Interne informatiesessie 13 januari 2017 E-facturatie Interne informatiesessie 13 januari 2017

Agenda Status van het e-invoicingproject Verwachte evoluties Juridische context en modelbepalingen voor e-facturatie Verplichte e-facturatie, uitzonderingen én praktische afdwingbaarheid Vragen en antwoorden

1. Status e-invoicingproject Doelstellingen van het huidige project B2G, maar uiteindelijke doelstelling: toename e-facturatie in de B2B Ontvangen e-facturen van alle leveranciers van de Vlaamse overheid E-ordering Uitgaande facturatie  Uiteindelijke doelstelling is een aanzienlijke verhoging van de e-facturatie in de B2B-omgeving

1. Status e-invoicingproject Doelstellingen van het huidige project Indirecte doelstelling (voor facturatie leveranciers VO): Correcter betalen Aantal dagen tussen ontvangst en laatste stap in goedkeuringsproces

1. Status e-invoicingproject De e-facturatiewijze: Wat is een e-factuur? ≠ PDF ≠ (intelligent) gescand ≠ opgehaald van leveranciersportaal = XML factuur (volgens de PEPPOL standaard) =verstuurd via PEPPOL: Mercurius en Peppol | Werking van de Vlaamse overheid of via de portaal : https://digital.belgium.be/e-invoicing én overeenkomstig de gevalideerde gezamenlijke business afspraken Een e-factuur is een (PEPPOL) XML-factuur die automatische verwerking bij verzender en ontvanger toelaat

UBL 2.1 CEN BII Standaard van de OVERHEID CEN BII Standaard van PEPPOL E-FFF

UBL 2.1 CEN BII Standaard van de OVERHEID Business afspraken Verplichte velden Business afspraken

Het PEPPOL model

De portaal: korte demo: https://digital.belgium.be/e-invoicing Flyers: - Peppol: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/ overheidsopdrachten/e-procurement/PEPPOL.pdf - Portaal: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/ overheidsopdrachten/e- procurement/Gebruikersaanwijzing_Mercuriusportaal.pdf

1. Status e-invoicingproject De status van de back offices (= financiële systemen): - Status : https://www.bestuurszaken.be/sites/default/files/docum enten/overheidsopdrachten/e- procurement/Leverancierslijst%20Mercurius%20%2813- 11-2015%29.pdf - PDF-convertor  De (Vlaamse) overheid presenteert zich als één geheel aan haar leveranciers

1. Status e-invoicingproject De status van de leveranciers Het aantal leveranciers: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidso pdrachten/e- procurement/Lijst%20met%20leveranciers%20die%20effectief%20e- factureren%20-%2020161021.pdf

1. Status e-invoicingproject De status van de leveranciers: Lopende initiatieven - informatiesessies - support van de private actoren - algemene communicatie - concrete ondersteuning van leveranciers a) boarding op de portaal b) telefonische/mail/project- support

2. Verwachte evoluties 2017 - Groot aantal leveranciers. - Toename van de private oplossingen in de markt - Toename van de mogelijkheden voor de buitenlanders - Lokale overheden - E-ordering - G2G - Uitgaande facturen

3. Juridische context modelbepalingen voor e-facturatie Europese Richtlijn 2014/55/EU 27 november 2018 (+1j lokale overheden): overheden moeten verplicht e-facturen aanvaarden Beslissing VR: verplicht gebruik e-facturen BTW-wetboek: geen regels voor verplichting vanuit ontvanger Betalingsregels KB Uitvoering: ‘regelmatig opgemaakte factuur’

3. Juridische context modelbepalingen voor e-facturatie Modelbepaling voor nieuwe bestekken https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing- entiteiten-VO Geïntegreerd in modelbestekken onder B.2.3. WIJZE VAN FACTUREREN

3. Juridische context modelbepalingen voor e-facturatie Modelbepaling voor nieuwe bestekken Inkooporder / PO-nummer / bestelbonnummer/vastleggingsnummer… Probeer eenduidig te zijn in gebruik van terminologie, ook in documenten die tijdens verificatie- en betaalproces gebruikt worden (bv. sluiting, factuuraanvraag na verificatie) Aankoop-/opdrachtencentrale of medefinanciers: Eventueel onderscheid VO  lokale besturen KBO-nummers: Lijst opnemen indien beperkt toepassingsgebied Breder toepassingsgebied: verwijs naar website (lijst van aangesloten entiteiten van VO op Mercurius)

3. Juridische context modelbepalingen voor e-facturatie Verificatie Blijft ongemoeid door e-facturatie In principe: voorafgaand aan indiening factuur Bv.: lijst van gepresteerde diensten via mail Soms laat bestek factuur en documenten ter verificatie samen indienen… Bijlagen bij e-factuur zijn mogelijk Factuur wordt door u gematcht voor goedgekeurd bedrag Zie modelbestek, B.2.2. PROCEDURE

3. Juridische context modelbepalingen voor e-facturatie Bestelbons (aanvaarde factuur) E-facturatie verplichten KBO nummer vermelden Verwijzen naar website voor meer informatie, eventueel ook rechtstreeks naar Mercurius-portaal Opm.: blijft wenselijk om betalingsregels KB Uitvoering van toepassing te verklaren

3. Juridische context modelbepalingen voor e-facturatie Weigering van papieren of pdf-factuur Indien: het gaat om OO/bestelling gelanceerd na 1.1.2017 én in OD of op bestelbon verplichting tot e-invoicing staat én verzender niet binnen uitzonderingen valt Factuur terugsturen Centrale postkamer: behandelt weigering Model: https://overheid.vlaanderen.be/e- invoicing-entiteiten-VO#factuurweigeren

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid A. Verplichte e-facturatie (1) de leidend ambtenaren van de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen, te gelasten, in al hun overheidsopdrachten, die vanaf 1 januari 2017 gelanceerd worden, op te nemen - met gebruik van de modelbepalingen - dat de elektronische facturatiewijze via het MERCURIUS-platform verplicht is. Micro-ondernemingen die facturen sturen voor opdrachten onder 8.500€ kunnen van een uitstel gebruik maken tot 1 januari 2018.

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid A. Verplicht gebruik e-catalog (2) de leidend ambtenaren van de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen die raamcontracten publiceren voor leveringen van goederen waarbij gebruik gemaakt wordt van een catalogus, te gelasten vanaf 1 juli 2017 expliciet aan te geven welk type e-catalog door hen zal gebruikt worden. (Voor instellingen die in de scope zitten van de uitrol Orafin en dienstencentrum boekhoudkantoor dient de keuze te gebeuren op moment van inkanteling);

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid A. Koppeling applicaties (3) de leidend ambtenaren van de diensten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse instellingen die eigenaar zijn van een financieel systeem of een randapplicatie met catalogus- of bestelfunctionaliteit, te gelasten de nodige voorbereidingen te treffen om voor deze systemen e- ordering en e-catalog mogelijk te maken. Instellingen die in de scope zitten van de uitrol Orafin en dienstencentrum boekhoudkantoor zijn vrijgesteld van deze verplichting.

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid B. Uitzonderingen (1) Micro-onderneming én onder de 8.500 € Wat is een micro-onderneming (check op de lijst) (2) De factuur is geen startpunt voor een betaling Betalingen met kredietkaart Contante betalingen Pro-forma facturen (3) G2G (overheid naar overheid)

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid B. Uitzonderingen (4) Privé-personen (5) Kostendeclaraties (6) Schuldvordering Specifieke situaties, maar wel verplicht. (1) Buitenlandse bedrijven kunnen niet via de portaal, Maar wel via PEPPOL en de mogelijkheden van de markt. (2) Advocaten, prestatiestaat is moment voor aanmaak PO-nummer.

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid C. Praktische afdwingbaarheid (1) Check van de publicatie. (2) Weigering van de papieren/PDF-factuur Een leverancier is gevat door een overheidsopdracht/bestelbon met e-facturatie als verplichte facturatiewijze. Afdwingen = facturen weigeren Wie? - Centraal boekhoudkantoor (voor aangesloten entiteiten) (afspraken worden gemaakt) - Decentrale boekhoudingen, en/of inhoudelijke diensten Hoe? Terugsturen binnen de wettelijke termijn (7 dagen), met standaardbrief Hulpmiddel: beschikbare lijst van te weigeren leveranciers.

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid C. Praktische afdwingbaarheid Facturen van een leverancier gevat door één overheidsopdracht, maar X aantal overheidsopdrachten waar er nog geen verplichte e-facturatie is. Signaleren aan e.procurement@vlaanderen.be Sensibiliserende standaardbrief/mail aan leverancier vanuit e-invoicingteam 3) Factuur van een leverancier met lopende opdracht zonder e- facturatie.

4. Verplichte e-facturatie, Beslissing, uitzonderingen en afdwingbaarheid D. Principes De Vlaamse overheid is één geheel. Eén facturatiestroom, een leverancier die e-facturen stuurt, stuurt alleen nog e- facturen ! We houden ons aan de business afspraken We leveren proactief én eenduidig de noodzakelijke informatie aan de leverancier (PO-nummer, …) We verwerken de e-factuur snel.

Vragen?

Meer informatie https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing e.procurement@vlaanderen.be christof.impens@bz.vlaanderen.be lien.wauters@bz.vlaanderen.be johan.vansteelandt@bz.vlaanderen.be