SAP INTRODUCTIE Voor medewerkers financiën en aankoop

Presentatie over: "SAP INTRODUCTIE Voor medewerkers financiën en aankoop"— Transcript van de presentatie:

1 SAP INTRODUCTIE Voor medewerkers financiën en aankoop

2 1.1 Voor wie? 1.2 Doelstellingen 1.3 Wat is SAP? 1.4 Modules in SAP
1.INLEIDING 1.1 Voor wie? 1.2 Doelstellingen 1.3 Wat is SAP? 1.4 Modules in SAP

3 1. 1 voor Wie? medewerkers van dienst financiën en dienst aankoop

4 1.2. Doelstellingen na deze opleiding kunnen jullie:
vlot aan- en afmelden in SAP het paswoord in SAP veranderen de verschillende elementen op de SAP-schermen herkennen navigeren door de SAP-schermen systeem boodschappen herkennen en oplossen data opzoeken met de SAP zoekfuncties online hulp functies gebruiken Een incident melden

5 1.3 wat is SAP ERP (Enterprise Resource Planning ) Duits softwarehuis
ondersteuning van alle bedrijfsprocessen SAP= Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung Duits softwarehuis 1972 Ex-IBM medewerkers modulair systeem

6 1.4 modules in SAP Module – afkorting Modulebenaming Inhoud FI
Financial Accounting Algemene boekhouding FI – AR Accounts receivable Debiteuren FI – AP Accounts payable Crediteuren FI – AM Asset Management Vaste activa FM Funds Management Budgettering MM Materials Management Materiaalbeheer en aankopen SD Sales Distribution Uitgaande facturatie CO Controlling Analytische boekhouding TR Treasury Thesauriebeheer

7 2. STARTEN MET SAP

8 2.starten met SAP SAP openen aanmelden aanmeldingsscherm invullen
start > Programma’s > SAP Frontend > SAPlogon aanmelden dubbelklik op de juiste link aanmeldingsscherm invullen mandant 200 (testomgeving) Meld je aan in SAP met de login- gegevens die je gekregen hebt.

9 3. STANDAARDONDERDELEN SAP SCHERM
3.1standaard menubalk 3.2 Werkbalk 3.3 Commandoveld 3.4 Titelbalk 3.5 Toepassingswerkbalk 3.6 Statusbalk

10 overzicht

11 3.1 standaard menubalk menubalk modus creëren transactie afbreken

12 3.2 werkbalk enter: bevestigen (=‘enter’ op toetsenbord)
opslaan: bewaren(toetsenbord: Ctrl S) terug (groen): terug naar vorig menu of vorige scherm beëindigen (geel): huidige toepassing te beëindigen afbreken (rood): huidige bewerking ongedaan maken zonder op te slaan afdrukken: document of lijst afdrukken zoeken: zoekscherm: tekens opgeven, in huidige toepassing zoeken naar overeenkomstige tekens volgende zoeken: na het zoeken het volgende vinden (= zoekvoorwaarden ) 1e pagina: in een lijst naar de eerste bladzijde gaan pagina -: in een lijst 1 bladzijde naar boven (=‘page up’ op toetsenbord) pagina +: in een lijst 1 bladzijde naar beneden (=‘page down’ op toetsenbord) laatste pagina: in een lijst naar de laatste bladzijde nieuwe modus creëren : extra scherm van het SAP-programma verschillende functies: vooral ‘schermafdruk’ is handig

13 3.3 commandoveld driehoekje: openen/sluiten pijltje: laatst gebruikte
de technische naam (transactiecode) Vb: fb70, sub01 Probeer zelf het commando- veld uit met een bepaalde transactiecode.

14 3.4-3.5 titelbalk, toepassingswerkbalk
de omschrijving van de transactie 3.5 toepassingswerkbalk specifieke knoppen voor acties en functies verschillend voor elke toepassing

15 3.6 statusbalk 3.6 statusbalk
Plaats voor meldingen informatie over huidige SAP-sessie wisselen tussen: INS van insert: invoegen OVR van overwrite: overschrijven Zoek op in welke SAP-sessie je je bevindt en vul aan: Mandant: De naam van de server: Dat het toetsenbord op …….. staat.

16 4.Menustructuur en knoppen
4.1 de boomstructuur 4.2 transactiecode - technische naam 4.3 favorieten toevoegen

17 4.1 de boomstructuur hiërarchische opbouw hoofdtakken
verder vertakt driehoekjes te klikken = vertakking openen einde vertakking transactie

18 4.2 transactiecode of technische naam
laagste niveau van boomstructuur = transactie transacties zonder technische naam transacties met instelling wijzigen: bovenaan “Extra > Instellingen” Vlag aan: technische namen weergeven Zorg ervoor dat in jouw boomstructuur de technische naam van de transacties erbij staat.

19 4.3 favorieten toevoegen 1e manier: transactie selecteren en klikken op Favorieten > Toevoegen 2e manier: transactie selecteren en slepen naar map favorieten 3e manier: klik op de transactie met rechtermuisknop, dan toevoegen aan favorieten 4e manier: met knoppen op de toepassingswerkbalk Voeg transactie FBL5N toe aan je favorieten en geef ze daarbij een eigen gekozen naam.

20 knoppen voor favorieten
Menubalk: knoppen in verband met bewerkingen van de favorieten

21 structuur geven aan je favorieten
Stap 1: klik op plaats voor de nieuwe map Stap 2: klik met rechtermuisknop en kies “Map invoegen” Stap 3: als je een map selecteert: nieuwe map = sub-map onder geselecteerde map Stap 4: geef de map een naam indien gewenst Klik op mapjes naar een andere plaats of map te verslepen

22 naam wijzigen van favorieten
naam van favoriet of mapje wijzigen: rechtermuisknop: “Favoriet Wijzigen” kan nodig zijn om een duidelijker naam te geven Maak een eigen map aan om je favorieten in onder te brengen. Geef die map een zelfgekozen naam.

23 5. WERKEN IN SAP 5.1 modus: één of meerdere schermen
5.2 meldingen in SAP 5.3 velden in SAP

24 5.1 modus: een of meerdere schermen
aanloggen: hoofdscherm van SAP nu 1 ‘modus’ geopend een nieuwe modus openen: met de knop in de bovenste grijze werkbalk met het menu via Systeem > Modus creëren rechtermuisknop op het Windows-balkje van een bestaande modus links bovenaan op de menubalk op de knop te klikken

25 modus: een of meerdere schermen
elke modus: SAP-balkje op taakbalk van Windows Zoek uit hoeveel SAP-sessies er maximum open kunnen staan als je je éénmaal aanmeldt.

26 5.2 meldingen in SAP 4 soorten meldingen van het systeem:
blauw : informatie, systeem deelt je iets mee, je kan gewoon verder gaan geel : waarschuwing, waarschuwt u na een ongewone bewerking, wel mogelijk om verder te gaan rood : fout, systeem kan de bewerking niet uitvoeren , je kan niet verder gaan zonder de fout te verbeteren groen : mededeling, systeem geeft informatie over uitgevoerde bewerking

27 meldingen in SAP als je liever de boodschappen via een pop-up krijgt: volgende instellingen wijzigen

28 5.3 velden in SAP verplichte velden velden wijzigen datumvelden:
als je ze niet invult kan je niet verder gaan met de toepassing (anders: foutmelding) velden wijzigen Wijzigbare velden: witte achtergrond Niet-wijzigbare velden: grijze achtergrond datumvelden: ingeven in verschillende vormen: 011206

29 velden in SAP zoeken in SAP meeste invul-velden:
mogelijkheid om te zoeken: klik op zoekknop Je komt op laatst gebruikte zoekscherm klik op om ander zoekscherm te kiezen

30 velden in sap als je geen selectiecriteria invult:
alle mogelijke gegevens vaak beperkt tot een bepaald aantal aantal kan aangepast worden aanvlaggen: geen beperking

31 velden in SAP eigen waardenlijst
zoekresultaat opslaan als “eigen waardenlijst” je legt een lijstje aan van veel gebruikte waarden volgende klik op de zoekknop van dat veld: je krijgt dat lijstje te zien

32 velden in sap waarde toevoegen aan de eigen waardenlijst
klik op de knop “in eigen waardenlijst toevoegen”. klik op om de eigen waardenlijst op te roepen

33 velden in SAP waarde wissen uit de lijst
terugkeren naar gewone zoekscherm wildcards sterretje ‘*’ gebruiken: om één of meerdere tekens te vervangen

34 velden in SAP meervoudige selectie:
in selectiescherm: meerdere zoekcriteria combineren intervallen ingeven van vb. de boekingsdatum (zie fig.) klikt op : scherm met tabbladen

35 velden in SAP gebruik maken van de tabbladen:
reeks afzonderlijke waarden opgeven een of meerdere intervallen van waarden hele reeks afzonderlijke waarden uitsluiten knippen en plakken Ctrl X: geselecteerde inhoud van een veld KNIPPEN Ctrl C: geselecteerde inhoud van een veld KOPIEREN Ctrl V: geknipte of gekopieerde gegevens PLAKKEN Ctrl Y: meerdere cellen in een tabel of lijst selecteren (de cursor verandert van vorm, daarna Ctrl X of Ctrl C)

36 6. Persoonlijke instellingen
6.1 lay-out aanpassingen 6.2 invoerhulp 6.3 knop-info 6.4 beveiligingen

37 6.1 lay-out aanpassingen uitzicht van het SAP-scherm aanpassen

38 lay-out aanpassingen SAP biedt enkele thema’s aan: kies voor SAP Signature Theme =meest accurate SAP-omgeving Kies het thema “ SAP Signature Theme”.

39 6.2 invoerhulp helpt bij het invoeren van gegevens
‘onthoudt’ wat de laatste 20 gegevens waren lijstje met eerder ingevulde gegevens in leeg veld direct het lijstje oproepen: Backspace-toets

40 invoerhulp invoerhulp activeren of desactiveren:
klik op en kies ‘opties’ tabblad ‘lokale gegevens’ : ‘historie’ -> aan of uit Zet de invoerhulp aan.

41 6.3 knop-info als je met de muis boven een knop blijft staan:
informatie over die knop. knop-info aan/uitschakelen, snelheid wijzigen: Klik op en kies ‘opties’: Interactief Design -> Meldingen Zet de knopinfo aan.

42 6.4 beveiligingen SAP: aanpassen van de standaardinstellingen aan de aanbevolen instellingen voor OCMW: Klik op en kies ‘opties’: Tabblad ‘beveiligingsinstellingen’

43 7. Lijsten 7.1 het selectiescherm 7.2 vrije inperkingen 7.3 varianten
7.4 ALV lijsten 7.5 handige functies binnen de lijsten

44 7.1 het selectiescherm lijst opvragen: juiste selectiegegevens invullen zeer praktisch bij invullen selectiescherm: gebruik van “wildcards” en “meervoudige selectie” Zie hoofdstuk 5,3 “Velden in SAP”

45 7.2 vrije inperkingen de knop voor “vrije inperkingen” is
Toegang tot extra selectievelden twee extra selectievelden ingevuld

46 7.3 varianten geregeld identieke of sterk gelijkende lijsten opvragen: -> varianten gebruiken variant = manier om ingevulde selectievelden op te slaan variant oproepen: opgeslagen gegevens worden vanzelf ingevuld

47 varianten variant maken: vul eerst de gewenste selectiegegevens in
ga via het menu naar “als variant opslaan” geef zinvolle naam en omschrijving mee en sla op afspraak: naam begint met de drie eerste karakters van de kostenplaats Vb. KAS, OND, PLA, ABI, BOU, BBB, …

48 varianten variant oproepen, via de knop of via het menu:
zoekvenster: “gecreëerd door”: jouw login klik op uitvoeren kies uit het resultaatsscherm de juiste variant

49 varianten kies uit het resultaatsscherm de juiste variant
gegevens die waren opgeslagen in de variant worden overgenomen naar het selectiescherm

50 7.4 ALV-lijsten de meeste lijsten zijn opgesteld in de ALV-layout
ALV = Abap List Viewer = flexibele weergavevorm opmaak gemakkelijk aanpassen enkele bewerkingen uitvoeren

51 ALV-lijsten gegevens die identiek zijn voor twee rijen worden niet herhaald kolom verbreden of versmallen (zoals in Excel) in lijst zoeken naar bepaalde inhoud : opnieuw zoeken naar deze inhoud:

52 7.5 handige functies binnen de lijsten
filter Instellen: klik op : venster verschijnt

53 handige functies binnen de lijsten
selecteer de kolomnaam waarop je wil filteren en klik op > Klik op enter geef waarden in waarop je wil filteren + enter filter weer uitschakelen: verwijder de kolomnamen links met de knop

54 handige functies binnen de lijsten
sorteren: lijst te sorteren op basis van de gegevens uit een bepaalde kolom: selecteer die kolom (op balkje bovenaan met de kolomnaam klikken) klik op om oplopend te sorteren Klik op om aflopend te sorteren

55 handige functies binnen de lijsten
lay-out wijzigen : klik op : het uitzicht van de lijst aanpassen eerste tabblad : weergegeven kolommen wijzigen Bep. kolommen naar links of rechts brengen met en Links: kolommen die weergegeven moeten worden Rechts: niet-weergegeven kolommen volgorde weergegeven kolommen wijzigen met

56 handige functies binnen de lijsten
tabblad “Sorteren”: bepalen: op welke kolommen lijst gesorteerd wordt welke subtotalen je wil zien afbeelding: lijst gesorteerd op open/vereffende posten daarbinnen nog eens op documentdatum en dan boekingsdatum Je kan dit ook volgens wens aanpassen derde tabblad: de filter, zie boven vierde tabblad: enkele andere instellingen

57 handige functies binnen de lijsten
een lijst of rapport opslaan als bestand alle lijsten naar Excel te exporteren: lay-out van bep. lijsten is zo dat een download geen bruikbaar Excelbestand oplevert en betere optie is om dergelijke lijsten op te slaan als PDF bestand (zie verder)

58 handige functies binnen de lijsten
een lijst opslaan als Excelbestand: verschillende manieren: SAP slaat de lijst op: daarna zelf openen in Excel SAP opent het Excelbestand automatisch In sommige lijsten: knop voor download naar Excel

59 handige functies binnen de lijsten
knop niet beschikbaar : via menu Voor Excel, kies “Spreadsheet” volgende scherm: laat bolletje staan bij “Excel” Bestand opslaan automatisch geopend in Excel

60 handige functies binnen de lijsten
een lijst opslaan als PDF-bestand: lay-out niet Excel-vriendelijk : -> PDF-bestand rapport niet uitvoeren met de knop vanop het selectiescherm van de lijst : Menu: Programma > op achtergrond uitvoeren

61 handige functies binnen de lijsten
Klik op “eigenschappen”. dubbelklik op “Afdruktijdstip” en stel onderaan in op “eerst alleen in SAP-spool plaatsen”

62 handige functies binnen de lijsten
bevestig door op het vinkje te klikken, ook op het volgende scherm op het laatste scherm klik je eerst op “Direct” en dan op “opslaan”

63 handige functies binnen de lijsten
je ziet de printopdrachten die je al hebt uitgevoerd nieuwe lijn verschijnt als rapport klaar is klik geregeld op refresh noteer het nummer (eerste kolom hierboven dus “31882”) rapport bekijken: aanvinken en klikken op

64 handige functies binnen de lijsten
in het commandoveld “/nSA38” Vul in: RSTXPDFT4 en klik op uitvoeren geef nummer in van de spoolopdracht : klik op uitvoeren kies locatie +bestandsnaam lijst is opgeslagen als PDF- bestand (afdrukken, doormailen,….)

65 8. Printen en printerinstelling
8.2 Schermafdruk 8.3 Printerinstelling aanpassen

66 8.1- 8.2 Printen en Schermafdruk
PRINTEN: Werkbalk: klik op naam van de standaard ingestelde printer andere printer kiezen, aantal exemplaren, pagina’s Bevestigen: klik op SCHERMAFDRUK: klik op kies schermafdruk

67 Printerinstelling aanpassen
elke gebruikers-login: standaardprinter de printerinstelling van SAP wijzigen: menu : systeem – gebruikersgegevens - eigen gegevens Selecteer tabblad “Vaste waarden” “spool-besturing”: veld “uitvoerapparaat.” : gewenste printer invullen Voor een lijst met printers : klik op bevestig wijzigingen: opslaan

68 9. PARAMETERS

69 parameters elke gebruiker: aantal parameter-instellingen
= vooraf gedefinieerde waarden voor bep. velden Ideaal voor velden waar (bijna) altijd hetzelfde moet ingevuld worden Nieuwe gebruikers: nodige parameters ingesteld

70 10. Support

71 Support opleidingsmateriaal en handleiding:
paswoord wijzigen: Aanmelden: klik niet op enter maar wel op ‘nieuw paswoord’ 2 x nieuw paswoord klik op overnemen paswoord vergeten of account geblokkeerd: Digipolis (tel ) : paswoord “resetten” Uw login + server (GP1 of GQ1)

72 VRAGEN?