Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi elektronisch communiceren opleiding schoolsecretariaten.

Presentatie over: "Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi elektronisch communiceren opleiding schoolsecretariaten."— Transcript van de presentatie:

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) www.agodi.be AgODi elektronisch communiceren opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

2 www.agodi.be AgODi elektronisch communiceren Inhoud I.inleiding II.terugzendingen III.de gebruikershandleiding 2 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

3 www.agodi.be AgODi ▪ elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier ▪ bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid voorbeeld: opdracht, stopzetting opdracht... ▪ zending: bestand met één of meerdere berichten ▪ RL of record layout: het soort bericht RL 1 - opdracht RL 2 - niet opdracht gebonden dienstonderbreking RL 7 - familiale toestand ……… I. inleiding 3 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

4 www.agodi.be AgODi 3 delen ▪ softwarepakket voor de personeelsadministratie → correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten → software leverancier biedt ondersteuning ▪ edison → verbinding met Agodi → foutloos doorsturen van berichten I. inleiding 4 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

5 www.agodi.be AgODi I. inleiding ▪ het elektronisch personeelsdossier → registratie van elektronische berichten → verwerking van de gegevens opgelet tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer! 5 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

6 www.agodi.be AgODi I. inleiding omzendbrief d.d. 11/04/2011 “Gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming” → het juridische aspect: bepaalt de voorwaarden en de aansprakelijkheid voor het gebruik van de elektronische communicatie 6 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

7 www.agodi.be AgODi I. inleiding ▪ correcte gegevens verzenden ▪ wijzigingen van gegevens kan enkel door de instelling ▪ enkel gegevens van personeelsleden doorsturen indien voorgelegd aan het personeelslid ▪ nieuw : klachtenprocedure → een personeelslid heeft altijd toegang bij het ministerie van Onderwijs en Vorming tot de elektronisch verzonden gegevens → kan klacht indienen (schriftelijk) bij het ministerie van Onderwijs en Vorming 7 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

8 www.agodi.be AgODi foutieve gegevens ▪ structurele fouten → bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur → structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen ▪ inhoudelijke fouten → worden gemeld door de medewerker van het werkstation II. terugzendingen 8 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

9 www.agodi.be AgODi terugzendingen → de dag na het versturen ophalen → altijd controleren → indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation → geen registratie en verwerking mogelijk → eventueel contact opnemen met het werkstation II. terugzendingen 9 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

10 RecordlayoutOMSCHRIJVING RL-1opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-2niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3opmerking (bij RL-1 en RL-2) RL-4beëindiging opdrachtenpakket RL-5woonplaats RL-6verblijfplaats RL-7familiale toestand RL-8cumulatie ( afgeschaft op 01-09-2009 ) RL-9aanvraag immatriculatie / wijziging rekeningnummer RL-10plage-uren RL-11DIMONA RL-12opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen RL-13premies RL-14rekeningnummer (IBAN-BIC) 10 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

11 www.agodi.be AgODi De manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd -fotoprincipe -stopzetting -melding / annulatie III. gebruikershandleiding principes 11 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

12 www.agodi.be AgODi → alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen → de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum → de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding → er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum fotoprincipe 12 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

13 www.agodi.be AgODi Het fotoprincipe is geldig voor RL-1 : opdrachten RL-5 : woonplaats RL-6 : verblijfplaats RL-7 : familiale toestand RL-10 : plage - uren RL-14 : rekeningnummer fotoprincipe 13 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

14 www.agodi.be AgODi opdracht geldig van 01-09 tot 30-06 → 15/21 opdracht wijzigt op 1-10 → bijkomende opdracht 01-10 tot en met 31-03 → 5/22 opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/6 I_______________________ 15/21 ______________________________I opdrachtenpakket verzonden op 15/10 → 15/21 + 5/22 1/9 1/10 01/04 30/6 I_______ 15/21 ________I_ 15/21 + 5/22 _ _I_____ 15/21 _____I fotoprincipe - voorbeeld 14 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

15 www.agodi.be AgODi stopzetting → het opsturen van een lege foto: vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer → stopzetting opdracht: de geldigheidsdatum is de eerste dag waarop het personeelslid geen enkele opdracht meer heeft in de instelling → geldig voor - RL-4 : stopzetting opdracht - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats 15 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

16 www.agodi.be AgODi stopzetting - voorbeeld voorbeeld opdrachtenpakket geldig van 01-09 tot 31-08: 10/22 stopzetting opdracht op 15-11 15-11 = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/06 I__________________10/22______________________I stopzetting (15-11) gemeld op 10/11 1/9 14/11 = laatste dag in dienst I_________10/22__________I 16 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

17 www.agodi.be AgODi → geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO, bevallingsverlof.... → overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden Hoe corrigeren? de vorige melding eerst annuleren de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden melding-annulatie 17 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

18 www.agodi.be AgODi → ziekteverlof: 09-01 tot 27-01 → na controle hervatten op 17-01 ziekteverlof : 09/01 tot 27/01  geregistreerd 09/01 27/01 I__________________________________I annulatie ziekteperiode  geregistreerd 09/01 27/01 IxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxI melding correcte ziekteperiode  geregistreerd 09/01 16/01 I__________________________I annulatie - voorbeeld 18 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

19 www.agodi.be AgODi begindatum opdracht = geldigheidsdatum einddatum opdracht = laatste dag in dienst correcte administratieve toestand → controle omkadering! enkel subsidieerbare uren = uren uit het urenpakket → controle omkadering! “ gekleurde “ of speciale uren: de juiste code bv. ICT, TF….. → controle omkadering! RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO 19 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

20 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO effectief gepresteerde opdrachten maar ook de niet - gepresteerde opdrachten - uren TBS/OB - afstand wachtgeld (vóór 15/9) - uren opdracht gebonden dienstonderbreking opgelet! verlof TAO voor 4/22 vast TAO - opdracht : 4/21 - ATO 2 → 8 uren uit het urenpakket!! 20 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

21 www.agodi.be AgODi ATO 4 rekening houden met -draagwijdte vaste benoeming → benoemd voor welke vakken / ambten? -volume van de vaste benoeming → de laatste benoeming bepaalt het volume ATO1 vervanging niet melden als vacant (ATO 2) → omkadering! RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO 21 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

22 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ▪ ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend → 31/12/2999 ▪ ATO 2: tijdelijk vacant → wervingsambt: 30/06 uitzondering: 31/08 o administratief medewerker o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08 22 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

23 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO ▪ ATO 1: tijdelijk niet-vacant → wervingsambt o uiterlijk 30/06 o de laatste dag van de aanstelling uitzondering :uiterlijk 31/8 bij vervanging van o administratief, meesters, vak - en dienstpersoneel o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/08 23 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

24 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachten ATO 2 - ATO 1 ▪ eventueel aanduiden → TADD : indien mogelijk - einddatum 31-08 → tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31-08) → reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W): indien mogelijk - einddatum 31-08 ▪ bij vervangingen (ATO 1) → de code van de DO van de titularis 24 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

25 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO tijdelijk andere opdracht (TAO): einddatum ▪ geen onderscheid tussen een TAO in een wervingsambt en een TAO in een selectie - of bevorderingsambt ▪ in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = 31-08 ▪ de IM beslist opmerking verlof TAO en TAO: altijd dezelfde einddatum → aangesteld via TAO in instelling A tot 31-10 → verlof TAO in instelling B aanpassen: tot 31-10 25 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

26 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO verlof TAO en TAO de TAO bepaalt begin- en einddatum van het verlof TAO voorbeeld TAO – 5/22 van 01-09 tot 30-11 TAO – 6/21 van 01-09 tot 30-06 → TAO en het verlof TAO eerst melden tot en met 30-11 = de eerste einddatum verlof TAO en alle TAO - opdrachten tot 30-11 → verlenging TAO en het verlof TAO verlof TAO en alle TAO - opdrachten van 01-12 tot 30-06 26 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

27 www.agodi.be AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO verklaring bij tijdelijke opdrachten ▪ geen kandidaat VE/VO: bij aanstelling van een personeelslid met bekwaamheidsbewijs “ andere “ ▪ geen kandidaat taalkennis: bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis ▪ herwaardering - code → 01 : HI = herintreder → 02 : PEN = werken na pensioen ▪ OOM : oorsprong omkadering → PWB : werkingstoelage 27 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

28 www.agodi.be AgODi correctie opdrachten correctie laatst gemeld opdrachtenpakket begindatum correct bericht is identiek aan de begindatum van het laatst geregistreerde bericht → hier enkel het laatste bericht opsturen voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 en 1/12 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 1/12 → dit is een correctie van de laatste opdracht de opdrachten met geldigheidsdatum 1/9 en 15/10 moeten NIET worden opgestuurd 28 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

29 www.agodi.be AgODi correctie opdrachten correctie niet laatst gemeld opdrachtenpakket rectificatie opsturen ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 ; 1/12 en 7/1 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 15/10 → u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door (1/12 en 7/1) 29 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

30 www.agodi.be AgODi RL 4 - stopzetten opdracht ▪ het personeelslid oefent geen enkele opdracht meer uit in de instelling ▪ een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum: dus het hele opdrachtenpakket ! ▪ de correcte reden stopzetting opgeven ▪ de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten - pakket is correct: geen stopzetting opmerking niet vergeten een personeelslid uit dienst te melden → controle omkadering! 30 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

31 www.agodi.be AgODi opmerkingen ▪ een RL 4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten ▪ datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft ▪ indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt → de stopzetting wordt overschreven! uitzondering : stopzetting wegens pensioen - overlijden RL 4 - stopzetten opdracht 31 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

32 www.agodi.be AgODi ontslagcodes 01 : mutatie 02 : wijziging affectatie of aanwijzing 03 : afdanking of ontslag 04 : pensioen 05 : overlijden 06 : foutieve melding 07 : herstructurering 08 : afzetting opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht RL 4 - stopzetten opdracht 32 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

33 www.agodi.be AgODi RL-2: niet - opdrachtgebonden DO → dienstonderbreking is geldig voor alle opdrachten → einddatum = laatste kalenderdag DO voorbeeld ziekteverlof van 07-11-2013 tot 25-11-2013 begindatum : 07-11-2013 einddatum : 25-11-2013 opmerking : de einddatum van de DO kan voorlopig onbekend zijn (31/12/2999) voorbeeld : 050 - politiek verlof 33 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

34 www.agodi.be AgODi RL-2: niet - opdrachtgebonden DO melding → elektronisch doorsturen van het bericht: zv, bv… annulering → begin- en einddatum van het annuleringsbericht identiek zijn identiek aan de gegevens van het foute bericht afzonderlijke → annulering en rectificatie in afzonderlijke zendingen aanvulling → bijkomende gegevens opsturen (bv. de effectieve bevallingsdatum) 34 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

35 www.agodi.be AgODi ziekteverlof zo snel mogelijk melden kan gevolgen hebben voor het salaris → onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke opdrachten → TBS wegens ziekte voor vastbenoemden kan gevolgen hebben voor het bevallingsverlof → ziekteverlof wordt omgezet naar bevallingsverlof → het bevallingsverlof wordt ingekort ook ziekteverlof van één dag moet worden 35 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

36 www.agodi.be AgODi bevallingsverlof onmiddellijk elektronisch melden → begin- en einddatum → vermoedelijke bevallingsdatum → aantal kinderen bij eerste melding van een BV: óf de vermoedelijke bevallingsdatum óf de effectieve bevallingsdatum invullen indien gekend, de effectieve bevallingsdatum melden met een aanvulling 36 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

37 www.agodi.be AgODi RL-3: opmerkingen een opmerking voor het werkstation enkel bij opdrachten en dienstonderbrekingen → bij RL-1 en RL-2 opmerkingen kunnen relevante informatie geven voorbeeld een personeelslid heeft een verlof TAO en de tijdelijk andere opdracht wordt uitgeoefend in een andere instelling → u vermeldt de gegevens van deze instelling 37 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

38 www.agodi.be AgODi woonplaats/verblijfplaats woonplaats = het officiële adres van het personeelslid in België (adres van domiciliëring) verblijfplaats = het adres van verblijf van het personeelslid (correspondentieadres) opgelet : er wordt geen rekening gehouden met de geldigheidsdatum! wijzigen woonplaats → RL 5 verblijfplaats → RL 6 38 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

39 www.agodi.be AgODi RL - 7: familiale toestand burgerlijke staat en personen ten laste codes burgerlijke staat 1 = ongehuwd 2 = gehuwd of wettelijk samenwonend 3 = weduwe / weduwnaar 4 = gescheiden 5 = feitelijk gescheiden verplicht bij BS = 2 → gegevens partner o.a. beroepsinkomen partner → J (ja) of N (neen) → B (beperkt) of R (rente, rustpensioen) 39 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

40 www.agodi.be AgODi RL - 7: familiale toestand ▪ personen ten laste → partner zonder beroepsinkomen mag nooit als persoon ten laste worden gemeld → kinderen fiscaal ten laste → andere personen fiscaal ten laste ▪ altijd eerst burgerlijke staat alvorens PTL ▪ BS en personen ten laste : fotoprincipe opmerking : niet terug keren in de tijd 40 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

41 www.agodi.be AgODi RL-9: immatriculatie immatriculatie = uniek stamboeknummer → persoonsgegevens (sommige verplicht in te vullen): geslacht, geboortedatum, familienaam en eerste voornaam, rekeningnummer..... → adresgegevens → correctie van immatriculatie en immatriculatie buitenlander kan enkel op papier opmerking nieuw personeelslid → het WS contacteren of het personeelslid al een stamnummer heeft 41 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

42 www.agodi.be AgODi RL 10 - melden plage -uren per personeelslid de uren → gepresteerd tussen het minimum en maximum van een voltijdse betrekking → die niet uit het lestijdenpakket komen = niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren te melden vóór 15 november → de geldigheidsdatum : een vooraf bepaalde datum mogelijke waarden zijn 1 of 2 42 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

43 www.agodi.be AgODi RL-14: rekeningnummer (IBAN-BIC) IBAN staat voor International Bank Account Number er kunnen Belgische en buitenlandse IBAN – rekeningnummers gemeld worden → tellen 16 karakters → BE gevolgd door 2 cijfers gevolgd door de 12 cijfers van het huidige rekeningnummer BIC staat voor Bank Identifier Code → het moet een geldige BIC-code zijn 43 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

44 www.agodi.be AgODi één opdracht - meerdere opdrachtgebonden DO de volledige opdracht moet 2x gemeld worden met de toepasselijke dienstonderbreking één opdrachtgebonden DO met meerdere einddata → opdrachtenpakket met vroegste einddatum DO → opdrachtenpakket met volgende einddatum bonus herintreder werken na pensioen speciale situaties 44 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

45 www.agodi.be AgODi wat melden? rekening houden met de afsluiting betaling van de maand (zie jaarkalender) aanvang schooljaar : september alle tijdelijke personeelsleden alle personeelsleden met een dienstonderbreking die invloed heeft op het salaris tijdens het schooljaar zo snel mogelijk wijzigingen doorsturen tijdelijke personeelsleden dienstonderbrekingen ! 45 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014

46 www.agodi.be AgODi wat niet melden ? -syndicaal verlof van 1 dag -verlof wegens overmacht -omstandigheidsverlof uitzondering omstandigheidsverlof n.a.v. de geboorte 46 opleiding schoolsecretariaten 2013-2014