De werking van BRON Voor onderwijsinstellingen in het niet-bekostigd onderwijs OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs.

Presentatie over: "De werking van BRON Voor onderwijsinstellingen in het niet-bekostigd onderwijs OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs."— Transcript van de presentatie:

1 De werking van BRON Voor onderwijsinstellingen in het niet-bekostigd onderwijs OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

2 Inhoud DUO algemeen Klantenservice en Onderwijsservice BRON algemeen
Processen VO OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

3 Dienst Uitvoering Onderwijs
1 januari 2010 fusie tussen Cfi en IB-Groep. Wat doen wij……… DUO Per 1 januari 2010 zijn de Informatie Beheer Groep en CFI gefuseerd in een nieuwe uitvoeringsorganisatie voor het onderwijs. Dienst Uitvoering Onderwijs zorgt vanaf 1 januari 2010 voor de bekostiging van onderwijsinstellingen en het verstrekken van tegemoetkoming schoolkosten en studiefinanciering aan scholieren en studenten. DUO int lesgelden en studieschulden, erkent diploma’s en organiseert school-, staats- en inburgeringsexamens. Daarnaast verzorgt DUO het proces van aanmelding, selectie en plaatsing in het hoger onderwijs. De dienst fungeert ook als Nationaal Europass Centrum Nederland. DUO beheert diverse onderwijsgerelateerde basisregistraties en verrijkt onderwijsgegevens tot informatieproducten. DUO doet dit in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De afkorting de we gebruiken is DUO. DUO valt onder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en voert een aantal onderwijswetten en - regelingen uit. In opdracht van het ministerie van VROM ondersteunt DUO de gemeenten bij de uitvoering van de Wet inburgering. De kerntaken van DUO zijn financiering, informatiebeheer en het organiseren van examens: verstrekken van studiefinanciering, OV-studentenkaart en tegemoetkoming schoolkosten verzorgen van het proces van aanmelding, selectie en plaatsing hoger onderwijs innen van lesgelden en studieschulden beheren van diverse onderwijsgerelateerde basisregistraties, waaronder het Basisregister Onderwijs, erkennen van diploma's organiseren van staats- en schoolexamens het beheren van het register van potentieel inburgeringsplichtingen het verstrekken van leningen en vergoedingen aan inburgeringsplichtingen in het kader van hun inburgeringstraject het organiseren van de centrale inburgeringexamens en het praktijkexamen met een portfolio. De afnemers zijn de individuele onderwijsvolgers en onderwijsorganisaties in het bekostigd onderwijs in Nederland. Taken voor ministerie OCW verzorgen van proces van aanmelding, selectie en plaatsing hoger onderwijs beheren van diverse onderwijsgerelateerde basisregistraties waaronder het Basisregister Onderwijs erkennen en legaliseren van diploma´s organiseren van staats en schoolexamens verstrekken van lerarenbeurzen beheren van het verzuimloket Taken voor ministerie van VROM beheren van het register van potentieel inburgeringsplichtingen verstrekken van leningen en vergoedingen aan inburgeringsplichtingen organiseren van de centrale inburgeringsexamens en het praktijkexamen Overige taken Fungeren als Nationaal Europass Centrum in Nederland Beheren van het register met de instellingen die de ‘Gedragscode internationale student in het Nederlandse hoger onderwijs’ hebben ondertekend. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

4 Organisatiestructuur DUO
OS en KS vallen onder Uitvoering & Dienstverlening. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

5 Klantenservice Onderwijsservice Studiefinanciering
Tegemoetkoming Schoolkosten Onderwijskaart & Lesgeld Bezwaar, Beroep, Klachten Landelijke informatielijn Servicekantoren-Intermediairslijn Onderwijsservice Onderwijsnummer Klantrelatie Examendiensten Diploma-erkenning en Legalisatie Studiefinanciering Verstrekken SF voor MBO en HO Innen studieschulden Tegemoetkoming: Ouders met een kind jonger dan 18 jaar dat naar het voortgezet onderwijs of beroepsonderwijs gaat. De tegemoetkoming ouders kan uit twee delen bestaan: tegemoetkoming schoolkosten en tegemoetkoming les- of cursusgeld. Scholieren vanaf 18 jaar die een opleiding volgen in het voortgezet onderwijs. Ook juiste adres voor zogenaamde Rutteregeling Deeltijders : Personen die een vmbo-tl (theoretische leerweg), havo- of vwo-deeltijdopleiding in het VO of VAVO volgen. Personen van 30 jaar of ouder die een voltijdopleiding vmbo-tl, havo of vwo in het VO of VAVO volgen. Leraren : personen die als zij-instromer of contractant een leraren opleiding of een pabo-opleiding in het hoger onderwijs volgen zonder recht op studiefinanciering. Lesgeld: Betalen voor het studiejaar als op 1 augustus 2010 achttien jaar of ouder en ingeschreven aan: beroepsopleidende leerweg (voltijd) in het mbo vavo (voltijd) Geen Onderwijskaart in te leveren en voor het studiejaar geen lesgeld te betalen als achttien ná 1 augustus 2010. Lerarenbeurs : Bevoegde leraren in het PO, VO, MBO of HO kunnen een ‘Lerarenbeurs voor scholing’ aanvragen. De lerarenbeurs vergoedt (deels) de kosten voor cursus- of collegegeld en studiemiddelen en reiskosten. Bezwaar en beroep : Bezwaar - niet eens met een beslissing van DUO en niet op een andere manier op te lossen. Schriftelijk indienen, DUO bekijkt de beslissing opnieuw. Beroep - niet eens met de beslissing op je bezwaarschrift. Schriftelijk beroep aantekenen bij de rechtbank. De rechter geeft dan zijn oordeel over de beslissing van DUO. Klacht - niet tevreden bent over de manier waarop je door DUO bent behandeld. Servicekantoren : DUO heeft verspreid over het land een aantal servicekantoren waar klanten terecht kunnen met vragen en problemen. Lijst op internet. Examendiensten Centrale examens VO Staatsexamens vmbo/havo/vwo, inclusief Speciaal Voortgezet Onderwijs Verklaring afgelegd examen (VAE) Depot (examenopgaven) Staatsexamens NT-2 Diploma-erkenning en Legalisatie Alle taken die de afdeling Diploma-erkenning en Legalisatie uitvoert, zijn tot de “erkenningstaak” terug te voeren: verlening van titulatuur en onderwijsbevoegdheid, legalisatie van erkende Nederlandse opleidingsdocumenten, waardering van erkende oude Nederlandse opleidingsdocumenten en de afgifte van statusverklaringen van Nederlandse opleidingsdocumenten. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

6 DUO op internet Algemeen: www.(ocw)duo.nl
Nu nog 2 portalen: DUO / IB-Groep (particulier en zakelijk) DUO / CFI Site live laten zien. E-zine laten zien OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

7 Afdeling Onderwijsnummer
Informatiepunt Onderwijs (IPO) > helpdesk BRON VO, BVE, PO, HO 2013 Examengegevens VO Verzuimregistratie/loket Wat valt er onder deze afdeling. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

8 BRON OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

9 BRON Wat, waarom, wie en hoe? Uitwisseling
Verloop verschillende processen OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

10 Wat? BRON staat voor Basisregister Onderwijs: Een register met persoons-, inschrijf- en examengegevens Persoonsgebonden nummer (PGN): een uniek identificerend nummer voor onderwijsontvangenden Het PGN is het Burgerservicenummer (BSN) óf een Onderwijsnummer Het persoonsgebonden nummer is gelijk aan het Burgerservicenummer (BSN). Voor leerlingen die om een of andere reden (nog) geen BSN hebben geeft DUO een alternatief nummer uit: het zgn Onderwijsnummer. De uitgifte van een onderwijsnummer vindt plaats in de uitwisseling tussen school en DUO. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

11 Wat? Een Onderwijsnummer is een alternatief nummer en wordt uitgegeven door DUO (bv. aan asielzoekers) Uitwisseling: het proces van aanleveren, controleren en terugkoppelen van gegevens (tussen scholen en DUO) OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

12 Waarom? Oorspronkelijke doelen
Verlichten van de administratieve last scholen Betere beleids- en managementinformatie Effecten Een landelijk register voor alle onderwijsgegevens Uitwisselen gegevens met andere instanties BRON koppelen aan database andere overheden Met het onderwijsnummer komt er meer en betere informatie beschikbaar over bijvoorbeeld het aantal leerlingen op een school, verschuivingen in die aantallen of het percentage achterstandsleerlingen op een school of in een stad. Ook is het mogelijk de resultaten van het beleid beter en sneller te toetsen. Deze informatie dient als onderbouwing voor nieuw beleid en, waar nodig, aanpassing van bestaand beleid. Ad1) De invoering van het onderwijsnummer heeft voor scholen het belangrijke voordeel dat de administratieve last op termijn vermindert. Zij zullen minder vaak lastig worden gevallen met de vraag om gegevens te leveren. Een school levert de leerlinggegevens (inclusief het sofinummer) namelijk aan DUO. DUO zorgt ervoor dat deze gegevens daar terechtkomen waar ze nodig zijn. De gegevens zijn dan niet meer herleidbaar tot personen. Met andere woorden; de privacy van betrokkenen is gewaarborgd. Ad2) Het Basisregister Onderwijs van DUO is de basis om de bekostiging van het onderwijs te regelen. Met het Basisregister Onderwijs is een meer nauwkeurige en fijnmazige bekostiging mogelijk. Eventuele dubbeltellingen worden bijvoorbeeld direct zichtbaar. Ad3) De geanonimiseerde gegevensbestanden helpen de minister van OCW bij het ontwikkelen van beleid. De informatie ondersteunt bijvoorbeeld de onderbouwing van beleidsvoornemens op het gebied van voortijdig schoolverlaten, onderwijsachterstanden en regionale monitoring. DAARNAAST: Het koppelen van de (gegevens) Bron database aan andere databases van andere overheden Een register Waarom BRON De invoering van het persoonsgebonden nummer is vastgelegd in de Wet op het Onderwijsnummer. De bedoeling van het persoonsgebonden nummer is om op termijn de administratieve last van scholen te verlichten. Scholen hoeven dan hun gegevens aan steeds minder partijen te leveren, omdat DUO deze gegevens via BRON (Basisregister onderwijs) verstrekt. De lastenverlichting zal steeds beter merkbaar zijn naarmate het uitwisselen gemakkelijker gaat en de mogelijkheden voor gebruik van het persoongebonden nummer groter worden. De gegevens uit BRON voor het voor het berekenen en toekennen van de bekostiging aan scholen worden geanonimiseerd gebruikt. Hiervoor worden vanuit BRON de benodigde gegevens verkregen. Ook worden daarnaast gebruik gemaakt van de geanonimiseerde gegevens voor het maken van management- en beleidsinformatie. Voor het ministerie van OCW wordt het met de invoering van het persoonsgebonden nummer gemakkelijker om meer controle krijgen op de rechtmatigheid van de bekostiging. En tot slot levert het persoonsgebonden nummer waardevolle managementinformatie voor het ministerie van OCW en voor scholen en schoolbesturen OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

13 Wie? Onderwijsinstelling Aantal instellingen Aantal
Leerlingen/Studenten Bekostigd via BRON sinds Voortgezet Onderwijs (VO) 659 2004/2005 Beroepsonderwijs en Volwassenen Educatie (BVE) 71 2006/2007 Primair Onderwijs (PO) 7700 1.6 miljoen 2010/2011 Hoger Onderwijs (HBO en WO) 70 2013/2014 OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

14 Hoe? Digitale uitwisseling tussen instelling
en DUO (locatie Groningen) Beveiligde bestanden Via een beveiligde site OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

15 Uitwisseling Aanleveren van persoons-, inschrijvings- en examengegevens door instellingen (ook voor VAVO) Verwerking van de gegevens in BRON Vastleggen van goedgekeurde gegevens in BRON Terugkoppelen van gegevens aan scholen Een bestand (batch) bestaat uit meldingen Een melding bevat altijd gegevens van een leerling VAVO = Voortgezet Algemeen VolwassenenOnderwijs (is gesubsidieerd voortgezet onderwijs voor leerlingen die 18 jaar of ouder zijn en onder bepaalde voorwaarden ook voor 16- en 17-jarigen. Het vavo biedt opleidingen vmbo-TL, havo en vwo. De wijze van examinering en de diploma's zijn vrijwel gelijk aan die in het reguliere voortgezet onderwijs. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

16 Uitwisseling – controle gegevens
Bestand en meldingen controleren -> goed- of afgekeurd (duurt max. 2 weken) Bij goedkeur: gegevens vastgelegd in BRON Bij afkeur: gegevens niet vastgelegd in BRON Terugkoppelbestand naar school: * goedgekeurde meldingen zonder signaal * goedgekeurde meldingen mét signaal * afgekeurde meldingen áltijd met reden afkeur Een afgekeurde melding MOET door de instelling worden opgelost en opnieuw worden aangeboden – de gegevens zitten immers nog niet in BRON. Zie voor reden afkeur en oplossingen de handleiding BRON VO. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

17 Uitwisseling – controle gegevens
Controle van persoonsgegevens bij GBA Controle geldige opleidingsgegevens (bv. vakcode, elementcode) Controle op inschrijf- en examengegevens GBA = Gemeentelijke Basis Administratie OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

18 Aandachtspunten Zoveel mogelijk aanleveren met BSN
Zonder BSN: let op juistheid naw-gegevens! Bij afkeur persoonsgegevens met BSN -> advies: opnieuw aanleveren zonder BSN Zonder BSN- een typefout kan grote gevolgen hebben ! Beperkte set: BSN (of onderwijsnummer), geboortedatum, geslacht en postcode. Uitgebreide set: alle gegevens (achternaam, voornaam, geboortedatum, straat, huisnummer, postcode, plaats etc) Postcode wordt gebruikt om te bepalen bij welke gemeente de gegevens gecontroleerd moeten worden. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

19 Uitwisseling – zo is het geregeld
Een school is verplicht gegevens binnen 4 weken na ingangsdatum aan te leveren aan BRON (OCW wil graag naar een actualiteit van 7 dagen) De school is en blijft zélf verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens aan BRON Hoewel er officieel binnen 4 weken aangeleverd moet worden, bestaat er een actualiteitseis van 7 dagen. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

20 Wie gebruiken BRON? Inspectie v/h onderwijs: examengegevens (geanonimiseerd) t.b.v. de controle op het examenproces CBS: ontvangt persoons-, inschrijf-, stage- en examengegevens voor beleids- en rapportagedoeleinden SVB: persoons- en inschrijfgegevens t.b.v. controle kinderbijslagrecht Schoolonderzoek AKW - in het kader van de uitvoering van de Algemene kinderbijslag wet worden de inschrijvingen geverifieerd RMC staat voor Regionaal Meld –en Coördinatiepunt. Vanuit het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werd, om voortijdige schoolverlaters (VSV-ers) een betere uitgangspositie in de maatschappij te geven, in het jaar 1994 de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie ingesteld. Vervolgens werd de regeling verder uitgewerkt in de RMC-wetgeving. De RMC wetgeving die de uitvoering van de gegevensleveringen juridisch mogelijk heeft gemaakt, is in het voorjaar van 2006 aangenomen. Dit RMC werd opgericht om grip te krijgen op het terugdringen en voorkomen van voortijdig school verlaten. Een voortijdig schoolverlater is iemand die zonder startkwalificatie op de arbeidsmarkt verschijnt. Jaarlijks verlaten ruim jongeren het onderwijs zonder over een startkwalificatie (beroepsonderwijs(hogere niveau’s) -, havo- of vwo-diploma) te beschikken. Het centrale doel van de RMC-functie is het scheppen van voorwaarden voor jongeren tot 23 jaar om de voor hen hoogst haalbare en meest passende onderwijs- en/of arbeidsmarktpositie te bereiken. Iedere jongere tot 23 jaar moet dus een passende plaats in het onderwijs of op de arbeidsmarkt kunnen vinden. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

21 Wie gebruiken BRON? (vervolg)
Gemeenten: persoons- en inschrijfgegevens t.b.v. leerplichtzaken en verzuim DUO (locatie Zoetermeer) DUO (locatie Groningen): controle rechtmatigheid studiefinanciering en WTOS OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

22 BRON & omgeving BRON DUO Locatie Groningen SSG DUO Locatie Zoeter-
meer Inspectie CBS SVB VO-scholen Foto’s BVE-instellingen BRON PO-scholen Internet HO-instellingen Rinis CIOP Gemeenten Internet GBA OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

23 Processen VO nader beschouwd
OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

24 Welke processen ? Inschrijfproces Examenproces
OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

25 Inschrijfgegevens Scholen leveren inschrijfgegevens aan
Peildatum inschrijvingen 1 oktober Gegevens leerlingen mét PGN (BSN of onderwijsnummer) Elektronisch aanleveren aan DUO Geregistreerd in BRON Inschrijfgegevens én volledigheidsverklaring: uiterlijk 15/10! Voor de vaststelling van de bekostiging leveren scholen in het voortgezet onderwijs hun leerlingengegevens aan. Het gaat hierbij om alle leerlingen die op de teldatum 1 oktober op de school staan ingeschreven en het onderwijs daadwerkelijk volgen. De school levert individuele leerlingengegevens samen met het persoonsgebonden nummer (burgerservicenummer of onderwijsnummer) elektronisch aan DUO. Daar worden ze geregistreerd in het Basisregister Onderwijs (BRON) om vervolgens de bekostiging vast te stellen. De inschrijvingsgegevens en volledigheidsverklaring moeten uiterlijk 15 oktober aan BRON geleverd zijn. Dit is een wettelijke verplichting (Art.V  W.V.O) OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

26 Inschrijfgegevens (Aanlever)bestand naar DUO sturen (beveiligde site)
Eventuele fouten verbeteren ( , handleiding, signalen) Verificatie GBA (maximaal twee weken) Terugkoppeling via beveiligde site na verwerking gegevens Afgekeurde gegevens corrigeren Nieuwe, verbeterde bestanden aanleveren 1. U stuurt een bestand naar DUO Maak met uw administratiepakket een aanleverbestand aan. Stuur dit naar de beveiligde site van DUO. Hoe eerder u begint, hoe meer tijd er straks is om te reageren op foutmeldingen of signalen (zie stappen 5 en 7). Op 15 oktober moeten alle bekostigde inschrijvingen in BRON staan. 2. U verbetert eventuele fouten Als het bestand niet voldoet aan de technische of inhoudelijke eisen, ontvangt u een met het verzoek de geconstateerde fouten te herstellen. Signaalcodes vindt u in de handleiding BRON. 3. Verificatie door de Gemeentelijke Basisadministratie DUO controleert in veel gevallen de persoonsgegevens van leerlingen bij de GBA (Gemeentelijke Basisadministratie) en koppelt het resultaat hiervan aan u terug. Houdt u er rekening mee dat verifiëren bij een gemeente één of twee weken kan duren. 4. U krijgt een terugkoppeling zodra uw bestand in BRON verwerkt is Zodra het bestand technisch klopt, verwerkt DUO het in BRON. U krijgt een waarin staat dat de terugkoppeling voor u klaarstaat op de beveiligde site. Bij de terugkoppeling van leerlinggegevens kunt u een signaal krijgen. 5. U kunt afgekeurde gegevens van leerlingen corrigeren Het signaal heeft een code die aangeeft waarom de melding is afgekeurd. U kunt de betreffende gegevens van de leerling corrigeren. 6. U levert nieuwe, verbeterde bestanden aan Verstuur het gecorrigeerde bestand via de beveiligde site. Als alles klopt, gaat u door naar stap 7 (zie volgende dia). Zo nee, dan worden de stappen 4, 5 en 6 herhaald OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

27 Inschrijfgegevens Volledigheidsverklaring afgeven (uiterlijk 15 oktober) Gegevens in voorlopige foto (half november) 7. U verklaart dat al uw inschrijvingen zijn geregistreerd in BRON Als volgens u alle leerlingen van peildatum 1 oktober zijn geregistreerd in BRON, dan geeft u via uw administratiepakket uiterlijk 15 oktober een volledigheidsverklaring af. Vergeet u dit, dan zitten uw gegevens uit BRON niet in de voorlopige foto. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor de bekostiging van uw school. 8. Uw gegevens komen in een voorlopige foto Medio november maakt BRON van uw inschrijvingsgegevens een foto voor de voorlopige bekostiging van uw school. Deze voorlopige foto is de eerste momentopname van uw situatie in BRON. Aan de hand van uw inschrijvingsgegevens op de peildatum 1 oktober, wordt de bekostiging bepaald. U krijgt daarover een brief met een overzicht van de geregistreerde gegevens. 9. U vraagt een ‘mutatiestop’ aan en nodigt de accountant uit Bij de registratie van een mutatiestop maakt BRON automatisch een actuele foto aan. Wijzigingen die van invloed zijn op de bekostiging kunt u tijdens de mutatiestop alleen doorgeven met een accountantsmutatie. Overige wijzigingen kunt u wel gewoon blijven aanleveren. U maakt een afspraak met de accountant voor het opstellen van een assurance-rapport. Wanneer u geen mutatiestop aanvraagt legt DUO op 1 juni een verplichte mutatiestop op. 10. Uw accountant maakt een assurance-rapport Voordat de accountant komt, kunt u opnieuw een actuele foto van BRON opvragen bij de helpdesk IPO. Bij die foto hoort ook het Overzicht geregistreerde gegevens dat u in december van DUO hebt gekregen. De accountant vergelijkt deze documenten. Moet de accountant vervolgens toch nog iets in BRON veranderen en heeft dat bekostigingsgevolgen? Dan zult u hiervoor een accountantsmutatie moeten aanmaken. Dit kunt u in uw administratiepakket aangeven. 11. U stuurt zelf het assurance-rapport naar DUO Uiterlijk 30 juni moet het originele, goedkeurende assurancerapport correct en volledig bij DUO binnen zijn. Dus met gewaarmerkte bijlagen en volledig ondertekend. Kopieën mag DUO niet accepteren. Vergeet ook niet de formulieren Begeleiding accountantsmutaties en Bijlage accountantsmutaties mee te sturen Doe dit bij voorkeur met de macro accountantsmutaties vanuit uw administratiepakket. Leerlingen die ongeoorloofd hebben verzuimd of leerlingen waarvoor een (tijdige) indicatiestelling voor PRO of LWOO ontbreekt, moeten via het ‘registratieformulier ongeoorloofd verzuim of ontbrekende indicatiestelling’ worden opgegeven. De praktijk heeft geleerd dat er vaak iets aan een assurancerapport ontbreekt of dat het per ongeluk niet is ondertekend. Wacht dus niet met het sturen van het assurance-rapport tot de laatste dagen van juni, want dan heeft u geen tijd meer om fouten te herstellen waardoor u de wettelijke aanleverdatum van 30 juni overschrijdt. 12. Definitieve bekostiging In de loop van juli maakt DUO de definitieve foto voor de bekostiging. Uw school krijgt daarvan een kopie. Uiterlijk in oktober stelt DUO de definitieve bekostiging voor uw school vast. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

28 Examengegevens Aanlevering: alle examengegevens van leerlingen die eindexamen hebben gedaan Combinatie van examenresultaten (SE- en CE-cijfers) met leerling gegevens Registratie in BRON Uitwisseling met Inspectie en CBS Voor de registratie van de examenresultaten leveren VO-scholen en VAVO-instellingen gegevens aan bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het gaat hierbij om alle examengegevens van leerlingen die eindexamen hebben gedaan. De school combineert de examenresultaten (SE-/CE-cijfers) met de leerlinggegevens en levert ze elektronisch aan. DUO registreert ze in het Basisregister Onderwijs (BRON) en wisselt ze uit met de Inspectie van het Onderwijs en CBS. Het is dus van belang dat de gegevens juist en actueel zijn. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

29 Examengegevens > Controle bestand (via eigen softwarepakket)
> Aanleveren SE- en CE-cijfers via beveiligde site Bericht (In)correcte levering, evt. verzoek tot opnieuw aanleveren. SE-cijfers moeten uiterlijk 10 mei aan BRON zijn geleverd. CE-cijfers incl. uitslag uiterlijk twee weken na vaststelling uitslag (van 1e, 2e of 3e tijdvak) Goedgekeurde meldingen naar Inspectie Stap 1 Testen Controleer het bestand dat u wilt versturen vooraf met de controlemogelijkheid die uw softwarepakket biedt. Zo kunt u eventuele onregelmatigheden in uw administratie oplossen voordat u het bestand verstuurt. Stap 2 Aanleveren SE-/CE-cijfers De examencijfers moeten in overeenstemming met de betreffende wetgeving aangeleverd worden. Vanuit het administratiepakket maakt u een aanleverbestand met SE respectievelijk CE-cijfers. Deze verzendt u naar BRON via de beveiligde site van DUO. Nadat BRON de gegevens heeft ontvangen, controleert BRON eerst of het aanleverbestand technisch verwerkt kan worden. Uw school ontvangt een Bericht Correcte Levering óf een Bericht Incorrecte Levering. Bij de incorrecte levering krijgt u het verzoek opnieuw aan te leveren. De SE-cijfers moeten uiterlijk .. mei 2011 aan BRON geleverd zijn. De CE-cijfers inclusief uitslag moeten uiterlijk twee weken na vaststelling van de uitslag (van het 1e, 2e of 3e tijdvak) aan BRON geleverd zijn. Zodra het bestand technisch goedgekeurd is, volgen er inhoudelijke controles. Elke melding kan goedgekeurd, afgekeurd of gesignaleerd worden. BRON weigert afgekeurde meldingen waardoor deze ook niet worden doorgeleverd aan de Inspectie van het Onderwijs. De goedgekeurde meldingen levert BRON door aan de Inspectie van het Onderwijs. Dit stelt Inspectie in staat om haar wettelijke taak, namelijk het houden van toezicht op het onderwijs, uit te voeren. Attentiesignalen geven mogelijke vergissingen weer, die BRON niet kan controleren. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als een leerling van een dubbel- naar een enkelprofiel gaat, om toch een diploma te kunnen halen. Deze meldingen levert BRON door aan de Inspectie van het Onderwijs. U krijgt een terugkoppeling van de meldingen met de attentiesignalen in het terugmeldbestand. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

30 Examengegevens > Terugkoppeling SE-/CE-cijfers
Bericht Terugkoppeling Gereed Goedgekeurd, afgekeurd, gesignaleerd Afkeuringen en signalen in handleiding VO Evt. corrigeren en opnieuw aanleveren Stap 3 Terugkoppeling SE-/CE-cijfers Wanneer er een terugmeldbestand voor u klaar staat op de beveiligde site van DUO, ontvangt u het bericht Terugkoppeling Gereed. In het terugmeldbestand koppelt BRON aan u terug welke examenmeldingen goedgekeurd, afgekeurd of gesignaleerd zijn. Bij een afkeuring of bij een signaal staat een omschrijving. Een overzicht van de afkeuringen en signalen vindt u in de Handleiding BRON Voortgezet Onderwijs. Zodra er een melding is ‘afgekeurd’, koppelt BRON de melding op dezelfde manier aan u terug zoals die is aangeleverd. Bij een afgekeurde melding treft u één of meer afkeurende signalen aan. Op basis hiervan kunt u achterhalen waarom de melding is afgekeurd en kunt u correcties aanbrengen. De gecorrigeerde gegevens levert u opnieuw aan BRON aan. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

31 Examengegevens/tips U kunt de SE-cijfers al aanleveren voordat de
cijfers definitief zijn. Als er wijzigingen op de SE-cijfers plaatsvinden, dan kunt u dit tot de deadline veranderen zonder dat de Inspectie van het Onderwijs actie onderneemt. De informatie wordt uitgewisseld met de Inspectie van het Onderwijs en CBS. Die gegevens horen te kloppen. Wacht dus niet met het uitwisselen van uw gegevens. Geef ze door zodra ze bekend zijn. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

32 Examengegevens Actuele foto met peildatum 1-10-XX (voor inzien examenresultaten) kan bij IPO worden aangevraagd Mutaties binnen twee weken na vaststelling doorgeven aan BRON Bij niet kunnen uitwisselen met reden: IPO bellen Aandachtspunten examens: zie stappenplan examengegevens! Stap 4 Foto Indien u een foto wilt ontvangen om uw examenresultaten van het schooljaar in te zien, kunt u bij IPO altijd een actuele foto met de peildatum aanvragen. Stap 5 Mutaties doorgeven aan BRON Mutaties moet u binnen twee weken na vaststelling doorgeven aan BRON, dit geldt dus ook voor de examencijfers. NB actualiteiseis 7 dagen ! Achtergrond van deze verplichting is dat BRON continu actueel is. Dit is belangrijk voor de bestrijding van schoolverzuim en voor voortdurend actuele bekostigingsgegevens en beleidsinformatie. In 2009 heeft niet elke school deze deadline gehaald. In incidentele gevallen is er een verklaarbare reden dat een school een (of meer) leerlingen nog niet kan uitwisselen. Van deze scholen wordt verwacht dat ze dit op tijd aangeven aan IPO via (050) Wanneer de reden acceptabel is, zoekt IPO in goed overleg met de school naar een oplossing. OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

33 Aandachtspunten uitwisselingen
Meldingen afgekeurd = gegevens niet in BRON Voor oplossingen van afkeur/signalen bij contactpersoon BRON binnen uw school informeren Gegevens vastleggen en binnen 4 weken aanleveren aan BRON NB; actualiteitseis 7 dagen ! OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011 Dienst Uitvoering Onderwijs november 2010

34 Actuele zaken? Vragen over zaken die momenteel spelen?
OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011

35 Informatie en vragen Documentatie (op website):
Stappenplan gegevensuitwisseling VO-scholen Stappenplan examengegevens VO en VAVO Kalender VO Handleiding BRON VO Vragen: Binnen uw school -> coördinatoren BRON Intermediairslijn servicekantoor Relatiebeheerder DUO Informatie Punt Onderwijs (IPO), helpdesk OS/Instructie & Kwaliteit | 25 maart 2011