Organiseren van evenementen en dopen

1.Evenementen algemeen 2.Praktisch Aanvraagprocedure Aanvraagformulier 3.Q&A 4.Interessante links 5.Contact Welkom…

1. Evenementen algemeen

STAP 1: Conceptnota STAP 2: Retroplanning STAP 3: Inplantingsplan STAP 4: Organisatiedraaiboek Stappenplan organisatie

De W-Vragen Wie Wat Wanneer Waarom Waar Stap 1: Conceptnota

Uitgelicht: De W-Vragen: Waar? Vraag raad vooraleer je evenementenaanvraag doet Beperkt aantal outdoor mogelijkheden in de stad Binnenlocaties => correcte vlarem vergunning? Denk na over de inrichting van het terrein !!! Stap 1: Conceptnota

Conceptnota uitschrijven Segment-offering matrix/checklist Duidelijke documentstructuur Teksten uitschrijven en toetsen aan matrix/checklist Visueel samenvattend afwerken Stap 1: Conceptnota Doelgroep/segmentVraagOfferingHook Klanten/lezers/… in duidelijk afgelijnde groepen te verdelen. Welke vragen hebben je lezers? Welke antwoorden heb jij? De voor -en nadelen per oplossing.

Subidies en materialen Stedelijke Jeugddienst Cultuursubsidies Provincie Antwerpen Ecobekers (ecohuis) Materiaal Stad Antwerpen: via GATE15 of evenementenloket 6 weken op voorhand: gratis leveren Tot 3 dagen op voorhand zelf afhalen Stap 1: Conceptnota

Stap 2: Retroplanning

Stap 3: Inplantingsplan

Concept Artiesten Animatie Decoratie Andere Communicatie Media (partners) Print Online Field-marketing Andere Hospitality VIP Commerciële en andere partners Infrastructuur Inplantingsplan Front –en backstage infrastructuur Leveranciers Aanvragen Overheid, /wetgevingen, … Verzekeringen Vergunningen, sabam, billijke, … Veiligheid Veiligheidscoördinator Risico-analyse Crowdmanagement Veiligheidsinfrastructuur EHBO, security, toezichters en stewards Overlastpreventie Geluidsplan Buurtbewoners WC’s Afval Vervoer Dagplanning & retroplanning Medewerkers / Personeelsplanning Realistische begroting Stap 4: Organisatiedraaiboek

Uitgelicht: Aanvragen Onderzoek vergunningen en wetgevingen Wees op tijd met je aanvraag Bundel je toelatingen Gate 15 kan je hier perfect in ondersteunen. Stap 4: Organisatiedraaiboek

Uitgelicht: Veiligheid Veiligheidscoördinator Risico-analyse Crowdmanagement Veiligheidsinfrastructuur EHBO, security, toezichters en stewards … Stap 4: Organisatiedraaiboek

Uitgelicht: Overlastpreventie Buurtbewoners Verwittig en betrek de buurt op tijd Bus een infobrief Bezoekers – Uren – Alcohol – Geluidsplan: Tot en met 85 dBa Van 86dBa tot en met 95 dBa Van 95 dBa tot … – WC’s – Afval – Vervoer Stap 4: Organisatiedraaiboek

Uitgelicht: Medewerkers Maak een duidelijk medewerkerdraaiboek op Elke medewerker weet wanneer hij moet werken Wat hij moet doen Kent veiligheidsprocedures Tip: geef elke medewerker een lanyard met belangrijke telefoonnummers Grotere evenementen: walkies Toets dit draaiboek na uw evenementen om het realistisch aan te passen. Zorg voor een medewerkersbriefing Zorg ervoor dat je medewerkers nuchter zijn Stap 4: Organisatiedraaiboek

Uitgelicht: Evaluatie Plan een evaluatie met alle betrokken partijen: medewerkers partners overheid / politie buurt Doelstelling: leer voor volgende edities uit je fouten Stap 4: Organisatiedagboek

2. Praktisch

Weinig of geen impact?  niet aanvragen Stad Antwerpen zal voor een evenement dat binnen plaats vindt nooit een toelating geven. Je dient je als organisator gewoon steeds te houden aan de Vlarem vergunningen en de politiecodex. Voorbeeld: Studentenclub X organiseert een middagcantus in café Den Beer. Er komt 50 personen op af, er zal geen versterkte muziek gespeeld worden en het einde is al voorzien tegen 16 uur. Evenement aanvragen - Binnen

Impactvol?  aanvragen Verschillende diensten (Lokale Politie, Brandweer, Milieuvergunningen, Antwerpen Studentenstad, …) formuleren een advies. Voorbeeld: Studentenclub X organiseert een studentenfuif tot uur ‘s nachts in een fuif zaal met elektronische muziek van 100db. De fuif zaal is gelegen in een woonwijk en er komen meer dan 3000 studenten op af… Evenement aanvragen - Binnen

Vind je evenement plaats buiten op privéterrein?  aanvragen Vind je evenement plaats op publiek domein?  aanvragen Voorbeelden: Studentenclub Z organiseert een activiteit op de binnenplaats van de UA. Studentenclub Y organiseert een barbecue op de Ossenmarkt. Evenement aanvragen - Buiten

1.Invullen aanvraagformulier 2.Melding aanvraag stadsdiensten 3.Toewijzen van dossierbeheerder 4.Adviesvraag 1.Lokale Politie Antwerpen 2.Milieuvergunningen 3.Brandweer 4.Gate15 5.Volksgezondheid 5.Materiaalaanvraag doorgeven (termijn van 6 weken respecteren) 6.Controle door Kabinet Burgemeester 7.Toelating Flow – kleine evenementen

1.Invullen aanvraagformulier 2.Melding aanvraag 3.Toewijzing van dossierbeheerder 4.Opmaken toetsingsbesluit 5.Materiaalaanvraag doorgeven (termijn van 6 weken respecteren) 6.Adviesvraag 1.Lokale Politie Antwerpen 2.Milieuvergunningen 3.Brandweer 4.Gate15 5.Volksgezondheid 6.AGEV-overleg 7.Opmaken uitvoeringsbesluit 8.Toelating Flow – grote evenementen

1.Algemene gegevens 2.Publiek 3.Locatie 4.Opstellingen 5.Mobiliteit 6.Activiteit 7.Overlast 8.Veiligheid 9.Varia 10.Organisator Aanvraagformulier

Uitgelicht: Algemene gegevens 1.Aard van het evenement?  Studenten 2.Beschrijving van je evenement 3.Datum 1.Startdatum en einddatum 2.Opbouw en afbraak 4.Onderdelen 1.Tijdschema (belangrijk bij parcours of doop week) 2.Binnen of buiten? 5.Opstellingen Aanvraagformulier

Uitgelicht: Publiek Zo duidelijk mogelijk omschrijven. Juiste inschatting van het aantal personen. Aanvraagformulier

Uitgelicht: Locatie 1.Straten 1.Als er een activiteit plaats vindt in de straat zelf 2.Als er in de straat geladen en gelost gaat worden (vb Calamartes) 3.Parkeer- en verkeersvrij maken ?(min 6 werkdagen op voorhand) 2.Bijzondere locaties: Cruiseterminal, Park Spoor Noord, Stadspark,… 1.Parkeer- en verkeersvrij maken Een verkeersvrij plein wilt natuurlijk niet zeggen dat je hier een wagen op mag parkeren, dit moet je ook aanvragen. Aanvraagformulier

Uitgelicht: Opstellingen Alles dat op de openbare weg wordt geplaatst moet je opgeven in de aanvraag: een tafel, tent(en), verwarmingstoestel(len), gasfles(sen) … Plaats opstelling ok ifv veiligheid? => Duidelijk inplantingsplan is belangrijk voor snel en correct advies van verschillende diensten Aanvraagformulier

Uitgelicht: Overlast dB - Geluidsoverlast Alcohol Aanvraagformulier

Uitgelicht : Varia Indien je vragen of opmerkingen wenst door te geven in je aanvraag, dan kan dit altijd bij het onderdeel “VARIA”. Aanvraagformulier

Uitgelicht: Organisator Geef hier steeds de juiste contactpersonen door en het juiste telefoonnummer. Aanvraagformulier

Uitgelicht: tabblad materiaal Materialen en afvalcontainers kunnen aangevraagd worden via tabblad “materiaal”. Minimaal 6 weken op voorhand. Anders kan het materiaal niet meer geleverd worden en dien je dit zelf te gaan halen. Als studentenvereniging kan je ondersteuning krijgen vanuit de stad: 1.Materiaal  gratis 2.Elektriciteit  gratis 3.Water  gratis 4.Afvalcontainers  betalend 5.Opkuis door stadsdiensten  betalend Aanvraagformulier

Hoe zat dat nu weet met … ? Ik zit met een ei, ‘t betreft … ? Kan je … nog eens laten zien? Wil je graag meer uitleg geven over … ? Ik wil iets vragen bij een concrete uitdaging, namelijk … Q&A

inzet.htmlhttp:// inzet.html 4. Interessante links

< 1500 bezoekers en niet in een park of een groot plein?  Evenementenloket district  > 1500 bezoekers? In een park of groot plein? Studentendoop?  Evenementenloket stad Antwerpen   5. Contact