De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013.

Verwante presentaties


Presentatie over: "E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013."— Transcript van de presentatie:

1 onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013

2 Inhoud problematiek goed informatiebeheer en hoe dit verhelpen? rol informatiebeheerder ondersteuning wat te doen?

3 binnen de VO individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen inkomende berichten per dag uitgaande berichten per dag GB in online mailboxen GB aan technisch gearchiveerde mails euro storagekosten per jaar

4 als … … informatiesilo

5 Problematiek bedrijfsvoering geen ontsluiting van de informatie op lange termijn financiële implicaties

6 Informatiebeheer en gemeenschappelijk klassement – context en volledigheid dossier – bewaartermijn en bestemming dossier – geen dubbele opslag

7 Informatiebeheer en klasseren wat moet verwijderen wat kan meer info: gemeenschappelijk-klassement gemeenschappelijk-klassement

8 Hoe dit realiseren? bewustwording opruimacties nieuwe gewoontes specifieke aanpak voor managers rol van de informatiebeheerder

9 Bewustwording? waarom? blijven herhalen! -in nieuwsbrieven, tijdens een afdelingsoverleg, voor een trash day, ad hoc, goede en slechte voorbeelden geven,… -neem het op in het onthaalbeleid voor nieuwe medewerkers

10 Opruimacties? VO-breed actie jaar! trash day – focus op het opruimen van de mailbox – vorm: 1 dag of een bepaalde periode – zorg voor een goede voorbereiding, begeleiding tijdens de trash day en een opvolging nadien

11 Trash day: aanpak? enkele tips: – kondig op tijd aan – zorg voor ondersteuning van het management – waarom? – hoe? – duidelijke doelstelling – bouw een wedstrijdelement in meer info:

12 Trash day: meten = weten? stand van zaken meten – voor een entiteit of een afdeling – ad hoc of evoluties meten – meten voor en na een trash day voor afnemers van de GID – BDA’s kunnen rapporten consulteren via Cognos – ook aan te vragen via

13 Trash day: rapporten? Mail 16: – evolutie een individuele mailbox over een maand Mail 17: – evolutie van de mailbox over een jaar, op basis van een meting elke maand.

14 Trash day: rapporten? Mail 28: – geeft de mogelijkheid een ad hoc rapport te trekken Bepaalde datum (binnen de laatste 3 maand) Bepaalde periode (binnen de laatste 3 maand) Voor BD, entiteit, afdeling, individuen meer info:

15 Trash day: rapporten? combineer met rapporten op het gemeenschappelijk klassement ga op een verstandige manier om met de informatie uit de rapporten – beschouw de gegevens over individuele mailboxen als vertrouwelijk – maak intern afspraken – geef globale cijfers weer

16 Nieuwe gewoontes stimuleer uw collega’s – onmiddellijk klasseren – onmiddellijk verwijderen wat kan – regelmatig opruimen – linken sturen ipv bijlagen

17 Specifieke aanpak managers beheer mailbox managers – grote mailboxen – weinig tijd – kan belangrijke informatie bevatten traject met management ondersteuners – meer informatie in 2014

18 Rol informatiebeheer boodschap verspreiden managers en collega’s overtuigen collega’s motiveren en ondersteunen opruimacties organiseren richtlijnen doorgeven resultaten bekend maken … het resultaat vieren!

19 Ondersteuning door CA informatie en advies Vo-brede sensibiliseringscampagne 2014 – doel? bewustzijn problematiek verhogen concrete opruimacties en resultaten boeken het zaad voor een nieuwe omgang met in de toekomst

20 Ondersteuning door CA – hoe? Communicatie: campagnemateriaal kennisdeling inzet informatiebeheerders wedstrijd onder controle!

21 Ondersteuning: website informatie voor – informatiebeheerder – gebruiker informatie over resultaten meer informatie:

22 Wat te doen? Bekijk de informatie op de website en overtuig uw entiteit om in 2014 actie te ondernemen

23 Wat te doen? Plan tijdens een gepaste periode een trash day Geef de data door aan de CA

24 Wat te doen? Maak gebruik van de geboden ondersteuning: vraag rapporten via uw BDA of de CA stel uw vragen aan de CA, uw BDA en het yammernetwerk

25 Wat te doen? Begeleid opruimacties en maak de resultaten en uw ervaringen bekend … en ga voor de eindwinst!

26 Wat te doen? Hou de website en het yammernetwerk in de gaten!

27 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? – je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 28 juli Alles over onder controle?

28 Hulplijnen: algemeen 28 juli informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

29 Vragen?

30 Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit – Slide: 1, 4, 6, 21 Digitalbevaring.dk is published under a Creative Commons Attribution 2.5 Denmark license – Attribution must be made to Slides: 10, 12, 20


Download ppt "E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013."

Verwante presentaties


Ads door Google