De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse. Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGEN Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen.

Verwante presentaties


Presentatie over: "LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse. Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGEN Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen."— Transcript van de presentatie:

1 LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse

2 Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGEN Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST

3 LRP VOORAF

4 doorzie module Bankrekeningen vastleggenLBFondsen Aanmaken fonds/abonnementLBFondsen Koppelen fonds/abonnement aan gebruikerLBFondsen Aanmaken benodigde gemeentesjablonenLBAlgemeen Aanmaken vrije gebieden t.b.v looplijstenLB of BA of LASelecties Aanmaken eigen betaalschema’s (zonodig)BA Selectie deelnemersBASelecties BETAALSCHEMA MAKEN BETAALSCHEMA MAKEN VOORAF

5 EINDE VOORAF Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST

6 LRP FONDS

7 Stoppen Fonds meerdere termijnen vrij bedrag (bijv. Kerkbalans) Fonds eenmalig vast bedrag (bijv. Solidariteitskas) Fonds eenmalig vrij bedrag (bijv. Eindejaarscollecte) Begin FONDS termijnen; vrij bedrag FONDS termijnen; vrij bedrag FONDS eenmalig; vrij bedrag FONDS eenmalig; vrij bedrag FONDS eenmalig; vast bedrag FONDS eenmalig; vast bedrag STOP START NB: Voor gebruik van verzamelfondsen en subselecties zie de handleiding

8 LRP FONDS MEERDERE TERMIJNEN, VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS

9 FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

10 KERKBALANS VOORBEREIDING completeren fondsgegevens

11 controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

12 voorbeeld:

13 EINDE VOORBEREIDING KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

14 selectie updaten brieven en looplijsten genereren, (laten) afdrukken brieven verzenden KERKBALANS PRODUCTIE SCHEMATISCH

15 update selectie - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

16 zet hier het vinkje en Om looplijsten tegelijk met de brieven aan te maken

17 selecteer de gewenste vrije gebieden

18

19

20 controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan

21 onder tabblad staan de geselecteerden zij hebben nog geen brief gehad en nog niets toegezegd voor dit jaar: NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd

22 vul beide sjablonen voor de brieven (aangemaakt door de LB) in NB ook als maar één van beide wordt gebruikt moeten beide vakken gevuld zijn via is de (totaal)selectie opnieuw te genereren

23

24 proces verloopt via de planner; (zie ook uitdraai in module geregistreerden) voor de resulterende looplijsten zie verderop

25 De knop maakt toezeggingen aan voor alle geselecteerden, maar maakt snelle invoer van de werkelijke toezegging onmogelijk; denk dus goed na voordat u deze gebruikt. Bij gebruik: kies wat er overgenomen moet worden en

26 hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

27 dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt

28 de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien sorteringsvolg- orde van de toezeggings- formulieren

29 onder staat het gegenereerde bestand

30 de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen Merk op

31 de looplijsten zijn te vinden via selecteer toezeggingsbrieven en dubbelklik

32 download de looplijst, print die en knip die in de juiste stukken NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggings- formulier de PE-naam staat

33 EINDE PRODUCTIE KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

34 toezeggingen invoeren incasso’s en acceptgiro’s genereren en verzenden inboeken ontvangsten SCHEMATISCH KERKBALANS VERWERKING

35 Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING INVOEREN ONTVANGSTEN STOP START TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO INCASSO ACCEPTGIRO

36 geselecteerden zijn nog geen deelnemer (dat wordt men pas na een toezegging!) toezeggingen INVOER TOEZEGGINGEN

37 gebruik barcodelezer om Geregistreerdenummer in te lezen of type nummer in

38

39 invoeren 1349 geeft: vul bedrag in

40 controleer betaalschema, betaalwijze en sla op

41 terug in dit scherm kan de volgende toezegging worden ingevoerd bijvoorbeeld 1375

42 hier zijn betaalschema en betaalmaanden handmatig aangepast voer op deze wijze alle toezeggingen in

43 bij invoer van iemand die al een toezegging heeft wanneer alles is ingevoerd

44 toezeggingen zijn ook in te voeren via

45 de volgende stappen zijn als bij snelle invoer

46 resultaat de deelnemers staan niet meer bij

47 het totaal toegezegde bedrag is in het jaaroverzicht te vinden

48 EINDE INVOER TOEZEGGINGEN Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING INVOEREN ONTVANGSTEN STOP START TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO INCASSO ACCEPTGIRO

49 selecteer de toezegging en kies TOEZEGGING WIJZIGEN

50 pas de gegevens aan klik op om het termijnoverzicht aan te passen en sla op

51 bij aanpassing van het bedrag wordt een motivatie gevraagd

52 deze motivatie is terug te vinden onder de tab

53 EINDE TOEZEGGING WIJZIGEN Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING INVOEREN ONTVANGSTEN STOP START TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO INCASSO ACCEPTGIRO

54 CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN

55 vul de velden in

56 totaal moet kloppen met de door de betreffende persoon ingevoerde toezeggingen

57 EINDE CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING INVOEREN ONTVANGSTEN STOP START TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO INCASSO ACCEPTGIRO

58 INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN

59 tabblad

60 maak een keuze dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

61 Onder staan degenen die deze maand per incasso betalen

62 Onder staan de personen voor wie een acceptgiro is aangemaakt Omdat Acceptgiro is gekozen als één van de betaalwijzen, staan hier ook voor januari de namen van de geregistreerden met bedrag € 0,00 (daarvoor zijn doorgaans onderaan het toezeggingsformulier acceptgiro’s aangemaakt)

63 Onder degenen die deze maand op een andere manier zullen betalen Onder staan de namen van hen die deze maand via deze betaalwijze zullen betalen

64 de aangemaakte documenten zijn te vinden onder

65 download het acceptgirobestand, print of laat printen; download het clieop bestand en stuur dit naar de bank

66 EINDE INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING INVOEREN ONTVANGSTEN STOP START TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO INCASSO ACCEPTGIRO

67 INVOER ONTVANGSTEN Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING INCASSO’S

68 INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSORUNS) In het voorgaande is door LRP wel een incasso-bestand aangemaakt, maar deze incasso’s zijn nog niet als ontvangst bij de leden geboekt; dat gebeurt hier

69

70 vul boekstuknummer in en kies Selecteer het juiste bestand

71 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

72 de incassoruns zijn nu geïmpliceerd / ingelezen in LRP maar zijn nog niet ingeboekt vandaar het waarschuwingsteken voor het boekstuk! ingeboekte incassoruns zijn herkenbaar aan Selecteer het boekstuk met het waarschuwingsteken en klik op

73 beoordeel de transacties onder alle tabbladen

74

75 boek de transacties in!

76 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) nu zijn de incasso’s ingeboekt (geen kandidaat transacties meer)

77 transactienummer; belangrijk bij storneringen

78 bij het fonds zelf zijn de ontvangsten onmiddellijk te zien

79 overzichten kunnen ook op verschillende plaatsen binnen het jaar worden gevonden en geëxporteerd naar Excel

80 EINDE INBOEKEN INCASSO’S Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING INCASSO’S

81 INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

82

83 er wordt een lijst getoond van alle personen die toezegden voor een fonds/jaar/in een bepaalde maand een bepaald bedrag te geven; is dit bedrag ontvangen, dan is hier de ontvangst SNEL in te voeren.

84 vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in selecteer de binnengekomen posten en de bedragen zijn ingeboekt

85 de ontvangsten staan onder alle mutaties staan onder sla op

86 het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan kies

87 vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

88 of kies uitgebreid zoeken

89 selecteer de toezegging en

90 of selecteer de maand, vul het bedrag in en sla op

91 Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging. Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkt tot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand; In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.

92 EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG) Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING INCASSO’S

93 INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN) Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen

94

95

96

97 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

98 de ingelezen gegevens zijn te zien onder

99 ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen 100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden logische match gevonden – controleren geen logische match – handmatig matchen of verwijderen. mogelijkheden:

100 kijk ook onder de tabbladen en staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die controleer de transacties met corrigeer die zo nodig door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt

101 via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt

102 resultaat (zo nodig scherm verversen) de gematchte transacties zijn ingeboekt

103 muis boven

104 mogelijkheid: er is wel een toezegging, maar het bedrag komt niet overeen

105 Het bedrag wordt toegekend aan het eerste bedrag dat openstaat!

106 deze post kan worden ingeboekt

107 mogelijkheid: deze persoon heeft geen toezegging gedaan en is dus geen deelnemer

108 kies fonds en jaar vul bedrag in en sla op

109 verwerk zo alle kandidaat transacties en vergeet niet in te boeken onder is een overzicht te vinden (uitgesplitst voor geregistreerden en Overige contacten

110 Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING INCASSO’S EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN

111 INBOEKEN STORNERINGEN Heeft u bij het invoeren van ontvangsten een fout gemaakt of heeft een gemeentelid een geïncasseerd bedrag laten terugboeken door de bank, dan gebruikt u voor correcties in LRP de functie storneren.

112

113 vul het boekstuknummer in ga naar en klik op

114 vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies vul de transactiedatum in

115 is dit de juiste transactie, selecteer die na opslaan is de stornering geboekt

116

117 RESULTATEN De resultaten van het fonds zijn direct zichtbaar

118 meer gedetailleerd, met de mogelijkheid om te actualiseren

119 de totale transactielijst staat onder de tab

120 EINDE KERKBALANS VERWERKING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

121 Herinneringsbrieven Aanschrijven nieuw ingekomenen HERINNERINGS- BRIEVEN HERINNERINGS- BRIEVEN KERKBALANS NAZORG NIEUW INGEKOMENEN NIEUW INGEKOMENEN

122 HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand. Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

123

124 ga naar en de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

125 kies het juiste sjabloon en de brieven ga naar

126 het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) verstuur de brieven maak een keuze bij keuze voor alleen acceptgiro’s let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

127 EINDE HERINNERINGSBRIEVEN Stoppen Aanschrijven nieuw ingekomenen Begin STOP START NIEUW INGEKOMENEN NIEUW INGEKOMENEN

128 AANSCHRIJVEN NIEUW INGEKOMENEN Brieven voor nieuw ingekomenen die in de loop van het jaar moeten worden aangeschreven, kunnen worden aangemaakt volgens het schema selectie updaten brieven genereren, (laten) afdrukken en verzenden

129 Updaten van de selectie: Open de selectie Ga naar het tabblad Klik op

130 zodra de selectie is geüpdated staat de naam van de nieuw ingekomene onder de tab van het fonds er kan nu een toezeggingsbrief worden gegenereerd; de verdere procedure verloopt net zo als bij de normale kerkbalansaanschrijving

131 EINDE FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST

132 LRP FONDS EENMALIG, VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS

133 FONDS EENMALIG VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

134 SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING completeren fondsgegevens

135 controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering voorbeeld: als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan en

136

137 EINDE SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

138 selectie updaten SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE SCHEMATISCH brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden

139 update selectie - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

140

141 controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan kies de incassomaand en vul het bedrag in

142 onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via zij hebben nog geen brief gehad NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd nu zijn er twee mogelijkheden: A) B)

143 dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden) mogelijkheid A)

144 geen looplijst nodig? laat leeg mogelijkheid A)

145 de looplijsten zijn te vinden via mogelijkheid A) selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

146 mogelijkheid A) NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

147 alle behalve degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen met de toezegging te staan onder mogelijkheid A)

148 om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld, mogelijkheid A)

149 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel) mogelijkheid A) vul maand in

150 onder staat het gegenereerde bestand giro’s downloaden, (laten) printen en versturen Merk op mogelijkheid A)

151 onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!) mogelijkheid A)

152 B) vul het juiste sjabloon in (aangemaakt door de LB)

153 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) B)

154 geen looplijst nodig? laat leeg B)

155 de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst B)

156 NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

157 is leeg omdat er meteen een toezegging is aangemaakt hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten) B)

158 de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien B)

159 onder staat het gegenereerde bestand brieven downloaden, (laten) printen en versturenMerk op B)

160 onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

161 B)

162 de deelnemers staan onder het tabblad B)

163 EINDE SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

164 Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING SOLIDARITEITSKAS VERWERKING inboeken ontvangsten SCHEMATISCH

165 INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

166

167 vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in selecteer de binnengekomen posten en de bedragen zijn ingeboekt

168 alle mutaties staan onder de ontvangsten staan onder

169 het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan kies

170 vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

171 of kies uitgebreid zoeken

172 selecteer de toezegging en

173 vul bedrag in en sla op of

174 Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging. Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkt tot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand; In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.

175 Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN HANDMATIG

176 Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)

177

178 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

179 100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden logische match gevonden – controleren geen logische match – handmatig matchen of verwijderen. mogelijkheden: ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen

180 kijk ook onder de tabbladen en staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die controleer de transacties met corrigeer die zo nodig door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt

181 klopt dit, dan opslaan anders toekennen aan ander fonds

182 via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt

183 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

184 Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN

185 INBOEKEN STORNERINGEN (of bewerk oud boekstuk)

186

187 vul het boekstuknummer in ga naar en klik op

188 vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies vul de transactiedatum in

189 is dit de juiste transactie, selecteer die na opslaan is de stornering geboekt

190

191 EINDE SOLIDARITEITSKAS VERWERKING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING NAZORG

192 HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand. Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren. SOLIDARITEITSKAS NAZORG

193

194 ga naar en de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

195 kies het juiste sjabloon en de brieven ga naar

196 het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) verstuur de brieven maak een keuze bij keuze voor alleen acceptgiro’s let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

197 EINDE FONDS EENMALIG, VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST

198 LRP FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE

199 FONDS EENMALIG VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING

200 EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING completeren fondsgegevens

201 controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering voorbeeld: als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan en

202

203 EINDE EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING

204 selectie updaten brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE SCHEMATISCH

205 update selectie - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

206

207 controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan kies de incassomaand

208 er kan gekozen worden voor twee opties: A)brief met al of niet een acceptgiro B) alleen acceptgiro’s onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via zij hebben nog geen brief gehad NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd

209 A)brief met al of niet een acceptgiro kies het juiste sjabloon (aangemaakt door de LB)

210 geen looplijst nodig? laat leeg dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden) A)brief met al of niet een acceptgiro

211 de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst A)brief met al of niet een acceptgiro

212 NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

213 hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten) A)brief met al of niet een acceptgiro

214 dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt A)brief met al of niet een acceptgiro

215 de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien

216 onder staat het gegenereerde bestand de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen A)brief met al of niet een acceptgiro Merk op

217 B) alleen acceptgiro’s

218 De knop maakt betalingskenmerken aan voor alle geselecteerden, belangrijk voor het automatisch matchen van elektronische ontvangsten. Vink ALLEEN bovenste vakje aan! B) alleen acceptgiro’s

219 geen looplijst nodig? laat leeg dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden) B) alleen acceptgiro’s

220 de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst B) alleen acceptgiro’s

221 B) alleen acceptgiro’s NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

222 degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen onder B) alleen acceptgiro’s de anderen komen met een nul-toezegging te staan onder

223 B) alleen acceptgiro’s om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,

224 kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel) B) alleen acceptgiro’s dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) vul maand in

225 B) alleen acceptgiro’s onder staat het gegenereerde bestand giro’s downloaden, (laten) printen en versturen Merk op

226 B) alleen acceptgiro’s onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

227 EINDE EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin VOORBEREIDING STOP START PRODUCTIE VERWERKING

228 inboeken ontvangsten SCHEMATISCH EINDEJAARSCOLLECTE VERWERKING Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

229 INBOEKEN ONTVANGSTEN (HANDMATIG)

230 vul boekstuknummer en evt. datum in

231 ga naar tabblad

232 hier kan ook voor Overig contact gekozen worden

233 voer Reg. nr., achternaam of ander zoekcriterium in hier kan worden gezocht op de volledige naam (bijvoorbeeld de meisjesnaam van een gehuwde partner), geslacht, adres, geboortedatum en woonplaats.

234 kies het correcte fonds en

235 vul bedrag in en sla op of

236 wanneer de persoon geen toezegging voor een fonds heeft gedaan kies dan kies fonds, jaar, vul bedrag in en sla op vergeet niet daarna nogmaals op te slaan!

237 EINDE HANDMATIG INBOEKEN ONTVANGSTEN Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

238 INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)

239 vul boekstuknummer in, kies

240

241 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

242 er zijn geen toezeggingen gedaan dus zijn er ook geen definitieve toekenningen onder selecteer de kandidaat transactie en kies

243 selecteer het juiste fonds (Eindejaarscollecte) en ken bedrag toe

244 klik op en vervolgens op

245 bewerk op die manier alle kandidaat transacties vergeet niet onder de tabbladen en te kijken!

246 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) boek tenslotte alle kandidaat transacties in m.b.v. de knop onder staat een overzicht van de ontvangsten in dit boekstuk

247 EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

248 STORNERINGEN

249 vul boekstuknummer in, ga naar, kies

250 vul te storneren transactinummer in en kies

251 selecteer transactie met opslaan is de stornering geboekt

252 EINDE FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST

253 LRP ABONNEMENT

254 Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

255 CONTROLE ABONNEMENT

256 controleer de velden en/of vul ze aan NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

257 EINDE CONTROLE ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

258 Bij een nieuw abonnement moet een grote hoeveelheid abonnees worden ingevoerd; voor de Geregistreerden kan dit op basis van een selectie. NB de optie ‘op basis van een fonds’ is voornamelijk van belang als bij de conversie een fonds is gemaakt van de bestaande abonnementen; zie hiervoor de handleiding. Bedenk vooraf of er (grotere) groepen zijn die een ander betaalschema, een andere betaalwijze of een ander abonnementsbedrag hebben; maak hiervan aparte groepen. NB de Geregistreerden in deze groepen moeten ook deel uitmaken van de selectie. Abonnementen van Overige contacten moeten handmatig worden ingebracht Als voorbeeld nemen we een selectie van alle PE-hoofden, waarbij degenen die geen contact wensen of niet willen betalen zijn uitgesloten; ook is er een groep met afwijkende betaalwijze en afwijkend bedrag aangemaakt ABONNEES INVOEREN

259 Abonnees invoeren groepsgewijs handmatig (één voor éen) HANDMATIG GROEP

260 ABONNEES GROEPSGEWIJS INVOEREN

261 kies selectie; kies onder de juiste koppeling de groep

262 voorbeeld: selectie groep met afwijkend betaalschema groepen met afwijkend bedrag

263 de abonnementen zijn nu aangemaakt met de juiste bedragen, betaalwijzen en betaalschema’s

264 voorbeeld: overige contact invoeren (Geregistreerde invoeren gaat analoog) ABONNEE HANDMATIG INVOEREN

265 zoek en selecteer Overig contact kies type deelnemer

266 vul zo nodig bedrag, betaalschema, betaalwijze en betaalmaand(en) en bamkrekeningnummer in en sla op mogelijkheid! NB: vul de juiste ‘Datum vanaf’ in!

267 EINDE ABONNEES INVOEREN Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

268 WIJZIGING ABONNEMENT NB de wijzigingen gaan pas het jaar daarop in!

269 kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

270 selecteer het jaar en klik weer op pas de gegevens aan en sla op

271 selecteer het jaar en klik weer op pas de gegevens aan en sla op

272 EINDE WIJZIGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

273 OPZEGGING ABONNEMENT

274 kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

275 vul datum in

276 in het nu volgende scherm kan dan nog de toezegging worden aangepast sla op

277 LRP plaatst overleden abonnees niet meer op de looplijst; ook wordt de aanmaak van acceptgiro’s onderdrukt. De bijdragenadministrateur bepaalt op basis van de ontvangen (mutatie)melding van overlijden of het abonnement moet worden overgezet naar een achterblijvende persoon in de PE

278 EINDE OPZEGGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

279 VERLENGING ABONNEMENT

280 ga naar tabblad

281 kies wat gewenst wordt dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

282 EINDE VERLENGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

283 ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN

284 ga naar tabblad selecteer jaar en open

285 ga naar tabblad dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) vul de maand in

286 onder tabblad staan de gegenereerde bestanden selecteer en

287 download deze, stuur het clieop-bestand naar de bank en print de acceptgiro’s of laat die printen en verstuur ze

288 EINDE ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

289 INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSO’S)

290 vul boekstuknummer in en kies

291 dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

292 INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S)

293 vul boekstuknummer, fonds jaar en maand in van de binnengekomen (acceptgiro) betalingen en sla op

294 EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin CONTROLE STOP START INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING ONTVANGSTEN HERINNERINGEN GIRO/INCASSO

295 Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren. HERINNERINGSBRIEVEN

296

297 kies de juiste sjabloon, genereer de brieven, download het resultaat, (laat) printen en verstuur dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

298 Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST EINDE ABONNEMENT

299 LRP FINANCIËLE RAPPORTAGE

300 Vul alleen een wijkgemeente in als fonds/abonnement op wijkgemeenteniveau is aangemaakt! RAPPORTAGE

301 kies het type rapport kies het type document

302 vul de gewenste boekstuknummers in het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

303 Gemeente:Protestantse gemeente te Alkmaar Overzicht:Mutatieoverzicht Aanmaakdatum:11/08/12 Boekstuknummers:1006 t/m 1010 Runnummer:0Boekstuknummer:1006Datum:09/aug/12 KB ,67 Totaalbedrag:690,67 Runnummer:0Boekstuknummer:1010Datum:10/aug/12 KB ,00 Totaalbedrag:-125,00 Runnummer:0Boekstuknummer:1010Datum:10/aug/12 KB ,60 Totaalbedrag:160,60 Runnummer:0Boekstuknummer:1009Datum:10/aug/12 KB ,83 Totaalbedrag:945,83 resultaat Recapitulatie per boekstuk

304 het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

305 resultaat Overzicht mutaties per boekstuk

306 voeg het fonds toe PAS OP: toevoegen van meerdere fondsen geeft geen uitgesplitste bedragen per fonds, maar een totaalresultaat!

307 het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

308 resultaat Overzicht ontvangen/te verwachten

309 Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST EINDE FINANCIËLE RAPPORTAGE

310 LRP LOOPLIJSTEN

311 TIP: het is verstandig om de looplijsten voor acties vooraf te laten controleren door de pastorale werkers van de wijk/sectie

312 geef naam en eventueel omschrijving vul zo nodig wijkgemeente en sectie in kies als type uitdraai: looplijst

313 kies het documenttype: pdf of Excel

314 kies Lijst op basis van persoon vink aan: verberg geboortedatum kies of geregistreerdenummer, wijk en sectie op de lijst moeten komen

315 bepaal of de basis een fonds, abonnement of selectie moet zijn

316 in geval van fonds kies fonds kies actiejaar bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen kies sortering

317 in geval van selectie kies selectie kies sortering in geval van abonnement kies abonnement kies actiejaar bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen kies sortering

318 selecteer groep(en) en/of vrij(e) gebied(en) via de knop tenminste één groep of vrij gebied is verplicht!

319 LET OP: de knop selecteert alle gebieden in het venster daarna moet deze selectie met de knop overgebracht worden naar het volledig scherm

320 slaat het schema op voor later gebruik maakt het document aan en slaat het schema op voor hergebruik maakt het document aan maar slaat het schema niet op sluit het schema en slaat niets op tenslotte is er nog de keuze tussen het genereren van de looplijst verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

321 looplijsten in pdf hebben een bladsprong bij elk vrij gebied, in Excel worden de lijsten zonder bladsprong gegenereerd één van de pagina’s uit de looplijst naam vrij gebied

322 bewaarde uitdraaien kunnen opnieuw gebruikt worden en/of bewerkt worden via de knop Vrije gebieden en groepen worden bij het genereren van looplijsten automatisch herbepaald

323 EINDE BIJDRAGEN Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF ABONNEMENT START FONDS RAPPORTAGE LOOPLIJST

324 LRP BETAALSCHEMA MAKEN

325

326 geef naam en vink de maand(en) aan en sla op

327 Stoppen Terug naar VOORAF Begin EINDE BETAALSCHEMA MAKEN VOORAF STOP START


Download ppt "LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse. Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGEN Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen."

Verwante presentaties


Ads door Google