Charlois Welzijn RFP Management

Presentatie over: "Charlois Welzijn RFP Management"— Transcript van de presentatie:

1 Charlois Welzijn RFP Management
Joost Vermeulen 6 juni 2007

2 Welk probleem gaan we oplossen?
Fouten in zakelijke afhandeling uitvoeringscontracten : vergeten afspraken gemiste deadlines onjuiste contractvoorwaarden Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid binnen team Gefragmenteerd archief : dubbele en ontbrekende stukken verwarring over versies Tijdverlies / inefficiency

3 Schematisch overzicht
Map Document Dossier Rol Actie  

4 Schematisch overzicht
Map Document Workflow ‘cockpit’ Dossier Rol Actie Sharepoint ‘bibliotheek’  

5 Overzicht ‘Cockpit’ ‘Archief’

6 ‘Cockpit’ 1. Rollen Instellen welke rollen u vervult (= welke acties u wilt zien) Notificatie : wilt u per geïnformeerd worden over nieuwe acties ?

7 Creëren van een nieuw dossier
‘Cockpit’ Creëren van een nieuw dossier Voor een nieuwe offerte Voor een bestaand traject

8 ‘Cockpit’ Lijst van dossiers Filteren en sorteren

9 Workflow overzicht 1. Administratief Afwikkeling Offerte Beschikking
Uitvoering Vast- stelling Bezwaarschriften, wijzigingsverzoeken etc. 2. Uitvoering Nog niet gestart Voorw. gestart Gestart Gestopt Voltooid

10 ‘Workflow vervolg’ Deze workflow-fase is afgerond.
Wat was de uitkomst ? Afmelding van extra acties welke specifiek voor dit dossier zijn toegevoegd. Toevoegen van nieuwe, specifieke actie

11 Acties Dossier Actie Algemeen / Automatisch
Verschijnt automatisch bij nieuwe fase Verdwijnt automatisch bij nieuwe fase Specifiek / Handmatig Zelf creëren voor b.v. afgesproken rapportages of andere prestaties Verdwijnen door afmelding (via Dossier scherm)

12 ‘Cockpit’ Zelf acties toevoegen
Acties blijven onafhankelijk van de workflow staan totdat ze worden afgemeld.

13 ‘Cockpit’ Actielijst Filteren en sorteren Actie bewerken
Actie afmelden (via Dossier)

14 Archief Openen archiefmap voor een dossier Submappen in/uitvouwen, zoeken (in alle dossiers)

15 Archief Toevoegen bestand

16 Archief Bewerken bestanden Uitchecken Versiegeschiedenis

17 Vragen Oefendossier ‘001 Test’ Tabblad ‘Help’