Over vertalen, een andere aanpak en hoe het anders kan Bert Bourgonje 19 juni 2009

Prikkelsessie –L&L´s weg van vertaalbureau naar global information partner: van vertalen naar strategisch informatie- partner hoe pak je dat aan wat doen we nu zoal hoe zijn we er gekomen –Discussie

Bert Bourgonje –Engelse Taalkunde (Utrecht University) –Organisatiekunde, (Open Universiteit) –Toegepast Taalkundig Onderzoek tweede- taalverwerving (ZWO, Utrecht University) –Fokker, Digital, BSO, HCS consultancy, project management, people management –B+B: (technische) documentatie –KSI International (Centric) Business Unit Manager End User Support Commercial Director Government & Large Accounts –L&L (2003) –Docent Wageningen University and Research Center (Scientific Report Writing)

L&L (1983): van 2003 naar Technisch vertaalbureau 12 (vaste)medewerkers: –Management, OM, PM, vertalers, engineer –Freelance vertalers Bunnik, USA, Frankrijk en Duitsland ISO 9001:2000 (vertalen) ´Woordjes´-sales (koffertje) Interne focus Omzet: € grote (35-40%-)klanten (80%); IT Omzet = vertalen 2009 Global information partner 18 (vaste) medewerkers: –Management, OM, PM, TCs, TechnoTeam –Freelance vertalers en TCs Veenendaal ISO 9001:2008 (hele pakket) Conceptuele sales (oplossing) Naar buiten gericht Omzet: € Brede klantenmix; IT, zakelijke dienstverlening, handel, industrie Omzet = vertalen, schrijven, trainen

Moeten we dan veranderen? Carrière-perspectief voor medewerkers –Vertaler  schrijver –Vertaler  Project Manager –Project Manager  Localization Engineer Toegevoegde waarde voor (bestaande) klanten –Kennis van organisaties en bedrijfsprocessen –Innovatie (single source, multiple documents) –Goedkopere (vertaal)oplossingen –Integratie van (gebruikers)documentatie in productontwikkeling (CV-ketel-leverancier) Bedrijfseconomisch minder kwetsbaar –Betere risicospreiding door aanbod meerdere diensten –Minder afhankelijk, meer grip op eigen ontwikkeling

De essentie van de nieuwe aanpak Verandering begint bij jezelf, en niet bij de klant: de noodzaak van de interne overtuiging Een andere organisatie –taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden –nieuwe uitdagingen: vertalers, schrijvers etc. –Sales-gedreven: verkopen is een vak Andere producten –als we eerder mogen meepraten, maken wij betere en – vooral – goedkopere producten (vertalen en schrijven) –vertalen, maar ook (technisch) schrijven en trainen –geen woordjes, maar oplossingen (concepten)

Wat deden we niet goed? De klant vertellen hoe we het doen: Onze vertalers zijn native speakers, universitair geschoold, beëdigd, en heel goed in hun vak Ze kunnen 2000 woorden per dag vertalen; maar als u meer nodig heeft, hebben we natuurlijk meer vertalers … We leveren altijd stipt op tijd We streven (!) naar de hoogste kwaliteit en de beste service We werken met een vaste staf, maar kunnen ook beschikken over 350 freelancers Bij aanvraag proefvertaling (!): 3 proefvertalingen en de klant laten kiezen. Wie is nou de expert? Stelling: hoe meer we ons best doen om de klant te overtuigen, hoe onprofessioneler we overkomen

Wat zijn we de klant gaan vertellen? Wij moeten er eerder bij zijn Wij vertellen de klant wat goed voor ze is –Minder tekst is vaak betere informatie –Minder is in ieder geval (veel) goedkoper –Laat ons die bronteksten maar maken, want dat is ook een vak Wij gaan voor resultaatverplichting: –Afspraak is afspraak –Wij bepalen (mede) de voorwaarden Kwaliteit is: leveren wat je met de klant hebt afgestemd, tegen de afgesproken prijs, op het afgesproken moment

Wat doen wij dus nu om klanten te overtuigen? Profiel van een modern (ver)taalbureau: Geen woordjesbedrijf, maar een virtuele organisatie: –klant in Japan –vertaalteams in 18 landen –opmaak in China, drukker in Japan –Regie in Veenendaal vs. vertaalbureau met universitair geschoolde vertalers, allen native speakers, met een netwerk van freelancers Project (8 talen) van € ,-; 23 april 2010, EOB Wij nemen voortaan het voortouw: Durf: die bron is slecht en kan veel beter Lef: wilt u ´t goedkoper, dan weten wij hoe Kritiek op de bron hebben, maar dan ook: Van inspanningsverplichting naar resultaatverplichting Aannamen, uitgangspunten en condities Pro-actieve houding naar de klant (PM, Sales)

Voorbeeld van een´nieuw´ project Optimalisatie van bronteksten voorafgaande aan vertalen 1.3 mio OLH; Engelse bron; 5 talen Reductie bronmateriaal: 20% Besparing vertaalkosten: 15%

Projectbegroting: wat klanten graag zien Totaal aantal woorden: , 5 talen Vertaalkosten oorspronkelijke bronmateriaal:€ ,- Vertaalkosten na herstructurering en redactie:€ ,- Reductie vertaalkosten: € ,- Minus: kosten herstructurering en reductie bronmateriaal:€ ,- Totale besparing: € ,-

Aannamen, uitgangspunten en afspraken L&L verricht voorgestelde werkzaamheden – na beoordeling van bronmateriaal – op basis van fixed price, fixed date L&L kan beschikken over alle benodigde bronmaterialen voor vertaling, en over de te vertalen programmatuur L&L kan tijdig beschikken over benodigde materiedeskundigheid Het management in de klantenorganisatie staat volledig achter de aanpak van L&L Na goedkeuring fase 2: L&L heeft volledige vrijheid om teksten te wijzigen, in te korten, weg te laten

Wat is de boodschap? Het kan anders Maak een plan en ga ervoor! Jij moet aan de bak: de verandering zien, erin geloven en uitdragen verkopen

Discussie?