1 Begeleiding & evaluatie personeel Fanny Van de Genachte, beleidsmedewerker personeelszaken Gemeentebestuur Knokke-Heist Omdat investeren in mensen de moeite loont! STERREN OP DE WERK- VLOER

2 Proficiat, jij bent geselecteerd voor de job!

3 De uitverkoren uit de groep! De persoon geknipt voor de job! Met de juiste talenten en kwaliteiten! Het bestuur gelooft in jou!

4 Waarom begeleiding & evaluatie? -Om snel ingewerkt te geraken -Om je tevreden en gemotiveerd in je job te houden! -Om verder te groeien in je job en in de organisatie

5 Wat willen de mensen in ruil voor hun inbreng van talent, tijd en inspanning? 1.Jobtevredenheid 2.Waardering voor de geleverde prestatie 3.Groeimogelijkheden 4.Financiële voordelen

6

7 Nodig? Duidelijke afspraken Persoonlijke aandacht Goede leidinggevende vaardigheden

8 In 3 stappen een ster op de werkvloer… … om onze burgers optimaal te helpen

9 … voor de kaderleden iets uitgebreider … Plannings- gesprek 360°feedback

10 KADERLEDEN – Directeurs – Afdelingshoofden – Diensthoofden – Adjunct-diensthoofden – Stafmedewerkers – Coördinatoren (= Vanaf C4-niveau) NIET-KADERLEDEN – Personeel E-, D- en C1- 3 niveau Opm : Beroeps brandweerpersoneel : andere formulieren

Staan klaar voor de veiligheid van de burgers!

Schema brandweer

13 Begeleiding is afgestemd op de concrete situatie Diverse situaties : – Mentorschap (5md) – Proef- of stageperiode met oog op vaste benoeming (6md of 1 jaar) – Tijdelijk contract (duur van het contract) – Periodieke begeleidingscyclus (2 jaar) – Verbetertraject (6md) (na ongunstige eval.)

14 Wie zorgt voor jouw begeleiding? Je directe chef!! De evaluaties dienen ook door de tweede beoordelaar goedgekeurd te worden!

Voor de brandweermannen : Ploegoverste zorgt voor de begeleiding en de gesprekken Dit in afstemming met de adjuncten en met de hogere officieren. Evaluatie gebeurt door een evaluatiecommissie

16 Stap 1 : Plannen & sturen = Wat moet ik doen en waar ik speciaal moet op letten

17 Elke medewerker vraagt een unieke aanpak! Duidelijke afspraken – Weet wat van hem verwacht wordt – Weet wat hij verder kan ontwikkelen – Weet waarop hij beoordeeld zal worden (Functiebeschrijving als insteek) Persoonlijk actieplan als basis

18 Persoonlijk actieplan TWEE LUIKEN WAT?HOE? = Welke taken te vervullen = Welke resultaten te halen = Welke vaardigheid, kennis, kunde, houding of attitude is belangrijk. TAAKAFSPRAKENCOMPETENTIES

19 Competenties : Wat zijn dat?

20 Competentie = Competentie = kennis, vaardigheden of attitudes die nodig zijn om succesvol te zijn in je functioneren (huidig of toekomstig). Herkenbaar, waarneembaar bij een medewerker (we zien succesvol gedrag) Meetbaar en beoordeelbaar In meer of mindere mate te ontwikkelen door opleiding en coaching

21 Personeelscategorieën

22 Kaderleden : 3 personeelscategorieën

23 Niet-kaderleden : 6 personeelscategorieën

Iedereen is geniaal … maar als je een vis beoordeelt op zijn kwaliteiten om in een boom te klimmen, zal hij zijn hele leven geloven dat hij incompetent is! (Einstein)

Verschillen per functie ? 25

Verschillen per functie ! 26 Personeelszaken Vertrouwelijkheid Financiën Nauwkeurigheid Communicatie Creativiteit Technische dienst Planning

Idem voor onze werkmannen

Reiniging Veiligheid Groendienst Nauwkeurigheid Toezicht klantvriendelijkheid Toezicht sportdienst Netheid Elke functie zijn eigen accent!

29 22 competenties kaderleden 22 competenties niet-kaderleden ALGEMENE KERN- COMPETENTIES KL of NKL SPECIFIEKE KERN- COMPETENTIES per PERSONEELSCATEGORIE FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES INDIVIDUEEL COMPETENTIEPROFIEL ( 8 -> 15 competenties) COMPETENT PERSONEEL KERNCOMPETENTIES

Voor de brandweermannen : Planning = functioneringsgesprek 1 e jaar Ploegoverste houdt het gesprek Competenties = 9 beoordelingscriteria (staan op het evaluatieformulier)

31 Beoordelingscriteria brandweer 1.Prestatiepeil 2.Kwaliteit van het werk 3.Beroepskennis 4.Initiatief 5.Verantwoordelijkheidszin 6.Motivatie 7.Houding tgo collega’s 8.Houding tgo het publiek 9.Houding tgo de hiërarchie 10.Leiderschap (enkel voor leidinggevenden)

32 Stap 2 : Opvolgen & bijsturen = Ben ik goed bezig?

33 Als je talenten en passies kan mobiliseren, sta je veel sterker dan wanneer je alleen competenties aanspreekt. (Fons Leroy, topman VDAB)

34 Van competentie -> Flow Verlies van tijdsbesef

35 Opvolging persoonlijk actieplan TWEE LUIKEN WAT?HOE? Opvolging en vernieuwing TAAKAFSPRAKEN Opvolging COMPETENTIES 360°feedback als insteek (kader) Vormingsbehoefte Talenten en persoonlijke ontwikkeling Loopbaan = Groei- document

36 Persoonlijke ontwikkeling en loopbaan

37 Vormingsbehoefte

Voor de brandweermannen : Opvolgingsgesprek = functioneringsgesprek 2 e jaar Ploegoverste houdt het gesprek Aspecten ivm persoonlijke ontwikkeling/loopbaan/vorming komen aan bod

Tips voor de medewerker Bereid elk gesprek goed voor Ken jezelf Luister naar de ander Kies voor de juiste houding 39

40 360°feedback (in principe voor kaderleden) Wat? – Tool voor meten van competenties – Zelfevaluatie – Insteek voor persoonlijke ontwikkeling (pap) – Niet gelinkt aan de formele beoordeling Wanneer? – Tweejaarlijks als insteek voor opvolgingsgesprek Voor wie? ! Standaard voor de kaderleden (180° - 90°) ! Optioneel voor niet-kaderleden (indien men leerzame feedback van zijn medewerkers of collega’s wenst)

41 Stap 3 : Evaluatie = weten hoe goed je het hebt gedaan!

42 Evaluatie : wanneer? Op einde van : – Het mentorschapstraject (= proefevaluatie) – Elk tijdelijk contract – De proefperiode Eenmaal in vast verband werkzaam: – telkens om de 2 jaar

43 Wie maakt de evaluatie op? Twee beoordelaars : – De directe chef (1ste beoordelaar) – De één na hogere chef (2de beoordelaar) – Functioneel beoordelaar (adviserende bevoegdheid) Brandweer : – Stage en periodieke evaluatie : evaluatiecommissie (directe chefs en één na hogere chefs)

44 We zouden zo kunnen evalueren …

45 Stap 1 :Evalueren taakafspraken

46 Stap 2 : Evalueren competenties

47 Stap 3 : Evalueren : Samenvatting

Voor de brandweermannen : Eigen evaluatieformulier met 1° beoordelingscriteria (cfr competenties) 2° resultaatsgebieden uit functiebeschrijving 3° Samenvattend oordeel

49 Het beoordelingsresultaat GUNSTIG – Voldoende – Goed – Zeer goed – Uitstekend ONGUNSTIG – Geen verdere onderverdeling De verdere onderverdeling geeft geen bijkomende gevolgen !!! Idem voor de Brandweer!!

MINIMUMVOORWAARDEN VOOR EEN GUNSTIGE EVALUATIE De evaluatiecriteria De evaluatiemomenten Tijdens stageperiode - voor vaste benoeming Tijdens stageperiode - gunstig voor verlenging Periodieke evaluatie - voor functionele loopbaan Bijkomende periodieke evaluatie - voor bevordering Leidinggevend Niet- leidinggevendLeidinggevend Niet- leidinggevendLeidinggevend Niet- leidinggevendLeidinggevend Niet- leidinggevend 1. Prestatiepeil2, 4, 5, 6:2, 5, 6: 6:min goedmin voldoendemin goed 2. Kwaliteit van het werkmin goed min zeer goedmin goedmin zeer goed 3. Beroepskennisen min zeer goedmin goedmin zeer goed 4. Initiatie1, 3, 7, 8, 9:1, 3, 4, 7, 8, 9: 1,2,3,4,5,7,8,9:min goedmin voldoendemin goed 5. Verantwoordelijkszin2 van de 5:2 van de 6: min zeer goedmin goedmin zeer goed 6. Motivatiemin goed min voldoendemin goed 7. Houding tegenover collega's3 van de 5:4 van de 6: 6 van de 8:min goedmin voldoendemin goed 8. Houding tegenover publiekmin voldoende min goed min zeer goed 9. Houding tegenover hiërarchie min goed min zeer goed 10. Leiderschapmin goed niet van toepassingmin voldoende niet van toepassingmin goed niet van toepassingmin zeer goed niet van toepassing Berekeningsprincipes brandweer

51 De gevolgen : gunstige evaluatie Groei in loopbaan naar hogere weddeschaal) Bevorderingsexamen Verlenging tijdelijk contract Omzetting contract in onbepaalde duur

52 De gevolgen : gunstige evaluatie Groei in loopbaan naar hogere weddeschaal) Bevorderingsexamen Na de proeftijd : Vaste benoeming

53 De gevolgen : ongunstige evaluatie Blokkering in loopbaan tot aan volgende evaluatie Geen verlenging contract - hoorzitting Verbetertraject (6md) Geen bevorderingsexamen Ontslag (na twee ongunstige evaluaties)

54 De gevolgen : ongunstige evaluatie Blokkering in loopbaan tot aan volgende evaluatie Geen bevorderingsexamen Na de proeftijd Ofwel verlenging proeftijd Ofwel ontslag

55 Verbetertraject & ontslagperiode

56 Praktische organisatie 1.Evaluatiegesprek door de eerste beoordelaar (brandweer : ploegoverste) 2.Ondertekening “voor kennisneming” (geen goedkeuring of afkeuring) 3.Datum ondertekening is begindatum voor termijn voor bemerkingen of beroep 4.Weigering ondertekening : chef noteert het op het formulier (+ termijn begint ook)

57 Niet eens met de evaluatie? Je kunt schriftelijke opmerkingen indienen – bij je beoordelaars of bij de dienst personeelszaken – Termijn = 1 maand (voor stagiair brandweerman = 8 dagen!) – Wordt toegevoegd aan het evaluatiedossier Je kunt beroep indienen bij de beroepsinstantie – Enkel tegen een ongunstige evaluatie! – Enkel ingeval van periodieke evaluatie! (In andere gevallen beroep bij toezicht (Vlaamse overheid) of Raad van State) – Termijn = 1 maand

58 Waar beroep instellen? Beroepsinstantie : 3 leden MT (met functie van hogere rang) max. 2 extern deskundigen (bijv. OCMW secretaris) Secretaris/notulist : Kristof Schotsmans, Adres : A. Verweeplein 1, 8300 Knokke-Heist UITZONDERING : Voor evaluaties tijdelijke contracten en proefperiode : Administratief beroep bij de toeziende overheid Adres : Agentschap voor Binnenlands Bestuur – Personeel lokale besturen - Burg 4 – 8000 Brugge Voor de brandweer : Bij het College van Burgemeester en Schepenen

Beroep brandweerman : – Aangetekend gericht aan het college – Zowel bij eindevaluatie stage én na periodieke evaluatie – Termijn indienen beroep : Bij eindevaluatie stage : binnen de 8 dagen Bij periodieke evaluatie : binnen de 30 dagen – Hoorzitting – Termijn uitspraak College : Bij eindevaluatie stage : binnen 1 maand Bij periodieke evaluatie : binnen 3 maanden

Beschouw de feedback als een cadeau! !

61 De beste manier om je toekomst te voorspellen, is haar zelf te creëren. Peter Drucker Neem je loopbaan in eigen handen! Succes!

62 Nog vragen?

63 Intranet : Personeelsinfo/Info personeelszaken/begeleiding en beoordeling Toegang tot stars :Via intranet/toepassingen/personeeltoepassingen Je directe chef Dienst personeelszaken : Algemeen : Fanny Van de Genachte (tel. 3169) Tijdelijke contracten & proefperiode : Evelien De Jaeger (tel. 3157) Mentorschap en periodieke evaluatie : Sabrina Rys (tel. 3209) MEER INFO?