De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013.

Verwante presentaties


Presentatie over: "E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013."— Transcript van de presentatie:

1 E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013

2 Inhoud problematiek goed informatiebeheer en e-mail hoe dit verhelpen? rol informatiebeheerder ondersteuning wat te doen?

3 e-mail binnen de VO 20.424 individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen 284.773 inkomende berichten per dag 49.525 uitgaande berichten per dag 20.000 GB in online mailboxen 50.000 GB aan technisch gearchiveerde mails 375.400 euro storagekosten per jaar

4 e-mail als … … informatiesilo

5 Problematiek bedrijfsvoering geen ontsluiting van de informatie op lange termijn financiële implicaties

6 Informatiebeheer en e-mail gemeenschappelijk klassement – context en volledigheid dossier – bewaartermijn en bestemming dossier – geen dubbele opslag http://www.bestuurszaken.be/e-mail-en-informatiebeheer

7 Informatiebeheer en e-mail klasseren wat moet verwijderen wat kan meer info: http://www.bestuurszaken.be/mails-in- gemeenschappelijk-klassement http://www.bestuurszaken.be/mails-in- gemeenschappelijk-klassement

8 Hoe dit realiseren? bewustwording opruimacties nieuwe gewoontes specifieke aanpak voor managers rol van de informatiebeheerder

9 Bewustwording? waarom? blijven herhalen! -in nieuwsbrieven, tijdens een afdelingsoverleg, voor een trash day, ad hoc, goede en slechte voorbeelden geven,… -neem het op in het onthaalbeleid voor nieuwe medewerkers

10 Opruimacties? VO-breed actie jaar! http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle trash day – focus op het opruimen van de mailbox – vorm: 1 dag of een bepaalde periode – zorg voor een goede voorbereiding, begeleiding tijdens de trash day en een opvolging nadien

11 Trash day: aanpak? enkele tips: – kondig op tijd aan – zorg voor ondersteuning van het management – waarom? – hoe? – duidelijke doelstelling – bouw een wedstrijdelement in meer info: http://www.bestuurszaken.be/trash-day-e-mails http://www.bestuurszaken.be/trash-day-e-mails

12 Trash day: meten = weten? stand van zaken meten – voor een entiteit of een afdeling – ad hoc of evoluties meten – meten voor en na een trash day voor afnemers van de GID – BDA’s kunnen rapporten consulteren via Cognos – ook aan te vragen via informatiemanagement@bz.vlaanderen.be informatiemanagement@bz.vlaanderen.be

13 Trash day: rapporten? Mail 16: – evolutie een individuele mailbox over een maand Mail 17: – evolutie van de mailbox over een jaar, op basis van een meting elke maand.

14 Trash day: rapporten? Mail 28: – geeft de mogelijkheid een ad hoc rapport te trekken Bepaalde datum (binnen de laatste 3 maand) Bepaalde periode (binnen de laatste 3 maand) Voor BD, entiteit, afdeling, individuen meer info: http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email

15 Trash day: rapporten? combineer met rapporten op het gemeenschappelijk klassement ga op een verstandige manier om met de informatie uit de rapporten – beschouw de gegevens over individuele mailboxen als vertrouwelijk – maak intern afspraken – geef globale cijfers weer

16 Nieuwe gewoontes stimuleer uw collega’s – onmiddellijk klasseren – onmiddellijk verwijderen wat kan – regelmatig opruimen – linken sturen ipv bijlagen

17 Specifieke aanpak managers beheer mailbox managers – grote mailboxen – weinig tijd – kan belangrijke informatie bevatten traject met management ondersteuners – meer informatie in 2014

18 Rol informatiebeheer boodschap verspreiden managers en collega’s overtuigen collega’s motiveren en ondersteunen opruimacties organiseren richtlijnen doorgeven resultaten bekend maken … het resultaat vieren!

19 Ondersteuning door CA informatie en advies Vo-brede sensibiliseringscampagne 2014 – doel? bewustzijn problematiek verhogen concrete opruimacties en resultaten boeken het zaad voor een nieuwe omgang met e-mail in de toekomst

20 Ondersteuning door CA – hoe? Communicatie: campagnemateriaal kennisdeling inzet informatiebeheerders wedstrijd E-mail onder controle!

21 Ondersteuning: website informatie voor – informatiebeheerder – e-mail gebruiker informatie over resultaten meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle

22 Wat te doen? Bekijk de informatie op de website en overtuig uw entiteit om in 2014 actie te ondernemen

23 Wat te doen? Plan tijdens een gepaste periode een trash day Geef de data door aan de CA

24 Wat te doen? Maak gebruik van de geboden ondersteuning: vraag rapporten via uw BDA of de CA stel uw vragen aan de CA, uw BDA en het yammernetwerk

25 Wat te doen? Begeleid opruimacties en maak de resultaten en uw ervaringen bekend … en ga voor de eindwinst!

26 Wat te doen? Hou de website en het yammernetwerk in de gaten!

27 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? – je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 28 juli 201427 http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Alles over e-mail onder controle? http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle

28 Hulplijnen: algemeen 28 juli 201428 www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk- informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

29 Vragen?

30 Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ http://wiki.dpconline.org/ – Slide: 1, 4, 6, 21 Digitalbevaring.dk is published under a Creative Commons Attribution 2.5 Denmark license – Attribution must be made to www.digitalbevaring.dk.www.digitalbevaring.dk Slides: 10, 12, 20


Download ppt "E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013."

Verwante presentaties


Ads door Google