De Werkkostenregeling Adviesgroep Loon- & Premieheffing Renzo van der Ham

De Werkkostenregeling 1.Algemeen 2.Systematiek 3.Overgangsrecht 4.Gerichte vrijstellingen 5.Nihilwaarderingen 6.Overige fiscale aspecten 7.Arbeidsrechtelijke aspecten 8.Administratieve aspecten 9.Werkkostenregeling – Wat te doen? 10.Vragen? Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 2

1. Algemeen Verplicht voor alle werkgevers vanaf 1 januari 2014 In 2013: keuzeregime Administratieve lastenverlichting Inventarisatie huidige arbeidsvoorwaarden noodzakelijk Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 3

2. Systematiek Werkkostenregeling (1) Wijziging loonbegrip artikel 10 Wet op de loonbelasting 1964: ‘Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking.’ Uitzonderingen: Intermediaire kosten Vergoedingen uit ‘piëteit’ (rouwkrans, fruitmand bij ziekte) Forfaitaire vrijstelling 1,5% fiscale loonsom Eindheffing 80% over de overschrijding van het forfait, voor rekening werkgever Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 4

2. Systematiek Werkkostenregeling (2) Vergoedingen en/of verstrekkingen aanwijzen onder de forfaitaire vrijstelling De volgende vergoedingen/verstrekkingen mogen niet worden aangewezen en zijn belastbaar loon: Leaseauto; Woning; Geldboeten; Misdrijven; Wapens en munitie; Agressieve dieren. Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 5

3. Overgangsrecht Keuzeregime: Tot 2014 kan jaarlijks gekozen worden de Werkkostenregeling toe te passen of het huidige regime van vergoedingen en verstrekkingen toe te passen Als het huidige regime wordt toegepast, geldt met betrekking tot personeelsfeesten en –reizen een maximum van € 454,- per werknemer per kalenderjaar Keuze blijkt uit de administratie van de inhoudingsplichtige Vanaf 2014 verplicht Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 6

4. Gerichte vrijstellingen (1) Gerichte vrijstellingen vallen niet onder de forfaitaire vrijstelling Kosten waarbij het zakelijk karakter overheerst Fiscale voorwaarden blijven gelden Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 7

4. Gerichte vrijstellingen (2) Vervoer in het kader van de dienstbetrekking; Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking alsmede maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter; Onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking, daaronder mede begrepen de inschrijving in een beroepsregister, alsmede outplacement; Het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning, daaronder mede begrepen het volgen van een EVC-procedure; Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking; Verhuizing in het kader van de dienstbetrekking. Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 8

5. Nihilwaarderingen (1) Voornamelijk verstrekkingen of terbeschikkingstellingen op de werkplek Werkplek: De plaats waar de werknemer zijn arbeid verricht en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Dit blijkt uit het Arboplan en/of risico-inventarisatie en/of –evaluatie. De werkplek bij de werknemer thuis is geen werkplek in de zin van de Werkkostenregeling. Aparte vestigingen van de onderneming worden wel aangemerkt als werkplek voor alle werknemers. Niet meegenomen in de forfaitaire vrijstelling Waarde nihil Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 9

5. Nihilwaarderingen (2) Ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek; Arbovoorzieningen; Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd; Werkkleding (mits aan fiscale voorwaarden voldaan); Renteloze personeelslening voor (elektrische) fiets of scooter; Lening ten behoeve van de eigen woning; Ter beschikking gestelde mobiele telefoon (zakelijk gebruik >10%); Ter beschikking gestelde hulpmiddelen (zakelijk gebruik >90%); OV-abonnement/voordeelurenkaart als deze ook voor het werk gebruikt wordt; Huisvesting op de werkplek. Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 10

6. Overige fiscale aspecten (1) Gebruikelijkheidscriterium Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die worden aangewezen onder de forfaitaire vrijstelling mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het algemene forfait mag niet aan 1 werknemer worden toegewezen Belang intermediaire kosten Cafetariaregeling ook onder de Werkkostenregeling mogelijk Verlaging van de grondslag van de forfaitaire vrijstelling, vergoeding valt (veelal) onder het forfait Onderbouwing vaste onkostenvergoeding Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 11

6. Overige fiscale aspecten (2) Vergoedingen en verstrekkingen tegen factuurwaarde inclusief BTW in de forfaitaire vrijstelling Bestaande afspraken met de Belastingdienst omtrent vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer vervallen Alle vergoedingen - met uitzondering van vergoedingen uit piëteit, intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen - zijn belast loon tenzij zij zijn aangewezen onder de forfaitaire ruimte Aanwijzing van vergoedingen onder forfaitaire ruimte is vormvrij Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 12

6. Overige fiscale aspecten (3) Afwezigheid doorschuiffaciliteit Hoe omgaan met: Maaltijden op de werkplek Ter beschikking gestelde kleding Contributie hockeyclub Bijzondere evenementen (bezoek toernooien in eigen land of buitenland) Vergoedingen betaald aan vrijwilligers ……………………. Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 13

7. Arbeidsrechtelijke aspecten (1) Uitgangspunt: Reeds gemaakte afspraken met werknemers omtrent beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden dienen gehandhaafd te worden De Werkkostenregeling kan aanleiding geven tot wijzigingen in het arbeidsvoorwaardenbeleid Wijzigingen kunnen niet zomaar worden doorgevoerd, het arbeidsrecht biedt hier enkele mogelijkheden Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 14

7. Arbeidsrechtelijke aspecten (2) Eenzijdig wijzigingsbeding Bij een zodanig zwaarwichtig belang van de werkgever dat het belang van de werknemer dat door de wijziging wordt geschaad daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken Redelijkheid en billijkheid Indien geen eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen, kan teruggevallen worden op de redelijkheid. Op basis van jurisprudentie dient de werknemer positief in te gaan op redelijke voostellen tot wijziging van de arbeidsovereenkomst Gelijke behandeling Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 15

8. Administratieve aspecten (1) Monitoren forfaitaire vrijstelling > Wie eindverantwoordelijk? Inrichting/aanpassing grootboekrekeningen HR/financiële administratie/salarisadministratie Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 16

8. Administratieve aspecten (2) Drie berekeningsmethoden Methode 1: Inschatting forfaitaire ruimte op basis van voorafgaand kalenderjaar. Afdracht eindheffing vanaf het moment dat de geschatte forfaitaire ruimte wordt overschreden. Herrekening definitieve ruimte en eindheffing in de eerste aangifte na afloop van het kalenderjaar Methode 2: Inschatting forfaitaire ruimte op basis van voorafgaand kalenderjaar. Afdracht eindheffing per aangiftetijdvak. Herrekening definitieve ruimte en eindheffing in de eerste aangifte in de eerste aangifte na afloop van het kalenderjaar Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 17

8. Administratieve aspecten (3) Methode 3 Berekening forfaitaire ruimte en afdracht eindheffing per aangifte tijdvak. Geen herrekening na afloop kalenderjaar mogelijk. Een startende ondernemer dient methode 3 verplicht te gebruiken. Uit de administratie blijkt voor welke methode is gekozen. Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 18

9. Werkkostenregeling – Wat te doen? Diverse fasen te onderscheiden: Fase 1: Inventarisatie (arbeidsvoorwaarden, cijfers, administratie) Fase 2: Beoordelen (financiële, arbeidsrechtelijke en administratieve effecten Fase 3: Overleg Fase 4: Implementatie Tijdig starten van het traject van groot belang > Wees voorbereid Informatie 2013 Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 19

VRAGEN? Zaterdag 26 januari 2013 © 2010 BDOPage 20

Bedankt voor u aandacht Renzo van der Ham BDO 020 – – Zaterdag 26 januari 2013 © 2012 BDOPage 21