Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007-cursus
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Outlook®  2007-cursus Voordat u begint: Als u niet zeker weet wat een bestand met persoonlijke mappen (PST-bestand) is of wat het betekent om berichten op uw eigen computer op te slaan, raadpleegt u de online trainingspresentatie getiteld “Uw postvak beheren II: Beschikbare keuzen bij de opslag” voor Outlook 2007. [Opmerking voor de cursusleider: zie de allerlaatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

2 De inhoud van de cursus Overzicht: Uw elektronische archiefkast
Les: Uw berichten opslaan in Persoonlijke mappen De les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

3 Overzicht: Uw elektronische archiefkast
Een bestand met persoonlijke mappen lijkt op een archiefkast. Hoe? Het is een plek waar u berichten opslaat zodat u deze later gemakkelijk kunt ophalen. In deze cursus leert u hoe u een bestand met persoonlijke mappen (PST-bestand) kunt maken dat u kunt gebruiken om e- mailberichten van de server naar uw eigen computer te verplaatsen. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

4 Cursusdoelstellingen
Maak een bestand met persoonlijke mappen (PST- bestand) dat u kunt gebruiken om uw berichten van de server naar uw eigen computer te verplaatsen. Maak submappen binnen het bestand met persoonlijke mappen voor een betere ordening. Exporteer berichten naar een bestand met persoonlijke mappen om een back-up van de berichten te maken. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

5 Uw berichten opslaan in Persoonlijke mappen
Les Uw berichten opslaan in Persoonlijke mappen

6 Uw berichten opslaan in Persoonlijke mappen
Een bestand met persoonlijke mappen bevindt zich op uw eigen computer. Zoals gezegd, lijkt het op een archiefkast. Bij Persoonlijke mappen maakt u het bestand, de hoofdmap en eventuele submappen zelf. Nadat u de hoofdmap en eventuele submappen voor Persoonlijke mappen hebt gemaakt, kunt u op verschillende manieren berichten naar het bestand verplaatsen. In deze cursus leert u hoe. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

7 Stap 1: Het bestand met persoonlijke mappen maken
Als u een bestand met persoonlijke mappen wilt gebruiken, moet u dit eerst maken. In de afbeelding ziet u een samenvatting van dit proces en het resultaat. Ga naar het menu Bestand in het hoofdvenster van Outlook en wijs Nieuw aan. Klik op Outlook-gegevensbestand. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

8 Stap 1: Het bestand met persoonlijke mappen maken
Als u een bestand met persoonlijke mappen wilt gebruiken, moet u dit eerst maken. In de afbeelding ziet u een samenvatting van dit proces en het resultaat. Selecteer Bestand met persoonlijke mappen van Office Outlook (.pst). Nadat u het nieuwe opslagbestand voor persoonlijke mappen hebt gemaakt, ziet u het resultaat in het navigatiedeelvenster onder Postvak . Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

9 Stap 2: Submappen maken Nadat uw bestand voor persoonlijke mappen is gemaakt, kunt u de submappen gaan instellen in uw archiveringssysteem. Dit doet u vanuit het navigatiedeelvenster. Start het proces door met de rechtermuisknop op Persoonlijke mappen te klikken en op Nieuwe map te klikken. Typ in het vak Naam een naam voor uw submap. Controleer of Persoonlijke mappen is geselecteerd als locatie voor de submap. Nadat u op OK hebt geklikt, wordt uw nieuwe submap weergegeven in het navigatiedeelvenster onder Persoonlijke mappen. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

10 Stap 3: Berichten verplaatsen
Nadat u uw archiveringssysteem hebt ingericht met submappen, kunt u een bericht naar een submap verplaatsen door het te selecteren en vervolgens het snelmenu te gebruiken. Klik met de rechtermuisknop op het bericht. Klik in het snelmenu op Verplaatsen naar map om het dialoogvenster Items verplaatsen te openen. Selecteer in het dialoogvenster Items verplaatsen de bestemming (onder Persoonlijke mappen) en klik op OK. Andere manieren om berichten te verplaatsen zijn: Ze slepen. De knop Verplaatsen naar map op het lint gebruiken. (Deze knop is beschikbaar als u hebt gedubbelklikt op het bericht om dit te openen.) Regels gebruiken die u instelt om automatisch berichten te verplaatsen. De Snelzoekkaart waarnaar aan het einde van deze cursus een koppeling is opgenomen bevat een verwijzing naar meer informatie over het maken van regels. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

11 Een kopie nodig? Gebruik dan Exporteren
Gewoonlijk worden, als u gebruikmaakt van Archiefmappen of Persoonlijke mappen, berichten verplaatst. Wat dus, als u berichten wilt kopiëren? Exporteer ze. Wanneer u berichten exporteert, blijven deze op de oorspronkelijke locatie staan en worden ze tevens gedupliceerd in een nieuw bestand. Dit houdt in dat door het exporteren van berichten het aantal en de benodigde ruimte verdubbeld wordt. Exporteren is dus geen goede methode als u probeert de omvang van uw postvak terug te brengen. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

12 Een kopie nodig? Gebruik dan Exporteren
Gewoonlijk worden, als u gebruikmaakt van Archiefmappen of Persoonlijke mappen, berichten verplaatst. Wat dus, als u berichten wilt kopiëren? Exporteer ze. Exporteren is echter handig als u een back-up wilt van een bericht waarmee u nog steeds werkt, bijvoorbeeld als u een back-up wilt maken van berichten over een bepaald project of probleem. In de afbeelding wordt de opdracht Importeren en exporteren in het menu Bestand weergegeven, waarbij u de wizard Importeren en exporteren kunt starten. Ook is een van de schermen te zien die worden weergegeven als u de stappen voor het exporteren van berichten naar een bestand uitvoert. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

13 Gebruik unieke namen Wanneer u een nieuw bestand met persoonlijke mappen maakt, wordt standaard de naam Persoonlijke mappen gebruikt voor de nieuwe map. Als u meer dan één bestand moet maken (bijvoorbeeld omdat u een bestand met persoonlijke mappen wilt voor elk van uw projecten), is de kans aanwezig dat u uiteindelijk verschillende mappen hebt die allemaal Persoonlijke mappen heten. Als u dezelfde naam gebruikt voor verschillende dingen, wordt het moeilijk om ze uit elkaar te houden. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

14 Gebruik unieke namen Hoe kunt u de verschillende mappen met de naam Persoonlijke mappen uit elkaar houden? Geef een nieuw bestand met persoonlijke mappen altijd een unieke naam. Dit kunt u doen door te typen in het vak Naam in het dialoogvenster Persoonlijke mappen maken , dat wordt weergegeven als u een nieuw bestand met persoonlijke mappen maakt. In de afbeelding wordt de unieke naam Contoso weergegeven. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

15 Ken de locatie van uw PST-bestanden
In de cursus werd eerder aangegeven dat een bestand met persoonlijke mappen zich op uw eigen computer bevindt. Maar waar precies? Nadat u een bestand met persoonlijke mappen, of PST-bestand, hebt gemaakt, wordt een map weergegeven in het navigatiedeelvenster. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

16 Ken de locatie van uw PST-bestanden
In de cursus werd eerder aangegeven dat een bestand met persoonlijke mappen zich op uw eigen computer bevindt. Maar waar precies? U kunt zien waar het bestand zich bevindt door op Gegevensbestandsbeheer in het menu Bestand in het hoofdvenster van Outlook te klikken. De Snelzoekkaart waarnaar aan het einde van de cursus een koppeling is opgenomen, bevat een verwijzing naar meer informatie over het openen en sluiten van bestanden met persoonlijke mappen. Alle geopende bestanden met persoonlijke mappen worden aangegeven op het tabblad Gegevensbestanden van het dialoogvenster Accountinstellingen . Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

17 Ken de locatie van uw PST-bestanden
Mogelijk valt u op in de afbeelding dat het PST-bestand eigenlijk twee namen heeft: een mapnaam in de kolom Naam en een bestandsnaam in de kolom Bestandsnaam. De vermelding onder Naam is de mapnaam die u ziet als hoofdmap voor het PST-bestand in het navigatiedeelvenster. Zoals eerder vermeld, luidt deze naam Persoonlijke mappen tenzij u deze verandert in iets anders. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

18 Suggesties voor oefeningen
Maak een bestand met persoonlijke mappen. Maak een submap in uw Persoonlijke mappen. Verplaats een bericht naar Persoonlijke mappen. Voer een export uit om kopieën te maken (optioneel). Sluit de mappen met voorbeeldgegevens. [Opmerking voor de cursusleider: als u Outlook 2007 op uw computer hebt geïnstalleerd, kunt op de koppeling in de dia klikken om een online oefening te starten. Tijdens deze oefensessie komen al deze Outlook-taken aan bod. U wordt hierbij met behulp van instructies begeleidt. Belangrijk: als u niet over Outlook 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefening (hiervoor is Outlook 2007 vereist) Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

19 Testvraag 1 Hoeveel namen kunt u opgeven voor een bestand met persoonlijke mappen dat u maakt? (Kies één antwoord.) Eén. Twee. Drie. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

20 Testvraag 1: antwoord Twee.
U kunt een bestandsnaam en een mapnaam toekennen. De laatste is de naam die wordt weergegeven in het navigatiedeelvenster. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

21 Testvraag 2 Met de opdracht Gegevensbestandsbeheer kunt u alleen de mapnaam van een bestand met persoonlijke mappen weergeven. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

22 Testvraag 2: antwoord Onjuist.
Behalve de mapnaam kunt u ook de bestandsnaam en de locatie van het bestand op uw computer bekijken. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

23 Testvraag 3 Hoeveel bestanden met persoonlijke mappen kunt u hebben op uw computer? (Kies één antwoord.) Eén. Twee. Zoveel als u wilt. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

24 Testvraag 3: antwoord Zoveel als u wilt.
U kunt heel veel bestanden met persoonlijke mappen hebben. Daarom is het een goed idee om elk een unieke naam te geven. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

25 Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen

26 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint®-sjabloon bevat een cursus over het maken van een bestand met persoonlijke mappen dat u kunt gebruiken om uw berichten van de server naar uw eigen computer te verplaatsen. . U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is ontleend aan de Microsoft Office Online Training-cursus met de titel Uw postvak beheren III: Berichten verplaatsen of kopiëren naar Persoonlijke mappen. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX®-besturingselement met de naam Shockwave Flash Object op uw computer installeren. Download hiertoe de recentste versie van Macromedia Flash Player vanaf de Macromedia-website. Diaovergangen: de overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de online cursus: deze sjabloon bevat koppelingen naar de online versie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de Snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. Belangrijk: Outlook 2007 moet op uw machine zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt weergeven. Als u niet over Outlook 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt het dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.