De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

18 juni 2009 ESF Projectadministratie Een vak apart!

Verwante presentaties


Presentatie over: "18 juni 2009 ESF Projectadministratie Een vak apart!"— Transcript van de presentatie:

1 18 juni 2009 ESF Projectadministratie Een vak apart!

2 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 2/ 25 Inhoud workshop - Voorbereiding - AO/IB - Deelnemersadministratie - Activiteiten verantwoording - Urenverantwoording - Financiële administratie - Aantonen marktconformiteit - Publiciteit - Bewaarplicht - Subsidieproces

3 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 3/ 25 Voorbereiding Een goed begin is het halve werk! 1.Stel projectteam samen (expertise, bevoegdheden en enthousiasme) 2.Neem kennis van de regelgeving (OP, Subsidieregeling en Hpa) 3.Stel AO/IB op, sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande AO/IB

4 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 4/ 25 AO/IB De volgende zaken moeten beschreven worden in AO/IB: - de projectorganisatie - de deelnemersadministratie (o.a. herkomst van brondocumenten) - de financiële administratie: functiescheiding (o.a. bij factuurcontrole), inkoop/aanbestedingsprocedure. - de urenadministratie (functiescheiding en tijdigheid, berekening uurtarieven, berekening aantal werkbare uren) - eventuele inkomsten - wijze van financiering - publiciteit - bewaarplicht van originelen en de waarborging hiervan tot Houd AO/IB levend!

5 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 5/ 25 Deelnemersadministratie (1) Algemeen: Naam Geboortedatum Geslacht BSN-nummer Datum instroom en uitstroom Aanvangsdatum uitkering (bij uitk. gerechtigden)

6 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 6/ 25 Deelnemersadministratie (2) Niet-uitkeringsontvangers: Dit zijn personen van 16 jaar en ouder die werkloos zijn en geen uitkering ontvangen. Aantonen en vastleggen  SUWInet inkijk

7 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 7/ 25 Deelnemersadministratie (3) Definitie arbeidsbelemmerde: “een persoon die jegens het college van b&w van zijn woonplaats uitsluitend aanspraak heeft op een WWB-uitkering, naar het oordeel van dat college, gebaseerd op een verklaring van een arts, een structurele functionele beperking heeft en jegens het UWV geen aanspraak heeft op een uitkering”. Vastlegging: - Medisch advies - Oordeel van college  mandaatsbesluit of verzamelbesluit of passage in AO/IB

8 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 8/ 25 Deelnemersadministratie (4) Deels-arbeidsgeschikten: Mate van arbeidsongeschiktheid  beschikking UWV 55+: geen aanvullende vastleggingen

9 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 9/ 25 Prestatieverantwoording (1) Directe activiteiten (Ingekochte) re-integratietrajecten, training en scholing: Gedateerd en door re-integratiebedrijf en/of opleidingsinstituut getekende trajectplannen, respectievelijk (deel-)certificaat of bewijs van deelname Interne training / scholing: Presentielijst conform model in HPA Verantwoording uren indirect personeel Ingekocht personeel: Op factuurbasis Intern personeel: Sluitende of integrale urenverantwoording conform HPA Verantwoording uren direct personeel Ingekocht personeel: Op factuurbasis Intern personeel: Sluitende of integrale urenverantwoording conform HPA

10 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 10/ 25 Prestatieverantwoording (2) - Activiteiten herleidbaar naar deelnemer (trajectplan) - Factuur op naam van deelnemer - Onderbouwing relatie tussen deelnemer en klantmanager - Klassikale activiteiten  presentielijst

11 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 11/ 25 Presentielijst

12 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 12/ 25 Urenverantwoording (1) Eisen van tijdigheid en functiescheiding: - Medewerker tekent binnen 1 week en leidinggevende binnen 1 maand -Urenregistratie sluit aan bij uren vlgs arbeidsovereenkomst -Sluitend dan wel integraal -Addendum indien inzet 100% ESF (vooraf aan projectactiviteiten vastgelegd,getekend door medewerker en werkgever en beschrijving van werkzaamheden) -Incidenteel inzet esf  salarisperiode (vaak maand) sluitend schrijven

13 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 13/ 25 Sluitend

14 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 14/ 25 Integraal

15 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 15/ 25 Financiële administratie Geen kosten/facturen voor activiteiten voor de datum van de volledige aanvraag liggen Let op de juiste toerekening (afschrijvingstermijn, ESF- gebruikersuren, ESF-niet ESF). De facturen moeten juist worden opgenomen in de administratie (let op: tenaamstelling, naam activiteit, naam deelnemer, bedrag, BTW) Originele facturen dienen aanwezig. Betaling van de facturen (originele bankafschriften) Tip: maak de verdeelsleutel zichtbaar!

16 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 16/ 25 Aantonen marktconformiteit (1) Prioriteitsvolgorde: 1.Openbare aanbesteding 2.Transparante offerteprocedure 3.Benchmark vooraf Gemeenten en UWV zijn aanbestedende diensten

17 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 17/ 25

18 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18/ 25 Aantonen marktconformiteit (3) Inhoud aanbestedingsdossier Publicatie van bestek Selectie- en gunningscriteria Proces-verbaal openen offertes Gunningsmatrix ondertekend en gedateerd Toewijzingsbrief aan gegunde partij Afwijzingsbrief aan de overige partijen Ontvangen offertes en uiteindelijke contract BOPEG melding

19 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 19/ 25 Publiciteit Informeren deelnemers en uitvoerders dat project door ESF wordt gesubsidieerd en medewerking verlenen aan publicitaire en voorlichtingsactiviteiten van de minister gericht op media, publiek en potentiële deelnemers. Op alle briefpapier, certificaten en documenten in uitvoering van project duidelijk vermelden dat het Europees Sociaal Fonds het project mee financiert. Logo plus “Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst” Leg alle publiciteitsuitingen apart vast bijvoorbeeld ook afleverbon publiciteitsmateriaal AGSZW

20 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 20/ 25 Bewaarplicht Bewaren tot en met 31 december 2020 Alle stukken moeten toegankelijk en controleerbaar zijn t/m 2020 Speciale aandacht voor elektronische documenten Maak afspraken en leg deze vast Niet vergeten dat bewaarplicht ook geldt voor aanbestedingsdossier, facturen, betaalbewijzen, klantendossier, personeelsgegevens.

21 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 21/ 25 Subsidieproces Grofweg 3 fasen: - Aanvraag - Projectuitvoering - Einddeclaratie

22 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 22/ 25 Aanvraag - Elektronisch via E-formulier - Registratie vooraf via - Tekenbevoegde ontvangt inlog en wachtwoord - Leg volmacht tekenbevoegde vast - gebruik enkel bijlagen die bijgevoegd zijn bij het e-formulier - Volgend aanvraagtijdvak oktober Binnen 13 weken na einde tijdvak beslissing - Vanaf indiening toewijzing naar vaste consultant Bij samenwerking met meerdere partijen dient aanvragende partij gemachtigd te worden om als aanvrager ESF te fungeren, verwijs in machtiging naar periode zodat eenmalig een machtiging afgegeven hoeft te worden.

23 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 23/ 25 Projectuitvoering - Interim controle 5-7 maanden na start - Alle onderdelen worden bekeken - IC bezoek duurt 4-8 uur - Waarnemingen worden vastgelegd in verslag - Oordeel over mogelijkheid tot voorschot tot 50% - Wijzigingen direct doorgeven en de bijlagen aanpassen. Indien duidelijk is dat subsidie neerwaarts bijgesteld moet worden dit zo snel mogelijk doorgeven zodat subsidie maximaal mogelijk ingezet kan worden.

24 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 24/ 25 Einddeclaratie - Binnen 13 weken na einde project - Einddeclaratie wordt door AGSZW gecontroleerd - Bij te veel fouten wordt administratie 1 keer teruggegeven, daarna geen herstelmogelijkheid meer! - voorlopige vaststelling en 2e voorschot - definitieve vaststelling pas na 24 maanden Zorg voor een kwalitatief goede einddeclaratie, neem bij twijfel contact op met de contactpersoon bij AGSZW.

25 18 juni 2009 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 25/ 25 Tot slot Hou het zo eenvoudig mogelijk! Vragen??  


Download ppt "18 juni 2009 ESF Projectadministratie Een vak apart!"

Verwante presentaties


Ads door Google