Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren vanuit het perspectief v/d controle.

Presentatie over: "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren vanuit het perspectief v/d controle."— Transcript van de presentatie:

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi Elektronisch communiceren vanuit het perspectief v/d controle omkadering

2 www.agodi.be AgODi Waarom deze cursus?  Jaarlijkse controle omkadering  1ste controle: ± 25% v/d scholen maakt fouten  Grootste oorzaak: foute elektronische zendingen  Doel: vermijden dat de fouten zich voordoen  Minder werk voor WS en scholen 2

3 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Welke pakketten controleren? SECUNDAIR ONDERWIJS 1.Gewone uren leraar voltijds 2.Uren DBSO 3.Uren levensbeschouwelijke vakken (LBV) 4.Uren gelijke onderwijskansen (GOK) 5.Uren onthaalklassen voor anderstalige nieuwkomers (OKAN)

4 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Welke pakketten controleren? 7.Teeltleiders 8.Onderwijs aan huis 9.Globale puntenenveloppe 10.ICT-coördinatoren

5 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Gewone uren/uren levensbeschouwing  Maken hier deel van uit  BPT modularisering lesopdracht  Gewone BPT-uren  Interne pedagogische begeleiding  Klassenraad  Klassendirectie  Inhaallessen  Seminarie  Stage  Uren leren en werken (DBSO)

6 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Wat controleren in het SBT-Buso? In het SBT-Buso wordt de aanwending gecontroleerd. De zending middelen wordt vergeleken met het EPD (elektronisch personeelsdossier). Dit moet overeenstemmen, is dit niet het geval zal de school gevraagd worden dit na te kijken.

7 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Welke pakketten controleren in het SBT-Buso? 1.Beschikbaar lesurenpakket 2.Aantal ambten (directeur, TAC, TA) 3.Afwijkingsuren 4.Teeltleiders 5.Minderheidscursus 6.Bijkomende uren (klassenraad, bijscholing- begeleiding, klassendirectie)

8 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 7.GON + GON ASS (afwijkingsuren) 8.Permanent onderwijs aan huis 9.GOK-uren 10.Beschikbaar paramedisch urenpakket 11.Globale puntenenveloppe (Taak- en functiedifferentiatie, voorafname puntenenveloppe) Welke pakketten controleren in het SBT-Buso?

9 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 12. Eventuele overdrachten: - naar andere instellingen - naar volgend schooljaar 13. Extra-uren scholengemeenschap Welke pakketten controleren in het SBT-Buso?

10 www.agodi.be AgODi Welke pakketten controleren? DKO 1.Uren leraar LG en MG (LS) 2.Uren leraar HG en SG (HS) 2. Ambt van directeur 3. Uren studiemeester-opvoeder 4. Uren opsteller 5. ICT-coördinatie 10

11 www.agodi.be AgODi Welke pakketten controleren 6. Uren tijdelijk project DKO 7. Uren GOK-kunstinitiatie 8. Uren beleidsondersteuning (kunstacademies) 11

12 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Criteria controle  Controle van titularisuren: ATO2 + ATO4  Elk pakket afzonderlijk  Per instellingsnummer afzonderlijk  Witte plage-uren maken deel uit van de lesurenpakketten  DKO: uren boven het best bezoldigd ambt maken deel uit van het lesurenpakket

13 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Aandachtspunten  Stuur alle interimarissen door met ATO 1  Zo niet worden de uren meegeteld  Vervanging niet gekoppeld aan vakken, wel aan pakketten en ambten  Vervang alle dienstonderbrekingen (DO)  Ook de TAO en de TBSPA!  Vergeet code DO niet  TBSOB, TBSVP, bonus, TBS pensioencommissie, …

14 www.agodi.be AgODi opleiding schoolsecretariaten 2013-2014 Aandachtspunten  Ontslag personeelslid  zet de opdracht stop  Gekleurde uren  Gebruik correcte code  Zo niet worden ze bij het foute pakket geteld  ICT, GOK, OKAN,Taak- en functiedifferentiatie…  PWB: met OOM code 16 insturen  DKO – tijdelijke projecten(code 698): altijd sturen als ‘tijdelijk project’ + een gelijkstellingsvak

15 www.agodi.be AgODi elektronisch communiceren Inhoud I.inleiding II.terugzendingen III.de gebruikershandleiding 15

16 www.agodi.be AgODi ▪ elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier ▪ bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid voorbeeld: opdracht, stopzetting opdracht... ▪ zending: bestand met één of meerdere berichten ▪ RL of record layout: het soort bericht RL 1 - opdracht RL 2 - niet opdracht gebonden dienstonderbreking RL 7 - familiale toestand ……… I. inleiding 16

17 www.agodi.be AgODi 3 delen ▪ softwarepakket voor de personeelsadministratie → correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten → software leverancier biedt ondersteuning ▪ edison → verbinding met Agodi → foutloos doorsturen van berichten I. inleiding 17

18 www.agodi.be AgODi I. inleiding ▪ het elektronisch personeelsdossier → registratie van elektronische berichten → verwerking van de gegevens opgelet: tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer! omzendbrief d.d. 11/04/2011 “Gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming” 18

19 www.agodi.be AgODi foutieve gegevens ▪ structurele fouten → bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur → structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen ▪ inhoudelijke fouten → worden gemeld door de medewerker van het werkstation terugzendingen 19

20 www.agodi.be AgODi terugzendingen → de dag na het versturen ophalen → altijd controleren → indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation → geen registratie en verwerking mogelijk → eventueel contact opnemen met het werkstation terugzendingen 20

21 RecordlayoutOMSCHRIJVING RL-1opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-2niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3opmerking (bij RL-1 en RL-2) RL-4beëindiging opdrachtenpakket RL-5woonplaats RL-6verblijfplaats RL-7familiale toestand RL-8cumulatie ( afgeschaft op 01-09-2009 ) RL-9aanvraag immatriculatie / wijziging rekeningnummer RL-10plage-uren RL-11DIMONA RL-12opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen RL-13premies RL-14rekeningnummer (IBAN-BIC) 21

22 www.agodi.be AgODi De manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd -fotoprincipe -stopzetting -melding / annulatie III. gebruikershandleiding principes 22

23 www.agodi.be AgODi → alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen → de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum → de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding → er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum fotoprincipe 23

24 www.agodi.be AgODi Het fotoprincipe is geldig voor RL-1 : opdrachten RL-5 : woonplaats RL-6 : verblijfplaats RL-7 : familiale toestand RL-10 : plage - uren RL-14 : rekeningnummer fotoprincipe 24

25 www.agodi.be AgODi opdracht geldig van 01-09 tot 30-06 → 15/21 opdracht wijzigt op 1-10 → bijkomende opdracht 01-10 tot en met 31-03 → 5/22 opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/6 I_______________________ 15/21 ______________________________I opdrachtenpakket verzonden op 15/10 → 15/21 + 5/22 1/9 1/10 01/04 30/6 I_______ 15/21 ________I_ 15/21 + 5/22 _ _I_____ 15/21 _____I fotoprincipe - voorbeeld 25

26 www.agodi.be AgODi stopzetting → het opsturen van een lege foto: vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer → stopzetting opdracht: de geldigheidsdatum is de eerste dag waarop het personeelslid geen enkele opdracht meer heeft in de instelling → geldig voor - RL-4 : stopzetting opdracht - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats 26

27 www.agodi.be AgODi stopzetting - voorbeeld voorbeeld opdrachtenpakket geldig van 01-09 tot 31-08: 10/22 stopzetting opdracht op 15-11 15-11 = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/06 I__________________10/22______________________I stopzetting (15-11) gemeld op 10/11 1/9 14/11 = laatste dag in dienst I_________10/22__________I 27

28 www.agodi.be AgODi → geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO, bevallingsverlof.... → overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden Hoe corrigeren? de vorige melding eerst annuleren de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden melding-annulatie 28

29 www.agodi.be AgODi → ziekteverlof: 09-01 tot 27-01 → na controle hervatten op 17-01 ziekteverlof : 09/01 tot 27/01  geregistreerd 09/01 27/01 I__________________________________I annulatie ziekteperiode  geregistreerd 09/01 27/01 IxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxI melding correcte ziekteperiode  geregistreerd 09/01 16/01 I__________________________I annulatie - voorbeeld 29

30 www.agodi.be AgODi begindatum opdracht = geldigheidsdatum einddatum opdracht = laatste dag in dienst correcte administratieve toestand → controle omkadering! enkel subsidieerbare uren = uren uit het urenpakket → controle omkadering! “ gekleurde “ of speciale uren: de juiste code bv. ICT, TF….. → controle omkadering! RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO 30

31 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO effectief gepresteerde opdrachten → rekening houden met “plage” → controle omkadering! niet - gepresteerde opdrachten - uren TBS/OB - afstand wachtgeld (vóór 15/9) - uren opdracht gebonden dienstonderbreking → controle omkadering! 31

32 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO opgelet! Verlof TAO voor 4/22 vast TAO - opdracht : 4/21 - ATO 2 → 8 uren uit het urenpakket!! TBSPA voor 2 uur (ATO 4 of ATO 2) en niet vervangen. → 2 uren uit het urenpakket !! 32

33 www.agodi.be AgODi ATO 4 rekening houden met -draagwijdte vaste benoeming → benoemd voor welke vakken / ambten? -volume van de vaste benoeming → de laatste benoeming bepaalt het volume ATO1 vervanging niet melden als vacant (ATO 2) → omkadering! RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO 33

34 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ▪ ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend → 31/12/2999 ▪ ATO 2: tijdelijk vacant → wervingsambt: 30/06 uitzondering: 31/08 o administratief medewerker o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08 34

35 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO ▪ ATO 1: tijdelijk niet-vacant → wervingsambt o uiterlijk 30/06 o de laatste dag van de aanstelling uitzondering :uiterlijk 31/8 bij vervanging van o administratief, meesters, vak - en dienstpersoneel o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/08 35

36 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachten ATO 2 - ATO 1 ▪ eventueel aanduiden → TADD : indien mogelijk - einddatum 31-08 → tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31-08) → reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W): indien mogelijk - einddatum 31-08 ▪ bij vervangingen (ATO 1) → de code van de DO van de titularis 36

37 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO tijdelijk andere opdracht (TAO): einddatum ▪ geen onderscheid tussen een TAO in een wervingsambt en een TAO in een selectie - of bevorderingsambt ▪ in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = 31-08 ▪ de IM beslist opmerking verlof TAO en TAO: altijd dezelfde einddatum → aangesteld via TAO in instelling A tot 31-10 → verlof TAO in instelling B aanpassen: tot 31-10 37

38 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO verlof TAO en TAO de TAO bepaalt begin- en einddatum van het verlof TAO voorbeeld TAO – 5/22 van 01-09 tot 30-11 TAO – 6/21 van 01-09 tot 30-06 → TAO en het verlof TAO eerst melden tot en met 30-11 = de eerste einddatum verlof TAO en alle TAO - opdrachten tot 30-11 → verlenging TAO en het verlof TAO verlof TAO en alle TAO - opdrachten van 01-12 tot 30-06 38

39 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO verklaring bij tijdelijke opdrachten ▪ geen kandidaat VE/VO: bij aanstelling van een personeelslid met bekwaamheidsbewijs “ andere “ ▪ geen kandidaat taalkennis: bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis ▪ herwaardering - code → 01 : HI = herintreder → 02 : PEN = werken na pensioen ▪ OOM : oorsprong omkadering → PWB : werkingstoelage 39

40 www.agodi.be AgODi correctie opdrachten correctie laatst gemeld opdrachtenpakket begindatum correct bericht is identiek aan de begindatum van het laatst geregistreerde bericht → hier enkel het laatste bericht opsturen voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 en 1/12 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 1/12 → dit is een correctie van de laatste opdracht de opdrachten met geldigheidsdatum 1/9 en 15/10 moeten NIET worden opgestuurd 40

41 www.agodi.be AgODi correctie opdrachten correctie niet laatst gemeld opdrachtenpakket rectificatie opsturen ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 ; 1/12 en 7/1 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 15/10 → u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door (1/12 en 7/1) 41

42 www.agodi.be AgODi RL 4 - stopzetten opdracht ▪ het personeelslid oefent geen enkele opdracht meer uit in de instelling ▪ een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum: dus het hele opdrachtenpakket ! ▪ de correcte reden stopzetting opgeven ▪ de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten - pakket is correct: geen stopzetting opmerking niet vergeten een personeelslid uit dienst te melden → controle omkadering! 42

43 www.agodi.be AgODi opmerkingen ▪ een RL4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten ▪ datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft ▪ indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt → de stopzetting wordt overschreven! uitzondering : stopzetting wegens pensioen - overlijden RL 4 - stopzetten opdracht 43

44 www.agodi.be AgODi ontslagcodes 01 : mutatie 02 : wijziging affectatie of aanwijzing 03 : afdanking of ontslag 04 : pensioen 05 : overlijden 06 : foutieve melding 07 : herstructurering 08 : afzetting opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht RL 4 - stopzetten opdracht 44

45 www.agodi.be AgODi RL 10 - melden plage -uren per personeelslid de uren → gepresteerd tussen het minimum en maximum van een voltijdse betrekking → die niet uit het lestijdenpakket komen dus : niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren te melden vóór 15 november → de geldigheidsdatum : een vooraf bepaalde datum mogelijke waarden zijn 1 of 2 45

46 www.agodi.be AgODi één opdracht - meerdere opdrachtgebonden DO de volledige opdracht moet 2x gemeld worden met de toepasselijke dienstonderbreking één opdrachtgebonden DO met meerdere einddata → opdrachtenpakket met vroegste einddatum DO → opdrachtenpakket met volgende einddatum bonus herintreder werken na pensioen speciale situaties 46

47 www.agodi.be AgODi wat melden? rekening houden met de afsluiting betaling van de maand (zie jaarkalender) aanvang schooljaar : september alle tijdelijke personeelsleden alle personeelsleden meteen dienstonderbreking die invloed heeft op het salaris tijdens het schooljaar zo snel mogelijk wijzigingen doorsturen tijdelijke personeelsleden dienstonderbrekingen ! 47

48 www.agodi.be AgODi wat niet melden ? -syndicaal verlof van 1 dag -verlof wegens overmacht -omstandigheidsverlof uitzondering omstandigheidsverlof n.a.v. de geboorte 48