1 Afstuderen interne communicatie bij de unit Gegevens 2 februari 2017 Hanneke van der Linde

Aanleiding Hoe functioneert de interne communicatie bij de unit Gegevens in relatie tot de visie van CAP op interne communicatie?  Theoretisch kader  Interviews, field research, desk research, observatie  Kwalitatieve vragenlijst tbv enquête pre-test  Pré-test  Enquête 2 Centrale vraag Personeelsmonitor 4.7 score op Informatie en Communicatie 2 Onderzoek

3 Analyse beleidsinformatie, taakinformatie, beheerinformatie, sociale informatie

4  Maak communicatie persoonlijk  Laat de lijn weer als lijn functioneren  Neem HR-communicatiebehoefte op in de PoP-cyclus  Medewerkers hebben een grote behoefte aan ad hoc informatie Algemene samenvatting communicatie-advies 4 Aanbeveling lijnmanagers  Cascade - informatie van plv directeur naar lijnmanagers  Lijnmanager = spilfunctie -> moet daarom over voldoende informatie beschikken ivm cascade -> vertaalslag maken naar medewerkers  Verstrek informatie op ad hoc basis  Willen medewerkers iets specifieks weten -> dit op voorhand aangeven zodat lijnmanagers zich kunnen voorbereiden (evt. ter rade bij collega’s kunnen gaan)  Communicatie is faciliterend aan het proces bij GAP’s -> visie van CAP op interne communicatie moet breder  Door de reorganisatie -> altijd goed acties ->structureel inloopsessies organiseren (zowel nu belangrijk als in de toekomst, hoe meer veranderingen, hoe meer goede communicatie nodig Aanbevelingen irt visie communicatie CAP

5 Keek op de week plv directeur en lijnmanagers  Communicatie vast onderwerp op de agenda  Vooraf aangeven welke communicatie info nodig van plv directeur of van collega- lijnmanagers -> beter voorbereiden  Communicatie vast onderwerp op de agenda  Medewerkers indien mogelijk vooraf aangeven welke communicatie-informatie zij nodig hebben van de lijnmanagers -> beter voorbereiden  Laat de lijnmanager globaal aangeven welke andere managers zij de betreffende week spreken -> evt knelpunten van medewerkers kunnen zij dan meenemen naar de betreffende collega-lijnmanager/unit/cluster/keten/BD-niveau -> zo blijven de communicatielijnen zo kort en effectief mogelijk  Op verzoek van de respondenten (medewerkers) extra beleidsinformatie tav het functioneren van het primair proces verstrekken Keek op de week lijnmanagers en medewerkers

6 Inloopsessies op teamniveau, unitniveau, ketenniveau of BD-niveau  Stuur een paar dagen voor aanvang een mail naar iedereen met vraag welk soort communicatie- informatie behoefte is -> lijnmanagers kunnen zich daardoor beter voorbereiden  Zorg dat alle lijnmanagers uit de unit aanwezig zijn -> direct vragen over de unit heen gesteld kunnen worden  Geef het podium voor een brede effectieve invulling van de sessie. Mensen zien elkaar maar weinig, laat ze netwerken en kijken hoe ze elkaar kunnen helpen in de keten. SAMEN STERK.  Gluren bij de burensessies -> team/units over de keten heen met elkaar verbinden -> medewerkers willen meer informatie andere managers en collega’s overige BD-onderdelen -> daarom alle keyplayers uitnodigen -> hierdoor kan er direct antwoord op vragen gegeven worden Is vanuit het management tevens een podium om hun visie aan te geven -> geeft richting aan het wat + hoe Eenduidige boodschap -> iedereen hoort plenair hetzelfde ‘verhaal’ Tevens een moment om te pijlen (meten) hoe de communicatie-informatie gewaardeerd wordt Je kunt ketenbrede resultaatbespreking houden incl. knelpunten benoemen kijken naar trends en eventuele oplossingen leercirkels inrichten Raakvlakken in het proces gezamenlijk in kaart brengen ivm risico’s en knelpunten Teamniveau Unitniveau (lijnmanagers unit + medewerkers) Ketenniveau (lijnmanagers, ketenregisseurs en medewerkers in de keten)

7 Kennissessies op teamniveau, unitniveau, ketenniveau  Klankbordgroep oprichten, met als doel (medewerkers) mee te laten denken over onderwerpen die gedeeld moeten worden (soort communicatietafel). 7 Algemene ondersteuning vanuit team communicatie bij inloopsessies, kennissessies etc.  Hoe breng je de boodschap  Ontwerp van het programma  Observeren, gevolgd door feedback  Goede balans tussen formeel en informeel

Taakinformatie, beheerinformatie, beleidsinformatie op lange termijn  Het landelijk intranet met gecentraliseerde taakinformatie en beleidsinformatie (intranet is ‘slechts’ extra ondersteuning)  CAP-net inrichten: Alle medewerkers oproepen dagelijks het CAP-net te bekijken Opdrachtgever vraagt aan lijnmanagers dagelijks het CAP-net te bekijken + relevante informatie door te vertalen naar de medewerkers (in dagstart/keek op de week) Taakinformatie, beheerinformatie, beleidsinformatie op korte termijn HR-communicatiebehoefte  Er is maandelijks een portefeuille-overleg (lijnmanager HR – plv directeuren)  Geef vanuit bedrijfsvoeringsoverleg de opdracht een link te plaatsen op CAP-net naar Servicepunt Belastingen  Tav persoonlijke ontwikkelingen: neem dit mee in functioneringsgesprek (FG) Bundel gezamenlijke input uit FG -> opnemen in strategisch personeelsplan Zet persoonlijke ontwikkeling op de agenda in overleg lijnmanagers – HR-adviseur  Mbt weten wie waar zit in de organisatie: Geef opdracht aan de communicatiemedewerker unit Gegevens een organogram aan te leveren bij zowel de eigen medewerkers als bij de communicatiemanager CAP, ter plaatsing