Informatiemanagement Beheer van informatie en systemen 16 Informatiemanagement: Beheer van informatie en systemen Informatie moet beheerd worden en systemen dienen te ondersteunen; hoe doet Overijssel dit? We hebben nog geen kant en klaar verhaal voor de aanschaf van een geheel nieuw assetmanagementsysteem. Wellicht over een jaar vanaf nu wel. Wel laten de stand van zaken zien (werkwijze en systemen tot nu toe) en geven een doorkijk van de huidige ontwikkelingen bij Overijssel in het licht van assetmanagement en hoe informatiemanagement hierin een prominente rol speelt. De inleiding is maximaal een kwartier en we hebben een half uur om aan de hand van stellingen met elkaar in gesprek te gaan. Henri Bijkerk; beleidsontwikkelaar prov. Overijssel Maarten van Sambeek; adviseur CMS Asset Management

Agenda; 45 minuten 13:15-14.00, 14:05-14:50, 15:00-15.45 uur Huidige situatie Provincie Overijssel Informatiemanagement & Provincie Overijssel Kapstok Assetmanagement naar Informatiemanagement Methode informatiemanagement Do’s en Dont’s informatiemanagement Discussie a.d.h.v. stellingen Eventuele discussie n.a.v. vragen uit de zaal?

Huidige situatie Provincie Overijssel WIS=wegeninformatie systeem voor het vastleggen van zogenaamde stamgegevens betreffende de assets en kan worden getoond op een kaart in GBGeo of ArcGIS middels een koppeling tussen de themasystemen. Microstation (autocadtekenpakket) levert de ondergrondtekeningen aan GBGeo en ArcGIS en is de grootschalige topografie. Groenestein heeft themapakketten die gekoppel zijn aan de GBGeo en kunnen laagsgewijs overelkaar heen getoond worden. Hieraan zijn de areaalgegevens gekoppeld aan punten, lijnen en vlakken. Knelpunten zijn de veroudering van de huidige versies voor ontheffingen en verkeersvoorzieningen, het areaal wordt niet goed bijgehouden in WIS, processen voor bijhouden gegevens zijn er wel maar worden nauwelijks nageleefd. Kunstwerkenbeheer wordt bijgehouden in iAsset en is een OBS. Verder wordt beheer bijgehouden in Word, Excel etc. Klachtenmeldingen worden bijgehouden in SquitXO. Kortom diverse plekken waarin areaalbeheer al dan niet op orde gehouden wordt. De Hamvraag is of de huidige werkwijze past bij de ontwikkelingen van assetmanagement??

Informatiemanagement & Provincie Overijssel Actualiteiten Druk met implementatie AM (norm ISO55000) Processen in kaart (RASCI) Project; WIS Toekomstproof?  OBS ! Kernpunten 2015 en 2016 Gaan werken volgens principes AM door alle medewerkers (140) (certificering ISO 55000) Onderzoek areaal op orde Welke informatievoorziening nodig? Transparant sturen obv de processen Ongeveer een jaar bezig met implementatie van assetmanagement en gestart vanuit de PAS55. Er is een programmateam ingesteld o.l.v. een programmamanager die AM moet introduceren bij de provincie Overijssel. Gestart met diverse onderwerpen zoals beleid, strategie, doelstellingen, risicomanagement, informatiemanagement. De overstap is gemaakt van PAS55 naar ISO55000 en komend jaar wordt AM uitgewerkt volgens deze normen. Alle huidige processen worden tegen het licht gehouden, aangepast en waarnodig nieuwe processen opgesteld passend bij de werkwijze AM. Verder onderzocht ism Maarten of het huidige WIS toekomstproof is en gebleken is dat dit niet past bij de huidige ontwikkelingen. Dus gaat Maarten nu een stap verder en gaat de informatiebehoefte exact in kaart brengen en gaat na welke informatievoorziening hierbij past en zal gaan leiden tot een marktverkenning naar een OBS. Uiteindelijk zullen alle 140 medewerkers meegenomen zijn in AM en werken volgens die principes en bijbehorende processen. Wij denken in 2015 alle aspecten van de ISO55000 te hebben doorlopen en met als kroon op het werk certificering.

WK Assets Externe omgeving Organisaties Partners Interne omgeving GS Organisaties directie PH Partners WK Mede-werkers bestuur Informatiebehoefte en informatievragen komen uit vele invalshoeken intern en extern. Uiteindelijk zullen we in staat moeten zijn om adequaat hierop te anticiperen om invulling te kunnen geven aan de doelen die we hebben gesteld bij onze bedrijfswaarden verkeersveiligheid, bereikbaarheid, duurzaamheid, leefbaarheid, ruimtelijke kwaliteit en imago speelt hierbij ook een belangrijke rol (bijvoorbeeld verkiezingen). En de afwegingen te kunnen maken daarbij tussen prestaties, kwaliteit en kosten. Goed georganiseerd informatiemanagement is dan een voorwaarde. Teams wk Eenheid x Eenheid y Interne omgeving Individuen

Informatiemanagement We verzamelen veel informatie en als we niet oppassen verzamelen we veel te veel, niet alles is relevant, zien wellicht door de bomen het bos niet meer, weten niet meer waar we de juiste informatie moeten vinden. Uiteindelijk gaat het erom dat in control moeten zijn als gaat om informatie in de hele cyclus van plan, do, check, act en dit dus organiseren passend bij AM.

Informatiebehoefte Wat is je rol in het proces? Waarvoor ben je verantwoordelijk? Welke informatie heb je daarvoor nodig? Waar haal je die informatie vandaan? Wie heeft die informatie vrijgegeven? Hoe weet je zeker dat die informatie up to date is? Welke informatie creëer jij in je werk? Waar wordt jouw output in vastgelegd? Afgelopen periode is een werkgroepje aan de slag gegaan met het thema informatiemanagement. Aan de hand van de vragen zijn middels interviews een groot aantal collega’s op strategisch, tactisch en operationeel niveau bevraagd om een indruk te krijgen van de huidge situatie en waar de wensen en behoefte licht en daarbij geprobeerd de doorkijk te maken naar AM. We hebben die uitkomsten ondermeer gebruikt voor het onderzoek WIS toekomstproof en voor het maken van een begin met een informatieregister.

Informatieregister Informatiebehoefte Informatie Assettype (keuze weg, vaarweg, kunstwerk of algemeen) Soort (wetgeving, wetgeving provinciaal niveau, beleid, Intern stuk, handleiding, handboek, overig) Behorerend bij proces Datum vastgesteld (notatie: jaar-maand-dag) Vastgesteld door Informatievoorziening Beheerder /auteur Contact WK   2009 07 30 PS www.overijssel.nl/thema's/ruimtelijke-ontwikke/omgevingsvisie-0 naam K:WK/WKO/PAS55 beleidsdocumenten PD pm www.overijssel.nl/bestuur/gedeputeerde-staten GS (griffie) Directie internet CMT MT WK MT GS ? Paul Scholte Albers Informatie Een dergelijke informatieregister kan ons verder op weg helpen om de sprong te maken naar informatiemanagement. Op dit punt neemt Maarten het stokje over. Informatiebehoefte

Kapstok Assetmanagement naar Informatiemanagement. maarten

Methode informatiemanagement 9 vlaks model (AIM) Business Informatie Technologie Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Richten Inrichten Informatie behoeofte n kaart brengen adhv processen en business, Klopt het niet? Processen verkeerd of informatie niet nodig. Verrichten

Do’s en Dont’s informatiemanagement Informatiemanagement centraal/ integraal Informatieverantwoordelijke benoemen Vanuit de Business /vraagzijde beredeneren DONT: Informatiebehoefte aanpassen zonder een gedegen IM-proces. Functionaliteiten van ICT implementeren vanwege de functionaliteit zelf. Informatie opslaan omdat het kan. Mensen betrekken! Waarom???

Stelling: Data = Informatie

Stelling: Data = Informatie Data: Symbolische weergave van de werkelijkheid in de vorm van getallen, woorden, grootheden of feiten. Informatie: Wanneer een persoon betekenis toekent aan de verkregen data. Kennis: Ontstaat wanneer iemand data kan relateren aan zijn/haar eigen paradigma/referentiekader. Wijsheid: Kennis v.s. relativiteit.

Stelling: Als we maar zo veel mogelijk data opslaan, kunnen we dit altijd gebruiken.

Stelling: Als we maar zo veel mogelijk data opslaan, kunnen we dit altijd gebruiken. Meningen (lees: strategieën) kunnen hierover uiteenlopen. Strategisch kader dient te beslissen over kosten/baten van het opslaan van data v.s. het winnen van kennis en wijsheid.

Stelling: Het uniform van de informatiemanager is een blauwe overall.

Stelling: Het uniform van de informatiemanager is een blauwe overall. Verantwoordelijkheid betreft informatie kan volgens het 9 fasen model belegd worden. Ieder heeft zijn eigen verantwoordelijkheden. NOOT: onderschat de input van operationeel kader inzake informatievoorziening niet . Houding en gedrag; Nut en noodzaak van aan te leveren informatie; Betrokkenheid; Duidelijke processen.

IM is een schaakspel: eenvoudig voor beginners en moeilijk voor gevorderden.

IM is een schaakspel: eenvoudig voor beginners en moeilijk voor gevorderden. Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Strategie & Bedrijfsvoering Ontwerp en Plannen bedrijfsvoering Beheer Bedrijfsvoering Strategie Informatie voorziening Ontwerp en Plannen informatie voorziening Beheer & Gebruik Informatie voorziening ICT Strategie Ontwerp en Plannen ICT Beheer ICT Voor 1 persoon die zijn/haar informatie dient aan te leveren en te gebruiken, is het makkelijk te managen… echter des te groter de organisatie en des te complexer de onderwerpen. Wordt het moeilijk om het geheel te overzien.

Stelling: Als je Systemen (ICT) goed zijn, is je business (processen, informatievoorziening, verantwoordelijkheden) ook goed.

Business-IT Alignment Stelling: Als je Systemen (ICT) goed zijn, is je business (processen, informatievoorziening, verantwoordelijkheden) ook goed. Systemen dienen aan te sluiten op Informatiebehoefte en Business behoeften. Business-IT Alignment

Stelling: Kwaliteit van informatie is niet vast te stellen.

Stelling: Kwaliteit van informatie is niet vast te stellen. Meerdere methodes om kwaliteit vast te stellen Actueel (A), Betrouwbaar (B) en Compleet (C) Juistheid volledigheid en Tijdigheid Volledigheid, actualiteit, juistheid, nauwkeurigheid, geschiktheid Definitie dient glashelder te zijn. Voor welke behoefte heb je de informatie nodig? Dit is van belang voor het vaststellen van de kwaliteitseis.

Eventuele discussie n.a.v. vragen uit de zaal?