Team Opstarten en organiseren. opstartstrategie 1.Kleine, concrete opdrachten per duo van leden – Werkt op voorwaarde dat elke taak bij oplevering overgaat.

Presentatie over: "Team Opstarten en organiseren. opstartstrategie 1.Kleine, concrete opdrachten per duo van leden – Werkt op voorwaarde dat elke taak bij oplevering overgaat."— Transcript van de presentatie:

1 Team Opstarten en organiseren

2 opstartstrategie 1.Kleine, concrete opdrachten per duo van leden – Werkt op voorwaarde dat elke taak bij oplevering overgaat in een volgende taak – Leider “maakt” de taken en beheert de taakvolgorde zodat het team uiteindelijk het teamdoel opgeleverd heeft in “hapklare, concrete brokken” 2.Iemand vindt iets uit, de rest kopieert – Werkt op voorwaarde dat leider een ego heeft dat gevoed wordt door bewondering én de competentie om kopieer-waardig te zijn. 3.Kijken wat we moeten doen, wat er in die wiki moet.

3 Kijken wat we moeten doen Goede piste maar eindigt in opsomming details …. En uiteindelijk in vorige alternatief 1 (de concrete hapklare brokken) Way out: – fundamenteel globaal doel – Gevolgd door redenering: wat is er nodig om dat doel te dienen/bereiken – Antwoord: grote werkrichtingen voor doeldelen – Organisatie: verdelen van werkrichtingen & deeldoelen

4 Oplevering professionele portfolio Definitie & gebruik professionele portfolio Aanpak/benadering professionele portfolio Technische uitwerking WIKI “linken”, uitbreiden en netwerken – LinkedIn – Twitter, Facebook – RG-codes – …. Vacatures, bedrijven, … + “vaste” inhouden (voortstuderen)  max. portfolio-meerwaarde

5 ARA Concept ARA Authority Authority – Bevoegdheid = wat mag ik zelf beslissen Responsability Responsability – Verantwoordelijkheid = wat moet ik exact tegen wanneer opleveren, welk deel van het globale doel is “mijn” deel Accountability Accountability – Aan wie moet ik rapporteren = wie moet mijn oplevering controleren/bijsturen, aan wie moet ik mijn beslissingen en werktiming verantwoorden

6 Projectaanpak 1.Duidelijk gemeenschappelijk doel – Wat willen we bereiken? Onderliggend: wat hebben wij daar elk individueel als voordeel bij? – Wanneer hebben we dat bereikt? Visualisatie eindproduct  CONCREET, SPECIFIEK Wat maakt het “goed”?  kwaliteit + – Welke minimum standaard moeten we halen? Wat maakt het “slecht”  kwaliteit – – Wat tolereren we NIET en NOOIT?

7 Gemeenschappelijk doel 1.Waarom/waardoor zitten we hier? – Vak: strategisch ondernemingsbeleid – Deeldoel: leren werken met en in projectteams – Oplevering: bewijs dat we dat geleerd hebben en nu effectief kunnen – Geleerd = voor PM relevante dingen weten/kunnen die we eerst niet wisten/konden » Relevant : die kunnen identificeren + kunnen uitleggen waarom relevant – Kunnen = demonstratie opgeleverd PM-resultaat en/of “bewijzen van leren” » Bewijzen van leren: fouten & missingen die opgemerkt & rechtgezet werden Hoe opleveren?  wiki PM, individuele wiki’s, rapport, …

8 Gemeenschappelijk doel 2. Wat hebben we er zelf aan? – PM –werk = kerncompetentie  goed voor eigen portfolio  “bewijzen” zijn exact bewijzen die daarin ook gaan werken – Waarvoor we het project doen kunnen we zelf kiezen  Iets waar we zelf rendement van hebben maar waarmee we ook naar buiten kunnen komen als “niveau-waardig”  Kortetermijn rendementen  Werkvermindering in de opleiding: binnenwegen naar opdrachten (technische wiki-stuff, inhoudelijke wiki-stuff, werkbesparing op andere opdrachten, …)  Langetermijn rendementen  Valoriseren opleiding naar werkgevers – probleem: vaarwater opdracht “business unit”  Optie: individuele “valorisatie”  ik = mezelf, mijn ervaring en persoonlijkheid + mijn opleiding  hoe en waar communiceer ik mijn meerwaarde?

9 Gemeenschappelijk doel 3. Hoe zou dat er dan concreet uitzien? – Een rapport op wiki over theorie vs praktijk? Eerder: praktijkproblemen en dan theorie-hulp naar oplossing (of net niet)  toont beter ervaring en leren Op wiki: ok, kunnen we elk daarnaar verwijzen of dingen gewoon overnemen Aparte wiki of MM?  aparte wiki = overzichtelijker en meer controle  wel aanmaak RV wegens: zij is “vaste” factor Individuele verworvenheden op eigen wiki – Een soort “blog”/wiki-animatie bij PM-avontuur? Cases die je achteraf kan gebruiken in gesprekken? – Onderwerp: gebruik nieuwe media in kader “leads genereren als startend ondernemer” Kernidee: – vertrekken van concrete context en communicatiedoel (sollicitatie & promotie) – Inventarisatie & evaluatie van beschikbare nieuwe media – Aanpak experimenteren met wiki » Observatie effectiviteit andere aanpakken (studenten diverse studierichtingen) » Eigen experimenten en hun effectiviteit (kosten – baten) – Integratie “marktonderzoek” dagschool  indrukken bedrijfsmensen van diverse aanpakken Optie: – TM-event in mei aansluitend op BU-plan  als we het zien zitten, is dit gedroomd onderwerp – “nieuwe media” is hot topic en valorsieert opleiding + gemakkelijk zichtbaarheid maken – Fringe benefit: “adverteren” van eigen wiki en dus persoonlijke valorisatie

10 Projectaanpak 2. Werkaanpak – Inventarisatie van werkmiddelen Gemeenschappelijk: tijd, faciliteiten,.. Individueel: kennis, ervaring, contacten, werktijd,.. – CV’s – linkedIn – portfolio – Agenda’s – contactpunten (waar, wanneer, waarvoor) – Nodige werkstappen = wat moet in welke volgorde gedaan worden? – verantwoordelijkheidverdeling = best man on the job, realistisch én met expliciete ARA – Werkafspraken = de contracten wie, wat, waar,.. – Huishoudreglement = centraal archief, vergaderingen, lay-out, taalgebruik, opleveringsbenadering,….

11 Werkaanpak project Inventarisatie “nieuwe media” – Wie gebruikt privé welke nieuwe media? – Wie gebruikt professioneel welke nieuwe media? – Wie kent iemand, wiens bedrijf gebruikt ….. – Wie is al hoe ver met die wiki? Of iets gelijkaardigs? Inventarisatie “job vinden/promotie krijgen” – Wie heeft goede relaties met zijn personeelsmngr? – Wie heeft al ervaring waarmee en hoe? – Wie kan hierover een zinnig gesprek voeren met een “aanwerver”? – Wie heeft hier al wat over geleerd?

12 Werkaanpak project Potentiële bronnen en “hulpen” – “die van Nederlands” of copywriter voor tone & manner, het verwoorden van dingen – “die van communicatie” voor aanpakadvies en begeleiding – “die van HR” voor inbreng kant werkgever – Iemand die gewoon is om naar zeer diverse klanten te verkopen met behulp van portfolio (model? Reclamebureau? Architect? Binnenhuisarchitect? Fotograaf?..) – portfolio-promotor KHK? Ervaringsdeskundige oud- studenten daarvan? Outsourcer? – Andere???

13 Inventarisatie Werkstappen Redelijk onafhankelijke werkblokken die simultaan kunnen lopen – Projectteamleider: inventarisatie theorie op web Registreert “en cours de route” leerpunten, managet het team – Onderzoek: sollicitatie, competenties, promotiewegen, ….  identificatie “verkoopargumenten” & “-hindernissen” – Inventarisatie nieuwe media (ID, hoe werkt het, wie gebruikt het waarvoor, voor wie voor wat zit er iets in, aandachtspunten) – Evaluatie wiki-experimenten “portfolio”: Expliciteren portfoliodoel. wie doet wat en hoe werkt het  vb. verzamelen en waarderen Eigen experimenten  wat kan/wat werkt/voorbeelden  proefwiki Alles samen zetten en analyseren olv teamleider – Verwerken naar rapport PM – Verwerken naar marktonderzoek-opdracht 1 e jaar dag – Optimaliseren naar “positionering” opleidingswaarde vs Bachelor & Master

14 Projectaanpak 3. Sjablonen & formulieren Doel: – het “versterken” van afspraken door het volgen gemakkelijker te maken dan het niet-volgen Concept: processturing – Focus op juiste punt, checken tegen juiste afspraken, grote plaatje in vizier houden – Handig ipv storend, werkbesparend ipv meer-werk Werkzaamheid: – Gemakkelijk toegankelijk (plaats, toegang, overzicht) – Ingeoefend gebruik – Strakke controle op gebruik (clicker-training!)

15 Projectaanpak 4. Communicatieafspraken Principe: – Intern: vertrouwen door geïnformeerdheid – GEEN 1-2tjes – Extern: 1 contact, 1 communicatielijn Organisatie – Centraal archief geordend naar oplevering deelverantwoordelijkheid, gebruik/taak, auteur en datum Toegankelijk altijd en voor iedereen 1 verantwoordelijke  beheer afspraken + statusoverzicht (oplevering, “vol lopen”, gebruik, gaten, ….) – Centraal berichtenbord voor algemene info 1 verantwoordelijke voor gebruikscontrole en hygiene – Centraal hulpbord voor input, feedback, hulp, …. 1 verantwoordelijke voor EHBO, gebruikscontrole en hygiëne – Rapporteringen 1 verantwoordelijke voor expliciete controle gebruik & hygiëne – Externe communicatie Wie doet wat (incl. terug-rapportering) Wat willen we communiceren  zie projectdoel

16 Projectopstart: contract SMART naar opdrachtgever SMART-delen in ARA-vorm naar teamleden Crisisprocedure (expliciet = optie) – Wat als wie niet oplevert?  plan B naar “opvang” én plenaire aanpak in groep ‒Wat als projectaanpak niet werkt?  diagnose, behandeling met max. recuperatie geleverd werk (= waarde werkresultaten consolideren) ‒Wat als we vast komen te zitten?  contacten, netwerken, ….. ‒…

17 In de praktijk: projectleider Traject 1: projectleider neemt “organisch” – Hoe? Door initiatief in discussies & voorstellen – Proces Iedereen onzeker, afwachtend, bang voor meer werk,. Doel: iedereen op idee brengen dat ze (a)Niet zelf projectleider willen worden (b)Weten bij welke projectleider ze voordeel gaan hebben » De leider die hun onzekerheden opheft, hun angsten “oplost”, ….. Hoe? – Door antwoorden en oplossingen te bieden – Door voorstellen te doen die ieder op zich doen “blinken”

18 In de praktijk: projectleider Traject 2: projectleider wordt benoemd (I/E) – Hoe? Door opdrachtgever en/of “assume” – Proces Gedraagt zich vanaf minuut 1 als projectleider Hoe? – Bepaald agenda – Heeft alle stappen voorbereid in voorstellen (“boring” werk is af) – Beperkt discussie tot “nuttige inspraak” (de essentie: wat moet ik doen, hoe word ik ingeschat, word ik gewaardeerd) » Kwaliteitsnormen doel (inzicht = must) » Verdeling ARA + delegatie ARA-contracten

19 In de praktijk: projectleiding Extern: – Weg open leggen  werkmiddelen, krediet,.. – “winner team” maken  gericht “stoefen” en “lekken” Intern: – Bij alles, altijd en overal: alle neuzen richting prioriteiten – “Instant” controle op ALLE afspraken (sanctie vs oplossing) – Erkenning en waardering teamleden – Veilig werkklimaat maken Hulp vragen en geven stimuleren Fouten prijzen … indien rechtgezet Onverbiddelijk grenzen bewaken

20 Projectwerk: frustraties Voor niks werken: – ik doe mijn werk, de anderen niet, maakt geen zak verschil – Ik werk mij kapot en niemand kijkt er nog naar om – Ik zeg dat maar niemand luistert Weet niet wat ik moet doen, hij weet het zelf niet - ‘t is nooit goed dus ik wacht af - Zij “moeten” mij niet - ik ben de meid - …  Ik werk alleen “letterlijk”: exact de opdracht, exact zoals gij gezegd hebt. Daar ga ik mijn tijd niet insteken (daar is geen eer mee te halen) - Met die/dat wil ik niet geassocieerd worden  “vergeten”, “andere verplichtingen”, “ziek”, ja-zeggen-neen-doen,.. Niemand zegt hier iets – ik weet weer van niks – ik moet het altijd van buitenstaanders horen Jep, ik zal dat zeker lezen … ik sch..t tijd! – stuur nog een mailke! Ik heb geen leven: ik adem volledig in uw dienst.. NOT!  Dumbing down: ik kan dat niet, ik weet dat niet, ….

21 Projectwerk: verantwoordelijk zijn Do you have a solution or are you part of the problem? – Geen zeuren, geen zagen: “tough shit but it has to come out” – Alleen aandacht en waardering voor wat leidt naar oplossing en resultaat Direct: actie Indirect: archief – Geen aanvaarden van niet EXPLICIET doel-gerelateerde opleveringen – Altijd en zonder uitzondering statusrapporten naar doel – Belonen van “opgeloste” fouten, drempels, ….. EN van alles wat naar oplossing werkt (fouten melden, hulp vragen,..)

22 Projectwerk: plezant maar geen hobby “plezant” = – ‘t gaat vooruit – We hebben veel voortgang geboekt – Ik heb een pak bijgeleerd – Ik zie het licht – … “hobby” = – Schone foto van de Jos zijne kleine – Ik heb mij kapot gelachen – Ik voel mij compleet relax en opgeladen als ik van daar kom – ….

23 Projectwerk: altijd “lange adem” Reputatie, imago = geloofwaardigheid en kwaliteit oplevering Reputatie & imago: wordt “gebouwd” – Bouwstenen: wat “men” ziet, hoort, opmerkt, zegt, …. Bronnen: wat je team doet, hoe het dat doet, waar je team wel en niet is, hoe je team er uit ziet en doet naar anderen,.. – Grote stenen: “belangenloze buitenstaanders” Stenen worden groter naarmate buitenstaander bewonderder – Kleine stenen: “betaalde supporters”