Zelfuitleen Bredene (2011) Een stap in traject van veranderingen.

Presentatie over: "Zelfuitleen Bredene (2011) Een stap in traject van veranderingen."— Transcript van de presentatie:

1 Zelfuitleen Bredene (2011) Een stap in traject van veranderingen

2 Reden voor implementatie Hoge baliebelasting: –Monotoon werk –Geen tijd voor de klant of voor projecten (verouderd beveiligingssysteem) In kader van Traject van veranderingen (herinrichting, ZIZO, PBS, RFID, Delphi)

3 Motiveren bestuur Lange voorbereiding (beleidsplan, traject veranderingen) Elk jaar opnieuw aan herinnerd CBS Dossier principiële goedkeuring (subsidie, beperkt in tijdsduur) Verwijzing regio (kaartje RFID provincie) Betere begeleiding klant- tijd voor projecten Verouderd beveiligingssysteem Gunstig advies beheersorgaan

4

5 Motiveren medewerkers Ruim op voorhand, ook wat het is, mogelijke problemen en oplossingen Deel van traject veranderingen Baliebelasting: rugbelasting, bandwerk, routine, tijdsdruk, probleem afwezige collega’s

6

7 Voorbereidingen dossiers 2010. Aanvraag subsidie (advies Beheersorgaan, CBS Principiële goedkeuring, aanvraagformulier RFID-impulssubsidie ) 2011. Aanvraag ISIL-code Bestek (CBS, GR) Offertevraag, beoordeling en toewijzen van de opdracht (CBS) Wijziging reglement (Vereenvoudiging uitleenparameters) (advies beheersorgaan, CBS, GR) Checklist nedap Aanvraag sip-2-koppeling (CEVI) CBS Bijkomende opdrachten (vloerplaat, bedrukking labels, huur conversiestation) Gegevensblad integratie (subsidiedossier) CBS Betaalautomaat

8 Voorbereiding intern Bezoek andere bibliotheken Opmaak meubel zelfuitleenbalie Opstellen innamerek, Geen focus op wegzetten tijdens uitleen (attitude!, focus op klant) Bijlagen terug bij materialen voegen Automatisch blokkeren en deblokkeren van de klant Aanschrijven klanten met O.B. Wieden! Vereenvoudiging baliewerk en interne regels Mailadressen en telefoonnummers verzamelen van klanten Verwijderen van variabele boodschappen, zoeken naar andere manier om klanten te contacteren Wijziging reglement: vereenvoudiging uitleenregels

9 Keuzes Afhankelijk van leverancier/budget/situatie Aanpak uitleen recentste TS AVM: –Klemtoon op verwerking i.p.v. beveiliging –Geen securitybox! –Beveiliging schijf –Dummies –Controle (witte bol)

10

11

12 Taggen en converteren: wie en wanneer? Tijdens drukke periode en mindere bezetting (zomer) Bib bleef volledig open voor publiek Met eigen personeel, per 2 Geen tijdschema of verdeelschema onder personeel Afspraak: elke dag wordt er getagd en geconverteerd, wie kan vormt een team Start met wat binnengebracht werd van de geconverteerde delen Halfweg juli start conversie/tagging Begin september start zelfuitleen (enkel gedrukte materialen) Afronden conversie half oktober

13 Taggen en converteren: werkwijze Getagd= geconverteerd Volgorde taggen vastgelegd Afspraak: stoppen met taggen bij een letter Tagvolgorde met aanduiding op memo-bord wat geconverteerd is Medewerkers sorteren wat weggezet mag worden Inname aan conversie/personeelsstation: wat niet kon ingelezen worden= niet getagd = apart houden om eerst te converteren Grote boeken: tag in het midden Nadien boosteren

14 Implementatie Inwoners 16,200 1 etage (gelijkvloers), 1 ruimte 2 zelfuitleenbalies (in- en uit) 3-delige detectiepoort 6130 cd’s, 2762 dvd’s; 28659 gedrukt, 134 605 uitleningen, 3600 act.leners 2 personeelsstations (balie en intern) Huur conversiestation Lidkaart en eIK Librix cash (later)

15 Aanpassingen Taggen: –sticker met aantal schijfjes ter controle (witte bol) –folie over tags waaraan gepeuterd kan worden –taggen van prentenboeken: niet op laatste blz. als deze van belang is voor het verhaal –Bij grote boeken; tag niet boven- of onderaan Sensor automatische deuren afstellen Zelfuitleenbalie: –zelfuitleenbalie vooraf activeren met de bibkaart (geen kaart klant) –Scanzone aanduiden –plaats om handtas op te leggen (groot genoeg vlak) –Schroevendraaier bij de hand!

16 Problematiek contacteren klant op andere manier dan var. boodschap onvindbare materialen (minder weggezet door personeel, dus er staat meer verkeerd, veel meer vragen) de infobalie is nu de ‘probleembalie’ Het is soms erg intensief werken, maar wel met veel voldoening. adresveranderingen eIK worden niet opgemerkt door ZUB, AFO 474 geeft niet correct lenersstatistieken weer aanpak OB Blokkeren van klanten: termijn goed afstellen (verlengen kan ook niet)

17