Naar een nieuw organisatiemodel 6 mei 2014

Agenda Inleiding Nieuw organisatiemodel Aanpak Jouw rol als leidinggevende Tot slot

INLEIDING Daniël Termont Burgemeester Stad Gent

NAAR EEN NIEUW ORGANISATIEMODEL Paul Teerlinck Secretaris Stad Gent

Waarom? Moderne, flexibele stadsorganisatie opzetten Efficiëntie stimuleren: – Bundeling van de voornaamste activiteiten en processen met logische, inhoudelijke samenhang of noodzaak van nabijheid en maximaliseren van positieve effecten op klantgerichtheid – Flexibele inzetbaarheid van mensen verhogen over de entiteiten heen, in functie van fluctuaties in werkdruk, bundeling van specifieke expertises, creatie van back-up, inspelen op wijzigende maatschappelijke noden, etc. Bestaande samenwerkingen bestendigen Financiële situatie respecteren Integraal werken over de verschillende beleidsdomeinen

Ondersteuning Publiekszaken Facility management Mensen & middelen Bedrijfsvoering Persoonsgebonden materie Samenleven & welzijn Onderwijs, opvoeding & jeugd Vrije tijd Sociale dienstverlening Ouderenzorg Grondgebonden materie Duurzame stedelijke ontwikkeling & ondernemen CBS Burgemeester Financieel beheerder Stadssecretaris Kabinetten en fracties Strategisch coördinator OCMW-Raad OCMW- voorzitter OCMW- secretaris ! Noot: namen zijn voorlopige werktitels Stadsvernieuwing & openbaar domein

Wanneer? 2014: start 2015 (BO): definitieve goedkeuring blauwdruk 2016: kruissnelheid 2019: finalisatie Timings per pijler zijn richtinggevend Projectenlijst is niet volledig Projectenlijst o.b.v. inventarisatie met departementshoofden Stad- OCMW

Pijler persoonsgebonden materie Departementen  Samenleven & Welzijn  Vrije Tijd  Onderwijs, Opvoeding & Jeugd ! Noot: Namen zijn voorlopige werktitels Projectenlijst is niet volledig Clustering van projecten kan wijzigen

Pijler grondgebonden materie 2 nieuwe entiteiten 1.Duurzame stedelijke ontwikkeling & ondernemen 2.Stadsvernieuwing & openbaar domein  Visie structuur  Gefaseerde uitrol nieuwe dienstenstructuur 2 nieuwe entiteiten 1.Duurzame stedelijke ontwikkeling & ondernemen 2.Stadsvernieuwing & openbaar domein  Visie structuur  Gefaseerde uitrol nieuwe dienstenstructuur ! Noot: Namen zijn voorlopige werktitels Projectenlijst is niet volledig Clustering van projecten kan wijzigen

ontwikkeling en beheer openbaar domein (groen, blauw, grijs) DEPT. A - Duurzame stedelijke ontwikkeling en ondernemen DEPT. B - Stadsvernieuwing en openbaar domein Werk Economie Wonen projectbureau ruimtelijke projecten Bruggen, wegen, waterlopen Groendienst Dienstenbedrijf sociale economie ECO werkhuis Ruimtelijk beleid en stedenbouw Toezicht & inname openbaar domein IVA Mobiliteitsbedrijf IVAGO Sogent TMVW NMBS DeLijn… Nutsbedrijven Onroerend erfgoed en architectuur Loket / Mid-office(s) ondersteuning staf Milieu en klimaat Afstemmen dagelijkse werking op procesniveau, rol departementshoofden en diensthoofden, projectwerking Verder inzetten op gecoördineerd beheer GEOdata, plannen, … ondersteuning staf woningent kennis instellingen diverse partners (niet exhaustief) … Max Mobiel ReGent

Pijler ondersteuning Departementen  Bedrijfsvoering & Publiekszaken  Facility Management  Mensen & Middelen ! Noot: Namen zijn voorlopige werktitels Projectenlijst is niet volledig Clustering van projecten kan wijzigen

AANPAK Adelbrecht Haenebalcke Dienst Organisatieontwikkeling Stad Gent

Wat is er gebeurd sinds september 2013? (1) Opzetten programmastructuur ter coördinatie van het geheel – rol Masterprojectmanager en Verandercoach Inventaris en aanpak van bestaande en nieuwe projecten: ev. samen doen sporen Bijhouden planningsoverzicht, ook voor de deelprojecten Business case huidig Electrabelgebouw – uitwerking bedrijfsvervoerplan – voorbereiding flexwerken – herhuisvesting Stad-OCMW over de verschillende campussen Identificeren (verschillen in) de (extra)legale personeelsvoordelen

Wat is er gebeurd sinds september 2013? (2) Communicatieplan: Gent Plus Inwerkingtreding van de managementondersteuning Voorbereiding opbouw van het personeelsbehoefteplan binnen de financiële krijtlijnen en met benutting inzichten blauwdruk en efficiëntiemaatregelen Nieuw organisatiemodel vertalen naar een organogram met aanduiden leidinggevenden

Projectstructuur 15 PMO / PMO+ Masterprojectteam Persoonsgebonden materie Kernteam CBS / GR VB / Raad Gemeenschappelijk MT Sponsoren Dep.hoofden PPPPPPPPP Masterprojectteam Grondgebonden materie Masterprojectteam Ondersteuning Masterprjct manager Transversale trajecten Support team VC HRCCHH TW Transversale Werking HerHuisvesting Communicatie & Change CC HH TW

Projectnaam Neutrale projectnaam om alle personeelsleden te bereiken Herkenbaarheid van de boodschappen Positieve benadering, weg van associaties met ‘reorganisatie’

GENT PLUS ‘Gent’ als gemeenschappelijke deler voor iedereen We doen het voor Gent en de Gentenaars Nadruk ligt op samenwerken Verder verwijst naar toekomst (tijdsdimensie) en naar meerwaarde (kwaliteitsdimensie) Geheel is meer dan de som van de delen Creatie van meerwaarde Linken en netwerken (cfr. Google+)

Huisvesting Voorwaarde voor geslaagde integratie = onder één dak werken Optimalisatie beschikbare kantoorruimte – AC Zuid – Huidige bibliotheek – Huidig Electrabelgebouw – Campus Prins Filip – Campus Onderbergen

Nieuwe werkplek, nieuwe afspraken (1) Flexwerken -Uitgangspunt: dynamisch kantoormodel -Flexwerken is de norm op de nieuwe locatie -Keuze werkplek op basis van behoeften (vb. overleg versus individueel werken) -Voorwaarden: juiste ICT materiaal, teamafspraken (vb. samenwerken als flexwerkers)

Nieuwe werkplek, nieuwe afspraken (2) Bedrijfsvervoerplan -Specifieke aandacht voor fysieke change -Stad-OCMW werken samen een mobiliteitsplan dat visie geeft en keuze maakt i.v.m. mobiliteit (woon-werk) voor al het personeel: -Te beslissen: – Parkeerplaats per personeelslid – Te betalen vergoeding voor een parkeerplaats – Suggestie alternatieven i.v.m. mobiliteit

JOUW ROL ALS LEIDINGGEVENDE Luc Kupers Secretaris OCMW Gent

Leiderschap bij change Neem eigenaarschap in het proces – Luisteren – Signaleren Wees actief in de communicatie-cascade – Leidinggevende is eerste aanspreekpunt voor medewerker – Leidinggevende vertaalt boodschappen door naar werkvloer Wees aanwezig en begeleid het change-proces Ga creatief om met personeelsbehoeften en zoek ruimte voor groei en ontwikkeling

Ondersteuning Ondersteuning vanuit projectstructuur – Masterprojectmanager en projectmanager – Verandercoach – Ondersteuning bij personeelsbewegingen – Support team Ondersteuning van in je rol als leidinggevende Instrumenten om te ondersteunen – GENT PLUS

TOT SLOT Rudy Coddens Voorzitter OCMW Gent

VRAGEN

Algemene vragen Masterprojectmanager – pijler persoonsgebonden materie Masterprojectmanager – pijler grondgebonden materie / Masterprojectmanager – pijler ondersteuning Transversale projecten