Hoe organiseer je de vraagkant? Balanceren tussen flexibiliteit en bureaucratie

2 Wat hebben we nu georganiseerd? Dienstverlenings- overeenkomst over de basisdienstverleni ng Verrekening van kosten KPI’s Dienstverlenings- overeenkomsten voor aanvullende dienstverlening Verrekening van kosten KPI’s Intern Dienstencentrum Shared service center: Facilities & huisvesting Automatisering Personeels- salarisadministratie Intern Dienstencentrum Shared service center: Facilities & huisvesting Automatisering Personeels- salarisadministratie

3 Verschillende rollen

4 Wat hebben we nu georganiseerd? Dienstverlenings- overeenkomst over de basisdienstverleni ng Verrekening van kosten KPI’s Dienstverlenings- overeenkomsten voor aanvullende dienstverlening Verrekening van kosten KPI’s (Klanten)raden: Automatisering Personeel Facilitair Integrale klantenraad Opdrachtgeversberaad (Klanten)raden: Automatisering Personeel Facilitair Integrale klantenraad Opdrachtgeversberaad Accountmanagement Verschillende niveau’s bij het IDC Gesprekspartners bij de diensten Accountmanagement Verschillende niveau’s bij het IDC Gesprekspartners bij de diensten Intern Dienstencentrum Shared service center: Facilities & huisvesting Automatisering Personeels- salarisadministratie Intern Dienstencentrum Shared service center: Facilities & huisvesting Automatisering Personeels- salarisadministratie

5 Wat is de context? Tot nu toeWat willlen we nu doen? Shared service gestart in 2008Verdere bundeling van ondersteunende activiteiten in 2017 Uitgangspunten waren ‘wederzijds vertrouwen’ en ‘partnerschap’ Basiswaarden: partnerschap en vertrouwen Veel energie gaan zitten in DVO’s en verrekening Eenvoudige werkafspraken en stoppen met verrekenen Gesprekken vonden vooral plaats binnen de bedrijfsvoering Gesprek moet plaats vinden met het management dat wordt ondersteund Veel afstemmingsgremiaEenvoudige inrichting ‘governance’

6 Wat hebben we tot nu bedacht? Bedrijfsvoerings- expertisecentrum Gebundelde organisatie voor advies en expertise (voorlopig naast IDC) Opdrachtgevers- beraad Directeuren uit de diensten, bestuursdienst, shared services Afstemming dienstverlening Aansluiten bij bestaande processen; adviseurs dichtbij de dienst Afspraken over dienstverlening Werkafspraken die ruimte laten voor flexibiliteit

7 Hoe gaan we het in praktijk brengen? Hoe zorg je voor afstemming zonder meteen in (functies van) account- en demandmanagement terecht te komen? Hoe kan je werkafspraken maken zonder allemaal (formeel) vooroverleg nodig te hebben? Welke afspraken maak je als je niet meer verrekend? Hoe zorg je tegelijkertijd voor voldoende ‘houvast’; duidelijkheid in afspraken en wat men kan verwachten?