Waar zit de olifant in uw organisatie? E-mail Processing met OCTOBOX

Hoeveelheid emails blijft de komende jaren stijgen met gemiddeld 7%* Van 109 miljoen per dag in 2015 Naar 139 miljoen per dag in 2018 Hoe groot is die olifant In nederland zo’n 110 miljoen zakeijke emails per dag Ministerie verwerkt tussen de 5 en 8 miljoen per jaar * Onderzoek Radicati 2016

Wat weten we: Enorme, groeiende hoeveelheden email en bijlagen 24/7, ongeordend en ongestructureerd Elk team/proces heeft vaak een eigen functionele inbox Niet geïntegreerd in systemen en processen Kost veel tijd, geld (duur kanaal) en ergernis E-mailkanaal gaat voorlopig niet weg Steeds makkelijker via smartphones, tablets etc.

Op basis van inhoud worden beslissingen genomen OCTOBOX Wat is OCTOBOX OCTOBOX is software voor het automatisch verwerken van inkomende berichten en bijlagen (robot) Op basis van inhoud worden beslissingen genomen Groot scala aan mogelijke bewerkingen Beslissingen en bewerkingen worden vastgelegd in business rules (i.t.t. programmeren)

Belangrijkste functionele blokken (1/3) Analyseren OCR Email informatie, email body, bijlagen Classificeren, vaststellen wat voor mail of bijlage(n) het betreft Controle op volledigheid Vinden en extraheren van informatie (tekst of metadata t.b.v. achterliggend systeem) OCR voor tiff of platte pdf’s

Belangrijkste functionele blokken (2/3) Verwerken Splitsen, samenvoegen, converteren van documenten Meerdere documenten in één mail naar meerdere zaken Output naar meerdere processen Alle losse relevante informatie naar 1 document 1 document opsplitsen naar losse documenten Zippen/Unzippen (ook PW protected files) Meedere facturen in 1 mail Bv meerdere facturen in 1 pdf

Belangrijkste functionele blokken (3/3) Release Naar vak applicatie of proces Naar platform zoals SharePoint, Kofax, SAP, … Naar andere mailbox(en) Naar afzender

Voorbeelden - diverse invalshoeken: Dienstverlening Bedrijfsvoering Juridisch Wet- en regelgeving

Dienstverlening Onderzoek “Wij verdienen beter” (zie www.gemeente.nu) Onderzoek Bereikbaarheid: “Kunt u mij de verordening Jeugdhulp toezenden?” E-mailgedragsrichtlijn voor overheden: “op eenvoudige vragen dient binnen 2 dagen gereageerd te worden. Bij complexe vragen dient binnen 10 dagen de verwachtte afhandeltermijn gecommuniceerd te worden.” 40% voldeed niet aan de E-mailgedragslijn 31 gemeenten reageerden niet 1 gemeente stuurde het verkeerde document Onderzoek naar bereikbaarheid van de gemeenten Onderzoek is terug te vinden … Lichtstad

Antwoorden met een gepersonaliseerd bericht Reageren Antwoorden met een gepersonaliseerd bericht Verwijzen naar juiste mailbox In behandeling genomen (i.t.t. Ontvangen) Ontbrekende informatie of bijlagen(n) Informatie toevoegen Bestanden, documenten, formulieren Verwijzing naar portal (link) Uitleggen wat het evrschil tussen ontvangen en on behandeling genomen is

Bedrijfsvoering Praktijksituatie “Verwerking van aanvragen” Veel repetitieve handelingen Het bestandstype van een bijlage varieert Verwerken van een mail met bijlagen kan wel 20 minuten in beslag nemen Tekst moet vaak overgetypt worden Ook niet te verwerken mails vragen verwerkingstijd

Repetitieve handelingen Automatiseren repetitieve handelingen zoals Unzippen Splitsen Volledigheidscontrole Ordenen Converteren Met als resultaat: Kortere (geen) verwerkingstijd per mail Alleen de uitzonderingen handmatig verwerken 24/7 productief Ordenen – welke bestanden behouden of negeren Bestanden in volgorde naar juiste systeem Splitsen = meerdere facturen in 1 mail naar meerdere transacties

Governance Verantwoorden Richtlijnen Wet- en regelgeving Bij OCW/DOU zijn de aantallen per kanaal niet spectaculair maar ieder bericht moet verantwoord worden DUO verantwoord jaarlijks meer dan 25mljrd aan bekostiging scholen

Governance Proces onder controle Na controle van volledigheid/juistheid automatische bevestiging ‘in goede orde ontvangen’ Direct converteren naar juiste formaat (archiefwaardig) Geen wachtrij – direct naar achterliggend systeem Audit trail …

Nieuw in 2.0: Valideren van bijlagen Tenslotte: verwerken van bijlagen – EEN KEUZE Als input voor digitale postkamer (mergen met de fysieke stroom) Of geheel in OCTOBOX verwerken

Te behalen resultaten Doorlooptijd Arbeid Verantwoording Duurzaamheid Meer werk wegwerken in kortere tijd Sneller en 24/7 Arbeid Automatiseren van repetitieve handelingen Administratieve handelingen beperken Ontlasting van de kennisorganisatie Automatische foutafhandeling bespaart tijd kenniswerkers Verantwoording Vastlegging van gegevens / audit trail Governance Duurzaamheid Alle informatie direct in duurzaam formaat Geld Directe besparingen

Demo ‘gebruiker’: Mail ‘help’ naar octopus@capture-experts.com

”Onder de motorkap”

Automatisch classificeren inkomende mail en bijlagen Wat kunnen we: Automatisch classificeren inkomende mail en bijlagen Automatisch sturen op content Routeren Beheren Alle berichten en bijlagen in hetzelfde formaat Documenten rechtstreeks naar bestaand proces, vak- applicatie of zaaksysteem Voldoen aan Wet- en Regelgeving … Waar gaat de mail over – hoewel in de funct box is het nog de vraag of de mail daar hoort Herkennen van bijgevoegde documenten / documenttypen Op basis daarvan business rules uitvoeren Beheren = bewaren en vernietigen WOB – Audit trail