20 januari 2016 – Herman Bongenaar Handreiking KIDO (kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden) 20 januari 2016 – Herman Bongenaar

Inhoud Opdracht AIDO Wat is een kwaliteitssysteem? Kwaliteitssysteem informatiebeheer Kernfuncties informatiebeheer Uitwerking kernfuncties in de Handreiking Doelgroep van de Handreiking Verhouding met andere producten (wat is de Handreiking wel en wat niet?)

Opdracht AIDO Kwaliteitssysteem als bedoeld in Ar art. 16: De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem Kwaliteitssysteem (volgens ISO 8402) Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg.

Kwaliteitssysteem  Een kwaliteitssysteem beschrijft in feite wie op welk moment waarvoor verantwoordelijk is en hoe alle taken uitgevoerd dienen te worden, opdat er een vooraf bepaalde kwaliteit bereikt kan worden.  Het bestrijkt 3 organisatieniveaus: Strategisch Richten Beleid en planvorming Tactisch Inrichten Organisatie, voorzieningen en middelen Operationeel Verrichten Processen, procedures en activiteiten

Kwaliteitssysteem: richten Strategisch niveau (beleid) Wat moet je regelen op strategisch niveau? Welk beleid, welke plannen zijn noodzakelijk? Aan welke wet- en regelgeving moet je voldoen?

Kwaliteitssysteem: inrichten Tactisch niveau (organisatie) Wat moet je op organisatorisch gebied regelen? Welke functionarissen spelen een rol en wat zijn hun taken en verantwoordelijkheden? Wat moet op tactisch niveau zijn geregeld om te waarborgen dat activiteiten de gewenste output leveren?

Kwaliteitssysteem: verrichten Operationeel niveau (uitvoering) Hoe moeten processen en activiteiten op operationeel niveau ingericht worden?

Kwaliteitssysteem informatiebeheer richten  beleid inrichten organisatie operationele inrichting verrichten opname (meta)gegevensbeheer  beschikbaar stellen

Kernfuncties informatiebeheer 1 opname identificeren waarderen registreren van beschrijvende metagegevens registreren van technische en administratieve metagegevens classificeren controle – inhoudelijk controle – technisch opslaan

Kernfuncties informatiebeheer 2 (meta)gegevensbeheer metagegevensbeheer – beschrijvend (meta)gegevensbeheer – technisch volgen verwijderen beschikbaar stellen zoeken presenteren

9-vlaksmodel van Maes

Uitwerking kernfuncties  definitie belang te gebruiken beheerinstrument(en) toetsaspecten voorbeelden (nog niet ingevuld) relatie met Archief-KPI’s en archiefwet en -regelgeving DUTO-eisen NEN 2082 NEN-ISO 30301

Doelgroep “Informatiebeheerders”; afhankelijk van de organisatie van het informatiebeheer: record managers informatiemanagers/ documentaire informatieverzorgers applicatiebeheerders archivarissen proceseigenaren

Handreiking: wat wel en wat niet? Verhouding tot NEN-ISO 30301 (kwaliteitsmanagement) Verhouding tot DUTO – eisen voor duurzaam toegankelijke digitale informatie Relatie met (werk)processen in de organisatie Work in progress

Pilot KIDO Pilot KIDO (onder begeleiding) Zelf aan de slag

Vragen ?