Data-analyse: ook voor u nuttig! Presentatie Bizz & Vis 2016 Ik hoor u denken. Waarom zou data-analyse ook voor mij nuttig moeten zijn? Relevantie: Op dit moment leven wij een sterk veranderende samenleving met steeds meer data die beschikbaar is. Klanten en leveranciers. Consumenten. Daarom wilt u toch ook niet achterblijven en geldt voor ondernemers, wat wilt u nu weten van uw klanten, personeel, producten en leveranciers. Er is daarom informatie nodig over deze groepen, en deze presentatie zou u moeten helpen om het gebruik van data-analyse aan te moedigen, e.e.a. afhankelijkheid van de informatiebehoefte. Maar er is meer data beschikbaar dan u soms denkt, CBS data, benchmarks. 2 juni 2016

Data-analyse ten behoeve van het identificeren van risico’s Agenda Agenda Introductie Data-analyse ten behoeve van het identificeren van risico’s Boekhoudkundig Fiscaal Process mining Data-analyse ten behoeve van strategische mogelijkheden en kansen Data-analyse: hoe? Tot slot Doel van de presentatie: Wat zijn de ontwikkelingen? 3 gebieden waarop data-analyse kan worden toegepast risico’s processen strategische mogelijkheden en kansen 2 juni 2016

Wiesja van de Beek – fiscalist Introductie sprekers Wiesja van de Beek – fiscalist Werkzaam in aangifte- en fiscaal adviespraktijk Voormalig werkzaam bij de belastingdienst Bart Westland – accountant Werkzaam in de controle- en samenstelpraktijk Aandachtsgebied o.a. IT Audit en data-analyse 2 juni 2016

Introductie data-analyse Wat is data-analyse? Analyse van een heleboel datums  Ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk (interpreteren) maken van gegevensbestanden Data-analyse is geen rocket science, maar de uitdagingen zijn: Wat wil ik weten uit de grote hoeveelheid data? Hoe kom ik aan de data en is de data betrouwbaar? Interpreteren van de data In de ERP systemen veel informatie beschikbaar. Maar niet altijd staan de logs aan. Dat hoeft geen beperking meer te zijn. De opslag kost niets meer, maar zorg wel voor voldoende capaciteit. Data-analyse is basaal. Maar maak er eens gebruik van! 2 juni 2016

Introductie data-analyse Oorzaak: onvoldoende geschoold (onbekendheid) en te weinig samenwerking tussen techneuten & commerciële mensen 2 juni 2016

Data-analyse ten behoeve van het identificeren van risico’s Vaststellen van functiescheiding binnen applicaties (meestal ruim toebedeeld en potentieel risico is groot) Betalingsproces (betalingen) Inkoopproces (3-way match) Toegang tot (modules) van applicaties Doorlopende nummering van verkoopfacturen (data-analyse een zoektocht naar de uitzonderingen) Betalingsproces: werknemer bankgegevens aanpast Inkoopproces: inkoper met ruime bevoegdheden Voorbeeld van doorlopende nummering inzake website orders / uitval 2 juni 2016

Data-analyse ten behoeve van het identificeren van risico’s Bijzondere boekingen Boekhouddata-analyse auditfile Negatieve kas Waarschijnlijk is de enige die naar auditfile kijkt de accountant 2 juni 2016

Data-analyse en fiscaliteit Data-analyse in het kader van fiscaliteit. Fiscale optimalisatie Loonheffingchecks (werkkostenregeling) BTW checks Beperken kans op correcties en boetes Belastingdienst Diverse risicoanalyses etc. Datum via menu voettekst aanpassen!

Data-analyse en fiscaliteit Wat doet de Belastingdienst? ‘Big data’ bij de Belastingdienst understatement Info bijna 17 miljoen inwoners in Nederland Alle gegevens in databases Inkomstenbelasting Omzetbelasting Motorrijtuigenbelasting Toeslagen Door systemen te koppelen: één data-fundament Elke Belastingdienstmedewerker met één druk op de knop de gewenste gegevens naar boven kan halen. En waarin onze data analisten nog diepere analyses kunnen uitvoeren. Datum via menu voettekst aanpassen!

Data analyse en fiscaliteit Casus boekenonderzoek Belastingdienst Facturen – aangifte omzetbelasting Diverse prive zaken Contributies/abbonnementen Reiskosten Diners Kleding Etc. Fraude Onkostenvergoedingen - declaraties Brandstofkosten – auto’s – tankpassen – bijtelling – km administratie Datum via menu voettekst aanpassen!

Data-analyse ten behoeve van het analyseren van processen Process mining Data-analyse ten behoeve van het analyseren van processen Processen analyseren (process mining) aan de hand van event logs. Hoe loopt de daadwerkelijke uitvoering van een proces nu werkelijk? De blauwdruk versus de werkelijkheid. Waar zitten de risico’s en knelpunten in processen? Hoe kan het proces worden geoptimaliseerd? Voorbeeld van een inkoopproces (onderdelen benoemen) Risico’s / knelpunten: ontbreken van functiescheiding / welk deel in het proces zorgt ervoor dat een proces inefficient wordt / teveel schakels 2 juni 2016

Process mining Voorbeeld van process mining 2 juni 2016

Toepassingsmogelijkheden process mining Compliance Customer intimacy (waarmaken van bijv. beloftes) Operational excellence (procesoptimalisatie) 2 juni 2016

Data-analyse ten behoeve van strategische mogelijkheden en kansen Algemeen Liquiditeitsbehoefte (inkoopmoment) Marges per transactie / klant Interne en externe benchmark Trendanalyse (seizoenspatronen) Websitedata Doorlooptijd offertes Handelsbedrijven In welke vestiging verkoop ik welke artikelen? Analyse van verkopers (omzet, kortingen) Openingstijden winkels Ten behoeve van marketingdoeleinden 2 juni 2016

Data-analyse ten behoeve van strategische mogelijkheden en kansen Productie Productietijden: incl. tijd van aflevermoment t/m facturatiemoment Analyse voorraad: verschillen, bepaling voorziening Liquiditeitspositie onderhanden werk Dienstverlening Automatisering: registratie van helpdeskmeldingen / capaciteit / licenties Transport: koppeling met rittenregistratie Personeel: urenanalyse ((in)direct) / piekperiodes (tarifering)) Voorraad: slow movers e.d. Dienstverlening Facturatiemoment (voorbeeld Lentink) Ontdekken van mogelijkheden en ook signaalfunctie is heel belangrijk! 2 juni 2016

Er zijn diverse applicaties beschikbaar Excel IDEA Data-analyse: Hoe? Er zijn diverse applicaties beschikbaar Excel IDEA Qlikview koppeling met AFAS Wanneer gebruik je nu IDEA? Advies: begin basaal en ga dan verder. 2 juni 2016

Welke queries? Neem de tijd, maar focus wel! Tot slot Tips Welke queries? Neem de tijd, maar focus wel! Vraag hulp bij de dataverzameling (incl. betrouwbaarheid) Wat kan Lentink voor u betekenen? Als sparringpartner nadenken over analyse en het interpreteren van de data Ondersteunen in de uitvoering van data-analyse (o.a. door het gebruik van IDEA of Qlikview) Identificatie van fiscale risico’s (zoveel mogelijk voorkomen/beperken discussies, correcties en boetes Belastingdienst) 2 juni 2016

Wat ziet u als toepassingsmogelijkheden? Tot slot Discussie In welke mate wordt gebruik gemaakt van data-analyse in uw organisatie? In hoeverre verwacht u dat data-analyse toegevoegde waarde oplevert voor de organisatie? Wat ziet u als toepassingsmogelijkheden? Levert data-analyse meer winst op? Vragen? 2 juni 2016

Tot slot Contactgegevens 2 juni 2016