Info-sessie VAC Gent 17.09.07 Agentschap voor Facilitair Management.

Presentatie over: "Info-sessie VAC Gent 17.09.07 Agentschap voor Facilitair Management."— Transcript van de presentatie:

1 Info-sessie VAC Gent Agentschap voor Facilitair Management

2 Programma van eisen - Functioneel Timing
Agenda Doelstelling Locatie onderzoek Behoeftenanalyse Anders werken Programma van eisen - Functioneel Timing Vraagstukken huisvestingsbudget Vragen & Antwoorden

3 Doelstelling Stand van zaken en informatie verstrekken over vorderingen in het VAC project Op regelmatige basis te organiseren Antwoord op uw vragen Onzekerheden wegwerken Betrokkenheid en medewerking van de departementen en agentschappen Bepalen te ondernemen acties

4 Doelstelling VAC - Zowel in Gent als in Brugge en Leuven
Functioneel gebouw Herkenbaar Concentratie van de diensten in de provincie Ecologische en duurzame huisvesting Snelle realisatie ESR-95 neutrale wijze Voordelig - Zowel in Gent als in Brugge en Leuven Hoofdoel is dat Vlaams overheid de beste huisvesting krijgt maar tevens dat dit wordt gecombineerd met de best mogelijke investering voor PMV en haar aandeelhouder (VG)

5 Locatie onderzoek Formele selectie van 1 locatie* Geen terreinen VG
Info-sessie VAC Leuven Locatie onderzoek Formele selectie van 1 locatie* Kandidaat: NMBS-Holding Project: “Stationsomgeving Gent Sint-Pieters” – Koningin Fabiolalaan op grond van de NMBS-Holding (zone A en deel zone B) Geen terreinen VG Privé Overheid * Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

6 Locatie onderzoek Gent centrum VAC

7 Eigenaar zone A en deel zone B Oppervlakte
Locatie onderzoek -“Stationsomgeving Gent Sint-Pieters” -K. Fabiolalaan Locatie Koningin Fabiolaan Eigenaar zone A en deel zone B NMBS Holding Ontwikkeling door Eurostation Oppervlakte Ca m² BBVO* voor wonen (min 30%), kantoren (ca m²) en commercieel-recreatief (ca m²) 410 parkeerplaatsen voor projectontw. Stand project Grup stationsomgeving Gent Sint-Pieters def. vastgesteld op Constructie ondergrondse parking in Timing Ingebruikname - voorjaar 2011 haalbaar * BBVO = Bruto Bovengrondse Vloeroppervlakte

8 Locatie onderzoek Voorstel PPS Gebiedsontwikkeling voor een gezamenlijke realisatie tussen NMBS (Eurostation) en PMV van de site gelegen langs de Fabiolalaan, op zone A en deel zone B.

9 Investeringsvoorstel
Locatie onderzoek Beoordeling VAC: 3 hoofdcriteria met technische adviescommissies Adviescommissies : PMV, AFM, Vlaamse Bouwmeester en externen Prijscriterium 50 % 30 % Totale gebruikerskost (Life Cycle Cost) 20% Huurprijs Kwaliteitscriterium 45 % 15% Energiezuinig- en duurzaamheid 15% Functionaliteit 15% Architecturaal en ruimtelijk kw. Investeringsvoorstel 5 % Jury : kabinet van Min. Bourgeois & Min. Van Mechelen, AFM, PMV => voorstel van volledig uitgewerkt business plan voorgelegd aan de VR. De VR brengt haar advies uit. De jury neemt beslissing op basis van dit globaal advies. PMV en AFM voeren beslissing uit.

10 Behoeftenanalyse - Integratie van 31 departementen en agentschappen
Ag. Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) Departement Landbouw & Visserij Ag. Facilitair Management Agentschap L&V JOBPUNT Vlaanderen Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Flanders Investment Trade (FIT) Agentschap Natuur en Bos Vlaams Agentschap voor Ondernemen (VLAO) Vlaams Energieagentschap AHOVo – afd. studietoelagen Vlaams Milieu Maatschappij (VMM) Gemeenschapsonderwijs Vlaamse Land Maatschappij (VLM) Ag. Inspectie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Dep. Mobiliteit en Openbare Werken Ag. Jongerenwelzijn Ag. Infrastructuur Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid Dep. RO, WoonBeleid en OE Kind & Gezin Ag. Ruimtelijke Ordening en Onroerend Erfgoed Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap Agentschap Wonen Departement Werk en Sociale Economie Ag. Inspectie RO, WB en OE Vlaams Subsidieagentschap WSE Vlaams Instituut Onroerend Erfgoed (VIOE) Syntra Vlaanderen Vlaamse Maatschappij Sociaal Wonen (VMSW) VDAB Het Agentschap Binnenlands Bestuur wordt voorlopig niet geïntegreerd in het VAC (verder onderzoek).

11 Behoeftenanalyse - Verdeling 1177 personen

12 Behoeftenanalyse financiële resultaten Bevestigd ( dep. & agentsch.)
Aantal personeel (hoofd) 1.177 Huur (economisch) nu (jaar) ca mio € Huur in VAC (jaar) - verwacht ca mio € Oppervlakte BBVO nu ca m² Oppervlakte BBVO VAC ca m² Potentieel valorisatie eigendom Nog niet in kaart gebracht

13 Anders Werken - toelichting
Basisprincipes Bruto kantoor Werkplekken voor 80 % van personeel (personen) 23 m²/per werkplek. Definitie van bruto kantoor landschapskantoor, circulatie, cockpits, teamcockpits, levend archief, kitchenette, sanitair, liftkokers-trappen-noodtrappen, technische ruimtes Parking 1/10 personeelsleden + 1 per dienstwagen Fietsenstalling 1/5 personeelsleden Semi-statisch archief (ondergronds) 10 lopende meter/persoon (6 lopende meter/m²) Opgeven werkelijke noden en motiveren

14 Anders Werken - toelichting
Afwijkingen zijn mogelijk mits grondige motivatie én validatie door IF (of begrotingsakkoord) Opgeven specifieke behoeften door gebruikers O.a. extra nood aan archiefruimte Validatie door IF !!! Beslissing Strategische doelstelling op lange termijn – huisvesting van de Vlaamse administratie

15 Anders werken Naast kantoorruimte wordt ook ruimte voorzien in het VAC voor: Catering Reeds gekende specifieke behoeften v/d departementen en agentschappen Gemeenschappelijke vergaderzalen Gebouwgebonden behoeften (verzending, laad- en loskade, EHBO, …) Generieke behoeften (Auditorium, Kinderopvang/polyvalente zaal, VIP ruimte) Archief (op de werkvloer) Semi-statisch archief (ondergronds) Parking Fietsenstalling

16 Huidig gekende behoeften: ca 35.000 m² BBVO
Anders werken – verdeling volgens behoeftenraming Huidig gekende behoeften: ca m² BBVO

17 Programma van Eisen – Functionele behoeften
Noodzaak Opmaak handboek met gedetailleerde eisen uitgewerkt per departement of agentschap die toelaat gedetailleerde afspraken te maken met de kandidaat eigenaars/promotoren over ruimte (bestek) en budget (offerte) Eisen onderbouwen met het oog op goedkeuring door IF Verdeling gebeurt per beleidsdomein Inventarisatie functionele noden Via bilaterale gesprekken tussen de departementen, agentschappen en de verantwoordelijken van de provincie tijdens september 2007

18 Vraagstukken huisvestingsbudget (onderdeel van globaal businessplan voor de VR)
Ingebruikname nieuw VAC: voorjaar 2011 Lopende huurovereenkomsten Planning opstellen en afspraken met eigenaars schriftelijk vastleggen m.b.t. einde huur, opzeg, flexibele huurverlenging, ev. huurschade Beheerd door AFM AFM neemt contact op met eigenaars in samenspraak met het agentschap of departement Niet beheerd door AFM Agentschap onderneemt zelf actie, AFM wordt geïnformeerd over stand van zaken Toekomstige huisvestingsbudgetten: Voldoende budget wordt voorzien voor het VAC – beslissing Vlaamse Regering. Nog geen praktische regeling kostenverdeling Allocatie per departement/agentschap van budget voor huur, inrichting en meubilair Allocatie van huurlasten, onderhoud, belastingen, catering, schoonmaak, gemeenschappelijke voorzieningen, privatieve lasten, etc.

19 procedure met bekenkmaking:
Timing 2007 – locatie onderzoek maand.jaar 07.06 08.06 09.06 10.06 11.06 12.06 01.07 02.07 03.07 04.07 05.07 06.07 07.07 08.07 09.07 10.07 11.07 12.07 Nota VAC’s goedgekeurd door Vlaamse Regering Onderhandelings procedure met bekenkmaking: Kandidatuurstelling Selectie kandidaten Voorbereidende gesprekken PPS Kadernota – PPS-Charter Opstart PPS Timing 2007 – Behoeftenraming Info-sessie 3 VAC’s Tussen.res. behoeften analyse Verfijning behoeften analyse Inventarisatie functionele noden PvE IF – validatie

20 Vragen & Antwoorden