Leiding geven: Het voeren van een perspectief- / loopbaangesprek.

Presentatie over: "Leiding geven: Het voeren van een perspectief- / loopbaangesprek."— Transcript van de presentatie:

1 Leiding geven: Het voeren van een perspectief- / loopbaangesprek

2 Agenda Introductie en positionering workshop 10 min
Loopbaanontwikkeling binnen de Vlaamse overheid 1uur Het voeren van een perspectief- / loopbaangesprek 2,5uur Rol 1 : Manager die luistert en vragen stelt Rol 2 : Manager die feedback (feed-forward) geeft Rol 3 : De manager die vooruitkijkt en de discussie opentrekt Rol 4 : De manager die adviseert en opties helpt genereren Rol 5 : De manager die helpt het proces te vertalen in een concreet loopbaanontwikkelplan Wat gaat u doen ? min 2 min.

3 Doelstelling van de workshop
Loopbaanontwikkeling: Uitdagingen en opportuniteiten Interactieve discussie en ervaringsuitwisseling Het perspectief- / loopbaangesprek Rollenspelen, Ervaringsuitwisseling, Hints & Tips Een format 5 min Dubbel doel – zie slide Veel interactie Graag hun input Veel oefening Veel intervisie, want veel expertise in de zaal

4 Positionering van de workshop
Slide nog aan te passen – is niet finale versie

5 2 X 1-dag workshop Loopbaan in Perspectief
Loopbaanontwikkeling in de Vlaamse Overheid Leren uit verwezenlijkingen Wat kan ik ? Wat wil ik ? Wie ben ik ? Wat zijn mijn professionele aspiraties? Huiswerk Toelichten

6 2 X 1-dag workshop Loopbaan in Perspectief
Agenda & introductie Een Persoonlijk Ontwikkelingsplan - Succes Factoren & Valkuilen Ontwikkeling FIRST Focus Implementeer Reflecteer S(z)oek Transfereer Marketing van je Persoonlijk Ontwikkelingsplan Besluit Toelichten

7 Wat zijn jouw verwachtingen ?
Wat verwacht u van deze workshop ? Totaal 10 min. Vraag naar verwachtingen Zeg wat realistisch is en wat niet.

8 Maximale Tevredenheid Medewerker Maximale Bijdrage Medewerker
Onze filosofie DUURZAAM ENGAGEMENT Persoonlijke Aspiraties Organisatie Objectieven Maximale Tevredenheid Medewerker Maximale Bijdrage Medewerker Lage Performantie, Gedisconnecteerd … Retentie problemen, Burnout, … Ook achtergrond sectoraal akkoord uitleggen Talent Management visie (cfr. meeting 18/7) N-1 procedure Presenteïsme, … © Blessing & White Managing Personal Growth

9 Loopbaanontwikkeling
Wat verstaat u onder loopbaanontwikkeling? Wat zijn uw ervaringen? Wat zijn de uitdagingen / opportuniteiten? Wat zijn kritische succes factoren? Wat kan u doen, wat is uw rol? Wat verwacht u van uw medewerkers? Wat verwacht u van P&O, AgO, ... anderen … ? Interactieve discussie - +/- 40 min.

10 Critical Success Factors
Een win-win voor het individu en de organisatie Transparantie en openheid naar alle betrokken partijen Objectiviteit en discussies gebaseerd op feiten Met een « gedifferentieerde » ontwikkelingsaanpak Geen “one-size fits all” Belangrijkste differentiator = snelheid van ontwikkeling Met als doel gerichte en werkbare loopbaanontwikkelingsplannen Effectieve ontwikkelingsacties: Specifieke opdrachten en taken Verticale en horizontale loopbaanstappen In je huidige positie blijven = een evenwaardig alternatief ! Met een duidelijke opvolging van de ontwikkelingsacties Ondersteund door een formeel proces met Duidelijk rollen en verantwoordelijkheden Geïntegreerde tools, training en begeleiding Eventueel om discussie aan te vullen + plaatsen binnen kader Vlaamse overheid (bvb. Ontwikkelingsmogelijkheden ervaringsstages, wisselleren, …) Ook duiden wat voorbeelden zijn t.o.v. privé (bvb. Objectiviteit van toelatingsexamens)

11 Rollen & Verantwoordelijkheden
Medewerker Motivatie, “drive” & initiatief, opvolging Zelfreflectie, voorbereiding Open & constructief Leidinggevende Motiverende loopbaancoach = “challenge & support” Open, actief luisteren Opvolging van de ontwikkelingsactiviteiten P&O - AgO Loopbaanbegeleiding Design, implementatie, facilitatie en opvolging van het proces Vaardigheidstraining voor medewerkers en managers organiseren Bemiddeling als en wanneer nodig Eventueel om discussie aan te vullen

12 Loopbaan in Perspectief Voeren perspectiefgesprek
Onze aanpak Organisatie Objectieven Individuele Aspiraties Medewerker Leidinggevende Succes = Motivatie x Vaardigheden Workshop en Werkboek Loopbaan in Perspectief Workshop en Werkboek Voeren perspectiefgesprek 5 min Leg uit: Persoonlijke Aspiraties + Bedrijfsobjectieven komen elkaar tegen bij discussie tussen medewerker en manager. Wat zijn de uitdagingen bij deze discussies ? Leg uit: Medewerker: motivatie hoog, maar skills om Aspiraties duidelijk te krijgen vaak laag Manager: motivatie + skills laag

13 1.Manager die luistert en vragen stelt
3 types van vragen die aan bod komen : Verduidelijkingsvragen (wat bedoel je?) Verdiepingsvragen (waarom? hoe ben je ertoe gekomen?) Terugkoppelingsvragen (heb ik goed begrepen dat ?) 2 min.

14 1.Manager die luistert en vragen stelt
Vragen waarover ? Zijn waarden, zijn interesses Wat hij graag doet – wat niet graag doet Wat hij zelf zijn sterktes & verbeteringspunten vindt Zijn korte termijn wensen Zijn lange termijn doelen Welke competenties hij voor dat doel nodig heeft => Loopbaan in Perspectief 5 min.

15 1.Manager die luistert en vragen stelt
Vragen met betrekking tot het huidig werk van de medewerker : Wat vind je uitdagend? Wat interesseert je het meest? Waar heb je het soms lastig mee? Wat geeft je energie? Wat doe je echt goed? Wat vertelt dit over jou? Zijn er elementen in je werk die in tegenstrijd zijn met je waarden? Wat vind je zelf je sterke punten? Geef daar eens een voorbeeld van Wat vind je de knapste dingen die je verwezenlijkt hebt de laatste 2 jaar? Waarom? Waar vind je zelf dat er verbetering nodig is? Waarom? Waar merk je dat aan? Wat zou er anders zijn moest je dit beter kunnen? 5 min. Je kan steeds de vraag stellen waarom.

16 1.Manager die luistert en vragen stelt
Vragen met betrekking tot het toekomstig werk van de medewerker : Als je nadenkt over je ideaal werk – hoe ziet dat er dan uit ? Waarom? Zie je jezelf eerder in een leidinggevende of technische positie? Waarom? Wil je een hele andere richting uit of wil je groeien in je huidige job? Waarom? Welk evenwicht wil je tussen privé & werk? Als je denkt aan groeien in je huidige job, denk je dan aan specialisatie of aan ruimere verantwoordelijkheden? Welke competenties heb je al – welke moet je nog ontwikkelen? => Loopbaan in Perspectief 5 min.

17 1.Manager die luistert en vragen stelt
Rollenspel 1 Steeds 1 manager 1 medewerker 1 observator 2 sterke punten / 2 suggesties voor verbetering Debriefing Alle “managers” Alle “medewerkers” Alle “observatoren” Totaal: 45 min 5 min. uitleg Cases doornemen. 10 min. rollenspel 30 min debriefing. Vragen aan de observator : 2 dingen die je goed vond, 2 aanbevelingen. Vragen aan de mgr : wat vond je moeilijk? Wat zou je anders doen volgende keer? Vragen aan de mw : Heb je het idee dat de mgr goed geluisterd heeft? Heeft hij de goede vragen gesteld : what, where, when, why? Had je het gevoel dat je aangemoedigd werd om werkelijk tot de kern van de zaak te komen?

18 1.Manager die luistert en vragen stelt
Praktische tips: Luister onbevooroordeeld en niet-selectief Maakt het een verschil of het een man/vrouw is? Of je hem/haar graag hebt? Maakt het niveau een verschil? Peil naar de verwachtingen van de medewerker m.b.t. gesprek. Hoe luister je naar mensen waarvan je het idee hebt dat ze je tijd aan het verspillen zijn? Hoe help je ze om de efficiëntie in de communicatie te verhogen? Besteed aandacht aan het niet-verbale : oogcontact, niet fronsen, korte nota’s Vang je de non-verbale signalen van de andere op? Heb je voldoende geduld? Onderbreek je de medewerker? Maak je zijn zinnen af? Kan je nadien zijn gedachtengang herhalen? 2 min

19 2. Manager die feedback geeft
Feedback over sterktes, zwaktes, potentieel en ontwikkelingsnoden. Dit vraagt managerial courage ! 2 min

20 Stramien van een feedback antwoord
Situatie Mw schat zichzelf juist in – Skills zijn voldoende aanwezig. Antwoord Bevestig, stem in. Mw onderschat zichzelf– Skills zijn voldoende aanwezig maar mw is er zich niet bewust van of minimaliseert. Analyseer samen met medewerker de benodigde competenties en leg verbanden. Geef feedback over praktische situaties en moedig hem aan. 5 min Bouwen samen op met groep

21 Stramien van een feedback antwoord
Situatie Mw heeft het potentieel Skills zijn onvoldoende aanwezig maar kunnen mits ontwikkeling verworven worden. Antwoord Bevestig de mogelijkheid, maar analyseer samen met de medewerker de benodigde competenties, en de te ontwikkelen punten. 5 min Bouwen samen op met groep

22 Stramien van een feedback antwoord
Situatie Mw overschat zichzelf - Skills zijn onvoldoende aanwezig en kunnen moeilijk of niet verworven worden. Antwoord Ga na of : Medewerker er zich van bewust is, maar geneigd is zijn tekortkomingen te minimaliseren of te negeren. Medewerker zich er niet van bewust is, en dit dus een blinde vlek is. Vertrek daarbij van een concrete situatie en stel medewerker vragen zodat hij zelf tot inzicht komt. 5 min Bouwen samen op met groep

23 2. Manager die feedback geeft
Rollenspel 2 Steeds 1 manager 1 medewerker 1 observator 2 sterke punten / 2 suggesties voor verbetering Debriefing Alle “managers” Alle “medewerkers” Alle “observatoren” Dit zou ik niet doen – vermoedelijk behandeld in PLOEG workshops Totaal: 45 min 5 min. uitleg Cases doornemen. 10 min. rollenspel 30 min debriefing. Vragen aan de observator : 2 dingen die je goed vond, 2 aanbevelingen. Vragen aan de mgr : wat vond je moeilijk? Wat zou je anders doen volgende keer? Vragen aan de medewerker: Wat heb je gehoord? Is de positieve en eventueel negatieve feedback duidelijk overgekomen? Voelde je dat je baas zich gemakkelijk voelde? Was het confronterend?

24 2. Manager die feedback geeft
Hoe geef je goede feedback? Je openingszin is cruciaal en bepaalt de sfeer; bereid die dus goed voor. Zorg voor een goede balans tussen negatieve en positieve feedback Vermijd gemengde boodschappen in 1 zin : ‘goed,maar’-constructies Focus in je boodschap op de outcome, het resultaat, je observatie, een gedrag, de impact van een bepaald gedrag op de omgeving, en niet op de persoon of een persoonlijkheidskenmerk. Bv. Zeg niet : ‘je bent dominant’, maar ‘in de meeting onderbrak je dikwijls en gaf je anderen het woord niet.’ Vertrek van een concrete situatie die zich heeft voorgedaan en probeer hem door middel van vragen te stellen tot inzicht te laten komen. Indien mogelijk, bereid je antwoord voor. Zet je daarbij altijd even in de plaats van de andere. 5 min

25 2. Manager die feedback geeft
Waarom heb ik het moeilijk om feedback te geven : Mijn perceptie van de persoon blijft onduidelijk Ik voel me niet zeker over wat ik hem te vertellen heb en/of vrees dat ik verkeerd ben Ik vrees dat ik de persoon zal kwetsen Ik kan een potentieel conflict niet aan ! Het overbrengen van ontwikkelingspunten is niet demotiverend, integendeel ! 5 Min.

26 3. Manager die vooruitkijkt en het proces opentrekt
Vragen die hier aan bod komen : Welke zijn de grote trends die jullie organisatie beïnvloeden? Welk effect hebben die? Welke zijn de trends in jouw beroep? Wat zijn de trends in de verhouding met interne en externe klanten? Hoe beïnvloeden deze veranderingen de competenties die vereist zijn voor jouw beroep, nu en in de toekomst? Samen aan te vullen in Pilootworkshop 5 min

27 3. Manager die vooruitkijkt en het proces opentrekt
Voorbeelden: Beter Bestuurlijk Beleid Nieuwe vorm van samenwerken Nieuwe vormen van dienstverlening Opgelegde kostenbesparingen Processen vereenvoudigen Uitbesteding Creativiteit en “ondernemerschap” Project en teamwerk Zelfsturing, empowerment en sturing op resultaten Geen jobgarantie meer Wat zijn de trends in de verhouding met interne en externe klanten? Kwaliteitsnormen Aan te passen 5 min

28 3. Manager die vooruitkijkt en het proces opentrekt
Praktische tips voor je medewerker : Leg hem uit welke veranderingen nieuwe leerprocessen zullen vereisen en hoe deze zijn loopbaanopties kunnen beïnvloeden. Leg uit welke formele en informele factoren loopbaansucces in de organisatie bepalen. Bv. formeel : permanente bijscholing, serieus omgaan met loopbaanplanning, ... Informeel : opbouwen van een intern netwerk, deel uitmaken van werkgroepen, de formele en informele do’s en dont’s kennen, ... Haal voorbeelden aan van succesvolle medewerkers in de organisatie en wat aan de basis ligt van hun succes. 5 min.

29 4. Manager die adviseert en opties helpt genereren
Verschillende richtingen : Lateraal Verticaal Verdieping Verbreding Verkennend Stapje terug ... 5 min.

30 4. Manager die adviseert en opties helpt genereren
Welke vragen vanuit het persoonlijk standpunt : Waar zie je jezelf binnen 2 à 3 jaar tijd? Welke opties overweeg je? Draagt deze optie bij tot je verdere loopbaanontwikkeling? Verhoogt deze optie je marktwaarde? Sluit deze optie aan bij je persoonlijke waarden en objectieven? Wekt deze optie bij jou enthousiasme op? Welke optie is het meest realistisch? 5 min.

31 4. Manager die adviseert en opties helpt genereren
Vragen vanuit de organisatie : Word je daardoor een waardevollere medewerker voor je organisatie? (breder inzetbaar of meer gespecialiseerd?) Denk je dat je zo’n optie intern verkocht krijgt? Waarom? Ontwikkelt deze optie de core competenties waarnaar gevraagd wordt in de functionele loopbaanmodellen? 5 min.

32 4. Manager die adviseert en opties helpt genereren
Rollenspel 3 Steeds 1 manager 1 medewerker 1 observator 2 sterke punten / 2 suggesties voor verbetering Debriefing Alle “managers” Alle “medewerkers” Alle “observatoren” Totaal: 45 min 5 min. uitleg Cases doornemen. 10 min. rollenspel 30 min debriefing. Vragen aan de observator : 2 dingen die je goed vond, 2 aanbevelingen. Vragen aan mgr. : Was het moeilijk? Hoe voelde je je bij het brengen van de booschap, positief en/of negatief ? Vragen aan mw : Ben je overtuigd? Wat heeft je overtuigd?

33 4. Manager die adviseert en opties helpt genereren
Praktische tips : Help de medewerker nadenken hoe een bepaalde optie tegemoet komt aan zijn persoonlijke aspiraties en aan de noden van de organisatie. Respecteer de keuze van je medewerker. Benadruk de verschillende consequenties van een keuze, ook de praktische. Stel je in de plaats van de medewerker. Beschouw steeds je medewerker als een ‘medewerker van de organisatie’ en niet van je eigen groep/afdeling. 5 min

34 5. Manager die proces helpt te vertalen in een concreet actieplan
Rotaties (wisselleren, ervaringstages, …) Speciale opdrachten (met of zonder bijkomende tijd) Vergroten van de verantwoordelijkheden Uitwisselen van verantwoordelijkheden Gestructureerde leerervaringen (training, simulaties, actieleren, intervisie, leernetwerken, …) Coaching (ge-coach-ed worden of zelf coachen) Mentoring (door bvb. sr. Management of expert) 360 graden feedback 5 min.

35 5. Manager die proces helpt te vertalen in een concreet actieplan
70% van je vaardigheden leer je: on-the-job op bijkomende projecten of opdrachten 20% van je vaardigheden leer je: via 360 graden feedback van je managers, coaches, mentoren 10% van je vaardigheden leer je: via zelfstudie via training De beste manier om te leren is al deze “technieken” combineren. 5 min.

36 5. Manager die proces helpt te vertalen in een concreet actieplan
Vragen die aan bod moeten komen : Welke competenties moeten ontwikkeld worden? Tegen welke termijn? Hoe plan je dit te doen? Welke concrete acties houdt je plan in? Hoe ga je weten of je succesvol geweest bent? 5 min.

37 5. Manager die proces helpt te vertalen in een concreet actieplan
S - Specifiek : Is er een precieze beschrijving van een specifiek gedrag of resultaat, gelinkt met een aantal, een frequentie, een percentage ? M - Meetbaar : Bestaat er een systeem of manier om de vooruitgang te meten? Hoe weet ik dat ik succesvol ben geweest? A – Attractief (Achievable) : Kan de doelstelling bereikt worden met een redelijke inspanning ? (is there likehood of success?) R - Realistich : Kan de persoon voldoende impact hebben op de doelstelling? T - Tijdsgebonden: Is er een duidelijke start- en einddatum vastgelegd? 2 min.

38 Loopbaanontwikkelplan
Name Jef Peeters Name Manager Hilde Janssen Job Title Projectleider Team ABC Date Development discussion 7/7/08 Long Term Career objective(s) Manager Afdeling XYZ Short Term Career objective(s) Mijn effectiviteit als leider verhogen. Development Objective Development Actions Support : how? Time /Cost Target Date Leidinggeven Cursus Leidinggeven volgen Interne cursus 2 dagen Binnen max. 2 maanden Besprekingen met manager Manager 1 uur per maand Asap Mentor aanvragen 2 uur per kwartaal 10 min. Vraag wat er hier ontbreekt.

39 Loopbaanontwikkelplan
Name Jef Peeters Name Manager Hilde Janssen Job Title Projectleider Team ABC Date Development discussion 7/7/08 Long Term Career objective(s) Manager Afdeling XYZ Short Term Career objective(s) Mijn effectiviteit als leider verhogen : Efficiënt feedback leren geven tegen vierde kwartaal 2008 ... Development Objective Development Actions Support/how? Time /Cost Target Date Efficiënt feedback leren geven Inzicht leren ontwikkelen in de basisprincipes van wat efficiënte feedback inhoudt. Externe trainings-module Trainingconsult 2 x 0,5 dag Tegen 15/10/08 Manager identificeren die effectieve en constructieve feedback geeft en gesprek plannen om ervaringen uit te wisselen. Jos Moonen 2 uur Tegen 1/11/08 Praktijkervaring opbouwen door : 1x per week korte feedback-gesprekken te houden met mijn medewerkers. vooruitgang te bespreken met mijn manager 1 x per maand Wekelijks gesprek Maandelijks gesprek 10 minuten per medewerker 0,5 uur Vanaf 1 week na cursus tot 31/12/08 Idem 10 min.

40 5. Manager die proces helpt te vertalen in een concreet actieplan
Praktische tips : Het opstellen van een actieplan is een gedeelde verantwoordelijkheid! Plan de opleidingen actief mee in in het tijdschema. Hoe gaan we dit doen? Spreek af op welke manier dit actieplan bewaakt zal worden (follow-up frequentie plannen in agenda). Erken vooruitgang bij je medewerker en vier succes! 5 min.

41 5. Manager die proces helpt te vertalen in een concreet actieplan
‘Uit den boze’ : Ontwikkelingsacties over iemands persoonlijkheid (bvb. “wees meer extravert). Concentreer je op het gedrag dat je medewerker zou moeten bereiken en niet op de persoonlijkheid Vage objectieven zonder concrete uitwerking (bvb. Wees meer proactief, verbeter communicatie vaardigheden, wees positiever, ….) 2 min.

42 Vragen – Speciale situaties
Welke specifieke situaties bent u tegengekomen waarbij u graag meer hulp wil ? Hier zullen we geen tijd voor hebben Max. 45 Min. Zoveel mogelijk input van de groep vragen

43 Voorbereiding is CRUCIAAL !
Denk op voorhand goed na over de 5 rollen Anticipeer op moeilijke vragen Bereid formulering van (verwachte) feedback voor Spreek een datum af en stel niet uit! Besteed aandacht aan omgeving en timing en zorg dat jullie niet gestoord worden (zet GSM’s uit!) Geef de medewerker een proactieve rol! 5 min.

44 Besluit Wat zijn voor jou de belangrijkste inzichten van vandaag ? Wat ga je nu anders doen? Hoe ga je volgende week een eerste stap zetten? 20 Min. Round-table Succes !