1 INFOVERGADERING “RC VOOR HET LEVEREN VAN VERS BELEGDE BROODJES, SLAATJES EN KOFFIEKOEKEN WAARBIJ DE FACTURATIE DIGITAAL VERLOOPT”

Presentatie over: "1 INFOVERGADERING “RC VOOR HET LEVEREN VAN VERS BELEGDE BROODJES, SLAATJES EN KOFFIEKOEKEN WAARBIJ DE FACTURATIE DIGITAAL VERLOOPT”"— Transcript van de presentatie:

1 1 INFOVERGADERING “RC VOOR HET LEVEREN VAN VERS BELEGDE BROODJES, SLAATJES EN KOFFIEKOEKEN WAARBIJ DE FACTURATIE DIGITAAL VERLOOPT”

2 2 WELKOM + AFSPRAKEN Welkom Aanwezigheidslijst tekenen Geen GSM Einde omstreeks 10u30

3 3 AGENDA 1.Historiek 2.Wat zijn selectiecriteria? 3.Wat zijn gunningcriteria? 4.Bestek 5.Vragenronde

4 4 1. HISTORIEK –Vorige aankopen –Nieuwe prijsvraag –Toewijzing vanaf september 2013 -> voor 4 jaar

5 5 2. SELECTIECRITERIA UITSLUITINGSCRITERIA –beoordeling inschrijver –bekwaamheid om de opdracht tot een goed einde te brengen –voldoet of voldoet niet

6 6 KWALITATIEVE SELECTIE 1.i n staat van faillissement of van vereffening te verkeren, zijn werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 2.aangifte te hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig te hebben of een gelijkaardige procedure lopende te hebben bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen; 3.niet in orde te zijn met de sociale (sociale zekerheid) en fiscale verplichtingen (directe belastingen en BTW); 2. SELECTIECRITERIA UITSLUITINGSCRITERIA

7 7 4.bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan veroordeeld geweest zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; Een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving wordt beschouwd worden als een overtreding die de professionele integriteit aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten; 5.bij de beroepsuitoefening een ernstige fout te hebben begaan; 6.in ernstige mate schuldig te zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen. 2. SELECTIECRITERIA UITSLUITINGSCRITERIA

8 8 7.bij een vonnis in kracht van gewijsde veroordeeld te zijn voor: a.deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in art. 324bis van het Strafwetboek b.omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek c.fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 d.witwassen van geld. 2. SELECTIECRITERIA UITSLUITINGSCRITERIA

9 9 ECONOMISCHE EN FINANCIËLE DRAAGKRACHT De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om voor de financiële draagkracht van de kandidaten te beoordelen aan de hand van de jaarrekeningen. TECHNISCHE BEKWAAMHEID De leverancier dient alle bijgevoegde documenten in te vullen en bij zijn offerte te voegen. Het niet aanbieden van de bijlagen heeft onmiddellijk de nietigheid van de inschrijving tot gevolg. 2. SELECTIECRITERIA UITSLUITINGSCRITERIA

10 10 –De inschrijver die in aanmerking komt voor gunning levert vóór de beslissing tot gunning een uittreksel uit het strafregister OP NAAM VAN DE FIRMA aan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn. –Dit uittreksel kan opgevraagd worden bij: Federale Overheidsdienst Justitie DG Rechterlijke Organisatie - Dienst centraal strafregister Waterloolaan 115 1000 Brussel e-mail: cjc-csr@just.fgov.be tel : 02/552.27.48 (enkel voor informatievragen).cjc-csr@just.fgov.be 2. SELECTIECRITERIA UITSLUITINGSCRITERIA

11 11 3. GUNNINGSCRITERIA –meten de waarde van de offerte; –beoordelen de intrinsieke waarde van de offerte met als doel een gemotiveerde toewijzing te maken.

12 12 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 1.Prijs: 35 punten De inschrijver geeft de prijzen op in de inventaris, zoals uitgelegd bij ‘I.5 Prijsopgave’. De inschrijver dient voor elk type gebruiker een aparte prijs op te geven (bijlagen C, D, E en F van het bestek).

13 13 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT De punten worden als volgt verdeeld: –30 punten op de prijzen van de korf per type gebruiker: 15 punten op korf type 1-gebruikers; 4,5 punten op korf type 2-gebruikers; 4,5 punten op korf type 3-gebruikers; 6 punten op korf type 4-gebruikers.

14 14 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT –5 punten op de vergoeding te betalen aan de stad (per kwartaal) De vergoeding vloeit voort uit het verworven recht te leveren aan de type 2-, type 3- en type 4-gebruikers. Dit variabele bedrag wordt bepaald door het door de leverancier op te geven kortingspercentage te berekenen op de omzet uit de verkoop aan type 2-, type 3- en type 4-gebruikers. (De omzet uit de verkoop aan de type 1-gebruikers mag hier niet mee in beschouwing genomen worden).

15 15 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 3 punten voor het opgegeven percentage op de omzet voor type 2-gebruikers; 1,5 punten voor het opgegeven percentage op de omzet voor type 3-gebruikers; 0,5 punt voor het opgegeven percentage op de omzet voor type 4-gebruikers. De punten worden berekend volgens de regel van drie: Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs

16 16 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 2.Kwaliteit en dienstverlening: 40 punten 2.1 Kwaliteit (32 punten) De kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van volgende elementen, in te vullen door de inschrijver op het inlichtingenblad: de afmetingen van de verse broodjes en koffiekoeken; het gewicht van broodjes met beleg (diverse soorten); de gebruikte groenten bij de broodjes smos; de wijze waarop de broodjes gesmeerd zijn; de versheid van de broodjes; de samenstelling van de slaatjes; de wijze waarop de broodjes, slaatjes en koffiekoeken verpakt zijn.

17 17 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT Kwaliteitsproef : (§ I.14 – p. 17 van het bestek) –Elke geselecteerde aanbieder ontvangt volledig dezelfde opdracht qua aard van de broodjes, koffiekoeken en qua aantallen. = minder dan twintig (< 20) producten uit het volledige gamma van de leverancier; de bestelling kan de dag zelf gebeuren, op voorwaarde dat de besteller 2,5 uur voor het leveringsuur bestelt. –De inschrijver biedt deze proeflevering kosteloos aan. –Het niet aanbieden van de gevraagde proeflevering heeft onmiddellijk de nietigheid van de inschrijving tot gevolg. –De broodjes, … gepresenteerd bij de proeflevering zijn de standaard monsters waarmee, in geval van gunning, de geleverde goederen identiek moeten zijn.

18 18 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT De bestelling wordt als volgt beoordeeld door een beoordelingscommissie: a.Een blindproef om na te gaan of de producten lekker zijn (8 punten). b.Een visuele proef om na te gaan hoe de producten eruit zien, hoe vers ze zijn, hoe ze gepresenteerd worden, hoe ze verpakt zijn en of ze voldoen aan de opgegeven vereisten (11 punten). c.De meet- en gewichtsproef om na te gaan of de door een inschrijver opgegeven afmetingen, gewichten en samenstellingen correct zijn (13 punten).

19 19 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT Beoordelingscommissie: –samengesteld uit een team medewerkers van de stad Antwerpen. –Het secretariaat en de opmaak van het verslag van de beoordelingscommissie gebeurt door een medewerker van de afdeling patrimoniumonderhoud/ gebouwen/externe exploitatie. Deze medewerker maakt geen deel uit van de beoordelingscommissie.

20 20 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 2.2 Dienstverlening (8 punten) –Digitaal bestellen (3 punten) De stad Antwerpen heeft als doelstelling zo veel mogelijk digitaal (en dus paperless) te werken en moedigt leveranciers aan eenzelfde werkwijze te hanteren. Digitaal bestellen zou voor deze opdracht het ideale scenario zijn. De leverancier dient bijgevolg bij zijn inschrijving op te geven wat zijn inzichten hierin zijn. De leverancier die de bestellingen en de daarbij horende omzetrapporteringen volledig digitaal kan laten verlopen, scoort het maximum van de punten. De overige voorstellen (volgens inhoud) krijgen punten toegekend volgens de regel van 3.

21 21 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT –Wijzigen aantallen bestellingen (5 punten) Aan de inschrijver wordt tevens gevraagd of hij de mogelijkheid biedt om de bestelde aantallen nog te wijzigen (zowel in min als in meer met een marge van +10 of -10 producten) tot 1 uur voor de levering (zie ‘III.10 Service’ en bijlage K van het bestek). Bovendien geeft de inschrijver aan, indien het antwoord positief is, of aan deze flexibele bestellingen randvoorwaarden verbonden zijn en welke deze zijn, zowel financiële als andere. Periodes van sluiting: de inschrijver geeft op of er bepaalde periodes zijn gedurende het jaar waarop hij niet kan leveren. De inschrijver geeft een alternatief aan hoe hij de leveringen gaat organiseren in de periode(s) dat zijn bedrijf gesloten is (bijlage K van het bestek).

22 22 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 3.Duurzaamheid: 15 punten 3.1 Verpakking en gebruik duurzame materialen (5 punten) –Een milieuvriendelijke verpakking met een etiket waarin het product zit en een servet; –De verpakking vertelt de klant: wat voor product het is, datum en uur van de productie, adres van productie en het productnummer; –De wijze waarop de etenswaren hygiënisch verpakt en vervoerd worden. De klant moet kunnen beoordelen dat het product dezelfde dag gemaakt is. De klant wil ook de inhoud kunnen beoordelen zonder het broodje te moeten openen. De klant gaat er vanuit dat de broodjes vers en krokant zijn bij levering.

23 23 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 3.2 Transport (5 punten) Antwerpen voert in stappen een lage-emissiezone in om, met het oog op de luchtkwaliteit, voertuigen die niet voldoen aan bepaalde milieunormen te weren in de kernstad binnen de ring. Uit recente onafhankelijke studies blijkt dat de sociale baten hiervan immens zijn. De stad Antwerpen streeft naar een vermindering van de CO2 uitstoot afkomstig van het verkeer. De inschrijver: –maakt een nota op waarin hij aantoont welke inspanningen hij levert om voertuigen die niet voldoen aan bepaalde milieunormen te weren uit zijn voertuigenpark en om de CO2 uitstoot te verminderen. –geeft aan welk type voertuigen hij gaat gebruiken voor het transport van de verse broodjes, slaatjes en koffiekoeken. –Treft de meest hygiënische voorzorgsmaatregelen, conform de geldende richtlijnen.

24 24 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 3.3 Socio-economische duurzaamheid (5 punten) Antwerpen bouwt mee aan duurzame economische groei en legt hierbij het accent op kwaliteitsvol werk voor iedereen. De bedrijven van morgen investeren in de ontwikkeling van de competenties van hun medewerkers en stellen diversiteit en verdraagzaamheid op de werkvloer centraal. De stad Antwerpen zet haar leveranciers aan tot flexibiliteit en stimuleert hen om hun personeelsbeleid continu te verbeteren. Bovendien stimuleert Antwerpen zijn leveranciers om in hun onderneming kansen te bieden aan werkzoekenden uit de kansengroepen. Het aanbieden van een opleiding of arbeidsplaats aan deze mensen moet hen de mogelijkheid geven door te stromen naar de reguliere arbeidsmarkt en daar volwaardig deel van uit te maken.

25 25 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT De stad Antwerpen stimuleert haar leveranciers om samen te werken met de sociale economie. Deze samenwerking kan, bijvoorbeeld door de uitbesteding van een deel van de opdracht in onderaanneming, groeikansen voor de sociale economie en haar werknemers bieden. De inschrijver maakt een nota op waarin hij aantoont welke inspanningen hij levert om socio-economische duurzaamheid te bevorderen. De beoordeling van de duurzaamheid is als volgt: –verpakking en gebruik duurzame materialen: 5 punten; –transport: 5 punten; –socio-economische duurzaamheid: 5 punten.

26 26 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT 3.Gamma: 20 punten –De basislijst van de inventaris staat niet volledig garant voor de toekomstige bestellingen. –De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor andere broodjes, slaatjes en koffiekoeken uit het gamma, die niet specifiek opgenomen zijn in de inventaris, te bestellen.

27 27 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT  overzicht bijvoegen van alle soorten broodjes, slaatjes en koffiekoeken die in het assortiment zitten, alsook hun eenheidsprijzen die van toepassing zullen zijn voor dit raamcontract.  aangeven welke varianten opgenomen zijn in het gamma: gezondheid, halal, bio producten en fair trade producten.  aangeven hoe vaak per jaar het gamma aangepast wordt: Maandelijks, per kwartaal, om de zes maanden …? Aan de hand van welke criteria gebeurt de aanpassing? Bijvoorbeeld: seizoensgebonden aanbiedingen, streekgebonden producten, internationaliteit van het aanbod (Italiaans, Spaans, Japans, Chinees, etc).

28 28 3. GUNNINGSCRITERIA VOOR DE VOLLEDIGE OPDRACHT Aanbod aan slaatjes: Hier moet voor minstens 30% met bio-producten gewerkt worden.  aantonen door facturen en bestelbonnen van aankoop bij bio-producenten of bij winkels die bio-producten verkopen (via labels) voor te leggen. Dit is een basis bestekvereiste. De beoordeling van het gamma: de grootte en de relevantie van het volledige gamma: 10 punten; de variatie en frequentie van aanpassing in het aanbod: 7 punten; overzicht van gebruik van extra bio-producten (buiten de verplichte 30%) voor slaatjes: 3 punten.

29 29 4. BESTEK - ALGEMEEN –Toewijzing voor al de entiteiten van de groep Antwerpen die deelnemen aan het raamcontract. De huidige opdracht is een proefproject. –De inschrijver kan zijn offerte aanvullen met prijsverminderingen of met verbeteringsvoorstellen die hij toestaat in geval van grote afnames.

30 30 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN PUBLICATIE (§ II.2 – p. 19 van het bestek) –Vragen over het gepubliceerde bestek kunnen gesteld worden via het forum van e-Notification. –Tot uiterlijk 10 dagen voor opening offertes.

31 31 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN KLACHTENOPVOLGSYSTEEM (§ II.6 – p. 21 van het bestek) –Indien de goederen niet worden geleverd conform de bepalingen in het bestek of indien de wijze van afleveren niet beantwoordt aan de gestelde hygiëne, dan zullen er forfaitaire kosten worden aangerekend aan de leveranciers als volgt: van klacht 0 t/m 4 de klacht: geen; na 5 de t/m 7 de klacht: 150 EUR; na 8 ste t/m 9 de klacht: 300 EUR; vanaf de 10 de klacht kan de aanbestedende overheid zonder meer de opdracht verbreken, waarbij de meerkost ten laste valt van de toegewezen firma. –De telling gebeurt voor alle types gebruikers, per jaar en niet per leveradres. –De leverancier vermeldt in zijn offerte het e-mailadres waar de aanbestedende overheid de klachten elektronisch kan melden.

32 32 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN VERZEKERINGEN (§ II.7 – p. 21 van het bestek) –Binnen de 15 kalenderdagen die volgen op de betekening van de goedkeuring van de inschrijving legt de leverancier het bewijs voor van een verzekering tegen arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid bij ongevallen, die aan derden kunnen overkomen, gedurende de leveringen. –De sommen die voor de verzekeringen betaald worden, moeten begrepen zijn in de eenheidsprijzen en de globale prijzen die opgegeven werden bij de inschrijving.

33 33 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN BETALING VAN DE LEVERING (§ II.9 en § II.10 – p. 22 en p. 23 van het bestek) Rekening houden met de verschillende types gebruikers.

34 34 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN RETURN (§ II.19 – p. 25 van het bestek) –Is een vergoeding te betalen aan de stad, per kwartaal. –Vloeit voort uit het verworven recht te leveren aan de type 2-, type 3- en type 4- gebruikers. –Is een variabel bedrag. –Is een kortingspercentage te berekenen op de omzet uit de verkoop aan type 2-, type 3- en type 4-gebruikers. –De omzet uit de verkoop aan de type 1-gebruikers mag hier niet mee in beschouwing genomen worden. –De periodiciteit voor het berekenen van de kwartaalvergoeding begint te lopen vanaf het moment dat het contract ingaat, vermeld in de gunningsbrief.

35 35 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN VERBODEN AFSPRAKEN –Vertekenen normale mededingingsvoorwaarden –Uitsluiting SAMENWERKEN –Is geen verboden afspraak, tenzij bij vertekening van mededingingsvoorwaarden

36 36 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN HOEVEELHEID EN BESCHRIJVING De indicatieve hoeveelheden worden slechts bij wijze van inlichting verstrekt en kunnen door het bestuur vermeerderd of verminderd worden naargelang van de noodwendigheden. De leverancier zal, uit dien hoofde, geen aanspraak kunnen maken op schadevergoeding, zo die hoeveelheden overschreden worden of niet bereikt zijn. Beschrijving en indicatieve aantallen: zie hoofdstuk III “Technische bepalingen”. De opgegeven hoeveelheden in de inventaris mogen door de inschrijver niet gewijzigd worden. Op straffe van nietigheid mag de inschrijver slechts één offerte indienen.

37 37 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN PERCELEN (p. 27 e.v. van het bestek) –De opdracht is ingedeeld in verschillende percelen. –Onderscheid in levering en tijdstip van leveren: (p. 34 van het bestek) Standaardlevering overdag Standaardlevering ‘s avonds en tijdens het weekend Luxelevering overdag Luxelevering ‘s avonds en tijdens het weekend –Levering gebeurt op verschillende locaties

38 38 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN LOCATIES (p. 32 e.v. van het bestek) –Dit raamcontract is een proefproject. Toekomst: uitbreiding van de locaties. –Leveringen gebeuren op volgende locaties: 2180 Ekeren 2100 Deurne en 2060 Antwerpen 2018 Antwerpen en 2600 Berchem 2020 Antwerpen en 2660 Hoboken –Per locatie wordt een aantal gebouwen aangedaan.

39 39 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN BESTELLEN (p. 34 e.v. van het bestek) –Ruim op voorhand ingebrachte aanvragen –Wekelijks terugkerende quasi uniforme bestellingen –Dagelijks meerdere bestellingen –Al dan niet op dezelfde locaties Op voorhand geplaatst Per e-mail, d.m.v. meerdere bestelbonnen Behalve in geval van volledig digitaal bestellen, cfr. gunningscriterium ‘kwaliteit en dienstverlening’. 7 dagen op 7

40 40 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN GEBRUIKERS (p. 35 van het bestek) Verschillende types gebruikers: –Type 1 –Type 2 –Type 3 –Type 4

41 41 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN –Type 1-gebruikers: Medewerkers van de groep Antwerpen die voor werk gerelateerde activiteiten in stadsgebouwen verse broodjes, slaatjes en koffiekoeken nodig hebben. Factureren verloopt digitaal. De medewerkers volgen de procedures van het gemeenschappelijk financieel platform van de stad (GFP/SAP).

42 42 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN –Type 2-gebruikers: Persoon, organisatie of vereniging die een lokaal in stadsgebouwen huurt en tijdens de activiteit in het gehuurde lokaal verse broodjes / slaatjes / koffiekoeken wil gebruiken. Het bestellen, leveren en betalen van deze catering is een zaak tussen ‘type 2’ gebruiker en de leverancier van de catering.

43 43 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN –Type 3-gebruikers: Medewerker van de groep stad Antwerpen die al een ID-persoon heeft waarmee hij/zij catering kan bestellen voor zichzelf. Het bestellen, leveren en betalen van deze catering is een zaak tussen ‘type 3’ gebruiker en de leverancier van de catering wegens niet werk gerelateerd.

44 44 4. BESTEK AANDACHTSPUNTEN –Type 4-gebruikers Medewerkers van de groep stad Antwerpen die voor werk gerelateerde activiteiten in stadsgebouwen verse broodjes en koffiekoeken nodig hebben. Bestellen en factureren verloopt niet via GFP/SAP.

45 45 PRAKTISCH OPENING BIEDINGEN -Dinsdag 23 juli 2013 -10u15 -Den Bell, Toren 0212 Francis Wellesplein 1 2018 Antwerpen

46 46 INDIENEN OFFERTE –Wees tijdig  te laat = te laat! –Files –Originele bieding wordt duidelijk ondertekend door gemachtigd persoon –Alle documenten toevoegen (zie ‘I.15 Bij de offerte te voegen bescheiden’) –CD-rom of USB-stick bijvoegen

47 47 VRAGEN ?

48 48 HET ENIGE DAT ONS NOG REST … Jullie veel succes wensen ! Bedankt voor jullie komst.