies Kies Alleen gebruikers die items kunnen bewerken

Uit- en inchecken van bestanden

Wat is uit- en inchecken Wanneer u een bestand uitcheckt, voorkomt u dat anderen daar ik kunnen werken Dit proces wordt gebruikt als men veelal offline werkt Versies Wanneer een bestand wordt uitgecheckt, maakt dat één nieuwe versie Deze versie is niet beschikbaar voor andere gebruikers totdat de versie wordt ingecheckt

Een bestand uitchecken Selecteer het bestand Kies BESTANDEN/ Open het bestand om te bewerken Bewaren en sluiten Check het document in Kies het versietype

Uitchecken verplicht maken U kunt als beheerder het uitchecken verplicht maken Dan worden er minder versies geproduceerd Alleen als men weer incheckt, niet wanneer men bewaart & sluit Kan men altijd het versietype kiezen Maar Dan kunt u niet samenwerken in een document Men zal vergeten in te checken

Uitchecken verplicht maken BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies GA naar Uitchecken vereisen Gebruik de optie heel overwogen. De voordelen van deze optie wegen over het algemeen niet op tegen de nadelen.

Historische versies verwijderen Handmatig individuele versies Handmatig in bulk Automatisch

Handmatig versies verwijderen Selecteer het bestand BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Open het menu van de betreffende versie Kies Verwijderen

Alle historische versies verwijderen Selecteer het bestand BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Klik op Alle versies verwijderen

Maximaal aantal primaire versies bijhouden BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies Geef het maximale aantal versies in Te oude versies zullen worden verwijderd Standaard limiet is 400.000

Aantal secundaire versies beperken Verwijder alle secundaire versies die behoren bij te oude primaire versies. BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies Geef het aantal primaire versies aan waarvoor u alle secundaire versies wenst te behouden

Vraag en antwoord