Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training [Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-training Voordat u begint: Voordat cursisten deze training kunnen gaan volgen, moeten zij vertrouwd zijn met het toevoegen en bewerken van bestanden in een Microsoft Office SharePoint-bibliotheek of anders de trainingspresentatie "SharePoint-documentbibliotheken I: Inleiding tot het delen van bestanden" hebben bekeken. [Opmerking voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Het opslaan van de sjabloon leidt mogelijk tot een waarschuwingsbericht over persoonlijke informatie omdat deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.] SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 1

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken De inhoud van de cursus Overzicht: Uitchecken maar Bestanden uit- en inchecken De les wordt afgesloten met een korte vragenlijst om te testen of u de stof goed hebt begrepen. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 2

Overzicht: Uitchecken maar Gebruikt uw bedrijf een Microsoft Windows® SharePoint Services 3.0- site of Microsoft Office SharePoint Server 2007? Zo ja, dan wilt u beslist meer weten over het zodanig uitchecken van een bestand dat alleen u ermee kunt werken. In deze cursus leert u hoe u bestanden incheckt, plus andere nuttige details. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 3

Cursusdoelstellingen Leren waarom u een bestand moet uit- of inchecken. Een bestand uit- en inchecken. Begrijpen waar een bestand wordt opgeslagen als u het uitcheckt. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 4

Bestanden uit- en inchecken Les Bestanden uit- en inchecken 5

Bestanden uit- en inchecken Als collega's eenmaal gewend zijn aan het gebruiken van een SharePoint-bibliotheek, wordt het een bolwerk van activiteit. Bovendien kan het verwarrend werken als verschillende mensen proberen een enkel bestand tegelijkertijd te bewerken. Als u een bestand wilt bewerken, kunt u altijd op de bestandsnaam klikken en de optie Bewerkenkiezen. Maar in drukke omstandigheden raden we u aan, als u langer dan 15 minuten aan een bestand moet werken, om het bestand vooraf uit te checken. Hiermee reserveert u het bestand voor gebruik door u zodat anderen het niet kunnen wijzigen terwijl u er aan werkt. Er zijn ook andere voordelen hieraan verbonden, zoals in deze cursus wordt uitgelegd. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 6

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Het algemene proces Hoe werkt het uitchecken van een bestand voor gebruik in Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007 of Microsoft Office PowerPoint® 2007 ? Hier volgt een algemene uitleg: Houd er rekening mee dat, als u opslaat in stap 2, uw wijzigingen nog niet te zien zijn voor anderen die het bestand bekijken in de documentbibliotheek. Check het bestand uit. Vanaf dit moment is het bestand alleen voor u gereserveerd om aan te werken. Bewerk het en sla het op. U bewerkt het bestand door op de bestandsnaam te klikken in de bibliotheek. Als het bestand wordt geopend, werkt u hieraan en slaat u het zo vaak op als nodig is. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 7

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Het algemene proces Hoe werkt het uitchecken van een bestand voor gebruik in Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007 of Microsoft Office PowerPoint® 2007 ? Hier volgt een algemene uitleg: Check het bestand in. Als u het bestand incheckt, kunnen anderen vervolgens uw wijzigingen zien en kunnen zij het bestand bewerken. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 8

Een bestand uit- en inchecken U kunt een bestand uitchecken voor gebruik in Word 2007, Excel 2007 of PowerPoint 2007 door de aanwijzer op de bestandsnaam te plaatsen, op de Pijl- omlaag te klikken die wordt weergegeven en daarna op Uitchecken te klikken. [Auteur: .swf hier invoegen; verwijder de tijdelijke aanduiding voordat u het .swf- bestand invoegt.] Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De animatie laat het proces in de praktijk zien. Ellen Adams moet dit Contoso-marketingstrategiedocument bewerken. Omdat anderen misschien het document op hetzelfde moment willen bewerken, checkt ze het uit voordat ze het gaan bewerken. Klik op Afspelen om te zien hoe ze dit doet. [Opmerking voor de cursusleider: als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Macromedia Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Vervolgens bewerkt u het bestand door op de naam te klikken. Als u het bestand uiteindelijk sluit, wordt u gevraagd om het in te checken. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 9

Een bestand uit- en inchecken U kunt een bestand uitchecken voor gebruik in Word 2007, Excel 2007 of PowerPoint 2007 door de aanwijzer op de bestandsnaam te plaatsen, op de Pijl- omlaag te klikken die wordt weergegeven en daarna op Uitchecken te klikken. Vervolgens bewerkt u het bestand door op de naam te klikken. Als u het bestand uiteindelijk sluit, wordt u gevraagd om het in te checken, zoals in de afbeelding is weergegeven. [Opmerking voor de cursusleider: deze dia is bijna hetzelfde als de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 10

Locatie waar het bestand wordt opgeslagen Waar bevindt zich dus het bestand als het is uitgecheckt? Als u het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken inschakelt, dat hier wordt weergegeven, wordt het bestand opgeslagen op uw computer. Als u dit selectievakje niet inschakelt, blijft het bestand op de server staan terwijl u het hebt uitgecheckt. In beide gevallen is het bestand voor uw gebruik gereserveerd en kunnen uw wijzigingen niet door anderen worden gezien totdat u het incheckt. Het verdient aanbeveling om het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken in te schakelen. In het volgende gedeelte leert u waarom. Tevens komt u meer te weten over de exacte locatie waar uw bestand wordt opgeslagen. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 11

Uitchecken met behulp van de map SharePoints-concepten Het volgende gebeurt als u het selectievakje Mijn lokale conceptmap inschakelt. Als u het bestand uitcheckt, wordt het in een map op uw computer opgeslagen. Als u werkt met Microsoft Windows XP, wordt het uitgecheckt naar Mijn documenten\Mijn SharePoint- concepten. En in Windows Vista®, wordt het uitgecheckt naar Documenten\SharePoint-concepten. Het opslaan van een bestand naar uw lokale conceptmap kan handig zijn als u een laptop gebruikt. Zo kunt u aan het bestand werken terwijl u onderweg bent, zelfs als u geen internetverbinding hebt met de bibliotheek. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 12

Uitchecken met behulp van de map SharePoints-concepten Het volgende gebeurt als u het selectievakje Mijn lokale conceptmap inschakelt. Als u het bestand bewerkt en opslaat, worden uw wijzigingen opgeslagen in uw map Concepten en niet in de bibliotheek. Als u het bestand bewerkt en opslaat in uw map Concepten in stap 2, zult u tevens merken dat het opslaan van het bestand veel sneller gaat. Dat komt doordat u niet opslaat via een internetverbinding. Als u het bestand incheckt, kunnen anderen vervolgens uw wijzigingen zien. Ook is het bestand dan beschikbaar voor anderen om aan te werken. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 13

Uitchecken met behulp van de map SharePoints-concepten Het volgende gebeurt als u het selectievakje Mijn lokale conceptmap inschakelt. Kortom, het wordt aanbevolen om het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken in te schakelen omdat u dan aan het bestand kunt werken terwijl u onderweg bent en u het bestand een stuk sneller kunt opslaan. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 14

Voor gebruikers van Windows Vista Eén ding waar gebruikers van Windows Vista rekening mee moeten houden: als u probeert het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken in te schakelen, wordt mogelijk het hier getoonde foutbericht weergegeven. U kunt op OK klikken en het bestand nog steeds uitchecken. Maar het wordt dan niet uitgecheckt naar uw map SharePoint-concepten. Dit betekent dat u geen gebruik kunt maken van het offline bewerken van het bestand. In plaats daarvan moet u over een continue internetverbinding met de bibliotheek beschikken om het bestand te kunnen bewerken. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 15

Voor gebruikers van Windows Vista Eén ding waar gebruikers van Windows Vista rekening mee moeten houden: als u probeert het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken in te schakelen, wordt mogelijk dit foutbericht weergegeven. Als u de bibliotheek waar u mee werkt, vertrouwt (bijvoorbeeld als het een bibliotheek van uw bedrijf is en u de bestanden vertrouwt die daarin zijn opgeslagen), kunt u de URL van de SharePoint-site toevoegen aan uw lijst met vertrouwde sites in Internet Explorer. Informatie over hoe u dit kunt doen is te vinden in de snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen. Als u dit doet, verdwijnt het foutbericht voor deze site. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 16

Een andere manier om een bestand in te checken Het is handig om te worden gewaarschuwd dat u een bestand moet inchecken nadat u het hebt gesloten. Als u echter een bestand hebt uitgecheckt naar uw lokale conceptmap en u geen internetverbinding met uw bibliotheek hebt, wordt u niet gevraagd om het bestand in te checken. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 17

Een andere manier om een bestand in te checken Wat moet u in dat geval doen? Simpel: u checkt het in zodra u een nieuwe internetverbinding met uw bibliotheek tot stand brengt, bijvoorbeeld als u terug bent op kantoor. En u doet dat door middel van uw webbrowser. Plaats uw aanwijzer op het bestand in de documentbibliotheek, klik op de Pijl-omlaag die verschijnt en vervolgens op Inchecken. U kunt ook het bestand openen zodra u terug bent op kantoor en het vervolgens sluiten. U wordt dan gevraagd om het bestand in te checken. Belangrijk: er verschijnen geen automatische waarschuwingen waarin u eraan wordt herinnerd om een bestand in te checken. Denk hier dus aan als u terug bent op kantoor. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 18

Wat anderen zien als een bestand is uitgecheckt Wat zien andere gebruikers als een bestand is uitgecheckt? Zij zien het uitcheckpictogram dat wordt weergegeven voor het bestand, in de vorm van een groen vierkant met een witte pijl. In de afbeelding kunt u zien dat het bestand Contoso Marketingstrategie   is uitgecheckt. Als u de muis op een uitcheckpictogram plaatst, kunt u zien naar wie het is uitgecheckt. In dit geval heeft Ellen Adams het bestand uitgecheckt. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 19

Wat anderen zien als een bestand is uitgecheckt Wat zien andere gebruikers als een bestand is uitgecheckt? Zij zien het uitcheckpictogram dat wordt weergegeven voor het bestand, in de vorm van een groen vierkant met een witte pijl. Wat gebeurt er als personen toch dit bestand proberen te bewerken? Zij ontvangen dan het bericht "Bestand in gebruik" waarin wordt uitgelegd dat het bestand door Ellen vergrendeld is voor bewerking. Zij kunnen het bestand wel openen als Alleen-lezen, maar zij zien dan de versie van het bestand voorafgaand aan de versie waar Ellen aan werkt. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 20

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Als u zich bedenkt Stel dat u een bestand uitcheckt en er een poosje aan werkt. Vervolgens vindt u uw wijzigingen niet zo goed als u oorspronkelijk dacht. U wilt nu dus terug gaan naar het bestand zoals het was voordat u het uitcheckte. U kunt dit eenvoudig doen zonder dat u al uw wijzigingen in het document ongedaan hoeft te maken. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 21

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Als u zich bedenkt Stel dat u een bestand uitcheckt en er een poosje aan werkt. Vervolgens vindt u uw wijzigingen niet zo goed als u oorspronkelijk dacht. Hoe? U verwijdert het uitgecheckte bestand. Plaats simpelweg de aanwijzer op het bestand, klik op de Pijl-omlaag die wordt weergegeven en klik vervolgens op Uitchecken negeren. Het bestand wordt weer zoals het was voordat u het uitcheckte. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 22

In sommige bibliotheken is uitchecken vereist Soms stellen beheerders van uw site een bibliotheek zodanig in dat bestanden altijd moet uitchecken. Hoe weet u of dit het geval is? Er vindt een subtiele wijziging plaats als u probeert het bestand te bewerken. U ziet dat de optie voor het bewerken van het bestand is gewijzigd in Uitchecken en bewerken. Deze instelling wordt in veel organisaties veelvuldig gebruikt. Uw bedrijf kan ook bibliotheken op deze manier hebben ingesteld en het is mogelijk dat u bestanden hebt uitgecheckt zonder dat u het wist. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 23

Uw versie is belangrijk In deze cursus wordt behandeld hoe bibliotheken werken in Windows SharePoint Services 3.0 en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Als u een bestand uitcheckt met behulp van een eerdere versie kunnen zaken anders functioneren. Hoe weet u welke versie u hebt? Dit is een veelgestelde vraag. Vraag het gewoon de beheerder van uw site. Als u zelf de beheerder bent, vraagt u het degene die uw server heeft ingesteld. Waarschijnlijk is dat iemand van uw IT-afdeling. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 24

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Testvraag 1 Welke van de onderstaande redenen is een goede reden voor het uitchecken van een bestand? (Kies één antwoord.) U moet snel een wijziging in een bestand aanbrengen die vijf minuten of minder vergt. U moet snel iets herstellen aan een bestand dat slechts seconden duurt. U wilt er zeker van zijn dan anderen het document nog steeds kunnen wijzigen terwijl u het geopend hebt. U moet een wijziging in een bestand aanbrengen die langer dan 15 minuten vergt. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 25

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Testvraag 1: antwoord U moet een wijziging in een bestand aanbrengen die langer dan 15 minuten vergt. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 26

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Testvraag 2 Welk van het onderstaande is een manier om een bestand in te checken met behulp van Word 2007? (Kies één antwoord.) Het bestand sluiten. Het menu Bestand openen en op Inchecken klikken. Met de rechtermuisknop op het bestand in SharePoint- concepten klikken en vervolgens op Inchecken  klikken wanneer dat wordt gevraagd. Dubbelklikken op het bestand in de map SharePoint- concepten. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 27

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Testvraag 2: antwoord Het bestand sluiten. Het is eenvoudigweg een kwestie van het bestand sluiten. Vervolgens wordt u gevraagd om het bestand in te checken. Voorwaarde is natuurlijk dat u een internetverbinding hebt met de bibliotheek. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 28

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Testvraag 3 U gebruikt Windows Vista en ontvangt een foutbericht als u een bestand uitcheckt. Hierin wordt aangegeven dat u geen gebruik kunt maken van uw lokale conceptmap. Als u het foutbericht wilt verwijderen, kunt u waaraan toevoegen? (Kies één antwoord.) Uw lijst met tertiaire favorieten. Uw lijst met vertrouwde sites. Uw favorieten of bladwijzers, afhankelijk van welke browser u gebruikt. Uw map SharePoint-concepten in Windows Vista. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 29

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Testvraag 3: antwoord Uw lijst met vertrouwde sites. U kunt uitzoeken hoe dit in zijn werk gaat door de snelzoekaart te raadplegen waarnaar een koppeling is opgenomen aan het einde van de cursus. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 30

SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken Snelzoekkaart Voor een overzicht van de taken die in deze cursus aan bod komen, raadpleegt u de Snelzoekkaart. SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken 31

DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Gebruikt uw bedrijf een Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-site of Microsoft Office SharePoint Server 2007? Deze Microsoft Office PowerPoint-sjabloon bevat een cursus over het uitchecken en inchecken van bestanden in een Microsoft SharePoint-documentbibliotheek. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online-cursus "SharePoint-documentbibliotheken II: Alles over uitchecken”. Voorzieningen van de sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint 2000. Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat een koppeling naar de online versie van deze cursus. Deze koppeling leidt u naar de snelzoekkaart voor de cursus. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt dit dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het Notitievenster of de Notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help over deze sjabloon. 32