HR business partner netwerk 8 september 2016

Agenda HR BP netwerk 23/06 8u30-9u00 Ontvangst met koffie 9u00-9u15 Welkom, agenda en mededelingen 9u15-9u35 Personeelsadministratie en –systeem: aansluitingen 9u35-9u55 In, door- en uitstroom: INFORMEREN Toelichting over de werking en resultaten van de werkgroep 9u55 -11u00 In, door- en uitstroom: COCREËREN Interactief deel over het verhogen van de doorstroom 11u00-11u15 Pauze 11u15-11u45 Rapportering en toegangsbeleid 11u45-12u00 Voorbereiding HRBP Seminarie van 8 en 9 december 12u00-13u00 Lunch

Dienstmededelingen  Volgende netwerken 2016 zijn ‘speciallekes’  28/10 – volledige dag in combinatie met talent event – Plantentuin Meise  8 en 9 december – 1,5 daags seminarie – Houffalize  Coachende vaardigheden HRBP: warme oproep  22/9, 17/10 en 7/11  Beleidsbrief Bestuurszaken – hoofdstuk Een modern HR-beleid  Via HRBP werkgroepen

Aansluitingen personeelsadministratie en -systeem

Situering Beslissing VR 25/04/2014 Implementatie gemeenschappelijk personeelssysteem Beslissing VR 06/03/2015 Conceptnota gemeenschappelijke dienstencentra Doelstellingen transitie: Verhoogde kwaliteit van de dienstverlening Klant centraal Efficiëntiewinsten Beslissing VR 17/07/2015 Referentiekader voor de drie dienstencentra Mededeling Voorzitterscollege 21/04/2016 Rapportering stand van zaken dienstencentra Beslissing VR 13/05/2016 Personeelpunt (financieringsmodel – vertrouwelijk)

Aansluitingen 2017 en 2018 Doel = geslaagde aansluiting van klantentiteiten bij de HR- dienstverlening en/of –systemen van AgO, via geïntegreerde projecten.

Doel aansluitingen 2017 en 2018 Getransfereerde klantenentiteit (eventueel met aansluiting personeelssysteem Vlimpers) Overtuigde, tevreden klant (management, leidinggevende, personeelslid) Duidelijke afspraken over specifieke dienstverlening Duidelijke afspraken over specifieke aansluitings-/integratievereisten Getransfereerde MOD / Personeelsdienst Overtuigde, goed opgeleide, betrokken personeelsleden Bijdragen aan Gereorganiseerde klantenentiteit en MOD Gereorganiseerd AgO (aangepaste operationele dienstverlening)

Projectorganisatie

Betrokkenheid HR BPs Personeels administratie Kris & Koen In-, door- en uitstroom Jonas & Koen Welzijn Jessy & Evelien Organisatie ontwikkeling Helena & Liesbet Talent en ontwikkeling Sandra & Wendy Loopbaan-en beloning Kato & Evelien Leiderschap Brunhilde & Wendy

Samengevat: elke werkgroep bestaat uit: Beleidstrekker en betrokken projectleider(s) Inhoudelijke spoor vanuit een VO-breed perspectief HR BP AgO HR BPs entiteiten Perspectief klantentiteiten Vertegenwoordiging Juridisch Kenniscentrum en HR Technologie & Data Juridische en technische mogelijkheden of implicaties Rapportering Eén uitzondering: Personeelsadministratie Afdelingshoofden MODs en HR BPs van Entiteiten voor aansluiting in 2017 Vanaf half 2016: ook entiteiten voor aansluiting in 2018 Al deze HR BPs zijn ook aan een inhoudelijke werkgroep van eigen keuze toegevoegd Deze werkgroep is tweemaal samengekomen met aansluiters 2017 (in mei en juni) Betrokkenheid HR BPs

De werkgroep HR BP Personeelsadministratie wordt geschrapt Geen beleid Overgenomen door aansluitingsproject en programma: Gezamenlijke kick-off Betrokkenheid in werkpakketten Voor systeem vb. functionele analyse en business case Voor dienstverlening vb. transitie: afspraken over dienstverlening en overdracht van mensen en middelen Betrokkenheid HR BPs

Eerstvolgende stappen Communicatie en participatie: Voltallige HR BP netwerk 8 september: Kort voorstellen projectaanpak Programma vervangt werkgroep HR BP over personeelsadministratie Kick-off alle betrokken HR BPs en afdelingshoofden MODs/personeelsdiensten half oktober: Informeren systeem en dienstverlening Gedetailleerd voorstellen programma- en projectaanpak voor aansluiting Eigen rol in transitietraject en engagement voor deelname aan project (werkpakketten) Afspraken over infosessie personeelsleden MODs/personeelsdiensten Infosessie personeelsleden MODs/personeelsdiensten begin/half november Systeem: functionele analyse Dienstverlening: analyse processen

In-, door- en uitstroom

Specialistennetwerk R&S integriteit 8/11

In-, door- en uitstroom Beleid(sbrief)

Visie & knelpunten Globale pijlers HR BP werkgroep IDU Insteek beleidsbrief Kabinet Bestuurszaken AgO Richting door netwerk Concretiseren door WG HR BP WG & netwerk HR-beleid entiteiten Acties AgO Acties WG IDU VO

Mobiliteit verhogen

Inhoud beleidsbrief 1. Instroom 1. Breder inzetbare profielen 2. Doorstroom 1. Focus op intern potentieel benutten 2. Transparant aanbod 3. Intern potentieel actiever zoeken 4. Verbeteren monitoring & analyse 3. Uitstroom 1. Uitstroommogelijkheden verruimen 2. Monitoren exits – exitbeleid

Meanwhile in de werkgroep… Modulaire selectie (nieuwe loopbaanbeleid) Evaluatie & optimalisatie van de omzendbrief Interne & externe arbeidsmarktcommunicatie Uitzendarbeid Instroom kansengroepen Selectieprocedure topkader

Visie & knelpunten Globale pijlers HR BP werkgroep IDU Insteek beleidsbrief Kabinet Bestuurszaken AgO Richting door netwerk Concretiseren door WG HR BP WG & netwerk HR-beleid entiteiten Acties AgO Acties WG IDU VO

5 pistes pitchen om de doorstroom te verhogen

Breder inzetbare profielen

Jobbeurzen

Interne search

Jobaanbod en herscholing

WERVINGS -

1. Kies een groep 1. Breder inzetbare profielen (Liesbet) 2. Jobbeurzen (Eva) 3. Interne search (Wendy) 4. Actieve herscholingstrajecten (Sandra) 5. Wervingsstop (Karien) 2. Brainstorm 1. Nadelen of moeilijkheden… 2. …en hoe deze te vermijden 3. Prioriteit geven 4. Hoe ver willen we springen?

pauze

Rapportering en toegangsbeleid

Context HRBP-netwerken van 19/02 & 28/04: Voorstel van generieke aanpak mbt: Security & toegangsbeheer Rapportering Gebruik personeelsdata in eigen randsystemen Zodat HRBP’s & HR-specialisten Toegang hebben tot individuele gegevens Op hun behoeften afgestemde generieke rapportering opzoeken en nakijken Beoogde meerwaarde: Voor jullie: versterking van HR BP-rol Voor de VO: efficiëntere organisatie (cfr. nota’s VR) Conform (privacy-)wetgeving en ifv goed beheer

Eerst nog dit Weddebudgetrapportering blijft prioritair Stappen vooruit gezet Stand van zaken: Structurele opbouw: Veel aandacht voor goede fundamenten Aanrekeningscodes, looncodes, overeenkomst Orafin, … Opvang urgente behoeften: 12 financiële rapporten in rapportenshop Infosessie op 29/09 voor alle entiteiten: Hoe op basis van deze rapporten zelf zicht verwerven over de evolutie van wedde-uitgaven van uw entiteit ?

Rapportering Rapportenshop Ontsluiting Verdere rapporteringsbehoeften

Rapportenshop (1) Ong. 100 rapporten in 10 rubrieken bin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/main.xts&startwel=yes

Rapportenshop (2)

Rapportenshop (3)

Ontsluiting (1) Stapsgewijs naar grotere toegankelijkheid: Uitbouw van website ‘rapportering’: Algemene toelichting over rapportering Inhoudelijk overzicht over beschikbare rapporten Toegangspoort naar de rapporten zelf: Meer operationele duiding: Duidelijkere titels van rapporten Zo veel mogelijk uitleg in rapporten zelf Aanduiding van ‘Nieuw’ bij rapporten Verder op de planning: Item op HR-specialistennetwerken (bv. welzijn) Uitwerking opleiding mbt ‘HR & Infosystemen’

Ontsluiting (2)

Rapporteringsbehoeften (1) Context: Aanpak: In elke HRBP-werkgroep: bepaling van rapporterings-behoeften voor eigen thema Ifv opmaak van hierop afgestemde entiteitsrapporten Voorbije traject: In mei/juni: sessies in 5+1 HRBP-werkgroepen In juli/augustus: verwerking deze sessies Inhoudelijke doorvertaling naar concrete rapporten Functionele vergelijking met bestaande MOD-rapporten => Bundeling tot samenhangend geheel Geen analyse van vroegere/entiteitsgebonden lijsten

Rapporteringsbehoeften (2) Resultaten: behoefte aan 40 rapporten 13 overzichts- & 27 specifieke rapporten In vergelijking met bestaand aanbod: 15 al (minstens gedeeltelijk) in rapportenshop 12 (minstens gedeeltelijk) in MOD-rapporten 13 volledig nieuw te ontwikkelen Analoge oefening in werkgroep ‘weddebudget-rapportering’ (cfr. ‘urgente rapporten’). Deels al gerealiseerd: cfr. 12 financiële rapporten Op dit moment: Omzetting naar andere RSZ-categorieën dan ‘050’ Ordonnanceringsrapporten (obv rapporten Go!) Endogene groei (obv bestaand rapport)

Rapporteringsbehoeften (3)

Rapporteringsbehoeften (4) Opmerkingen: Bij uitvoering: aantal nog licht fluctueren Rapporteringsbehoefte soms opgenomen in ander rapport en/of in ander thema Enkele basisrapporten: mogelijks nog apart Bv. personeelsaantal, -beschikbaarheid, -aanwezigheid Enkele behoeften niet opgenomen: Juridisch niet mogelijk (PLOEG-scores, aanvaarde evaluaties) Gegevens niet in Vlimpers (MOF, ziektebeelden, Traject) Ten slotte: Ook opmerkingen ontvangen mbt vorm & layout Wordt zo veel mogelijk mee rekening gehouden

Rapporteringsbehoeften (5) Voorstel van verder traject: Algemeen: streven naar voortdurende wisselwerking Concreet: Nu: Afsluiting 1 ste behoefteronde Start opmaak nieuwe rapporten Als rapporten klaar: Publicatie in rapportenshop Bespreking in HRBP-werkgroepen => captatie van wijzigingen & ev. nieuwe behoeften Bijwerking rapporten Vooropgesteld: tegen 1/10/2017

Vragen ?

Toegangsbeleid Situatie-analyse Voorstel van aanpak & implicaties Timing

Toegangsbeleid (1) Context: Stand van zaken: historisch gegroeid kluwen Inconsistent Niet geactualiseerd Niet afgestemd Mogelijke juridische vraagtekens => Nood aan stroomlijning Principes voor toegangsbeleid: Geïntegreerd toegangsbeheer (Vlimpers & Cognos) Uniform over entiteiten (lezen vs ontwikkelen) Afgestemd op functionele behoeften Enkel data waarvoor gerechtigd

Toegangsbeleid (2) Analyse van situatie: Voor wie: verschillende finaliteiten & doelgroepen Voor HR in de entiteit & Ago (cfr. EC’s): Ifv monitoring personeelsbeleid VO Nood aan gegevens uit Vlimpers & datastromen Voor HRBP’s en HR-specialisten Ifv inzicht in interne werking & ondersteuning management bij besluitvorming Voor Dienstencentrum Personeelsadministratie Ifv opvolging & controle op registraties Voor Sociale Dienst, GDPB, R&S, Vorming, … Ifv opvolging operationele werking & monitoring eigen beleidsthema Voor Go!, MODs, Kanselarij & Audit Vlaanderen

Toegangsbeleid (3) Over wie: verschillen binnen huidige Vlimpers-groep Verschillende posities van de entiteiten in VO: Overzicht op dit moment: Verschillende personeelsstatuten: Bv. privé-statuut, buitenlandpersoneel, gouverneurs, arrondissementscomissarisen Vraag: wie heeft welke toegang tot welke rapporten?

Toegangsbeleid (4) Voorstel van aanpak: Ambitie: transparante & uniforme rapportering voor alle doelgroepen over alle Vlimpers-entiteiten Hoe waarmaken? Van elk rapport 1 versie op 1 plaats over iedereen Mbt toegangen: Enkel brede HR-groep: rechtstreeks toegang tot Cognos (ook als nu nog geen Vlimpers-entiteit). Iedereen met Cognos-toegang: minimaal toegang (met leesrechten) tot gehele rapportenshop. DCPA & horizontale diensten hebben bijkomende toegang tot extra benodigde rapportering. Overige entiteiten: apart verder af te stemmen

Toegangsbeleid (5) Mbt inhoud van rapporten: In rapportenshop zijn alle rapporten voor ‘HR in de entiteit’ en personeelsbeleid VO opgenomen. In zoverre gegevens beschikbaar, worden alle perso-neelsleden van alle Vlimpers-entiteiten opgenomen in alle rapporten van rapportenshop. Elke Vlimpers-entiteit ziet enkel gegevens van entiteit(en) waarvoor gerechtigd.

Toegangsbeleid (6) Implicaties: Noodzakelijke randvoorwaarde: enkel afd. HRTD (Ago) heeft ontwikkelrechten in Cognos. Concentratie van alle beschikbare Cognos-expertise Noodzakelijk ihkv komende upgrade naar Personeelpunt Entiteit kan rapportering controleren door: In Cognos: in elk rapport wordt detail tot op persoons-niveau opgenomen (indien mogelijk). In Vlimpers: toegangsbeleid op rapportering afgestemd. Entiteit kan specifieke rapportering uitbouwen door: Gewenste Vlimpers-data langs MAGDA-platform binnen te halen volgens gewenst formaat (XML/ETL). Idem voor benodigde data ifv andere randsystemen of interne toepassingen. Verdere informatie: cfr. infosessie op 2/06 ifv afronding traject op 1/10/2017 (voor DCPA-entiteiten).

Toegangsbeleid (7) Voorstel van timing (voor DCPA-entiteiten): Principe: Als entiteiten goede rapportering ter beschikking Generiek langs rapportenshop en/of Ev. langs eigen specifieke rapportering Dan kunnen toegangen afgesloten worden: Afsluiting nog niet-gerechtigde toegangen Omzetting van ontwikkel- naar leesrechten Ambitie: tegen 1/10/2017 Entiteiten: tem 1/7/17 Vlimpers-data via Magda-platform aanvragen. HRTD: 2 afgewerkte behoefterondes vr Rapp.shop.

Toegangsbeleid (8)

Vragen ?

HRBP seminarie 8 en 9 december

lunch