1 Terugkomdag VGM-antenneleden mei / juni 2011

Agenda 1.Onthaal en begeleiding 2.Denkmodel risico-evaluatie en analyse 3.Evaluatie VGM-antennes Pauze 4.Procedure zwangerschap 5.Ventilatie 6.Keuzemodule

3 Onthaal en begeleiding van nieuwe medewerkers mei / juni 2011

4 Inhoud Onthaal? Waarom, voor wie, door wie Concrete aanpak onthaal: checklist ter ondersteuning (onderscheid labo/niet-labo) Organisatie onthaal - registratie procedure voor personeel (verkorte) procedure voor jobstudenten anderen (geen procedure)

5 Onthaal? Waarom? Vervullen van wettelijke verplichting: hiërarchische lijn (= leidinggevende) is verplicht onthaal en begeleiding van nieuwe medewerkers (di. personeel, jobstudenten, anderen) te organiseren, oa. mbt. VGM, inclusief verplichte registratie Nieuwe medewerkers informeren over VGM-aspecten zodat ze toegepast kunnen worden Voor wie? Iedereen nieuw binnen de éénheid (personeel, jobstudenten, anderen) Inhoud onthaal afhankelijk van taak en verblijfsperiode

6 Onthaal? Door wie? Organiseren/structuur uitwerken door leidinggevende(n) Praktisch onthaal (algemeen) geven –Begeleider (wetenschappelijk/promotor/...) –Begeleider + VGM-antennelid –VGM-antennelid indien = begeleider Informeren van nieuwe medewerkers over o.a.: Risico’s activiteiten/plaatsen VGM-contactpersonen VGM-procedures Afspraken in labo(‘s)

7 Concrete aanpak onthaal: checklist 2 types onthaalchecklists: labo-omgeving niet labo-omgeving ( Te gebruiken door begeleiders van nieuwe medewerkers Hoe gebruiken? - begeleider overloopt checklist samen met nieuwe medewerker– nuttige aanvullingen door medewerker zelf te noteren

8 Concrete aanpak onthaal: checklist Na overlopen van checklist: aftekenen door begeleider, leidinggevende, medewerker zelf kopie binnen eenheid bewaren indien “onthaalprocedure personeel” gevolgd moet worden (zie voorbeeld): registratie “VGM-onthaal en begeleiding” door medewerker via K.U.loket (= tevens afsluiten van onthaalprocedure) Onthaalchecklist omvat: VGM-hoofdthema’s VGM-subthema’s Invulvak voor nuttige informatie Vak met bijkomende informatie

9 Concrete aanpak onthaal: checklist Onthaalchecklist – hoofd- en subthema’s

10 Concrete aanpak onthaal: checklist Onthaalchecklist – uittreksel 1

11 Concrete aanpak onthaal: checklist Onthaalchecklist – uittreksel 2

12 Concrete aanpak onthaal: checklist Onthaalchecklist – uittreksel

13 Organisatie onthaal - registratie (1) Personeel: Nieuw sinds 1 oktober 2010  elektronisch VGM- onthaalproces nieuwe medewerker Onthaalprocedure personeel ( tml): 1)Aanmaak personeelsnummer (u-nummer)  mail naar VGM- antennecoördinator met: vraag naar activiteiten (indien reeds in kaart gebracht via VGM-audit) of standaardfunctie (indien eenheid nog niet werd geaudit) vraag naar aanduiding begeleider (standaard: VGM-AC, afwijking doorgeven aan Dienst VGM)  VGM-AC wint informatie in bij hiërarchische lijn en antenneleden

14 Organisatie onthaal - registratie 2)Respons binnen 1 week aan Dienst VGM 3)Dienst VGM koppelt in SAP nieuwe medewerker aan activiteiten/standaardfunctie en begeleider = aanmaak individueel VGM-dossier ( 1 ) 4)VGM-dossier raadpleegbaar: via K.U.Loket door hiërarchische lijn, begeleider, VGM- antennecoördinator via SAP door IDEWE 5)Tijdens 1 e maand: aangeduide begeleider verzorgt onthaal 6)1 maand na koppeling  mail aan nieuwe medewerker met vraag om onthaal te bevestigen ( 1 ) omvat naast risico’s van activiteiten/standaardfuncties, ook preventieve maatregelen, instructies, opleidingen, medische opvolging, die meer specifiek worden naarmate er meer activiteiten geconcretiseerd worden

15 Organisatie onthaal - registratie (2) Jobstudent: Geen VGM-dossier (want: vaak korte aanwezigheid) Wel onthaal Wettelijk verboden activiteiten / risicovolle activiteiten Onthaalprocedure jobstudenten ( elzijn.html): 1)Aanmaak personeelsnummer (u-nummer)  mail naar VGM- antennecoördinator met: - vraag naar aanduiding begeleider 2)Aangeduide begeleider verzorgt onthaal Opm. de organisatie van onthaal jobstudenten is, behalve de initiële mail, intern te organiseren o.a. mbv. de checklisten (geen terugkoppeling naar Dienst VGM nodig)

16 Organisatie onthaal - registratie (3) Anderen (masterstudenten, tijdelijke medewerkers project,…): Geen sturing vanuit Dienst VGM dmv. procedure Leidinggevende is wel steeds verplicht om onthaal te organiseren Begeleider onthaal aanstellen Gebruik checklists als LEIDRAAD Geen terugkoppeling naar dienst VGM gevraagd Dus: interne organisatie! Opm. verdere verfijning wie welk proces moet volgen is lopende

17 Onthaal en begeleiding Nog vragen?