Inleiding in Studielink Interactie met de student bij aanmelden en inschrijven DEUG Conference 16 november 2016 Jennifer Moesker, Studielink
Even checken.. Kent u de Studielinkapplicatie? Alleen van horen zeggen Ik/mijn kind heeft zich aangemeld voor een studie Ik werk met aanmelden en inschrijven in SIS Ik beheer de Studielink Mid Office http://info.studielink.nl/nl/studenten/Pages/default.aspx https://www.youtube.com/watch?v=8vBM1lgP-1w
Wat is Studielink? gemeenschappelijke aanmeld- en inschrijfapplicatie van alle hogescholen en universiteiten Een portal voor de student voor Registratie gegevens; Verrijking van de gegevens via de registers van DUO; communicatie over de voortgang van zijn inschrijving; gevensuitwisseling naar en tussen de onderwijsinstellingen, DUO, IND, banken levering van managementinformatie over aanmelding en inschrijving
Ontwikkeling Koppeling met IND/Digitale Verblijfsaanvraag studie (DVS) Ofwel via Studielink dashboard invullen digitaal formulier, of via system to system uitwisseling Verwerken veel sneller, minder foutgevoelig. Veel minder werk en administratiee rompslomp bij instelling & IND. Eeenvoudig proces voor de student
Koppeling met de banken/Digitaal incassomachtigen (DIM) Online machtiging afgeven via standaard telebankieromgeving Vereenvoudigd proces Gegarandeerd betaalmiddel
Ontwikkeling Selectie&plaatsing/afhandeling aanmelding en berichtenverkeer rondom numerus fixus opleidingen
Ontwikkeling Herbouw Studielink applicatie SCRUMmen met het veld Vervangen Front Office Student, Front Office beheer en Dashboard; Moderniseren architectuur; Flexibeler, meer mogelijkheden voor individuele wensen van de instellingen; Optimaliseren Procesflow (aansluiting bij wensen van studenten en instellingen). SCRUMmen met het veld Planning: feb/mrt 2018
Ontwikkeling Wensen instellingen: Joint Degree Doorlopende/flexibele inschrijving Aanvullende eisen toelating Vooropleidingsinformatie (vakken/tussenresultaten) Digitaal bewijs van inschrijven PABO toelatingstoetsen procesflow
Ontwikkeling Straks: Vraagfinanciering Educatieve masters (meer opleidingen onder zelfde CROHO) Doorleveren internationale vooropleidingsinformatie Transnationaal onderwijs (vestigingen in het buitenland) Modulair/flexibel onderwijs
De Studielink keten
Ingezoomd op Studielink…
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student
Front office student Inloggen met DigiD Persoons- en vooroplei- dingsgegevens worden opgevraagd Student vult ondertussen contactgegevens in en bevestigt gegevens
Front office student Student controleert opgevraagde gegevens en doet hierna een verzoek tot inschrijven
Front office student Eerst aantal keuzes maken, afhankelijk hiervan worden opleidingen getoond in tabel Gebruikersnaam DemoRIO Ww: DemoRIO1
Front office student onderwijsinstellingen, opleidingen, plaats en opleidingsvorm: deels referentietabellen en deels inrichting door instelling Gebruikersnaam DemoRIO Ww: DemoRIO1
Front office student Afhankelijk van gekozen opleiding nog informatie over bijvoorbeeld fixus, studiekeuzecheck Gebruikersnaam DemoRIO Ww: DemoRIO1
Front office student Opleidingsspecifieke vragen beantwoorden Gebruikersnaam DemoRIO Ww: DemoRIO1
Front office student Bevestigen verzoek tot inschrijven Verzoek wordt verstuurd naar onderwijsinstelling en daar verwerkt. Gebruikersnaam DemoRIO Ww: DemoRIO1
Ingezoomd op Studielink…
Front Office Beheer Beheeromgeving voor de instellingen Onderhouden vragen en antwoorden Onderhouden aanvullende instellingsgegevens Onderhouden instellingsbetalingsgegevens Onderhouden alternatieve opleidingsomschrijving Inrichten van beheerders Onderhouden e-mail teksten
Front Office Beheer Bericht versturen aan de student gebruiker in de rol van Beheerder instelling of Beheerder instelling (super user). Bij Inzien persoonsgegevens, gevolgde vooropleidingen of inschrijvingen van de student (na het selecteren van een inschrijving) Bericht versturen aan meerdere studenten Bij Zoeken naar student Bij Inzien persoonsverificaties Bij Inzien vooropleidingsverificaties Bij Inzien fixus verzoeken
Front Office Beheer Rol Code Studielink-beheerder ADM_STL Stichting Studielink beheerder ADM_ST_STL Baliemedewerker DUO BALIE_DUO Beheerder DUO ADM_DUO Super beheerder DUO SUP_DUO Baliemedewerker instelling BALIE_INST Super baliemedewerker instelling SUP_BAL_IN Instellingsbeheerder ADM_INST Super Instellingsbeheerder SUP_INST Kenniscentrum SD_STL Medewerker International Office MIO_INST
Front Office Beheer Autorisatie Autorisaties
Front Office Beheer Via mid-office: 1. ISAT/Alternatieve opleidingen controleren/aanpassen
Front Office Beheer 2. Academisch jaar toevoegen
Ingezoomd op Studielink…
Front Office Beheer Aanmelden bij Dashboard:
Front Office Beheer
Front Office Beheer
Front Office Beheer
Front Office Beheer Via Dashboard (Eventueel) fixusopleidingen toevoegen
Managementinformatie Basis: geanonimiseerd telbestand en sleutelbestand, bestemd voor onderwijsinstellingen Wekelijks beschikbaar gesteld Formaat: .csv. Twee tel- en sleutelbestanden: huidig en komend studiejaar Publicatie op twee manieren: Downloadserver TIG managementinformatie applicatie
Managementinformatie Doel telbestand en bijbehorend sleutelbestand: Verschaffen informatie over aantal (her)inschrijfverzoeken en (nieuwe) studenten voor het komende studiejaar Het kunnen maken van een vergelijking met het voorgaande studiejaar op corresponderende gegevens
Managementinformatie Totstandkoming telbestand
Managementinformatie Verrijking door DUO betreft het toevoegen van 3 kolommen: status 1cHO_L status 1cHO_K een veld status BRON-OD Het veld 1cHO_L (de lange reeks is voor het HBO), kijkt naar de volgende gegevens: Is de student nieuw in het Hoger Onderwijs? Is de student nieuw in het soort Hoger Onderwijs (HBO / WO)? Is de student nieuw in de type Hoger Onderwijs (bachelor, master)? Is de student nieuw bij de instelling? Is de student nieuw bij de opleiding? Dit houdt in dat de 1cHO_L de waardes 1, 2, 3, 4, 5, of 6 kan hebben. Het veld 1cHO_K (de korte reeks voor het WO), kijkt naar de volgende gegevens: Dit veld kijkt dus niet naar het type Hoger Onderwijs (waarde 3). Dat betekent dat de 1cHO_K de volgende waardes kan hebben: 1, 2, 4, 5, of 6. Voor het vast stellen van de 1cijferHO waarde in het telbestand, bestaat de volgende beslisboom. Heeft deze student in een ‘inschrijvingsjaar’ (1cijferHO) < ‘studiejaar’ (Studielink) een actieve inschrijving (waarbij de startmaand oktober is) in het hoger onderwijs (domein HO)? Nee >> Waarde 1cHO = 1 Ja >> Volgende vraag… Heeft deze student in een ‘inschrijvingsjaar’ < ‘studiejaar’ een actieve inschrijving in hetzelfde soort hoger onderwijs (domein soort HO = onderscheid HBO / WO)? Nee >> Waarde 1cHO = 2 Heeft deze student in een ‘inschrijvingsjaar’ < ‘studiejaar’ een actieve inschrijving in hetzelfde type hoger onderwijs binnen het soort hoger onderwijs (domein type HO binnen soort HO = onderscheid hbo-bachelor/hbo-master/wo-bachelor/wo-master/etc.)? Nee >> Waarde 1cHO = 3 Heeft deze student in een ‘inschrijvingsjaar’ < ‘studiejaar’ een actieve inschrijving in hetzelfde type hoger onderwijs bij deze instelling (domein instelling - type HO = onderscheid hhs-bachelor/avans-bachelor/stenden-bachelor/uva-bachelor/uva-master/ul-bachelor/ul-master/etc.)? Nee >> Waarde 1cHO = 4 Heeft deze student in een ‘inschrijvingsjaar’ < ‘studiejaar’ een actieve inschrijving in dezelfde opleiding bij deze instelling (domein opleiding-instelling = onderscheid hhs-ce/hhs-mer/hhs-pabo/avans-ce/avans-mer/avans-pabo/uva-biologie/uva-geneeskunde/etc.)? Nee >> Waarde 1cHO = 5 Ja >> Waarde 1cHO = 6 Het veld “Herinschrijving” Instellingen gaan op verschillende manieren om met de herinschrijving. Een aantal instellingen regelen een herinschrijving vanuit hun SIS, waardoor de herinschrijving als een nieuw verzoek tot inschrijving, met een instroom in een hoger studiejaar, in Studielink terecht kan komen. Ook kunnen studenten een nieuw inschrijfverzoek indienen in plaats van het indienen van een herinschrijfverzoek. Om in het telbestand de herinschrijfverzoeken goed te kunnen onderscheiden worden een aantal stappen gezet: Er wordt eerst gekeken of de student via Studielink een herinschrijfverzoek heeft ingevoerd. In dat geval is de status in het veld “Herinschrijving” automatisch J(a). Per student wordt, volgens onderstaande beslisboom, in het BRON-OD gekeken, of de student het studiejaar, voorafgaande aan het studiejaar waarvoor een verzoek gedaan wordt, een actieve inschrijving heeft in het BRON-OD bij dezelfde instelling en opleiding. Zo ja (de waarde OD is 3) dan wordt de status herinschrijving = J(a). Beslisboom BRON-OD: Komt de persoon afkomstig uit het SL-bestand voor in het actuele OD? Nee >> waarde OD = 1. Ja >> volgende vraag. Komt de persoon afkomstig uit het SL-bestand voor in OD met dezelfde BRIN- en ISAT-code? Nee >> waarde OD = 2. Ja >> volgende vraag. Komt de persoon afkomstig uit het SL-bestand met dezelfde BRIN- en ISAT-code voor in OD met het veld ‘datum-einde-studie’ gevuld met een datum dat eerder is dan de draaidatum (het moment dat het telbestand is aangemaakt)? Nee >> waarde OD = 3. Ja >> waarde OD = 4. Het veld “Herinschrijving” wordt alleen op basis van bovenstaande regels door BRON-OD aangepast als het gaat om een inschrijving die start in de maanden september en oktober (maand 9 en 10).
Managementinformatie Weergave Dashboard TIG
Managementinformatie
Managementinformatie Ontwikkeling in aantallen en marktaandeel t.o.v. voorgaand studiejaar
Managementinformatie Marktaandeel geselecteerd jaar (benchmark per instelling)
Managementinformatie Instroom eigen instelling per sector en per opleiding
Wie is…. Stichting Studielink is een regie-organisatie. 12 personen Ontwikkeling en beleid Change- en releasemanagement (o.a. aansturen leverancier) Projectleiding en analyse Kenniscentrum en ondersteuning (bedrijfsbureau)
Wvttk/Q&A