Agentschap Onroerend Erfgoed VAC Herman Teirlinck Agentschap Onroerend Erfgoed

Inhoudstafel agentschap Onroerend Erfgoed Context Plaats- en tijdsonafhankelijk werken Waarom investeren? Plan van aanpak Vragen?

1 agentschap Onroerend Erfgoed Beleidsdomein RWO Wetenschappelijke instelling + Beleid + beheer Centraal in Brussel – Phoenixgebouw 5 decentrale diensten: VAC’s 3 archeologische depots (Tongeren, Zellik, Zarren) Ongeveer 300 koppen, van wie 170 in het Phoenixgebouw Profielen: Vooral niveau A, in mindere mate niveau B, C en D Leidinggevend kader: administrateur-generaal, afdelingshoofden, directeurs

2 Context Verhuisbewegingen, want verhuis van Phoenix naar VAC Herman Teirlinck + centralisatie depots naar Vilvoorde Impact op 2/3 van het personeel van het agentschap Uitdagingen: Van gedeeltelijk toepassing open kantoor naar indeling volgens de principes van Het Nieuwe Werken Van analoge naar digitale manier van werken Werken volgens normen hedendaags archiefbeheer Normen archiefbeheer: archief wordt in goede en geordende staat overgedragen, geschoond en goed verpakt, goed ontsloten

3 Plaats- en tijdsonafhankelijk werken Plaatsonafhankelijk werken: Phoenix: gedeeltelijk open kantoor Telewerk is ingeburgerd Aangepaste infrastructuur (laptop, smartphone) Informatiebeheersplan: stappen zetten op vlak van digitale informatie (groot aandachtspunt) Tijdsonafhankelijk werken: Gebruik van glijtijden Afbouwen prikplicht (2/3de personeelsleden tegen 1/1/2017)

4 Waarom nog investeren en waarin? Capaciteit niet in huis Werven van capaciteit Link met andere projecten (Radicaal Digitaal, PTOW, …) Voorbereiding verhuis als startpunt nemen naar verandering Waarom wachten met investeren? Investeren in kantoormateriaal, ergonomie, opleiding, … Personeelsleden voorbereiden Betrokken partij, dus zoveel mogelijk betrekken

5 Plan van aanpak Opname in personeelsplan: Signaal: verhuis in 2011 en depots (2) in 2014 Projectmedewerker verhuis VAC Brussel (maart 2015) Projectmedewerker centralisatie depots (mei 2015) Projectmedewerker maximaal digitaal (januari 2015) Of een aanvullende rol zijn van bestaande functie Uitwerken van projectplan: Verhuis archief Verhuis kantoormateriaal Verhuis mensen Oprichten van werkgroep (ambassadeur, werkgroepleden (IT, P&O, verhuis, …) Klankbord (directieteam, lager kader, ambassadeursteam, …)

Verhuis archief Huidige situatie: 2 km archief, 1 km bib, 1,6 km publicatiestocks Huisvestingsnorm: 496m + 331 m = 827m + bib Doel: radicaal reduceren volumes Projectplan: meten volumes, swot Behoeftenvalidatie VAC Herman Teirlinck Organisatie (jaarlijkse) cleanday per team/afdeling Reduceren publicatiestocks Verwijderen dubbels in bib Meer digitaal werken Onderscheid tussen statisch archief (hetgeen er is) en procesmatig werken

Verhuis kantoormateriaal Facilitair bedrijf coördineert Voorbereiding door agentschap (wat wel en wat niet) Oefening gebruiken voor beleid rond kantoormateriaal Van 80/20 naar 65/35: opportuniteiten? Stroomlijnen van bestaande materialen (dock, scherm, bureaus, …)

Verhuis mensen: hoe pakken we het aan PTOW: Gefaseerd invoeren van PTOW (entiteitseigen visie): (aankopen infrastructuur (IT + kantoormateriaal), afbouwen prikplicht, omslag naar resultaatgericht werken, homedesk - ergonomie, psychosociaal welzijn, …) Inkleding werkvloer: Beslissing door AG (kleuren) Beslissing DT: werken in functie van de aard van het werk: stille werkplekken, overlegwerkplekken, dossiergebonden werkplekken, voldoende overlegfaciliteiten Beslissing personeelsleden: inkleding koffiehoek, entiteitseigen objecten, …

Hoe pakken we het aan? Communicatie: Opnemen initiatieven facilitair bedrijf in organisatienieuwsbrief Aanvullen met eigen initiatief In overleg met EOC Gegevens personeelspeiling gebruiken (weinig info) Welzijn: “Terug een verandering”: welzijn personeelsleden (inzetten: op mobiliteit, op aantrekkelijkheid nieuwe manier van werken) Detecteren van behoeften/noden voor indeling werkvloer nieuwe gebouw (zich thuis voelen + werkklimaat creëren)

Hoe pakken we het aan? Ondersteuning: Directieteam: voorstellen formuleren om te kunnen beslissen in kader van nieuwe manier van werken Vorming leidinggevenden: leidinggeven op afstand, resultaatgericht werken, timemanagement, software, … Vorming personeelsleden: timemanagement, software, work-life balance, … Verankeren: Project is opgenomen in ondernemingsplan Functieclassificatie: nieuwe manier van werken opnemen in nieuwe functiebeschrijvingen

TO DO Opdrijven communicatie: via werkgroep en nieuwsbrieven Personeelsleden en leidinggevenden betrekken: infosessie, nieuwe wandeling Nog veel vragen rond mobiliteit: wat zal er voorzien zijn tegen september 2017 Afbouwen archief: nog een weg te gaan

Vragen?

Vragen Hoe pak je zaken concreet aan?  projectplannen opstellen (verhuis, archief, PTOW, radicaal digitaal) Zijn de verschillende projectplannen (verhuis, PTOW, radicaal digitaal) geïntegreerd in elkaar?  er is geen masterplan die alle projectplannen linkt. In de verschillende projectplannen wordt wel verwezen naar andere projecten Waar sta je op dit moment op vlak van archief?  er moeten toch nog een aantal stappen gezet worden tegen juni 2017. Ook is een alternatief afgesproken met het facilitair bedrijf als we de deadline niet halen. Hoe zie je de mobiliteit naar het nieuwe VAC?  we wachten de werkgroep mobiliteit af, maar denken ondertussen al een aantal opties uit. Hoe ga je om met plus-glijtijden? Kunnen die omgezet worden naar verlofdagen of overuren?  er is een overgangsperiode waarin de glijtijden afgebouwd kunnen worden. Ook wordt een attest met het saldo glijtijden opgenomen in het personeelsdossier.