De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN. Agenda >Achtergrond en fasering >Procesinrichting en rollen >Zelf met het systeem werken >Vervolgstappen 2.

Verwante presentaties


Presentatie over: "TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN. Agenda >Achtergrond en fasering >Procesinrichting en rollen >Zelf met het systeem werken >Vervolgstappen 2."— Transcript van de presentatie:

1 TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN

2 Agenda >Achtergrond en fasering >Procesinrichting en rollen >Zelf met het systeem werken >Vervolgstappen 2

3 Doelstelling: Het digitaliseren van het factuurproces tussen de klant en Dyade van binnenkomst tot betaling Voordelen -Factuur digitaal beschikbaar, nooit meer zoeken in mappen -Altijd inzicht in de status van elke factuur, geen Excel lijstjes meer nodig -Op bestuursniveau inzicht in het facturenproces van alle scholen -Sneller afhandelen van facturen (o.a. door digitaal werken en profilering) -Elke school werkt volgens hetzelfde proces en met hetzelfde systeem -Eenvoudig een rol overnemen tijdens ziekte of vakantie -Web applicatie, waardoor locatie onafhankelijk kan worden gewerkt -Geen facturen meer opsturen, facturen kunnen niet kwijt raken, en scheelt in de portokosten. 3 Achtergrond Doelstelling en voordelen van digitalisering factuurstromen

4 >Voorlichting en intake. Uitleg over de voordelen van het systeem en intake van de wensen van de klant >Training. Medewerkers gaan zelf aan de slag met het systeem. >Oefenen. Na een training kan men zelf met het systeem werken. Boekingen worden in de testomgeving gedaan en niet in de productie omgeving. >Evaluatie & livegang. Na de testperiode wordt overgegaan naar de productieomgeving. Er hoeft nu niet meer dubbel te worden gewerkt. >Uitrol. Vervolgens wordt verder uitgerold naar de overige scholen in groepen van 5-10 scholen. Elke groep doorloopt het proces: training, oefenen en evaluatie & livegang. 4 Voorlichting en intake TrainingOefenen Evaluatie & livegang Uitrol 3 weken per groep Fasering Overgang naar digitale factuurafhandeling We gaan ervoor Alles is naar wens, we gaan uitrollen Volledig digitaal

5 Administratief medewerker Medewerker Dyade Klant Dyade Scannen en uploaden Scancontrole Coderen Controle Codering School directeur Eerste fiattering Automatische export naar fin. systeem. Verwerken en betalen (bestaand) Administrateur Dyade Procuratie- houder bestuur Inrichting proces Variant A1: Basis Medewerker / docent Keuze optie Processtap Verplichte overgang Optionele overgang Factuur gaat wel terug na elke wijziging door Dyade

6 6 Medewerkers en rollen Overzicht en bevoegdheden van de verschillende medewerkers Uitdelen inloggegevens en controleren rollen

7 Zelf met het systeem werken Een factuur door het hele proces halen >Scannen >Uploaden >Coderen >Fiatteren >Controleren 7

8 Scannen 1.Scan een factuur in formaat: M-TIFF, zwart wit, 300 dpi 2.Bij voorkeur naar een fileshare, maar is ook mogelijk 3.Indien sla het scanbestand op op de computer 4.De scans kunnen worden geopend door te dubbelklikken op het bestand. Controleer het aantal pagina’s van de scan met het originele aantal pagina’s. Tips: Kopier bonnetjes en geeltjes op een apart A4’tje en voeg deze toe aan de stapel facturen Als bedragen moeten worden gestort op “de schoolrekening” moet dit nummer wel worden opgenomen op de scan Als een bedrag naar meerdere personen moet worden overgemaakt dit aub. op aparte scannen. Er geldt namelijk: 1 factuur = 1 betaling. 8

9 Inloggen Om in te loggen op de digitale facturenomgeving, ga naar: Acceptatie omgeving: https://facturen.acc.dyade.nl <- testomgeving, voor nuhttps://facturen.acc.dyade.nl Productie omgeving: https://facturen.dyade.nl <- “echte” omgevinghttps://facturen.dyade.nl 9

10 Hoofdmenu Uploaden facturen 10 Postvak met taken die klaarstaan Postvak met taken die al uitgevoerd zijn Register met alle facturen van het hele bestuur: nieuw, bezig, afgewerkt Profielgegevens wijzigen, inclusief wachtwoord wijzigen! Uitloggen

11 Uploaden 1.Log in op het systeem, ga naar uploaden factuurscans 2.Selecteer de school / het bestuur. Facturen op bestuursniveau moeten op de kostenplaats van het bestuur worden geupload. 3.Klik op toevoegen 11

12 Uploaden 1.Voeg elke scan toe door middel van “Bladeren” (Choose File) en daarna Koppel 2.Na het selecteren van alle bestanden klik op sluiten 3.Klik in het overzichtsscherm op Uploaden De facturen zijn nu verstuurd naar Dyade. De basisgegevens van de factuur worden gelezen en we streven ernaar de scan controle binnen 4 uur uit te voeren. Daarna is de factuur beschikbaar om te coderen. 12

13 Overzicht 1.Log in op het systeem, ga naar postvak IN 2.Deze lijst kan worden gefilterd (door het invoeren van de velden bovenaan) of gesorteerd (door op de kopjes te klikken) 3.Selecteer een factuur uit de lijst 13

14 Codeerscherm Controleer gegevens factuur 2. Voeg boekingsregels toe

15 Factuurgegevens controleren 15 Leverancier wordt automatisch bepaald adhv het crediteur (bank) nummer. Als het bankrekeningnummer niet klopt kan dit gewijzigd worden. Reeds betaald voor automatische incasso’s Controleer of alle velden goed zijn overgenomen van de factuur.

16 Boekingsregels toevoegen 16 Verdelen over meerdere kostenplaatsen is alleen mogelijk op bestuursniveau! Selecteer het tabblad “Grootboek” en klik op de + om regels toe te voegen Gebruik een duidelijke omschrijving Sla vaste regels op met behulp van “Profileren”

17 Alles ingevuld: workflow activeren 17 Na het coderen kan de factuur worden doorgezet naar de volgende stap. De status wordt geupdate

18 Accorderen (optioneel) 18 Interne vragen of accordering kan met de ad hoc workflow worden gefaciliteerd. Een factuur kan worden doorgeplaatst naar een ander persoon, die deze ontvangt in het postvak IN. Klik “AdHoc” workflow aan en selecteer een medewerker en klik “Workflow activeren” De factuur verschijnt in het postvak IN van de medewerker. De factuur kan op elk moment worden teruggetrokken uit het ad hoc proces door de codeerder. Workflow activeren knop. Hiermee gaat het systeem naar de volgende stap (als alle velden goed zijn ingevoerd)

19 Fiatteren (1e of 2e fiattering) Ga als fiatteerder naar het postvak in en selecteer een factuur om te fiatteren 2. De factuur verschijnt alleen lezen op het scherm. Er kunnen alleen opmerkingen worden toegevoegd. 3. Een factuur kan worden goedgekeurd of afgekeurd. Klik op het workflow icoon om naar de volgende stap te gaan. 4. Bij afkeuring moet een opmerking worden ingevuld.

20 Controleren (Dyade) 20 Dyade controleert de boekingsgegevens en wijzigt deze indien nodig. Afhankelijk van de inrichting worden gewijzigde facturen teruggestuurd naar de codeerder

21 Vervolgstappen Training, en nu? 1.Oefenen. Oefenen op de acceptatieomgeving met verschillende facturen. Het bestaande proces blijft nog in stand. 2.Evaluatie. Overleg of het systeem aan de wensen voldoet en de facturen goed afhandelt. Sluit het systeem aan bij het proces? Besluit nemen over de uitrol. Vragen? >Vragen over de oefenperiode: de contactpersoon digitalisering / intake >Bij vragen over het facturensysteem of bij technische problemen: servicedesk van Dyade: >Vragen over de boekhouding / manier van aanleveren / betaling: Huidige contactpersoon Dyade (vestiging) 21


Download ppt "TRAINING DIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN. Agenda >Achtergrond en fasering >Procesinrichting en rollen >Zelf met het systeem werken >Vervolgstappen 2."

Verwante presentaties


Ads door Google