Netwerk analyse Jac Christis, 26 november 2014

De onderwerpen Netwerkanalyse: 1.Basis idee 2.Het instrument zelf 3.Slim organiseren

Slim organiseren Organiseren is: 1.Verdelen activiteiten (specialiseren, differentiëren) 2.Coördineren verdeelde activiteiten (afstemmen, integreren) Slim organiseren: op zo’n manier verdelen en coördineren dat iedereen met alles mee kan doen en over alles mee kan beslissen

Het basis idee Primaire proces: netwerk van onderlinge afhankelijkheden met werkplekken als knooppunten Wanneer verstoring, dan 1.Absorberen op werkplek (vereist regelmogelijkheden) 2.Doorgeven en verspreiden over netwerk Afleveradres 4

Netwerk Teamleider Office manager Planner Privé 6 Lectoren MT P&O O&O Dean Werkveld Docenten Marketing LLLeren 5

Regelmogelijkheden Probleem PersoonlijkeOrganisatorische regelvaardighedenregelmogelijkheden Intern/Extern/ zelfstandigsamen met anderen ContinuePeriodiek overleg 6 14 februari 2013 Congres WeWorks - Jac Christis

Toename storingskansen Afnemende flexibiliteit Versterkte centrale controle Meer arbeidsdeling Systeem verlies MaterieelImmaterieelTe ruime buffers ennormtijden capaciteiten Storing Zelf oplossen? Samen met anderen? Periodiek overleg? Onopgelost probleem Streven naar ‘onzichtbare’ speelruimte Niet succesvol gedrag: houding: gevoel: verzuim vervreemdingstress Storing opgelost De vicieuze bureaucratiseringcirkel nee ja succesvol

8 De twee analyse niveaus 1.Functieniveau: kwaliteit arbeid. –Taken en regelproblemen –Regelmogelijkheden 2.Organisatieniveau: kwaliteit organisatie. –Kans op verstoringen: complexiteit productiestructuur –Kans op absorberen: (de)centralisatie besturingsstructuur Slim organiseren: vereenvoudigen van productiestructuur als voorwaarde voor het vereenvoudigen en decentraliseren besturingsstructuur

Het werkdruk instrument Het instrument zelf

Werkdruk Definitie: disbalans regelproblemen en regelmogelijkheden Kenmerken instrument Gericht op werk, niet persoon (risico benadering) Voor teamleiders en hun team (gezamenlijk onderzoek) Werkdrukproblemen (kwaliteit arbeid) zijn ook efficiency problemen (kwaliteit zorg) Vorm van teamontwikkeling Ontwikkeling: met teamleiders in de zorg idee uitwerken tot instrument. 14 februari 2013 Congres WeWorks - Jac Christis 10

Met, door en voor teamleiders 14 februari 2013 Congres WeWorks - Jac Christis 11

Wat vinden zij ervan? “Gaat over feiten, niet over belevingen” “Werkdruk is toch op eenvoudige wijze te meten” “Medewerkers vinden het interview leuk: voelen zich gehoord” “Natuurlijk gesprek over het werk” “Gaat over feiten, niet persoon: creëert veiligheid” “Geeft inzicht in wat er werkelijk leeft” “Verbeterpunten springen eruit” 14 februari 2013 Congres WeWorks - Jac Christis 12

Het instrument: inventariseren 1.Inventariseren: regelproblemen en regelmogelijkheden –Netwerk –Elementen van individueel arbeidsproces 2.Rapporteren: knelpunten 3.Oplossingen: plan van aanpak 13

Probleeminventarisatie 1.Netwerkidee: verstoringen omdat mensen uit netwerk niet, niet op tijd of niet op de juiste wijze doen wat ze moeten doen om jou het werk mogelijk te maken 2.Arbeidsproces: elementen als bron van verstoringen NormenOmgeving Input/ActiviteitenFeedback resultaat cliënten Middelen februari 2013 Congres WeWorks - Jac Christis

Uitwerking regelmogelijkheden 1.Zelfstandig regelen (intern regelen): kun je het probleem zelfstandig, dat wil zeggen, in je eentje oplossen? Autonomie ten aanzien van Tempo van werken Methode van werken Volgorde van werken 2. Samen met anderen regelen (extern continue regelen): kun je het probleem samen met anderen oplossen Ondersteuning door collega’s (die een handje helpen) Functionele contacten (met mensen van andere afdelingen) 3. In periodieke vormen van overleg regelen (extern periodiek regelen): effectief werkoverleg

Overzicht 14 februari 2013 Congres WeWorks - Jac Christis 16 ProblemenZelfstandig regelen Samen regelen Periodiek regelen Informeel regelen Knelpunten ….

Het instrument: rapporteren 1.Inventariseren: regelproblemen en regelmogelijkheden –Netwerk –Elementen van individueel arbeidsproces 2.Rapporteren: knelpunten –In duo’s bespreken, corrigeren, aanvullen en verbeteren –Overzicht van knelpunten (“hier hebben we last van en ligt niet aan ons”) 3.Oplossingen: plan van aanpak 17

Een voorbeeld 14 februari 2013 Congres WeWorks - Jac Christis 18

Eng. TD Prod. PE Wvb Kwal. R&D TOR Ver- koop Prioriteiten Onvolledige info Aanpassingen Afgesproken deadlines Black box Onvolledige info Verdrongen door prioriteiten Lang wachten op controle ontwerp Geen terugkoppeling over wachttijd Lange wachttijd voor 3D metingen Vragen worden niet beantwoord Wie verantwoordelijk Tekening Stuklijst/CE sticker Verpakking/pallets Stickers op doos Routing Worden gestoord met vragen ? 1.Doorlooptijd: Verkoop + R&D + Kwaliteit + TD 2.Engineering en Verkoop: de stem van de klant 3.Engineering en Productie: wie verantwoordelijk voor maakbaarheid (P, PE, Kw, R&D)? 4.Engineering en Werkvoorbereiding: wie waarvoor verantwoordelijk? ENGINEERING ?? In- koop Keuze leverancier Matrijzen ?

20 De twee analyse niveaus 1.Functieniveau: kwaliteit arbeid. –Taken en regelproblemen –Regelmogelijkheden 2.Organisatieniveau: kwaliteit organisatie. –Kans op verstoringen: complexiteit productiestructuur –Kans op absorberen: (de)centralisatie besturingsstructuur Slim organiseren: vereenvoudigen van productiestructuur als voorwaarde voor het vereenvoudigen en decentraliseren besturingsstructuur

Slim organiseren Buurtzorg Nederland

Opgericht door Jos de Blok uit ontevredenheid met traditionele organisatie van de thuiszorg –Spectaculaire organische groei: van 1 naar meer dan 800 wijkteams in acht jaar (9600 werknemers) –Spectaculaire resultaten: betere zorg tegen lagere kosten (per uur en per cliënt) en uitdagender werk –Vele prijzen: beste werkgever, beste ondernemer, slimste ICT Basisidee: organiseer zodanig dat professionals hun beroep weer kunnen uitoefenen. Hoe ziet dat er uit? Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Buurtzorg Nederland Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Functionele structuur Aanmelding Ondersteuning Intake/indicatie Planning X 1…n X 1…n ABCDEF Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Prestaties Ontevreden wijkverpleegkundigen en verzorgenden, want –Slechte zorg: 40 verschillende mensen komen bij mijn demente bejaarde moeder over de vloer –Dure zorg door (1) hoge overhead en (2) lage productiviteit (veel onderweg) –Slecht werk: een activiteit bij vele verschillende cliënten Oorzaak: –Complexe productiestructuur, want erg arbeidsdelig (fs) –En dus gecentraliseerde besturingsstructuur (hs) Resultaat: complexe organisatie met eenvoudige functies Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

‘Economies of scale’, gericht, niet op creëren waarde voor de cliënt, maar op reduceren kosten per uur Functiedifferentiatie: besparen op loonkosten Gecentraliseerde besturing: betere capaciteitsbenutting Wat wordt vergeten: complexiteitskosten en coördinatielasten (‘diseconomies of scale’) Paradox resultaat: hoge kosten en lage kwaliteit Achterliggende principes

27 Buurtzorg Nederland Werkt met zelfregulerende wijkteams: geïntegreerde zorg voor beperkt aantal cliënten (de wijk) Hoofdkantoor Buurtzorg web WijkteamWijkteamWijkteamWijkteam Enz Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

28 De resultaten Tevreden wijkverpleegkundigen en verzorgenden, want –Betere zorg, want minder gezichten (maar hogere salarislasten) –Goedkopere zorg (minder overhead, minder onderweg, meer preventie) –Leuker werk, want geïntegreerde functies Ontwerpstrategie: vereenvoudigen productiestructuur (fabriek in fabriek, school in school, winkel in winkel) als voorwaarde voor decentraliseren besturingsstructuur Resultaat: eenvoudige organisatie met complexe functies Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Revolutionizing home care Ernst and Young: business case analysis: 1.Less hours per client per year 2.Shorter cycle time (% out of care) 3.Decrease of unplanned (crisis) care 4.Higher productivity (productive hours) 5.Higher wage costs but fewer employees 6.Lower overhead 7.Lower sickness absenteeism and employee turnover Conclusion: application by all home care organization would lead to 2 milliard Euro cost saving

Achterliggende principe Economies of flow, gericht, niet op reduceren kosten per uur, maar op creëren waarde voor de cliënt Functie integratie (dus hogere loonkosten) Decentralisering besturing naar de teams Voorwaarde voor continue analyseren, verbeteren en vernieuwen Resultaat: door reduceren complexiteit lagere kosten en hogere kwaliteit Eenvoudige organisatie met complexe functies Slim organiseren, de organisatie van de organisatie mei

Strategie, structuur en personeel Strategie/waarde propositie: niet leveren geïndiceerde zorg (bewerkingen), maar ondersteunen zelfredzaamheid van cliënt (niet kostenreductie, maar waarde creatie) Organisatie: functionele en hiërarchische integratie (cross functionele teams verantwoordelijk voor beperkt aantal soortgelijke cliënten) Personeel: professionals die in zo’n organisatie kunnen en willen werken (verlieten en masse de traditioneel georganiseerde instellingen) Slim organiseren, de organisatie van de organisatie

Integrale diagnose en herontwerp Slim organiseren, de organisatie van de organisatie Arbeids- organisatorische structuur Organisatie: kosten, kwaliteit, tijd, innovativiteit Arbeid: stressrisico’s en leermogelijkheden Verhoudingen: samenwerking of conflict Integraal herontwerpen Integraal beoordelen mei

Bedankt voor uw aandacht!