ESF E Procesoptimalisatie door slimmer werken Orbis Thuiszorg

Presentatie over: "ESF E Procesoptimalisatie door slimmer werken Orbis Thuiszorg"— Transcript van de presentatie:

1 ESF E Procesoptimalisatie door slimmer werken Orbis Thuiszorg

2 Orbis medisch en zorgconcern
Orbis ketenorganisatie in cure, care, wonen, dienstverlening en welzijn; 17 locaties 5500 medewerkers

3 Organisatie Orbis Medisch en Zorgconcern
Vier zelfstandige bedrijfsonderdelen: Orbis Medisch Centrum Orbis Diensten Centrum Orbis Thuiszorg Orbis Verpleging & Verzorging

4 Procesoptimalisatie door slimmer werken Orbis Thuiszorg
Projectperiode: dec t/m nov. 2009 Voorheen 3 Thuiszorginstellingen Aanleiding: Demografische verschuivingen in Limburg Afname van het aantal jongeren (- 28% in 2035) Sterk verouderende populatie (+ 40% in 2035) Afname deelnemers arbeidsmarkt (- 30% in 2015) 2004 2014 2035 0-14 jaar 15-64 jaar 64 jr e.o. Totaal

5 Elementen implementatieplan (ESF E)
1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit; 2. Analyse sociale innovatiepotentie; 3. Opgestelde meetbare doelstellingen; 4.Verslag van het uittesten van het implementatieplan; 5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject; 6. Activiteiten- en tijdsplanning van het vervolgtraject;

6 1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(1)
IST-situatie: Werkwijze: Multidisciplinaire workshops; Knelpuntenanalyse per processtap; Benoemen sterke en zwakke punten van de werkwijzen van iedere organisatie.

7 1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(2)
Verschillende aansturing: werkwijzen regio’s; Gebrek aan standaardisatie werkprocessen; Hoge administratieve last zorgverleners.

8 2. Analyse sociale innovatiepotentie (1)
Aanpak: Participatie van medewerkers Projectorganisatie multidisciplinair en afdelingsoverstijgend

9 2. Analyse sociale innovatiepotentie (2)
Output: Uitgangspunten nieuwe processen: Uniformiteit kritieke processtappen Weinig schakels / korte lijnen Eenduidige communicatie met omgeving Verantwoordelijkheid unithoofd: sturen, bewaken, evalueren Verantwoordelijkheden keteneigenaarschap duidelijk

10 2. Analyse sociale innovatiepotentie (3)
Ontwerpen: Bedrijfsprocesmodel op detailniveau: Kleine teams Teamtaak = complete taak (integraal) Geautom. systemen sluiten aan op teamverantw. Planning + mutatie = realisatie Taken toekennen aan functies Pilot kiezen: Teaminrichting Overlegvormen Bereikbaarheid unit organiseren

11 3. Opstellen meetbare doelstellingen (1)
Centrale doel: Herontwerpen en structureren werkprocessen zodat medewerkers optimaal kunnen functioneren, doelmatiger kunnen werken en stuur- en regelmogelijkheden worden vergroot Afgeleid doel: Meer arbeidssatisfactie en productievere medew. Verbeterde organisatieprestaties Verbeterde cliënttevredenheid

12 3. Opstellen meetbare doelstellingen (2)
Verhogen netto arbeidsproductiviteit = AWBZ productieve uren / totaal aantal beschikbare uren Verhogen medewerkerstevredendheid: Administratie Beleid Zorg- en dienstverlening Bereikbaarheid en communicatie Takenpakket Verhogen cliënttevredenheid: Zorgplan, afspraken en overleg Informatie en communicatie Telefonische bereikbaarheid Aantal zorgverleners en vervanging

13 4. Verslag uitgetest implementatieplan (1)
Resultaten pilots: Arbeidsproductiviteit Medewerkertevredenheid Pilot 1: gemidd. + 9,1 % Pilot 2: gemidd. +19 % m.n.: Administratie, Zorg en dienstverlening Pilot 1 Pilot 2 0-meting Effect meting % stijging Netto arbeids productiviteit 70,9 75,6 6,60 73,75 81,55 10.6

14 4. Verslag uitgetest implementatieplan (2)
Resultaten pilots (vervolg): Cliënttevredenheid gestegen: Kleiner aantal vaste verzorgenden Vast aanspreekpunt Directe en snelle telefonische bereikbaarheid Zicht op zorg(mogelijkheden) Uitgeteste werkprocessen vastgelegd in procedures in kwaliteitshandboek

15 5. Kosten/baten analyse vervolgtraject
Kosten: m.n. personeelskosten uitrol ca. € Baten: Productiviteit Besparing inzet personeel tot. ca. € p. mnd Verhoging omzet Bewustzijn processen bij medewerkers Hogere motivatiegraad

16 6. Activiteiten- en tijdsplanning vervolgtraject
Project naar de lijn; Implementatiebegeleidingsteams (project) Vaststellen postcodegebieden, vaste routes, teamsamenstelling, dienstroosterplanning

17 Eindconclusies Leereffect 1e vs 2e pilot
Productiviteit substantieel gestegen, maar bijgesteld Tevredenheid medewerkers gestegen -> arbeidsmarktbehoud Cliënttevredenheid gestegen

18